Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia

Der Stiftungsrat ist oberstes Organ der Stiftung. Er bestimmt die Leitlinien der Stiftungstätigkeit.

Er hat folgende Aufgaben:

1. Er legt die mittelfristigen Ziele und Schwerpunkte der Stiftungstätigkeit fest und verabschiedet die periodische Finanzierungseingabe der Stiftung zuhanden des Eidgenössischen Departements des Innern (EDI).

2. Er genehmigt jährlich den Voranschlag samt Verteilungsplan der Mittel auf die Sachgebiete, das Jahresprogramm, den Jahresbericht sowie die Jahresrechnung und unterbreitet sie dem EDI zur Genehmigung.

3. Er wählt aus seiner Mitte den Leitenden Ausschuss. In Ergänzung zu dieser Geschäftsordnung überträgt er ihm im Einzelfall Aufgaben.

4. Er wählt aus seiner Mitte die Arbeitsgruppen und sorgt für die unverzügliche Veröffentlichung dieser Wahl. In Ergänzung zu dieser Geschäftsordnung überträgt er den Arbeitsgruppen im Einzelfall Aufgaben.

5. Er wählt für eine Amtsdauer von vier Jahren zwei Vizepräsidentinnen oder -präsidenten des Stiftungsrates. Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident ist Mitglied einer Arbeitsgruppe und des Leitenden Ausschusses, die Zweite Vizepräsidentin oder der Zweite Vizepräsident ist Mitglied des Leitenden Ausschusses.

6. Er wählt die Direktorin oder den Direktor sowie die Stellvertretende Direktorin oder den Stellvertretenden Direktor oder eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter des Direktors oder der Direktorin.

7. Er verabschiedet die Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002²; diese muss vom Bundesrat genehmigt werden.

Die Präsidentin oder der Präsident vertritt den Stiftungsrat und den Leitenden Ausschuss nach aussen.

Der Stiftungsrat tritt auf Einladung des Präsidiums so oft als nötig zusammen, mindestens aber zweimal im Jahr. Fünf Mitglieder können eine ausserordentliche Sitzung verlangen.

Die Einladung erfolgt spätestens zehn Tage vor der Sitzung und enthält die Traktandenliste. Jedes Mitglied kann die Aufnahme eines Traktandums beantragen.

Der Stiftungsrat darf nur über traktandierte Geschäfte beschliessen. Mit Zustimmung aller Anwesenden kann er auch über nicht traktandierte Geschäfte Beschluss fassen, sofern sie dringlich sind und nicht voraussehbar waren.

Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er entscheidet mit einfachem Mehr der Stimmenden. Die oder der Vorsitzende stimmt mit und gibt bei Stimmengleichheit den Ausschlag.

Beschlüsse zu Geschäften, für welche die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist, werden rechtskräftig, wenn von den abwesenden Mitgliedern keine Einsprache erfolgt, nachdem ihnen die Beschlüsse zusammen mit einer Einsprachefrist schriftlich mitgeteilt worden sind. Andernfalls ist das Geschäft neu zu behandeln.

Der Leitende Ausschuss sorgt für die Umsetzung der vom Stiftungsrat festgelegten Leitlinien. Er ist verantwortlich für die Organisation der Stiftung und beaufsichtigt die Geschäftsführung.

Der Leitende Ausschuss hat folgende Aufgaben:

1. Er bereitet die Geschäfte des Stiftungsrates vor und stellt diesem Antrag.

2. Er erarbeitet die periodische Finanzierungseingabe der Stiftung zuhanden des EDI.

3. Er überwacht die Zielorientierung und die Erfüllung des Jahresprogramms.

4. Er entscheidet auf Antrag der Koordinationsgruppe der Arbeitsgruppen: 1. über stiftungseigene Vorhaben, welche von den mittelfristigen Stiftungszielen oder vom Jahresprogramm abweichen, 2. über stiftungseigene Vorhaben, welche die Sachgebiete mehrerer Arbeitsgruppen betreffen und nicht in die abschliessende Zuständigkeit der Geschäftsstelle fallen.

5. Er entscheidet auf Antrag der Arbeitsgruppen oder der Koordinationsgruppe der Arbeitsgruppen über Richtlinien für die Entwicklung stiftungseigener Vorhaben.

