235.21
Verordnung über das Informationssystem Ordipro des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Ordipro-Verordnung)
vom 7. Juni 2004 (Stand am 1. Juli 2016)
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb des Informationssystems Ordipro (Ordipro) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Departement).
Im Ordipro werden die Daten der begünstigten Personen nach Artikel 2 Absatz 2 des Gaststaatgesetzes vom22. Juni 20072 bearbeitet.3
Art. 2 Zweck und Inhalt des Informationssystems
Das Ordipro dient der Erfüllung der Aufgaben der für den Protokolldienst des Departementes zuständigen Behörde (Protokoll) und der ständigen Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und bei den anderen internationalen Organisationen in Genf (Mission) gemäss dem Wiener Übereinkommen vom 18. April 19614 über die diplomatischen Beziehungen, dem Wiener Übereinkommen vom 24. April 19635 über die konsularischen Beziehungen sowie den Sitzabkommen gemäss Anhang 1. Es dient insbesondere:
a. als Grundlage für die administrative Abwicklung der Akkreditierung und des Aufenthalts der erfassten Personen;
AS 2004 2951
b. der Ausstellung und Verwaltung der verschiedenen Kategorien von Legitimationskarten.
Es umfasst die Datensammlungen des Protokolls und der Mission.
Das Departement ist ermächtigt, Anhang 1 nachzuführen.
2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung
Art. 3 Daten
Im Ordipro werden durch das Protokoll und die Mission folgende Personendaten bearbeitet:
Name;
Vorname;
Geburtsdatum;
Privatadresse und Tel-Nr.;
Geschlecht;
Zivilstand;
Nationalität;
Titel und Funktion;
Arbeitgeber (Vertretung, internationale Organisation, allfälliger weiterer Arbeitgeber);
Beruf;
Pass (Art, Gültigkeit, Nr.);
Nachfolger von (Name der ersetzten Person);
Datum Ankunft/Abreise;
Datum Arbeitsaufnahme;
Art der Arbeitsbewilligung in der Schweiz;
Legitimationskartendaten;
Fahrzeugschilder und deren Zuordnung;
Fotodaten;
Zugehörigkeitsverhältnisse der ermächtigten Begleitpersonen zu den Hauptpersonen;
Schulden;
Streitfälle, Straf-, Zivil- und Verwaltungsverfahren;
6 Versichertennummer im Sinne von Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19467 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Nummer);
8 Geburtsort.
Art. 3a9 Laufende Erfassung der AHV-Versichertennummer
Werden im Ordipro Personen mit Wohnsitz in der Schweiz neu erfasst, die noch keine AHV-Versichertennummer haben, so verlangen die zuständigen Stellen nach
Artikel 4 die Zuweisung und Bekanntgabe der AHV-Versichertennummer von der
Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS). Das Verfahren richtet sich nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 194710 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung.
Art. 4 Bearbeitung der Personendaten
Die Daten der Personen nach Artikel 1 Absatz 2 werden vom Protokoll und von der Mission beschafft und bearbeitet.11
Behörden der Eidgenössischen Zollverwaltung bearbeiten in Ordipro zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten über die Personen nach Artikel 1 Absatz 2. Sie sind hinsichtlich dieser Datenbearbeitung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.
Art. 5 Datenzugriff
Generell zugriffsberechtigt sind:
die Politische Direktion;
die Direktion für Völkerrecht;
die Grenzwachtposten für die Durchführung der Personenkontrolle an der Grenze;
die internationalen Organisationen in der Schweiz auf die Daten der von ihnen beschäftigten Personen sowie deren Begleitpersonen.
Ausschliesslich zur Identitätsabklärung sind zugriffsberechtigt:
die Fremdenpolizeibehörden der Kantone und Gemeinden;
die von den Kantonen und Gemeinden bezeichneten Polizeistellen;
das Bundesamt für Polizei (fedpol);
das Staatssekretariat für Migration (SEM)12;
die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV);
die kantonale Ausgleichskasse Genf;
13 die Ausgleichskasse Bern;
14 der Nachrichtendienst des Bundes.
Die Motorfahrzeugkontrollen/Strassenverkehrsämter der Kantone sind ausschliesslich zur Kontrolle der Fahrzeuge und zur Identitätsabklärung der Fahrzeugführer und Fahrzeugführerinnen zugriffsberechtigt.
Der Umfang des Zugriffs der berechtigten Behörden ist in Anhang 2 geregelt.
Art. 6 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung
Die Projektleitung Ordipro erteilt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der zugriffsberechtigten Stellen die individuelle Zugriffsberechtigung. Sie überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die in Anhang 2 geregelten Zugriffe auf das Ordipro weiterhin bestehen.
