361.2
Verordnung über das informatisierte Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung)
vom 21. November 2001 (Stand am 28. März 2006)
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 351octies Absatz 8 des Strafgesetzbuches1 (StGB), verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Das Bundesamt für Polizei (Bundesamt) betreibt ein informatisiertes Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem (IPAS). Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Nutzung des IPAS.
Art. 2 Zweck des IPAS
IPAS dient dazu:
festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte Person bearbeitet;
im Nachrichtenaustausch mit Interpol erhaltene Daten zu bearbeiten, die sich auf bestimmte Personen, Geschäfte und Dossiers des Bundesamtes beziehen, sowie Daten zu bearbeiten, die die Personenidentifikation, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise betreffen;
die Dossiers nachzuführen, den Arbeitsablauf zu organisieren und Statistiken zu erstellen.
Art. 3 Struktur des IPAS
Das IPAS besteht aus:
einem Hauptsystem;
einem Index;
einer Funktion für die Verwaltung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers (Informationsmanagement).
AS 2002 111
Art. 4 Hauptsystem
Das Hauptsystem umfasst die folgenden Unterkategorien:
Stämme; darin werden Angaben über natürliche und juristische Personen sowie Objekte gespeichert;
Dossiers; darin werden der Standort der Akten, Angaben über das Recht auf Dossierzugriff und Angaben über die Aktenausleihe gespeichert;
Geschäfte; darin werden die Kategorie des Dossiers gemäss Artikel 5 Absatz 1, der Stand der Arbeit und Angaben über die mit der Bearbeitung des Dossiers betraute Person gespeichert.
Geschäftsinhalt; darin werden Detailangaben über Vorgänge betreffend natürliche und juristische Personen beziehungsweise Objekte gespeichert.
Die spezifischen Daten, die in den in Absatz 1 aufgeführten Unterkategorien gespeichert sind, werden in Anhang 1 (Datenkatalog) aufgelistet.
Art. 5 Im Hauptsystem bearbeitete Daten
Im Hauptsystem werden Daten und Unterlagen entsprechend den folgenden Kategorien bearbeitet:
2 Daten und Unterlagen zu Personen, die von schweizerischen oder ausländischen Polizeibehörden oder vom Grenzwachtkorps erkennungsdienstlich behandelt und dem Bundesamt zum Datenvergleich gemeldet worden sind (Kategorie AFIS-DNA);
Daten und Unterlagen zu Personen, die im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungsverfahren oder präventiver polizeilicher Tätigkeit von in- oder ausländischen Strafverfolgungs- und Polizeibehörden der Bundeskriminalpolizei (BKP) oder der zuständigen Stelle bei Interpol als Tatverdächtige, Geschädigte oder Zeugen gemeldet worden sind (Kategorie Interpol);
3 Daten und Unterlagen zu Personen, über die schweizerische oder ausländische Behörden, Privatpersonen, Institutionen oder internationale Organisationen eine Eingabe an den dem Bundesamt angegliederten Dienst für Nachforschungen nach vermissten Personen gerichtet haben (Kategorie Nachforschungen nach vermissten Personen);
4 Daten und Unterlagen zu Personen, über die das Bundesamt im Zuge der Anwendung der Gesetzgebung über Identitätsausweise ein Dossier angelegt hat (Kategorie Identitätsausweise).
Daten und Unterlagen, die zu mehreren Kategorien gemäss Absatz 1 einen Bezug aufweisen, werden in jeder der betroffenen Datenkategorie bearbeitet.
Art. 6 Index
Der Index dient dazu festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte natürliche oder juristische Person bearbeitet.
Der Index enthält die:
Personalien der Personen, deren Daten das Bundesamt bearbeitet;
Bezeichnungen der Dienststellen des Bundesamtes, in welchen über eine bestimmte Person Daten bearbeitet werden;
Bezeichnungen der Informationssysteme des Bundesamtes, in denen eine bestimmte Person verzeichnet ist, mit Ausnahme von Systemen nach Artikel 11 des Bundesgesetzes vom7. Oktober 19945 über kriminalpolizeiliche Zentralstellen des Bundes (ZentG) und Artikel 15 des Bundesgesetzes vom 21. März 19976 über Massnahmen zur Wahrung der inneren Sicherheit (BWIS).
