Revisione delle ordinanze sullo stato civile (OSC) e sugli emolumenti in materia di stato civile (OESC)

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ufficio federale di giustizia UFG Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile

DFGP/UFG/UFSC

Rapporto esplicativo della revisione dell’ordinanza sullo stato civile (P-OSC) e dell'ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (P-OESC)

(protezione extraprocessuale dei testimoni, soppressione della pubblicazione dei fatti di stato civile, conclusione del rilevamento sistematico)

Luglio 2015

Prefazione Il progetto mira in primo luogo ad adeguare l’ordinanza sullo stato civile (OSC 1) alla legge federale sulla protezione extraprocessuale dei testimoni e alla relativa ordinanza (LPTes e OPTes); in secondo luogo esso vuole sopprimere la possibilità per i Cantoni di pubblicare i fatti di stato civile (nascite, morti, matrimoni e unioni domestiche registrate); in terzo luogo, intende adeguare le disposizioni dell’OSC in materia di vigilanza federale e in quarto luogo intende disciplinare nell’OSC e nell’ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (OESC² le conseguenze della rilevamento sistematico. A ciò si aggiungono modifiche pun- tuali dell’OSC e dell’OESC resesi necessarie dopo l’ultima revisione.

1. Protezione extraprocessuale dei testimoni

La legge federale del 23 dicembre 2011³ sulla protezione extraprocessuale dei testimoni (LPTes) e l’ordinanza del 7 novembre 2012⁴ sulla protezione extraprocessuale dei testimoni (OPTes) sono entrate in vigore il 1° gennaio 2013. Secondo l’articolo 19 capoverso 1 LPTes, il Servizio di protezione dei testimoni, integrato nell’Ufficio federale di polizia (fedpol), può esigere da servizi pubblici e da privati che creino o alterino atti o altri documenti inserendovi i dati da esso comunicati, per creare o conservare una nuova identità temporanea per una persona da proteggere. In modo analogo, secondo l’articolo 19 capoverso 4 LPTes, può essere creata un’identità provvisoria per i collaboratori del Servizio di protezione dei testimoni. Tra i documenti necessari vi sono in particolare gli atti di stato civile. A tal fine, una persona deve dapprima essere rilevata nel registro dello stato civile (banca dati centrale elettronica Infostar). Le condizioni per il rilevamento di un’identità supplementare nel registro dello stato civile e la collaborazione tra il servizio dell’Ufficio federale di giustizia (UFG) competente per Infostar (Settore Infostar SIS) e fedpol devono essere disciplinati nell’OSC. In concomitanza con l’elaborazione di questi nuovi processi di collaborazione fedpol-UFG per la protezione extraprocessuale dei testimoni, il Consiglio federale ha voluto prevedere procedure analoghe per le inchieste segrete nel quadro della procedura penale comune e militare e per le identità fittizie attribuite agli operatori della sicurezza interna e del servizio informazioni civile. Almeno per ora il servizio dell’UFG competente per Infostar non otterrà risorse supplementari per svolgere questo nuovo compito (fase d’avvio). Se necessario, la situazione sarà riesami- nata a tempo debito. Articoli: art. 15 cpv. 1 e art. 15b P-OSC.

2. Soppressione della pubblicazione dei fatti di stato civile

La possibilità per i Cantoni di prevedere la pubblicazione dei fatti di stato civile (nascite, de- cessi, matrimoni e unioni domestiche registrate) è soppressa poiché non soddisfa più un interesse pubblico preponderante. Tale pubblicazione pone peraltro numerosi problemi legati allo sviluppo delle tecnologie dell’informazione e alle regole della protezione dei dati. Articolo: art. 57 P-OSC.