Art. 7 Regelmässige Bekanntgabe der Daten
Folgenden Behörden und privaten Institutionen werden zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben regelmässig Daten bekannt gegeben:
dem SEM;
den Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden;
dem Bundesamt für Sozialversicherung15;
dem Bundesamt für Gesundheit;
den Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen gemäss den Sitzabkommen nach Anhang 1 an Personen nach Artikel 1 Absatz 2 zur Überprüfung von deren Berechtigung;
den Statistikämtern des Bundes, der Kantone und der Gemeinden in anonymisierter Form;
den Behörden für die Wehrpflichtersatzabgabe des Bundes und der Kantone, ausschliesslich für die Schweizerbürger im Alter zwischen20 und 30 Jahren;
Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 16 Abs. 3 der Publikationsverordnung vom17. Nov. 2004 (AS 2004 4937) auf1. Jan. 2015 angepasst. Diese Anpassung wurde im ganzen Text vorgenommen.
Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 16 Abs. 3 der Publikationsverordnung vom17. Nov. 2004 (AS 2004 4937) angepasst.
16 den für die Führung der Einwohnerregister zuständigen Stellen;
17 der ZAS für die Zuweisung und Bekanntgabe der AHV-Versichertennummer;
18 der Erhebungsstelle nach Artikel 69d des Bundesgesetzes vom 24. März 200619 über Radio und Fernsehen für die Erhebung der Abgabe für Radio und Fernsehen bei den Haushalten.
Art. 8 Bekanntgabe der Daten an Personen
Juristischen und natürlichen Personen, welche ein besonderes Bedürfnis darlegen, können die Daten nach Artikel 3 Buchstaben a–i, m–q und s bekannt gegeben werden.
Art. 9 Bekanntgabe der Daten im Rahmen der Amtshilfe
Den Behörden, die Personendaten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen, werden diese aus dem Ordipro zur Verfügung gestellt. Die Bekanntgabe der Daten erfolgt, je nach Zuständigkeit, durch das Protokoll oder die Mission.
Das Protokoll oder die Mission können auch Listen abgeben, wenn die ersuchende Behörde eine Liste zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe benötigt und die Bearbeitung der Personendaten mit dem Bearbeitungszweck nach dem Gesetz vereinbar ist.
3. Abschnitt Datenschutz und Datensicherheit
Art. 10 Auskunftsrecht
Jede Person kann bei den zuständigen Stellen nach Artikel 4 schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über die von ihr erfassten Daten verlangen.
Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.
Die Auskunft kann gemäss Artikel 9 des Bundesgesetzes vom19. Juni 199220 über den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.
Art. 11 Berichtigungsrecht
Jede Person kann verlangen, dass unrichtige Daten über sie berichtigt werden.
Art. 12 Sorgfaltspflichten
Die zuständigen Stellen nach Artikel 4 sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie vergewissern sich, dass die Personendaten, die sie in das Ordipro eingeben oder die sie bekannt geben, richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 13 Datensicherheit
Die zuständigen Stellen nach Artikel 4 erlassen ein Bearbeitungsreglement; dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.
Sie treffen in ihren Bereichen gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessene organisatorische und technische Massnahmen.
Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern.
Art. 14 Protokollierung
Die Zugriffe im Ordipro werden laufend protokolliert. Die Protokollierungen werden drei Jahre aufbewahrt.
Art. 15 Aufsicht und Koordination
Das Protokoll und die Mission üben die Aufsicht aus über die Bearbeitung der Personendaten im Ordipro im Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.
Sie koordinieren ihre Tätigkeiten mit den anderen am Ordipro beteiligten Behörden nach Artikel 5.
Sie üben die Aufsicht aus über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit.
Sie beaufsichtigen den Hersteller der Legitimationskarten betreffend die Einhaltung des Datenschutzes und die rechtzeitige elektronische Vernichtung der jeweiligen Personendaten.
4. Abschnitt Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten
Art. 16 Aufbewahrungsdauer
Die durch das Protokoll und die Mission bearbeiteten Personendaten werden nach Benachrichtigung von der Abreise einer Person mit dem Status «abgemeldet» versehen.
Personendaten, die mit dem Status «abgemeldet» versehen werden, sind nach Ablauf eines Jahres nur noch für das Protokoll und die Mission verfügbar.
Sie werden nach fünf Jahren vernichtet, sofern keine Pendenzen nach Artikel 3 Buchstaben t und u bestehen.
Der Hersteller der Legitimationskarten vernichtet alle gespeicherten Daten spätestens zehn Tage, nachdem er sie erhalten hat.
