361.2
Verordnung über das informatisierte Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem im Bundesamt für Polizei (IPAS-Verordnung)
vom 21. November 2001 (Stand am 24. Dezember 2002)
Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 351octies Absatz 8 des Strafgesetzbuches1 (StGB), verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Das Bundesamt für Polizei (Bundesamt) betreibt ein informatisiertes Personennachweis-, Aktennachweis- und Verwaltungssystem (IPAS). Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Nutzung des IPAS.
Art. 2 Zweck des IPAS
IPAS dient dazu:
festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte Person bearbeitet;
im Nachrichtenaustausch mit Interpol erhaltene Daten zu bearbeiten, die sich auf bestimmte Personen, Geschäfte und Dossiers des Bundesamtes beziehen, sowie Daten zu bearbeiten, die die Personenidentifikation, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise betreffen;
die Dossiers nachzuführen, den Arbeitsablauf zu organisieren und Statistiken zu erstellen.
Art. 3 Struktur des IPAS
Das IPAS besteht aus:
einem Hauptsystem;
einem Index;
einer Funktion für die Verwaltung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers (Informationsmanagement).
AS 2002 111
Art. 4 Hauptsystem
Das Hauptsystem umfasst die folgenden Unterkategorien:
Stämme; darin werden Angaben über natürliche und juristische Personen sowie Objekte gespeichert;
Dossiers; darin werden der Standort der Akten, Angaben über das Recht auf Dossierzugriff und Angaben über die Aktenausleihe gespeichert;
Geschäfte; darin werden die Kategorie des Dossiers gemäss Artikel 5 Absatz 1, der Stand der Arbeit und Angaben über die mit der Bearbeitung des Dossiers betraute Person gespeichert.
Geschäftsinhalt; darin werden Detailangaben über Vorgänge betreffend natürliche und juristische Personen beziehungsweise Objekte gespeichert.
Die spezifischen Daten, die in den in Absatz 1 aufgeführten Unterkategorien gespeichert sind, werden in Anhang 1 (Datenkatalog) aufgelistet.
Art. 5 Im Hauptsystem bearbeitete Daten
Im Hauptsystem werden Daten und Unterlagen entsprechend den folgenden Kategorien bearbeitet:
2 Daten und Unterlagen zu Personen, die von schweizerischen oder ausländischen Polizeibehörden oder vom Grenzwachtkorps erkennungsdienstlich behandelt und dem Bundesamt zum Datenvergleich gemeldet worden sind (Kategorie AFIS);
Daten und Unterlagen zu Personen, die im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungsverfahren oder präventiver polizeilicher Tätigkeit von in- oder ausländischen Strafverfolgungs- und Polizeibehörden der Bundeskriminalpolizei (BKP) oder der zuständigen Stelle bei Interpol als Tatverdächtige, Geschädigte oder Zeugen gemeldet worden sind (Kategorie Interpol);
Daten und Unterlagen zu Personen, die in der Schweiz oder im Ausland vermisst werden (Kategorie Nachforschungen nach vermissten Personen);
Daten und Unterlagen zu Personen, die in Zusammenhang stehen mit Geschäften der Koordinationsstelle für Identitäts- und Legitimationsausweise (Kategorie Identitätsausweise).
Daten und Unterlagen, die zu mehreren Kategorien gemäss Absatz 1 einen Bezug aufweisen, werden in jeder der betroffenen Datenkategorie bearbeitet.
Art. 6 Index
Der Index dient dazu festzustellen, ob das Bundesamt Daten über eine bestimmte natürliche oder juristische Person bearbeitet.
Der Index enthält die:
Personalien der Personen, deren Daten das Bundesamt bearbeitet;
Bezeichnungen der Dienststellen des Bundesamtes, in welchen über eine bestimmte Person Daten bearbeitet werden;
Bezeichnungen der Informationssysteme des Bundesamtes, in denen eine bestimmte Person verzeichnet ist, mit Ausnahme von Systemen nach Artikel 11 des Bundesgesetzes vom7. Oktober 19943 über kriminalpolizeiliche Zentralstellen des Bundes (ZentG) und Artikel 15 des Bundesgesetzes vom 21. März 19974 über Massnahmen zur Wahrung der inneren Sicherheit (BWIS).
Art. 7 Informationsmanagement
Das Informationsmanagement dient dazu, die Verwaltung der Unterlagen und Dossiers des Bundesamtes zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen.
Informationsmanagement erlaubt den Zugriff auf:
spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte des Bundesamtes beziehen;
Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers;
den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.
Art. 8 Kopieren von Daten
Um eine doppelte Erfassung zu vermeiden, können Daten, die über den Interpol- Kanal eingegangen sind und in den Zuständigkeitsbereich der BKP fallen, in das Informationssystem der BKP (JANUS) kopiert werden.