Art. 77 Informationsmanagement
Das Informationsmanagement dient dazu, die Verwaltung der Unterlagen und Dossiers des Bundesamtes zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen; ausgenommen sind Unterlagen und fallbezogene Einträge zu Geschäften, die die BKP im Informationssystem JANUS bearbeitet.
Das Informationsmanagement kann alle Mitteilungen umfassen, insbesondere solche, die per Telefon, elektronischer Post und Briefpost an die Bundeskriminalpolizei gerichtet sind oder von ihr ausgehen. Es umfasst insbesondere die im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Europäischen Polizeiamt (Europol) ergangenen Mitteilungen.
Es erlaubt den Zugriff auf:
spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte der Bundesamtes beziehen;
Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers wie auch über allfällige Recherchen die in den der BKP zugänglichen Informationssystemen gemacht wurden;
den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.
Die im Informationsmanagement bearbeiteten Daten können nach Personen, Objekten oder Ereignissen klassifiziert und mit dem Hauptsystem oder anderen Informationssystemen des Bundesamtes verknüpft werden. Für Daten, die mit dem Hauptsystem oder einem anderen Informationssystem verknüpft sind, gelten die Bearbeitungsbestimmungen und Zugriffsbeschränkungen der jeweiligen Systeme.
Art. 8 Kopieren von Daten
Um eine doppelte Erfassung zu vermeiden, können Daten, die über den Interpol- Kanal eingegangen sind und in den Zuständigkeitsbereich der BKP fallen, in das Informationssystem der BKP (JANUS) kopiert werden.
Das Bundesamt regelt im in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement das Vorgehen im Einzelnen.
2. Abschnitt Zugriff auf das IPAS und Datenbekanntgabe
Art. 9 Amtsinterne Systembenutzung
Die Mitarbeitenden des Bundesamtes können das IPAS online abfragen, sofern sie zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten benötigen, die im System gespeichert sind.
Die Zugriffsberechtigungen sind im Anhang 2 geregelt.
Art. 10 Amtsexterne Systembenutzung
Die folgenden Behörden können die im Index aufgeführten Daten online abfragen:
Die Schweizerische Bundesanwaltschaft im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungen;
Die Bundesbehörden, die betraut sind mit der Sicherheitsprüfung nach Artikel 2 Absatz 4 Buchstabe c BWIS8;
Das Grenzwachtkorps, um abzuklären, ob eine bestimmte Person bei der BKP oder bei der mit Interpol-Belangen befassten Dienststelle registriert ist;
Die Sektion Auslieferung des Bundesamtes für Justiz (BJ).
Art. 11 Weitergabe von Daten
Vorbehältlich der gesetzlichen Bestimmungen über erkennungsdienstliche Daten, Interpol, Europol, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise kann das Bundesamt in speziellen Fällen und im Rahmen der Amtshilfe aus dem IPAS stammende Daten an folgende Behörden weitergeben, sofern sie diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten benötigen:9
die Polizei- oder Strafverfolgungsbehörden des Bundes, der Kantone und des Auslandes;
die Nationalen Zentralbüros Interpol und das Generalsekretariat Interpol;
10 die Dienste des Bundesamtes für Migration, die für die Identifikation von Flüchtlingen und Schutzbedürftigen sowie für die Erfüllung der Aufgaben laut Bundesgesetz vom26. März 193111 über Aufenthalt und Niederlassung der Ausländer und laut Bürgerrechtsgesetz vom29. September 195212 zuständig sind;
13 Europol;
die für die internationale Rechtshilfe zuständige Abteilung des BJ;
die für die Prüfung der Einreisevoraussetzungen zuständigen Dienste der Eidgenössischen Zollverwaltung;
die für die Erteilung von Visa zuständigen schweizerischen Vertretungen im Ausland.
Art. 12 Weitere Bestimmungen zur Weitergabe von Daten
Bei der Bekanntgabe von Daten aus dem IPAS sind Verwertungsverbote zu beachten. Das Bundesamt darf Daten über Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge und vorläufig Aufgenommene nach Rücksprache mit dem zuständigen Bundesamt an die in
Artikel 11 aufgeführten ausländischen Behörden weitergeben.
Das Bundesamt verweigert eine Weitergabe von Daten aus dem IPAS, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Nicht zur Weitergabe geeignete Daten müssen im IPAS entsprechend gekennzeichnet werden.