Legge sull’organizzazione del Governo e dell’amministrazione; RS 172.010. GAAC (Giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione) 69.1, consid. II.A. Raccomandazioni dell’Assemblea generale del 18.03.2003 della Conferenza delle autorità cantonali di vigilan- za, «Rückerfassung von zivilstandsamtlichen Daten für die zentrale Datenbank», in REC (Revue de l’état civil) 2003, pag. 359 segg. Direttiva UFSC 10.11.01.04 del 01.06.2011 «Trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile (rilevamento retroattivo)»; processo UFSC 30.1 del 15.12.2004 «Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)»; direttiva UFSC 10.13.01.01 del 01.01.13 «Controllo finale della completezza del rilevamento retroattivo e microfilmatura definitiva del registro delle famiglie».

to transitorio per «verificare lo stato civile delle persone» in Infostar (OESC, allegato 1 n. I.³.4). Era necessario realizzare la parità di trattamento per la durata del rilevamento. Questo emolumento era dovuto alle operazioni di verifica che erano necessarie in occasione di una transazione di stato civile a causa della coesistenza dei registri cartacei e di Infostar. Dodici anni dopo l’introduzione di Infostar, tenuto conto degli obblighi legali, degli impegni dei Cantoni e delle direttive dell’UFSC, il rilevamento e le verifiche connessi con la coesistenza dei registri entrano in una fase finale. L’emolumento per «verificare lo stato civile delle per- sone» in Infostar (OESC, allegato 1 n. I.³.4) non ha più ragione di essere, nella misura in cui le operazioni di controllo legate alla coesistenza di Infostar con i registri cartacei sono drasti- camente diminuite. L’emolumento non si giustifica quindi più nell’ottica dei principi della copertura dei costi e dell’equivalenza, considerato che da una parte il costo delle operazioni di controllo dei dati personali è già compreso nella transazione di stato civile in questione e dall’altra che il rile- vamento va effettuato senza riscossione di un emolumento (OESC, allegato 1, preambolo). Le persone in vita non ancora rilevate in Infostar dovranno esserlo sistematicamente secon- do le direttive dell’UFSC, segnatamente nei casi in cui i relativi dati saranno necessari a un ufficiale dello stato civile o per l’ordinazione di un documento d’identità. Per rispettare il prin- cipio della parità di trattamento, il rilevamento dovrà svolgersi quanto prima. La soppressione dell’emolumento per «verificare lo stato civile delle persone» era già previ- sta nel progetto di revisione parziale dell’OSC/OESC 2010/2011 e soltanto quattro Cantoni (BE, BL, NW, SO) vi si erano opposti. Articoli : art. 93 cpv. 1 P-OSC ; allegato 1, n. I.³.4 P-OESC.

5. Altre modifiche

Queste modifiche riguardano singoli punti definiti dopo la precedente revisione dell’OSC e dell’OESC. Il Settore Infostar (SIS) è stato creato il 1° gennaio 2012 su richiesta della Conferenza delle autorità cantonali di vigilanza11. Non è tuttavia stato menzionato nel progetto di OSC perché il legislatore non ha ancora preso una decisione sulla «soluzione federale Infostar» 12 e non si sa quale sarà la sua futura organizzazione definitiva. Nella misura in cui l’UFSC e il SIS fan- no parte dell’Ufficio federale di giustizia (UFG), si può rinunciare a una tale menzione. Articoli del P-OSC : art. 2 cpv. 2 lett. c; art. 6a cpv. 3; art. 34 lett. b e bbis; art. 35 cpv. 6; art. 47 cpv. 2 lett. f; art. 49 cpv. 1 lett. a e b; art. 52a; art. 84 cpv. 5, art. 90 cpv. 1 e 2; art. 92a cpv. 1bis; art. 92b cpv. 1bis; art. 92c cpv. 1 et 1bis; art. 96 cpv. 1 (concerne soltanto il testo ita- liano); art. 98 cpv. 7. Articoli del P-OESC : art. 13 cpv. 1 lett. c ; allegato 1 n. I.9.4; allegato 2 n. I.¹ secondo tratti- no.