6. Er entscheidet über regelmässig wiederkehrende Beiträge an Organisationen und Institutionen.

7. Er löst stiftungseigene Vorhaben aus und kann dafür Sachverständige beiziehen.

8. Er sorgt für die regelmässige Evaluation der Stiftungstätigkeit.

9. Er bestimmt die Aufgabenzuweisung, soweit sie nicht durch diese Geschäftsordnung vorgegeben ist, die Abläufe sowie den Stellenplan der Geschäftsstelle und beaufsichtigt diese.

10. Er wählt das übrige Personal der Geschäftsstelle.

11. Er verfügt über die Reserve im Voranschlag.

12. Er erfüllt alle Aufgaben, die diese Geschäftsordnung, die Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002³ oder das Gesetz nicht einem anderen Organ zuweisen.

Die Aufgaben und Kompetenzen des Leitenden Ausschusses bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach dem der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002.

Der Leitende Ausschuss besteht aus der Präsidentin oder dem Präsidenten des Stiftungsrates, den zwei Vizepräsidentinnen oder Vizepräsidenten des Stiftungsrates und vier weiteren Mitgliedern. Die Präsidentin oder der Präsident führt den Vorsitz.

Die Mitglieder des Leitenden Ausschusses haben besondere Kenntnisse in Kulturpolitik, Recht, Betriebswirtschaft und öffentlicher Verwaltung aufzuweisen. Mindestens zwei Mitglieder vertreten lateinische Kulturen.

Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident und zwei weitere Mitglieder des Leitenden Ausschusses wirken in Arbeitsgruppen mit.

Der Leitende Ausschuss tritt auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten so oft als nötig, jedoch mindestens sechsmal im Jahr zusammen. Zwei Mitglieder können eine ausserordentliche Sitzung verlangen.

Im Übrigen gilt Artikel 2 sinngemäss.

Die Arbeitsgruppen sorgen für die fachliche Qualität der Stiftungstätigkeit.

Innerhalb ihrer Sachgebiete sowie im Rahmen des Voranschlages, des Jahresprogramms und der mittelfristigen Stiftungsziele behandeln die Arbeitsgruppen Gesuche um Beiträge der Stiftung und entwickeln stiftungseigene Vorhaben. Sie sorgen mit der Geschäftsstelle für die Umsetzung der Vorhaben. Vorbehalten bleiben die Fälle der abschliessenden Zuständigkeit des Leitenden Ausschusses oder der Geschäftsstelle.

Weiter erfüllen die Arbeitsgruppen für ihre Sachgebiete folgende Aufgaben:

1. Sie bereiten zuhanden des Leitenden Ausschusses die Festlegung der mittelfristigen Ziele und Schwerpunkte der Stiftungstätigkeit sowie die Finanzierungseingabe vor.

2. Sie bereiten zuhanden des Leitenden Ausschusses jährlich den Voranschlag und das Jahresprogramm vor.

3. Sie evaluieren zuhanden des Leitenden Ausschusses die Tätigkeiten der Abteilungen der Geschäftsstelle.

4. Sie stehen dem Leitenden Ausschuss und der Geschäftsstelle beratend zur Verfügung.

5. Sie können Richtlinien für die Entwicklung von stiftungseigenen Vorhaben erarbeiten und unterbreiten sie dem Leitenden Ausschuss.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Arbeitsgruppen bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002⁴.

Die Arbeitsgruppen bestehen aus wenigstens vier Mitgliedern. Sie wählen aus ihrer Mitte die Präsidentin oder den Präsidenten und konstituieren sich im Übrigen selbst.

Die Mitglieder der Arbeitsgruppen haben besondere Kenntnisse in den Sachgebieten ihrer Zuständigkeit aufzuweisen.

Die Erste Vizepräsidentin oder der Erste Vizepräsident des Stiftungsrates und zwei weitere Mitglieder des Leitenden Ausschusses wirken in Arbeitsgruppen mit.

Die Koordinationsgruppe koordiniert die Tätigkeit der Arbeitsgruppen und sorgt für die spartenübergreifende Entwicklung sowie den Zusammenhang der Stiftungstätigkeit.

Sie besteht aus je einem Mitglied jeder Arbeitsgruppe. Die Mitglieder der Koordinationsgruppe dürfen nicht dem Leitenden Ausschuss angehören.

Sie wählt aus ihrer Mitte die Präsidentin oder den Präsidenten und konstituiert sich im Übrigen selbst.