Bei jeder Bekanntgabe sind die Empfängerinnen und Empfänger über die Art, die Bewertung und die Aktualität der Daten aus dem IPAS zu informieren. Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwenden, für den sie ihnen bekanntgegeben worden sind. Bei der Bekanntgabe von Daten sind sie auf die Verwendungsbeschränkungen hinzuweisen und darauf, dass es sich das Bundesamt vorbehält, Auskunft über die vorgenommene Verwendung zu verlangen.
Die Bekanntgabe von Daten, die empfangende Stelle oder Person und der Gegenstand und Grund des Auskunftsersuchens sind im IPAS zu registrieren.
Das Bundesamt regelt in dem in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement die Datenweitergabe im Einzelnen.
3. Abschnitt Schutz und Sicherheit von Daten
Art. 1314 Rechte der Betroffenen
Jede Person kann vom Bundesamt Auskünfte betreffend Daten verlangen, die über sie im IPAS gespeichert sind, und deren Berichtigung oder Löschung verlangen.
Das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung von Daten richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom19. Juni 199215 über den Datenschutz (DSG). Für Daten, die durch Interpol vermittelt wurden, bleibt Artikel 13 der Verordnung vom1. Dezember 198616 über das Nationale Zentralbüro Interpol Bern vorbehalten. Für Daten, die durch Europol vermittelt wurden, bleibt Artikel 7 Ziffer 5 des Abkommens vom24. September 200417 zwischen der Schweiz und dem Europäischen Polizeiamt vorbehalten. Für den Eintrag von Daten in den Index oder ins Informationsmanagement, die in die Zuständigkeit der BKP fallen, bleibt Artikel 14 ZentG18 vorbehalten.
Art. 14 Aufsicht und Verantwortlichkeit
Das Bundesamt trägt die Verantwortung für das IPAS. Es erlässt ein Reglement zur Bearbeitung der im IPAS gespeicherten Daten.
Das Bundesamt bestellt einen Kontrolldienst. Dieser regelt den Zugriff auf das IPAS, koordiniert Daten des Index und stellt sicher, dass diese nach Rücksprache mit den für die Erfassung Verantwortlichen verändert oder gelöscht werden.
Das Informatik Service-Center des Departements für Justiz und Polizei (Departement) stellt die für den Betrieb des IPAS erforderlichen Informatikmittel.
Art. 1519 Datensicherheit
Für die Gewährleistung der Datensicherheit gilt die Bundesinformatikverordnung vom26. September 200320.
Art. 16 Aufbewahrungsdauer
Die im Hauptsystem gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zu den im Automatischen Fingerabdruck-Identifizierungssystem (V vom21. Nov. 200121 über die Bearbeitung erkennungsdienstlicher Daten) gespeicherten Daten oder zu den im DNA-Profil-Informationssystem (DNA-Profil-Verordnung vom3. Dez. 200422 gespeicherten DNA-Profilen, werden gleichzeitig mit den entsprechenden, in diesen Informationssystemen abgelegten Daten gelöscht.23
Bei der Löschung der DNA-Profile werden auch alle anderen, im IPAS aufbewahrten Daten der betroffenen Person gelöscht, wenn sich kein weiteres erkennungsdienstliches Material auf dieselbe Person bezieht. Können die weiteren im IPAS gespeicherten Daten nicht gelöscht werden, so ist gleichzeitig mit der Löschung des DNA-Profils auch der Vermerk über das Bestehen eines solchen Profils im IPAS zu löschen.
Die Prozesskontrollnummer wird gelöscht, wenn über die Person beim Bund keine erkennungsdienstlichen Daten mehr aufbewahrt werden.
Die im Hauptsystem in den Kategorien Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise gespeicherten Daten werden fünfzig Jahre nach der ersten Erfassung gelöscht. Die in der Kategorie Nachforschung nach vermissten Personen gespeicherten Daten können so lange aufbewahrt werden, als die Betroffenen nicht gefunden sind, höchstens aber, bis diese das neunundneunzigste Lebensjahr erreicht hätten.24
Die anderen im Hauptsystem gespeicherten Daten werden nach zehn Jahren gelöscht.
Die im Informationsmanagement gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zur Zusammenarbeit mit Europol, werden entsprechend dem Abkommen vom 24. September 200425 zwischen der Schweiz und dem Europäischen Polizeiamt aufbewahrt. Die anderen im Informationsmanagement gespeicherten Daten werden nach drei Jahren gelöscht.26
Art. 17 Protokollierung
Jede Bearbeitung von Daten im IPAS ist in einem Protokoll festzuhalten.
