Règlement concernant les subventions de la fondation Pro Helvetia (Règlement sur les subventions)

La fondation accorde en règle générale des subventions uniques à des personnes physiques ainsi qu’à des personnes morales de droit privé et de droit public.

Les modalités de détail relatives aux domaines de promotion et aux formes de subventions sont réglées par le Conseil de fondation dans le «Guide à l’usage des requérantes et des requérants», qui peut être obtenu auprès du Secrétariat.

En règle générale, les subventions sont allouées sur demande.

Toute demande sera présentée par écrit au Secrétariat de la fondation et devra contenir un exposé des motifs. Les groupes de travail du Conseil de fondation peuvent fixer des délais pour la présentation des requêtes. Les requêtes seront traitées en fonction du calendrier de travail et des séances des différents groupes. Toutes ces dates sont communiquées par le Secrétariat sous une forme appropriée.

En règle générale, les requêtes feront l’objet d’une réponse dans le délai d’un mois après leur examen par le groupe de travail compétent.

Les demandes de subventions pour la réalisation de projets contiendront:

1. une description du projet;

2. un devis aussi détaillé que possible et un plan de financement indiquant aussi, s’il y a lieu, les contributions requises obtenues ou pouvant être obtenues de tiers.

Les demandes de subventions pour la création d’œuvres contiendront:

1. un bref curriculum vitae ainsi qu’un exemplaire des publications les plus importantes de la requérante ou du requérant;

2. une brève description du projet (sujet, titre, genre littéraire);

3. des indications sur le temps de travail présumé.

Si la documentation étayant la demande est insuffisante pour permettre un examen, des informations et des documents complémentaires pourront être exigés.

Le Secrétariat accuse réception de la demande et examine si elle est conforme au but de la fondation. Si la demande est incomplète ou si des informations au sens de l’al. 3 de l’art. 6 sont nécessaires, le Secrétariat demande à la requérante ou au requérant les informations ou documents manquants. Il indique aussi la durée probable de l’examen de la demande, compte tenu du calendrier des travaux.

Pour chaque requête qui n’est manifestement pas contraire au but de la fondation, le Secrétariat établit un formulaire indiquant le titre, la somme demandée et les aspects les plus importants du projet. Il transmet ensuite le dossier à l’organe de la fondation compétent.

Le Secrétariat peut rejeter d’emblée une requête

1. lorsqu’elle est manifestement contraire au but de la fondation;

2. lorsqu’elle ne correspond pas aux lignes directrices en vigueur du groupe de travail compétent du Conseil de fondation.

A la demande du requérant ou de la requérante, l’autorité compétente au sens de l’art.

arrête une décision sujette à recours.

Lorsque le budget annuel pour le but concerné est épuisé, le groupe de travail compétent du Conseil de fondation peut donner mandat au Secrétariat de renvoyer toute nouvelle requête à ses auteurs, sans qu’elle fasse l’objet d’une décision, en indiquant que les ressources sont épuisées. Les auteurs de ces requêtes peuvent exiger une décision de l’organe compétent.

Chaque dossier qui ne relève pas de la compétence d’un/e chef/fe de division est soumis à au moins un membre du Conseil de fondation familiarisé avec la matière.

En règle générale, les membres du Conseil de fondation auxquels un dossier est soumis en vertu de l’al.¹ de l’art. 9 prennent position par écrit.

En fonction du montant demandé, le traitement des requêtes et la décision à leur sujet sont confiés au chef de la division concernée, à des membres individuels du Conseil de fondation, à un groupe de travail ou au Comité directeur. Les subventions à caractère récurrent relèvent de la compétence du Comité directeur.

Les compétences sont fixées par le règlement de la fondation Pro Helvetia².

Les groupes de travail peuvent, dans le cadre de leur compétence, fixer les sommes pour lesquelles il suffit de la décision d’un, de deux ou de trois membres du Conseil de fondation. Les requêtes dont le contenu ne correspond pas à la pratique courante seront examinées en séance plénière du groupe de travail, quel que soit le montant demandé.

Chaque membre est informé des objets examinés par le groupe de travail. Il peut demander qu’un objet soumis à un ou plusieurs membres du groupe de travail fasse l’objet d’une décision en plénière.

Aux termes du règlement de fondation, les questions urgentes font l’objet d’une décision du président/de la présidente.

Dans la mesure où la procédure n’est pas réglée par les art. 7 à 12, la loi fédérale sur la procédure administrative³ est applicable.

Dans la mesure où les activités de Pro Helvetia ne sont pas définies explicitement par des dispositions spéciales de la loi ou du présent règlement, les dispositions de la loi du 5 octobre 1990 sur les subventions⁴ sont applicables.

En règle générale, la subvention est versée une fois le projet réalisé, sur la base du rapport final et du décompte final.

Sur demande et dans la mesure où les circonstances le justifient, des avances jusqu’à concurrence de 50 % – 80 % pour des motifs exceptionnels – de la somme allouée peuvent être versées.

Les bénéficiaires sont tenus d’utiliser les subventions conformément aux conditions et charges imposées par la fondation et de faire mention de manière appropriée de l’aide reçue.

Les bénéficiaires doivent en outre

1. renseigner la fondation sur l’avancement des travaux si elle le demande;

2. informer sans délai le Secrétariat de toute modification matérielle du projet.

Le droit à la subvention s’éteint et les bénéficiaires sont tenus de restituer les avances qui leur ont été éventuellement versées

1. si la subvention a été allouée à tort parce que les faits ont été établis de manière inexacte ou incomplète;

2. si les bénéficiaires n’ont pas observé le délai imparti pour l’exécution de leur projet;

3. s’ils ne se sont pas conformés aux conditions et aux charges qui leur ont été imposées;

4. s’ils n’ont pas suffisamment ou pas du tout mis à exécution des éléments du projet qui ont été déterminants pour l’allocation de la subvention;

5. s’ils ne prouvent pas qu’il existe un déficit, pour le cas où une garantie de déficit est accordée.

Si la réalisation d’un projet échoue en tout ou en partie sans que les bénéficiaires en soient fautifs ou si ceux-ci ont pris des mesures qui ne sauraient être annulées sans entraîner des pertes financières difficilement supportables, la fondation n’exige pas la restitution de la subvention ou elle se borne à en réduire le montant dans une mesure équitable.

[RO 1989 788]