Sie hat folgende Aufgaben:

1. Sie entwickelt stiftungseigene Vorhaben, die Sachgebiete mehrerer Arbeitsgruppen betreffen, und stellt dem Leitenden Ausschuss Antrag; vorbehalten bleiben die Fälle abschliessender Zuständigkeit der Geschäftsstelle.

2. Sie behandelt stiftungseigene Vorhaben, die den Rahmen des Jahresprogramms oder der Stiftungsziele überschreiten, und stellt dem Leitenden Ausschuss Antrag.

3. Sie erarbeitet Richtlinien für die Entwicklung von stiftungseigenen Vorhaben und unterbreitet sie dem Leitenden Ausschuss.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Koordinationsgruppe bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002⁵.

Die Arbeitsgruppen und die Koordinationsgruppe treten auf Einladung ihrer Präsidentin oder ihres Präsidenten so oft als nötig zusammen. Zwei Mitglieder können eine ausserordentliche Sitzung verlangen.

Im Übrigen gilt Artikel 2 sinngemäss.

Für dringliche Geschäfte können die Präsidentinnen und Präsidenten des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses, der Arbeitsgruppen und der Koordinationsgruppe die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg anordnen. Der Beschluss gilt als zustande gekommen, wenn zwei Drittel der Mitglieder zustimmen. Jedes Mitglied kann die mündliche Behandlung fordern.

Ist die Anordnung eines Geschäfts auf dem Zirkulationsweg wegen seiner akuten Dringlichkeit nicht möglich, kann es durch Präsidialverfügung erledigt werden. Die übrigen Mitglieder sind durch die Präsidentin oder den Präsidenten unverzüglich schriftlich zu orientieren.

Akute Dringlichkeit liegt vor, wenn bei nicht rechtzeitiger Vornahme des Geschäfts der Stiftung ein erheblicher Nachteil oder ein nicht leicht zu ersetzender Schaden droht.

Die Sitzungen des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses, der Arbeitsgruppen und der Koordinationsgruppe werden protokolliert.

Das Protokoll enthält die wichtigsten Elemente der Beratungen und die Beschlüsse. Jedes Mitglied kann verlangen, dass ein bestimmtes Votum unter seinem Namen protokolliert wird.

Das Protokoll ist von der Präsidentin oder dem Präsidenten und der protokollführenden Person der Geschäftsstelle zu unterzeichnen und an der nächstfolgenden Sitzung zur Genehmigung zu unterbreiten.

Jedes Mitglied des Stiftungsrats kann Einblick in alle Protokolle verlangen.

Die Mitglieder des Stiftungsrates und das Personal der Geschäftsstelle sind verpflichtet, über die Tatsachen, die ihnen bei der Ausübung ihrer Funktion zur Kenntnis gelangen, Verschwiegenheit zu wahren.

Vorgesetzte Behörde nach Artikel 320 Ziffer 2 des Strafgesetzbuches⁶ ist das Eidgenössische Departement des Innern.

Für die Gewährung von Beiträgen an Dritte sowie die entsprechende Unterschriftsberechtigung gilt die Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002⁷.

Die übrigen Beschlüsse der Stiftung werden von der Präsidentin oder dem Präsidenten oder einem Mitglied des Vizepräsidiums sowie von der Direktorin oder dem Direktor oder deren Stellvertretung unterzeichnet. Der Leitende Ausschuss kann weitere Mitglieder mit der Unterschrift betrauen.

Die Geschäftsstelle ist die operative Geschäftsstelle der Stiftung und führt die Beschlüsse des Stiftungsrats, des Leitenden Ausschusses und der Arbeitsgruppen aus.

Im Rahmen des Voranschlages, des Jahresprogramms und der mittelfristigen Stiftungsziele kann die Geschäftsstelle bis zu einem maximalen Betrag von 50 000 Franken selbständig stiftungseigene Vorhaben entwickeln und umsetzen.

Über die administrativen Ausgaben verfügt die Geschäftsstelle im Rahmen des Voranschlags frei.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Geschäftsstelle bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002⁸.

Die Geschäftsstelle besteht aus:

1. der Direktion;

2. den Abteilungen;

3. den Diensten.