Art. 18 Archivierung
Das Bundesamt bietet dem Bundesarchiv nicht länger benötigte oder zur Löschung bestimmte Daten und die dazugehörigen Unterlagen zur Archivierung an.
Vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichnete Daten und Unterlagen werden vernichtet.
4. Abschnitt Schlussbestimmungen
Art. 19 Änderung bisherigen Rechts
Die nachstehenden Verordnungen werden wie folgt geändert:
1. Verordnung vom 31. Mai 200027 über das DNA-Profil-Informationssystem
Art. 22
Aufgehoben
2. Verordnung vom16. März 199828 über die Meldestelle für Geldwäscherei
Art. 3 Abs. 1 Bst. c
...
Art. 20 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Januar 2002 in Kraft.
[AS 2000 1715]
[AS 1998 905, 2000 1227 Anhang Ziff. II 18 1369 Art. 30 Ziff. 2, 2002 96 Art. 30 4362, 2003 3687 Anhang Ziff. II6. AS 2004 4181 Art. 30].
Anhang 129 (Art. 4 Abs. 2) Datenkatalog Hauptsystem (Kategorien AFIS-DNA, Interpol, Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise) Stämme natürlicher Pesonen 2. Name 3. Vorname 4. Geburtsdatum 5. Geschlecht 6. Staatsangehörigkeit 7. Adresse 8. Geburtsort 9. Heimatort 10. Elternnamen 11. Zivilstand 12. Muttersprache 13. Ausweise 14. Identität kontrolliert/festgesetllt 15. Verstorben am 16. Signalement (besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe) 17. Aliasname(n) und Kennzeichen 18. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeichneten Person 19. Person(en) im selben Haushalt wie die physische Person Stämme juristischer Personen 2. Name 3. Sitz 4. Staatsangehörigkeit 5. Rechtsform 6. Angaben des Handelsregisters 7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen 8. Adresse 9. Andere Namen und Kennzeichen 10. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeichneten Person Stämme von Objekten 2. Name des Objekts 3. Beschreibung 4. Ereignisbezogene Daten 5. Land, aus dem die Information stammt 6. Merkmale 7. Adresse 8. Identisch oder nicht identisch mit einem gleichnamigen, im System verzeichneten Objekt Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet 3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum) 4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden) 5. Bandnummer 6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten 7. Datum und Aktennummer 8. Bemerkungen Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle) 3. Geschäftsdatum 4. Erfassungsdatum und -verantwortliche(r) 5. Für die erkennungsdienstliche Behandlung zuständige Behörde 6. Grund der Meldung/Grund der erkennungsdienstlichen Behandlung 7. Datum der Meldung/Datum der erkennungsdienstlichen Behandlung 8. Ort der Meldung/Ort der erkennungsdienstlichen Behandlung 9. Priorität 10. Frist 11. Referenz 12.
Kategorie 13. Geschäftsschritt (Schritt) 14. Geschäftsdatum 15. Mit dem Geschäftsschritt befasste Sachbearbeitende 16. Aktennummer 17. Text des Geschäfts Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 1. Prozesskontrollnummer (Fingerabdrücke und/oder DNA) 2. Bestehende DNA-Profile im CODIS 3. Angaben über vorhandene Fotos, Fingerabdrücke und DNA-Profile 4. Anmerkungen (Fragen und Antworten in Bezug auf das Geschäft) 5. «Hits» (Vergleiche, Ergebnisse) 6. Massnahmen30 7. Anmerkungen (Text bestehend aus 600 Zeichen über Vorgänge und Tatbestände, die die Person oder das Objekt betreffen.)31 8. Besondere Bemerkungen Informationsmanagement 1. Vorgang (Name, Beschreibung des Vorgangs; Datum und Benutzername) 2. Dossier (Nummer, Art, Kategorie und Beschreibung des Dossiers; Erstellungsdatum, Anmerkungen und Benutzername) 3. Meldung (Nummer, Typ und Art der Meldung; Verknüpfung mit dem Hauptsystem oder einem anderen Informationssystem; Datum, Zeit und Name der erfassenden Person; Datum und Eingangs-/Ausgangsort; Absender/Empfänger; zusammenfassende Beschreibung der Meldung; Fristen; Benutzername und Erstellungsdatum)
Die unter Punkte 1–6 aufgeführten Datenfelder werden nur für die Kategorie AFIS-DNA verwendet.