Das Bundesamt regelt im in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement das Vorgehen im Einzelnen.
2. Abschnitt Zugriff auf das IPAS und Datenbekanntgabe
Art. 9 Amtsinterne Systembenutzung
Die Mitarbeitenden des Bundesamtes können das IPAS online abfragen, sofern sie zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten benötigen, die im System gespeichert sind.
Die Zugriffsberechtigungen sind im Anhang 2 geregelt.
Art. 10 Amtsexterne Systembenutzung
Die folgenden Behörden können die im Index aufgeführten Daten online abfragen:
Die Schweizerische Bundesanwaltschaft im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungen;
Die Bundesbehörden, die betraut sind mit der Sicherheitsprüfung nach Artikel 2 Absatz 4 Buchstabe c BWIS5;
Das Grenzwachtkorps, um abzuklären, ob eine bestimmte Person bei der BKP oder bei der mit Interpol-Belangen befassten Dienststelle registriert ist;
Die Sektion Auslieferung des Bundesamtes für Justiz (BJ).
Art. 11 Weitergabe von Daten
Vorbehaltlich der gesetzlichen Bestimmungen über erkennungsdienstliche Daten, Interpol, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise kann das Bundesamt in speziellen Fällen und im Rahmen der Amtshilfe aus dem IPAS stammende Daten an folgende Behörden weitergeben, sofern sie diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten benötigen:
die Polizei- oder Strafverfolgungsbehörden des Bundes, der Kantone und des Auslandes;
die Nationalen Zentralbüros Interpol und das Generalsekretariat Interpol;
der für die Identifikation von Flüchtlingen und Schutzbedürftigen zuständige Dienst des Bundesamtes für Flüchtlinge;
die für die Erfüllung der Aufgaben laut Bundesgesetz vom 26. März 19316 über Aufenthalt und Niederlassung der Ausländer und das Bürgerrechtsgesetz vom 29. September 19527 zuständigen Dienste des Bundesamtes für Ausländerfragen;
die für die internationale Rechtshilfe zuständige Abteilung des BJ;
die für die Prüfung der Einreisevoraussetzungen zuständigen Dienste der Eidgenössischen Zollverwaltung;
die für die Erteilung von Visa zuständigen schweizerischen Vertretungen im Ausland.
Art. 12 Weitere Bestimmungen zur Weitergabe von Daten
Bei der Bekanntgabe von Daten aus dem IPAS sind Verwertungsverbote zu beachten. Das Bundesamt darf Daten über Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge und vorläufig Aufgenommene nach Rücksprache mit dem zuständigen Bundesamt an die in
Artikel 11 aufgeführten ausländischen Behörden weitergeben.
Das Bundesamt verweigert eine Weitergabe von Daten aus dem IPAS, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Nicht zur Weitergabe geeignete Daten müssen im IPAS entsprechend gekennzeichnet werden.
Bei jeder Bekanntgabe sind die Empfängerinnen und Empfänger über die Art, die Bewertung und die Aktualität der Daten aus dem IPAS zu informieren. Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwenden, für den sie ihnen bekanntgegeben worden sind. Bei der Bekanntgabe von Daten sind sie auf die Verwendungsbeschränkungen hinzuweisen und darauf, dass es sich das Bundesamt vorbehält, Auskunft über die vorgenommene Verwendung zu verlangen.
Die Bekanntgabe von Daten, die empfangende Stelle oder Person und der Gegenstand und Grund des Auskunftsersuchens sind im IPAS zu registrieren.
Das Bundesamt regelt in dem in Artikel 14 erwähnten Bearbeitungsreglement die Datenweitergabe im Einzelnen.
3. Abschnitt Schutz und Sicherheit von Daten
Art. 13 Rechte der Betroffenen
Jede Person kann vom Bundesamt Auskünfte betreffend Daten verlangen, die über sie im Hauptsystem gespeichert sind, und deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Bei Anfragen über eine vermisste Person können auch die Angehörigen der vermissten Person im Sinne von Artikel 110 Absatz 1 StGB dieses Recht ausüben.
Das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung von Daten richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19928 über den Datenschutz (DSG). Für Daten, die durch Interpol vermittelt wurden, bleibt Artikel 13 der Verordnung vom1. Dezember 19869 über das Nationale Zentralbüro Schweiz vorbehalten. Für den Eintrag von Daten, die in die Zuständigkeit der BKP fallen, in den Index bleibt Artikel 14 ZentG10 vorbehalten.
Art. 14 Aufsicht und Verantwortlichkeit
Das Bundesamt trägt die Verantwortung für das IPAS. Es erlässt ein Reglement zur Bearbeitung der im IPAS gespeicherten Daten.