Die Abteilungen teilen sich auf in:

1. visuelle Künste und Film;

2. Musik;

3. Literatur;

4. Theater und Tanz;

5. Kultur und Gesellschaft.

Die Dienste teilen sich auf in:

1. Kommunikation;

2. Evaluation;

3. Zentrale Dienste, bestehend aus einem Finanz-, Personal-, Logistik- und Informatik-Technologiedienst;

4. International;

5. Dienste innerhalb der Abteilungen.

Die Direktorin oder der Direktor trägt die operative Verantwortung für die Stiftungstätigkeit und leitet die Geschäftsstelle. Sie oder er ist verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit der Stiftung und vertritt diese nach aussen, soweit die Vertretung nach aussen nicht in die Kompetenz der Präsidentin oder des Präsidenten des Stiftungsrates fällt. Sie oder er ist dem Leitenden Ausschuss verantwortlich.

Die Direktorin oder der Direktor:

1. steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Geschäftsstelle vor;

2. bestimmt die Aufgabenteilung und Zusammenarbeit mit der Stellvertretenden Direktorin oder dem Stellvertretenden Direktor und orientiert den Leitenden Ausschuss darüber;

3. führt die Geschäftsstelle nach den Grundsätzen der Delegation und der Zielvereinbarung und stellt ein entsprechendes Controlling sicher;

4. beaufsichtigt und koordiniert die Tätigkeit der Abteilungen und Dienste, sorgt für die Zielorientierung und für die Einhaltung von Voranschlag und Jahresprogramm;

5. stellt einen zweckmässigen Geschäftsablauf sowie eine einwandfreie Rechnungsführung und Kreditkontrolle sicher;

6. entscheidet im Rahmen der der Geschäftsstelle zustehenden Kompetenz über stiftungseigene Vorhaben; die Direktorin oder der Direktor kann die Entscheidkompetenz mit Zustimmung des Leitenden Ausschusses an eine Abteilungsleiterin oder an einen Abteilungsleiter oder an eine Dienstleiterin oder an einen Dienstleiter delegieren;

7. bereitet die Geschäfte des Leitenden Ausschusses vor, nimmt an den Sitzungen des Stiftungsrates und des Leitenden Ausschusses mit beratender Stimme und Antragsrecht teil und sorgt für die Protokollführung und den Vollzug der Beschlüsse;

8. sorgt für die Vorbereitung und die Protokolle der Sitzungen der Koordinationsgruppe und kann mit beratender Stimme und Antragsrecht jederzeit an ihren Sitzungen teilnehmen;

9. kann jederzeit mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen teilnehmen.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Direktorin oder des Direktors bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002⁹.

Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter führen ihre Abteilungen unter Aufsicht der Direktorin oder des Direktors selbständig.

Sie sind die Sekretärinnen und Sekretäre der Arbeitsgruppen und sorgen:

1. für die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte;

2. für die Sitzungsprotokolle;

3. für die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse;

4. für die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite;

5. für die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträge;

6. für die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten.

Sie nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen und, soweit erforderlich, an denjenigen der Koordinationsgruppe, des Leitenden Ausschusses und des Stiftungsrates teil.

Sie entwickeln von sich aus oder im Auftrag der Direktion oder der Stiftungsorgane stiftungseigene Vorhaben und führen sie im Rahmen der gesprochenen Kredite aus.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002¹⁰.

Die Dienstleiterinnen und Dienstleiter führen ihre Dienste unter Aufsicht der Direktorin oder des Direktors selbständig.

Wenn für bestimmte Fachgebiete ihrer Dienste Arbeitsgruppen bestellt sind, sind sie deren Sekretärinnen und Sekretäre und sorgen für:

1. die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte;

2. die Sitzungsprotokolle;

3. die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse;

4. die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite;

5. die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträge;

6. die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten.

Wenn für bestimmte Fachgebiete ihrer Dienste Arbeitsgruppen bestellt sind, nehmen sie mit beratender Stimme an deren Sitzungen und, soweit erforderlich, an denjenigen der Koordinationsgruppe, des Leitenden Ausschusses und des Stiftungsrates teil.

Sie entwickeln von sich aus oder im Auftrag der Direktion oder der Stiftungsorgane stiftungseigene Vorhaben und führen sie im Rahmen der gesprochenen Kredite aus.

Die Aufgaben und Kompetenzen der Dienstleiterinnen und Dienstleiter bei der Behandlung von Gesuchen um Beiträge der Stiftung richten sich nach der Beitragsverordnung Pro Helvetia vom 22. August 2002¹¹.

[AS 1999 866]