Das unter Punkt7 aufgeführte Datenfeld wird nur für die Kategorien Interpol, Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise verwendet.
4. Zuweisung der Meldung (mit der Bearbeitung betraute Empfänger, Bearbeitungsfristen, Vermerke zu ausgeführten Arbeiten) 5. Unterlagen (Nummer, Titel und Art von Unterlagen, Standort, leihnehmende Stelle, Datum der Ausleihe) 6. Natürliche Personen (vollständige Identität, Überprüfung der Identität, Elternnamen, Zivilstand, Adresse, Geburtsort, Aliasnamen, Personen im selben Haushalt wie die physische Person) 7. Juristische Personen (Name, Rechtsform, Überprüfung der Identität, Adresse) 8. Fahrzeuge (Typ, Art, Marke, Land, Kennnummern, Fahrzeugbeschreibung, Angaben zur Person, auf die das Fahrzeug zugelassen ist) 9. Objekte (Nummer, Typ, Anmerkungen) IPAS-Verordnung 361.2 Anhang 232 (Art. 9 Abs. 2) IPAS Zugriffsrechte G = Get (anzeigen) A = Add (anzeigen, Daten erfassen, und die von der Verwaltungseinheit erfassten Daten ändern und löschen) Dienste AFIS-DNA INTERPOL VERMISSTE PERSONEN ID-AUSWEISE INFO- ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI Sektion Fahndungen/RIPOL G G G G G G G G G G G G A Sektion AFIS-DNA A A A A A A A G A G G A G G A Sektion Ausweisschriften G A G G A A A A A A A A A Meldestelle für Geldwäscherei G G G G A Bundeskriminalpolizei AFIS-DNA INTERPOL VERMISSTE PERSONEN ID-AUSWEISE INFO- ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI Einsatzzentrale G G
G G A A A A A G G A G G A Einsatzzentrale: G G G G A A A A A A A A A A A A A Dossierverwaltung Polizeikoordination und Dienstleistungen 361.2 Kommissariat Kriminaltechnischer G G G G A A A A A G G A G G A Dienst Kommisariat Kontrolle JANUS G G G G G G G A Kommissariat IT Ermittlungen G G G G G G A und Informatik Abteilung Koordination G G G G A A A A A G G A G G A Ermittlungsoffiziere G G G G G G G G G G G A Abteilungen Ermittlungen G G G G G G G G G G G A Abteilung Ermittlungen III G G G G G G G G G G G A Spezialeinsätze Ressourcen Kontrolldienst IPAS A A A G A A A A A A A A A A A A A Stab Datenschutzberater/-in G G G G G G G G G G G G G G G G G IPAS-Verordnung 361.2 Bundessicherheitsdienst Dienst für Information und Auswertung G G G G – Schutz und Sicherheit (DIAS) Kommissariat Sicherheit Magistraten G G G G – und ausländische Vertretungen Kommissariat Sicherheit ausländische G G G G – Besucher und Luftfahrt Dienst für Analyse und Prävention Stab G G G
G Terrorismusabwehr G G G G – Extremismus G G G G – Nachrichtendienst G G G G – Nonproliferation G G G G – Abteilung Operationen G G G G – Kommissariat OST G G G G – Kommissariat MITTE G G G G – Kommissariat WEST G G G G – Infomanagement und G G G G – Zentralstellen Polizeikoordination und Dienstleistungen 361.2 Sektion Voranalyse G G G G – Sektion Open Source Intelligence G G G G – (OSINT) Kommissariat Signal Intelligence G G G G (SIGINT) Sektion Zentralstellen G G G G – Analyse OK/WK/AK G G G G – Ausländerdienst G G G G – Lage- und Berichtszentrum G G G G – BJ Sektion Auslieferung G G G G G G
– IPAS-Verordnung 361.2 VBS AFIS-DNA INTERPOL VERMISSTE PERSONEN ID-AUSWEISE INFO- ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI Abteilung Informations- und Objekt- G G G G – sicherheit Legende AFIS-DNA Kategorie «AFIS-DNA» INTERPOL Kategorie «Interpol» VERMISSTE PERSONEN Kategorie «Nachforschungen nach vermissten Personen» ID-AUSWEISE Kategorie «Identitätsausweise» ST Stämme DO Dossiers GS Geschäfte GI Geschäftsinhalt INFO-MGMT Informationsmanagement