Art. 17 Anbietepflicht an das Bundesarchiv
Das Protokoll und die Mission bieten die von ihnen bearbeiteten Personendaten vor ihrer Vernichtung dem Bundesarchiv an.
5. Abschnitt:21 Schlussbestimmungen
Art. 17a Übergangsbestimmung zur Änderung vom21. November 2007
Für die im Zeitpunkt der erstmaligen und umfassenden Zuweisung und Bekanntgabe der AHV-Versichertennummer in Ordipro verzeichneten Personen wird die AHV- Versichertennummer erfasst. Das Verfahren richtet sich nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 194722 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung.
6. Abschnitt:23 Inkrafttreten
Art. 18
Diese Verordnung tritt am1. Juli 2004 in Kraft.
Sitzabkommen
Abkommen vom 11. Juni/1. Juli 1946 über die Vorrechte und Immunitäten der Organisation der Vereinten Nationen zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Generalsekretär der Vereinten Nationen (SR 0.192.120.1); Abkommen vom 17. November 1997 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und den Vertragsstaaten des Übereinkommens über Vergleichs- und Schiedsverfahren innerhalb der Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE) zur Festlegung des rechtlichen Statuts des Vergleichs- und Schiedsgerichtshofs innerhalb der OSZE in der Schweiz (SR 0.192.120.193.1); Abkommen vom 10. März 1955 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Meteorologischen Weltorganisation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.242); Briefwechsel vom 5. Februar/22. April 1948 zwischen der Schweiz und dem Weltpostverein über das rechtliche Statut dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.278.3); Abkommen vom 22. Juli 1971 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Fernmeldeverein zur Regelung der rechtlichen Stellung dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.278.41); Abkommen vom 21. August 1948 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Weltgesundheitsorganisation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.281); Abkommen vom 11. März 1946 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.120.282); Abkommen vom 28. September 1971 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Interparlamentarischen Union zur Regelung der rechtlichen Stellung dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.121.71); Abkommen vom 9. Dezember 1970 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Weltorganisation für geistiges Eigentum zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.23); Abkommen vom 17. November 1983 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Verband zum Schutz von Pflanzenzüchtungen zur Regelung des rechtlichen Status dieses Verbandes in der Schweiz (SR 0.192.122.25); Abkommen vom 15. November 1946 betreffend das rechtliche Statut des Internationalen Erziehungsamtes in der Schweiz (mit Prot.) (SR 0.192.122.41); Abkommen vom 11.
Juni 1955 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Europäischen Organisation für Kernphysikalische Forschung zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.42);
Abkommen vom 19. März 1993 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz zur Festlegung der rechtlichen Stellung des Komitees in der Schweiz (SR 0.192.122.50); Abkommen vom 29. November 1996 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und Rothalbmond-Gesellschaften zur Festlegung der rechtlichen Stellung der Internationalen Föderation in der Schweiz (SR 0.192.122.51); Abkommen vom 10. März 1976 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Internationalen Organisation für Zivilschutz zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.52); Abkommen vom 2. Juni 1995 zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Welthandelsorganisation zur Regelung des rechtlichen Status der Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.632); Abkommen vom 10. August 1961 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Europäischen Freihandelsassoziation zur Festlegung des rechtlichen Statuts dieser Assoziation in der Schweiz (SR 0.192.122.632.3); Abkommen vom 18. Mai 1987 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und dem Internationalen Amt für Textilien und Bekleidung zur Regelung der rechtlichen Stellung des Amtes in der Schweiz (SR 0.192.122.632.5); Abkommen vom 10. Februar 1988 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Zwischenstaatlichen Organisation für den internationalen Eisenbahnverkehr (OTIF) zur Festlegung der rechtlichen Stellung dieser Organisation in der Schweiz (SR 0.192.122.742); Abkommen vom 9. Dezember 1976 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Vereinigung Eisenerz exportierender Staaten zur Regelung des rechtlichen Statuts dieser Vereinigung in der Schweiz (SR 0.192.122.931); Briefwechsel vom 7. April/3. Mai 1954 betreffend das rechtliche Statut in der Schweiz des Zwischenstaatlichen Komitees für Europäische Auswanderung (SR 0.192.122.935); Abkommen vom 10. Februar 1987 zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Bank für Internationalen Zahlungsausgleich zur Regelung der rechtlichen Stellung der Bank in der Schweiz (SR 0.192.122.971.3); Abkommen vom 20. März 1997 zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und dem Centre Sud zur Festlegung des rechtlichen Statuts des Centre in der Schweiz (SR 0.192.122.972.11).
Anhang 224 (Art. 5 Abs. 4)
Zugriffsmatrix
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