Assemblea generale della Conferenza delle autorità cantonali di vigilanza del 13.11.2009. Messaggio del Consiglio federale del 16 aprile 2014 concernente la modifica del Codice civile svizzero (Atti dello stato civile e registro fondiario), FF 2014 3059.

Progetto di ordinanza sullo stato civile (P-OSC) Art. 2 cpv. 2 lett. c P-OSC Uffici dello Stato civile speciali Con l’aggiunta dell’autorità amministrativa di primo grado l’articolo 2 cpv. 2 lett. c P-OSC è fatto corrispondere all'art. 2 cpv. 2 lett. b OSC. In effetti, le decisioni amministrative di primo grado in materia civile (p. es. la decisione d’adozione in alcuni Cantoni) possono essere suc- cessivamente impugnate fino al Tribunale federale.

Art. 6a cpv. 3 P-OSC Registri dello stato civile I registri dello stato civile tenuti prima delle date menzionate nell'articolo 92a OSC sono con- siderati archivi. Non vi sono più iscritte annotazioni a margine e l’ufficio dello stato civile non è tenuto a stabilire documenti di stato civile sulla base di questi registri, nemmeno se sono conservati presso le autorità dello stato civile. Occorre quindi una definizione che permetta di distinguere i registri considerati archivi dai registri non ancora considerati tali (vedi anche i commenti agli art. 47 cpv. 2 lett. f e 98 cpv. 7 P-OSC).

Art. 15 cpv. 1 secondo periodo Il primo periodo in base al quale ogni persona è rilevata soltanto una volta nel registro dello stato civile rimane invariato. Viene aggiunto un secondo periodo che rimanda al nuovo arti- colo 15b secondo cui in casi eccezionali una persona può essere rilevata nel registro dello stato civile con una o più identità supplementari. In questi casi, esaustivamente descritti nel nuovo articolo, interessi di ordine superiore impongono che una persona sia rilevata più volte nel registro e che vi figuri quindi con una o più identità supplementari (cfr. commento all’art. 15b).

Art. 15b Identità supplementari nel registro dello stato civile L’intero articolo è nuovo ed esplicita il nuovo articolo 15 capoverso 1 secondo periodo che prevede un’eccezione al principio enunciato nell’articolo 15 capoverso 1 primo periodo se- condo cui ogni persona è rilevata soltanto una volta nel registro dello stato civile. Il cpv. 1 menziona in modo esaustivo le persone che, secondo i pertinenti fondamenti legali, possono essere iscritte nel registro dello stato civile con una o più identità supplementari («supplementari» rispetto al principio dell’iscrizione unica secondo l’art. 15 cpv. 1 primo pe- riodo): lett. a: la LPTes e la OPTes sono entrate in vigore il 1° gennaio 201313. Tra le altre cose queste normative regolano l’esecuzione di programmi di protezione dei testimoni destinati alle persone in pericolo a causa del loro coinvolgimento in un procedimento penale (art. 1 lett. a LPTes). Nell’ambito di questi programmi, per creare o conservare una nuova identità temporanea per una persona da proteggere, il Servizio di protezione dei testimoni (un’unità di fedpol) può esigere da servizi pubblici e da privati che creino o alterino atti o altri docu- menti utilizzando i dati comunicati dal Servizio medesimo e che trattino tali dati nei rispettivi sistemi d’informazione (art. 19 cpv. 1 LPTes). Affinché tali dati possono essere registrati e trattati nei relativi sistemi, devono essere osservate le regole giuridiche e tecniche che vigo- no nei diversi settori (nel presente caso: stato civile, Infostar); lett. b: non soltanto le persone da proteggere (lett. a) ma anche i collaboratori del Servizio di protezione dei testimoni (art. 19 cpv. 4 LPTes) possono beneficiare di una nuova identità provvisoria creata per il periodo necessario;