Das Bundesamt bestellt einen Kontrolldienst. Dieser regelt den Zugriff auf das IPAS, koordiniert Daten des Index und stellt sicher, dass diese nach Rücksprache mit den für die Erfassung Verantwortlichen verändert oder gelöscht werden.
Das Informatik Service-Center des Departements für Justiz und Polizei (Departement) stellt die für den Betrieb des IPAS erforderlichen Informatikmittel.
Art. 15 Datensicherheit
Für die Gewährleistung der Datensicherheit gilt die Bundesinformatikverordnung vom 23. Februar 200011.
Art. 16 Aufbewahrungsdauer
Die im Hauptsystem gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zu den im Automatischen Fingerabdruck-Identifizierungssystem (V vom 21. Nov. 200112 über die Bearbeitung erkennungsdienstlicher Daten; AFIS) gespeicherten Daten oder zu den im DNA-Profil-Informationssystem (EDNA-Verordnung vom 31. Mai 200013 gespeicherten DNA-Profilen, werden gleichzeitig mit den entsprechenden, in diesen Informationssystemen abgelegten Daten gelöscht.
Bei der Löschung der DNA-Profile werden auch alle anderen, im IPAS aufbewahrten Daten der betroffenen Person gelöscht, wenn sich kein weiteres erkennungsdienstliches Material auf dieselbe Person bezieht. Können die weiteren im IPAS gespeicherten Daten nicht gelöscht werden, so ist gleichzeitig mit der Löschung des DNA-Profils auch der Vermerk über das Bestehen eines solchen Profils im IPAS zu löschen.
Die Prozesskontrollnummer wird gelöscht, wenn über die Person beim Bund keine erkennungsdienstlichen Daten mehr aufbewahrt werden.
Die in den Kategorien Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise gespeicherten Daten werden nach 15 Jahren gelöscht.
Die anderen im Hauptsystem gespeicherten Daten werden nach zehn Jahren gelöscht.
Art. 17 Protokollierung
Jede Bearbeitung von Daten im IPAS ist in einem Protokoll festzuhalten.
Art. 18 Archivierung
Das Bundesamt bietet dem Bundesarchiv nicht länger benötigte oder zur Löschung bestimmte Daten und die dazugehörigen Unterlagen zur Archivierung an.
Vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichnete Daten und Unterlagen werden vernichtet.
4. Abschnitt Schlussbestimmungen
Art. 19 Änderung bisherigen Rechts
Die nachstehenden Verordnungen werden wie folgt geändert:
1. Verordnung vom 31. Mai 200014 über das DNA-Profil-Informationssystem
Art. 22
Aufgehoben
2. Verordnung vom 16. März 199815 über die Meldestelle für Geldwäscherei
Art. 3 Abs. 1 Bst. c
...
Art. 20 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Januar 2002 in Kraft.
Anhang 116 (Art. 4 Abs. 2) Datenkatalog Hauptsystem A. Kategorie AFIS Stämme natürlicher Personen 3. Vorname 4. Geburtsdatum 5. Geschlecht 6. Staatsangehörigkeit 8. Geburtsort 9. Heimatort 10. Elternnamen 11. Zivilstand 12. Muttersprache 13. Ausweise 14. Identität kontrolliert/festgestellt 15. Verstorben am 16. Signalement (besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe) 17. Aliasname(n) und Kennzeichen Stämme juristischer Personen 3. Sitz 4. Staatsangehörigkeit 5. Rechtsform
Bereinigt durch Ziff. II1 der V vom 29. Nov. 2002, in Kraft seit1. Jan. 2003 (AS 2002 4174).
6. Angaben des Handelsregisters 7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen 8. Adresse 9. Andere Namen und Kennzeichen Stämme von Objekten 2. Name des Objektes 3. Beschreibung 4. Ereignisbezogene Daten 5. Land, aus dem die Information stammt 6. Merkmale Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet 3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum) 4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden) 5. Bandnummer 6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten 7. Datum und Aktennummer 8. Bemerkungen Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle) 3. Geschäftsdatum 4. Erfassungsdatum und -verantwortliche(r) 5. Für die erkennungsdienstliche Behandlung zuständige Behörde 6. Grund der erkennungsdienstlichen Behandlung 7. Datum der erkennungsdienstlichen Behandlung 8. Ort der erkennungsdienstlichen Behandlung 9. Priorität 10. Frist 11. Referenz 12. Kategorie 13. Geschäftsschritt (Schritt) 14. Geschäftsdatum 15. Mit dem Geschäftsschritt befasste Sachbearbeitende Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 1. Prozesskontrollnummer (Fingerabdrücke und/oder DNA) 2. Bestehende DNA-Profile in CODIS 3. Angaben über vorhandene Fotos, Fingerabdrücke und DNA-Profile 4. Anmerkungen (Fragen und Antworten in Bezug auf das Geschäft) 5. «Hit» (Vergleiche, Ergebnisse) 6. Massnahmen 7. Besondere Bemerkungen B. Kategorie Interpol Stämme natürlicher Personen 3. Vorname 4. Geburtsdatum 5. Geschlecht 6. Staatsangehörigkeit 8. Geburtsort 9. Heimatort 10. Elternnamen 11. Zivilstand 12. Muttersprache 13. Ausweise 14. Identität kontrolliert/festgestellt 15. Verstorben am 16. Signalement (besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe) 17. Aliasname(n) und Kennzeichen 18. Lebenspartner Stämme juristischer Personen 3. Sitz 4. Staatsangehörigkeit 5. Rechtsform 6. Angaben des Handelsregisters 7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen 8. Adresse 9. Andere Namen und Kennzeichen Stämme von Objekten 2. Name des Objektes 3.