RU 2012 6715 e 6731

lett. c: altrettanto vale per gli agenti di polizia, per i militari e per le persone che sono tempo- raneamente impiegate per compiti di polizia e operano quali agenti infiltrati secondo il diritto cantonale di polizia o ai sensi dell’articolo 285a del Codice di procedura penale o dell’articolo 73 della Procedura penale militare14; lett. d: altrettanto vale per coloro ai quali è fornita un’identità fittizia in virtù dell’articolo 14c della legge federale del 21 marzo 199715 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna; lett. e: infine ciò si applica per analogia anche alle persone che raccolgono le informazioni concernenti l’estero rilevanti sotto il profilo della politica di sicurezza in base all’articolo 1 let- tera a della legge federale del 3 ottobre 2008 sul servizio informazioni civile16 e alle quali sono perciò forniti documenti fittizi e identità fittizie secondo l’articolo 16 capoverso 1 dell’ordinanza del 4 dicembre 2009 sul Servizio delle attività informative della Confederazio- cpv. 2: la disposizione regola i requisiti formali e contenutistici delle richieste di rilevamento nel registro. Le iscrizioni nel registro dello stato civile sono eseguite secondo le istruzioni del servizio competente per Infostar in seno all’Ufficio federale di giustizia (attualmente: settore Infostar SIS) da parte delle autorità cantonali dello stato civile. Le dinamiche della relazione tra SIS e uffici cantonali dello stato civile sono indicate nel capoverso 5: il SIS medesimo non ha la possibilità né giuridica né tecnica di compiere direttamente e autonomamente le iscri- zioni nel registro ma a tal fine deve imperativamente ricorrere ai collaboratori delle autorità cantonali e comunali dello stato civile. Le nuove identità da iscrivere costituiscono dati per- sonali particolarmente meritevoli di protezione classificati segreti secondo l’ordinanza del 4 luglio 2007 sulla protezione delle informazioni18 (RS 510.411), ragione per cui la cerchia delle persone che ne ottiene conoscenza deve essere ristretta nella misura del possibile. Occorre distinguere tra autorità federali (cpv. 3) e autorità cantonali (cpv. 4) poiché, diversa- mente da fedpol, il SIS non ha una visione d’insieme delle autorità cantonali ed eventual- mente comunali; cpv. 3: devono essere presentate al SIS le richieste concernenti le persone secondo il capo-

verso 1 lettere a–e che dipendono da autorità federali; cpv. 4: devono essere presentate a fedpol le richieste concernenti le persone secondo il capoverso 1 lettere a–e che dipendono da autorità cantonali o comunali. Diversamente dal SIS, fedpol ha la possibilità di verificare l’autenticità di questi servizi e, se la verifica dà esito positivo, trasmette le richieste al SIS; cpv. 5: Il SIS verifica le singole domande, poi contatta l’autorità cantonale di vigilanza sul servizio dello stato civile e le fornisce le istruzioni necessarie per il rilevamento dei dati per- sonali in Infostar: registrazione (art. 24 segg. OSC), obblighi di notificazione (art. 34 segg. OSC), comunicazioni ufficiali (art. 40 segg. OSC) e divulgazione dei dati (art. 44 segg. OSC). Nei casi di cui al capoverso 1 lettere a e b le spese per il rilevamento in Infostar e il rilascio dei documenti dello stato civile, sostenute dall’ufficio dello stato civile e dell’autorità cantona- le di vigilanza sul servizio dello stato civile, sono addebitate al Servizio di protezione dei te- stimoni (art. 19 lett. e OPTes). Nei casi di cui al capoverso 1 lettere c–e le spese sono adde- bitate all’autorità richiedente della Confederazione o del Cantone. Il SIS emana per ciascun caso concreto le istruzioni pertinenti per la fatturazione.

14 RS 322.1 15 RS 120 16 RS 121 17 RS 121.1 18 RS 510.411

Art. 34 lett. b e bbis P-OSC Nascita L’articolo 34 lettera b OSC non prevede una competenza a cascata delle persone tenute ad annunciare la nascita di un figlio al di fuori di un istituto medico. Infatti, per la madre, come per gli altri presenti, può essere difficile fare un tale annuncio nei tre giorni che seguono il parto (art. 35 cpv. 1 OSC). L’articolo 34 lettere b e bbis P-OSC privilegia l’annuncio effettuato dal corpo medico perché i medici, le levatrici e i loro ausiliari possono essere presenti a un parto che ha luogo al di fuori di un istituto medico e hanno pure il dovere di fare siffatto an- nuncio. La madre è quindi l’ultima persona tenuta ad annunciare la nascita.

Art. 35 cpv. 6 P-OSC Autorità competente, forma e termine per la notificazione Benché si tratti di casi rari, alcuni parti avvengono senza alcuna assistenza medica (art. 34 lett. bbis P-OSC). Queste nascite sono generalmente annunciate tardivamente da un congiun- to. Vi è il rischio che la nascita sia annunciata a nome di una donna diversa da quella che ha dato luce al figlio. L’ufficio dello stato civile può allora chiedere una prova medica della gravidanza o del parto.

Art. 47 cpv. 2 lett. f P-OSC Forma della divulgazione Per divulgare i dati dei registri considerati archivi secondo l’articolo 6a capoverso 3 P-OSC basta una semplice copia; non è necessario che sia dichiarata conforme. Il documento va rilasciato nella forma che avrebbe rivestito se il registro considerato archivio fosse stato tra- smesso all’archivio cantonale (cfr. anche i commenti sugli art. 6a cpv. 3 e 98 cpv. 7 P-OSC).

Art. 49 cpv. 1 lett. a–b P-OSC All’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno Gli uffici dello stato civile sono autorizzati a comunicare dati nella misura in cui una disposi- zione particolare glielo permetta (art. 44 cpv. 2 OSC). L’art. 49 cpv. 1 OSC deve essere pre- cisato aggiungendovi la dichiarazione d’assenza e il suo annullamento (lett. a P-OSC), non- ché tutte le modifiche della filiazione e del sesso (lett. b P-OSC).

Art. 52a P-OSC (nuovo) All’Ufficio federale di polizia fedpol ha accesso a Infostar online mediante procedura di richiamo; ciò permette ai collabo- ratori competenti di consultarne automaticamente i dati senza chiedere l’autorizzazione all’UFSC o a un’altra autorità dello stato civile (art. 43a cpv. 4 n. 2 CC). Su questa base è inoltre stato previsto che in caso di modifica dei dati di una persona, la banca dati Infostar informi automaticamente la banca dati RIPOL permettendone così l’aggiornamento (art. 15 della legge federale del 13 giugno 200819 sui sistemi d’informazione di polizia della Confederazione, LSIP; ordinanza del 15 ottobre 200820 sul sistema di ricerca informatizzato di polizia, ordinanza RIPOL). Come per l’accesso online, si tratta di garantire un perseguimento penale rapido ed efficace e di evitare i rischi di confusione. Il fatto di fornire automaticamente questi dati va oltre la consultazione mediante procedura di richiamo e, per motivi di protezione dei dati, deve essere aggiunto alla lista dell’OSC dei dati divulgati d’ufficio, in modo analogo a quanto previsto agli articoli 49 cpv. 3 (controllo degli abitanti), 52 cpv. 2 (Ufficio federale di statistica) e 53 cpv. 2 OSC (Cassa centrale di com- pensazione AVS). Questa revisione non modifica le attuali soluzioni tecniche.