Beschreibung 4. Ereignisbezogene Daten 5. Land, aus dem die Information stammt 6. Merkmale Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet 3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum) 4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden) 5. Bandnummer 6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten 7. Datum und Aktennummer 8. Bemerkungen Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle) 3. Geschäftsdatum 4. Erfassungsdatum und verantwortliche Person 5. Meldungsbehörde 6. Grund der Meldung 7. Datum der Meldung 8. Ort der Meldung 9. Priorität 10. Frist 11. Referenz 12. Kategorie 13. Geschäftsschritt (Schritt) 14. Geschäftsdatum 15. Für den Geschäftsschritt zuständige Sachbearbeiterin/zuständiger Sachbearbeiter Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 1. Anmerkungen (Text bestehend aus 600 Zeichen über Vorgänge und Tatbestände, die die Person oder das Objekt betreffen.) 2. Besondere Bemerkungen IPAS-Verordnung 361.2 Anhang 217 (Art. 9 Abs.
2) IPAS Zugriffsrechte G = Get (anzeigen) A = Add (anzeigen, Daten erfassen, und die von der Verwaltungseinheit erfassten Daten ändern und löschen) Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt BAP Dienste Sektion AFIS A A A A A A A G Auskunftsstelle 24h A A A G A A A A Sektion Fahndungen/ G – – – G G G – RIPOL Sektion Ausweisschriften G – – – G G G – Meldestelle Geldwäscherei G – – – G – – – Bundeskriminalpolizei Abteilungschef Einsatz A A A G A A A A und Planung Kommissariat allgemeine A A A G A A A A Kriminalität Einsatzleitstelle A A A G A A A A
Bereinigt durch Ziff. II2 der V vom 29. Nov. 2002, in Kraft seit1. Jan. 2003 (AS 2002 4174).
Polizeikoordination und Dienstleistungen 361.2 Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Abteilung Koordination G G G G G G G G JANUS Kontrolldienst G – – – G G G G Kommissariat PolSys G – – G G G – Ermittlungsoffizier G – G – G G G – Abteilungen Ermittlungen G – G – G G G – Abteilung Vorermittlungen G – G – G G G – Dienst für Analyse und Prävention Terrorismusabwehr G – – – G – – – Extremismus G – – – G – – – Nachrichtendienst G – – – G – – – Nonproliferation G – – – G – – – Kommissariat OST G – – – G – – – Kommissariat MITTE G – – – G – – – Kommissariat WEST G – – – G – – – Analyse OK/WK/AK G – – – G – – – Ausländerdienst G – – –
G – – – Lage- und Berichtszentrum G – – – G – – – Abteilung Infomanagement G – – – G – – – und Zentralstellen Abteilung Operationen G – – – G – – – Sektion Open Source G – – – G – – – IPAS-Verordnung 361.2 Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Intelligence (OSINT) Sektion Zentralstellen G – – – G – – – Sektion Voranalyse G – – – G – – – Support Dossierverwaltung A A A G A A A A Post G – – – G – – – Dokumentation G – – – G – – – Kontrolldienst IPAS A A A G A A A A Stab Datenschutzberater G G G G G G G G Bundessicherheitsdienst Dienst für Information G – – – G – – – und Auswertung Schutz und Sicherheit (DIAS) Kommissariat Sicherheit G – – – G – – – Magistraten und ausländische Vertretungen Kommissariat Sicherheit G – – – G
– – – ausländische Besucher und Luftfahrt Polizeikoordination und Dienstleistungen 361.2 Dienst Kategorie AFIS Kategorie Interpol Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt Stämme Dossiers Geschäfte Geschäftsinhalt BJ Sektion Auslieferung G – – – G – – – Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) Abteilung Informations- G – – – G – – – und Objektsicherheit