19 RS 361 20 RS 361.0

Art. 57 P-OSC (abrogato) Pubblicazione di fatti di stato civile In caso di pubblicazione di fatti di stato civile su Internet, l’ufficiale dello stato civile ha un dovere particolare di informare gli interessati dei rischi di lesioni del diritto della personalità 21. L’amministrazione elettronica (segnatamente la comunicazione elettronica all’ufficio di stato civile delle nascite e decessi da parte delle istituzioni mediche, senza contatti dell’ufficio dello stato civile con i congiunti), come pure la moltiplicazione di queste pubblicazioni su Internet (i giornali cartacei sono generalmente disponibili online) rende molto difficile rispettare le rego- le della protezione dei dati. Aumenta dunque il rischio che in occasione della pubblicazione di fatti dello stato civile siano create banche dati parallele, segnatamente a scopo commer- ciale. Peraltro, dopo la soppressione della pubblicazione dei bandi di matrimonio il 1° gennaio 200022, non vi è più un interesse pubblico preponderante alla pubblicazione di questi fatti ma vi sono diversi interessi privati che non giustificano il rischio di lesione del diritto della perso- nalità. Sebbene gli interessati possano rinunciare alla pubblicazione dei fatti di stato civile, si può dubitare che conoscano sempre questa possibilità o i relativi rischi. Anche l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) ritiene che la pubblicazione dei fatti di stato civile su Internet sia rischiosa ed è favorevole all’abrogazione dell’articolo 57 OSC23. La variante che consiste nel limitare la pubblicazione alla stampa scritta è considerata prati- camente irrealizzabile. L’articolo 57 OSC è quindi abrogato. L’abrogazione non impedisce alla legislazione cantonale di permettere, d’intesa con l’incaricato cantonale della protezione dei dati, le pubblicazioni a partire dalle iscrizioni del registro del controllo degli abitanti. Rimane così possibile pubblicare, ad esempio, gli annunci mortuari.

Capitolo 10: Sorveglianza e competenza delle autorità federali (nuovo)

Art. 84 cpv. 1 e 3 P-OSC Autorità cpv. 1: i compiti di alta vigilanza sono prevalentemente svolti dall'UFSC ed è quindi giustifi- cato sostituire il DFGP con l’UFSC all’articolo 84 capoverso 1 OSC. L'articolo 47 capoverso 2 della legge del 21 marzo 199724 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA) permette in effetti al Consiglio federale di attribuire poteri decisionali alle unità am- ministrative. La soluzione prevista per l’UFSC si ispira a quanto già si fa per l’UFRF (art. 6 ORF); cpv. 3: L'articolo 84 capoverso 3 P-OSC diviene una lista non esaustiva di compiti di alta sorveglianza attribuiti nel capoverso 1 P-OSC nonché di altri compiti (cfr. anche gli art. 85 cpv. 2 (frase introduttiva) e 3; 86 cpv. 2 e 96 cpv. 2 P-OSC); cpv. 5 (nuovo): secondo l'articolo 48a capoverso 1 LOGA25 il Consiglio federale può delega- re a un ufficio la competenza di concludere trattati internazionali di portata minore. Tali trattati in materia di stato civile sono conclusi nel quadro della Commissione internazio- nale dello stato civile (CIEC) di cui fa parte la Svizzera. Vi è rappresentata dalla Sezione

Manuale dello stato civile, regole generali, pubblicazione di fatti di stato civile, 0.4.29. RU 1999 1118 segg. 21° rapporto d’attività 2013/2014 dell’IFPDT, pagg. 27-28. 24 RS 172.010 25 RS 172.010

svizzera, composta dal direttore e da un collaboratore scientifico dell’UFSC. Le convenzioni CIEC n. 33 sull’utilizzazione della piattaforma della Commissione internazionale dello stato civile e n. 34 sul rilascio di estratti e certificati plurilingui e criptati di atti di stato civile sono state firmate da uno dei membri della Sezione svizzera della CIEC. Si tratta di due trattati che si rivolgono innanzitutto alle autorità e regolano questioni amministrative o tecniche sen- za comportare spese importanti (art. 7a cpv. 2 LOGA). Per accelerare e semplificare la conclusione di trattati di portata minore, per esempio, nel quadro della CIEC è giustificato delegare questa competenza all’UFG.

Art. 85 cpv. 2 (frase introduttiva) e 3 (abrogato) P-OSC Ispezione e rapporto cpv. 2 (frase introduttiva): il rapporto d’attività che le autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile presentano una volta all’anno al DFGP è in effetti destinato all’UFSC. È quindi giustifi- cato sostituire «DFGP» con «UFSC». cpv. 3 (abrogato): secondo l’articolo 84 capoverso 3 lettera b OSC, a seconda dei bisogni l’UFSC compie di moto proprio ispezioni nei Cantoni. Il DFGP non chiede più all’UFSC di compiere tali ispezioni e l’articolo 85 capoverso 3 può quindi essere abrogato (cfr. anche art. 84 cpv. 1 e 3; art. 86 cpv. 2; 96 cpv. 2 P-OSC).

Art. 86 cpv. 2 P-OSC Intervento d’ufficio La competenza del Consiglio federale di compiere interventi d’ufficio (art. 186 cpv. 4 Cost.26) era stata attribuita al DFGP e d’ora innanzi attribuita all’UFSC. La competenza federale di vigilanza sullo stato civile è così uniformata (cfr. anche gli art. 84 cpv. 1 e 3; art. 85 cpv. 2 [frase introduttiva] e 3 ; 96 cpv. 2 P-OSC).

Art. 90 cpv. 1 e 2 P-OSC Rimedi giuridici Le modifiche permettono di unificare il termine di ricorso in Svizzera, portato a 30 giorni, co- me è il caso in materia di registro di commercio (art. 165 cpv. 4 ORC27).

Art. 92a cpv. 1bis P-OSC Accesso ai registri dello stato civile cartacei e art. 92b cpv. 1bis P-OSC Divulgazione dei dati tratti dai registri dello stato civile cartacei Fino al 2005, il DFGP ha conferito a rappresentanze della Svizzera all’estero, a titolo ecce- zionale, alcune competenze degli uffici dello stato civile (art. 44 cpv. 2 CC ; ex art. 5 OSC). Le rappresentanze che esercitavano ancora funzioni di stato civile (Londra, Il Cairo, Beirut, Amman, Bagdad, Damasco e Teheran/Islamabad) hanno dovuto chiudere i loro registri il 31 dicembre 2005 e trasmetterli all’UFSC28. Questi registri sono stati trasmessi all’Archivio federale (AFS). L’UFSC rimane comunque competente per il rilascio di estratti di questi registri (art. 92b cpv. 1bis P-OSC) e questo fatto merita quindi di essere specificato nel P-OSC.

Art. 92c cpv. 1 e 1bis P-OSC Salvaguardia dei registri cartacei cpv. 1: gli uffici dello stato civile devono aver terminato il loro lavoro di rilevamento prima di microfilmare i registri delle famiglie. In certi Cantoni, il rilevamento è durato più a lungo del previsto e quindi il termine attuale per la microfilmatura del registro delle famiglie deve esse-

Costituzione federale; RS 101. Ordinanza sul registro di commercio; RS 221.411. Circolare 05-12-01 del 20.12.2005 [abrogata] «Entrata in vigore della LUD; modifica dell’OSC e dell’OESC; soppressione delle funzioni di stato civile all’estero», pag. 2.

re rinviato. Il prolungamento del termine concesso dall’UFSC deve essere previsto nel P- cpv. 1bis: d’ora innanzi i Cantoni possono sostituire i microfilm con copie digitali, nella misura in cui il servizio cantonale competente, d’intesa con l’archivio cantonale, ne garantisce la leggibilità a lungo termine registrandoli tempestivamente su nuovi supporti in occasione dei cambiamenti di tecnologia. Possono peraltro concludere con l’Archivio federale (AFS) un mandato di prestazione per un archivio digitale a lungo termine, rimanendo proprietari dei registri cartacei informatizzati e rimanendo i soli ad avervi accesso30. I Cantoni possono così realizzare risparmi in materia di salvaguardia dei dati, poiché digita- lizzare i dati costa generalmente meno che microfilmarli. D’altronde, le copie digitalizzate sono più efficaci e hanno una resa maggiore.

Art. 93 cpv. 1 P-OSC Rilevamento retroattivo dei dati dello stato civile Le persone che sono in vita e non sono ancora state rilevate retroattivamente in Infostar do- vranno esserlo in modo sistematico conformemente alle direttive dell’UFSC, in particolare se i loro dati sono necessari a un ufficio dello stato civile o se viene ordinato un documento d’identità. Per rispettare il principio della parità di trattamento, il rilevamento retroattivo dovrà aver luogo quanto prima. Le lettere a–d dell’articolo 93 capoverso 1 OSC sono abrogate, il resto della disposizione è mantenuto (cfr. anche allegato 1, n. I.³.4 P-OESC).

Art. 96 cpv. 1 e 2 P-OSC Celebrazione del matrimonio da parte di membri di un esecu- tivo comunale cpv. 1: concerne soltanto il testo italiano. Si è trattato di una svista nella traduzione di una precedente revisione dell’OSC. cpv. 2: il DFGP è sostituito dall’UFSC, in linea con la prassi attuale (cfr. anche gli art. 84 cpv.

1 e 2; 85 cpv. 2 (frase introduttiva) e 3; 86 cpv. 2 P-OSC).

Art. 98 cpv. 7 P-OSC Annotazioni a margine e radiazioni I registri dello stato civile considerati archivi conformemente all’articolo 6a capoverso 3 OSC sono trattati come se fossero stati trasmessi agli archivi cantonali anche se sono ancora conservati negli uffici dello stato civile. Non devono quindi più essere modificati (vedi anche i commenti relativi agli art. 6a cpv. 3, 47 cpv. 2 lett. f P-OSC).

Direttiva UFSC n° 10.13.01.01 del 1° gennaio 2013 «Controllo finale della completezza del rilevamento re- troattivo e microfilmatura definitiva del registro delle famiglie», n° 2.1.1, pag. 7. «La Confederazione offre servizi di archiviazione digitale a terzi»; www.admin.ch ; -> Documentazione; -> Comunicati stampa; 14.05.2014.

Progetto di ordinanza sugli emolumenti in materia di stato civile (P-OESC) Art. 13 cpv. 1 lett. c P-OESC Condono o riduzione di emolumenti e disborsi Gli uffici dello stato civile non hanno funzioni di intermediazione e non sono quindi chiamati a redigere lettere di intermediazione civica. Il riferimento a tali lettere è quindi soppresso.

Allegato 1 P-OESC : Prestazioni degli uffici dello stato civile n. I.³.4 (abrogato): con l’imminente conclusione del rilevamento sistematico l’emolumento per «accertamento dello stato civile» non ha più ragione di essere e il numero I.³.4 deve quindi essere abrogato. In effetti il costo delle operazioni di controllo dei dati personali è già compreso nella transazione di stato civile in questione e il rilevamento deve avvenire senza percezione di un emolumento (OESC, allegato 1, preambolo). n. I.9.4 (abrogato): il 1° gennaio 2013, il consenso del rappresentante legale di una persona sotto tutela alla celebrazione del matrimonio o alla conclusione di un’unione domestica regi- strata è stato abrogato negli articoli 64 cpv. 2 e 75c cpv. 2 OSC rendendo obsoleto il n. I.9.4 che deve essere abrogato.

Allegato 2 P-OESC: Prestazioni delle autorità cantonali di vigilanza in materia di stato civile n. I.¹ secondo trattino (abrogato): il n. I.¹ secondo trattino è divenuto obsoleto in occasio- ne dell’adozione delle misure di lotta contro i matrimoni forzati e dell’abrogazione dell’arti- colo 44 capoverso 2 LDIP e va quindi abrogato.