AD_BUC_02_Subprocess_DE | Lexipedia

Emploi, Affaires sociales et inclusion

Comment rouvrir un dossier clos nécessitant (de manière imprévue) un traitement ultérieur? AD_BUC_02_Subprocess : Rouvrir le dossier Description : Le sous-processus administratif « Rouvrir le dossier » est utilisé lorsqu’un dossier est déjà arrivé à son terme, ce qui signifie que toutes les tâches ont été achevées avec succès ou qu’exceptionnellement le processus a été clos avant que toutes les tâches aient été accomplies avec succès (via l’utilisation du sous- processus AD_BUC_01 – Clôturer le dossier). Dans ce cas, il peut arriver que l’un des participants existants ait besoin de rouvrir officiellement le dossier pour un motif précis soit parce que la fermeture a été prématurée ou du fait de la survenue de certains évènements. Le présent BUC formalise une procédure concertée impliquant l’ensemble des participants dans le processus de négociation de réouverture d’un dossier.

A noter : la réouverture d’un dossier doit être soigneusement soupesée par chaque Etat membre de manière indépendante. Cette formalisation est essentielle car la clôture d’un dossier entraine nécessairement pour les Etats membres ou les institutions un certain nombre de démarches relatives à la gestion des dossiers clos (par exemple l’archivage des dossiers électroniques/des dossiers papier après un certain délai et à terme la suppression/destruction des dossiers électroniques/des dossiers papiers, après une période convenue, afin de se conformer à la législation de protection des données).

C’est pourquoi la réouverture d’un dossier doit être soigneusement étudiée : avez-vous immédiatement accès au dossier et à ses données (les SED et les données relatifs aux dossiers) ? Dans la négative, y-a-t-il un moyen d’accéder au dossier? Pouvez-vous retirer les dossiers électroniques/papiers des archives ou au contraire les dossiers électroniques/papiers ont-ils été supprimés ou détruits ce qui fait qu’il n’est plus possible de les rouvrir?

Fondement juridique : Règlement de base n°883/2004 SED Article 76 X002 Demande de réouverture d’un dossier  X003 Réponse à une demande de réouverture d’un dossier  X004 Décision relative à la réouverture d’un dossier 

Glossaire des termes pertinents utilisés dans le sous-processus AD_BUC_01_Subprocess :

Dénomination Description de l‘acteur Participant Le participant déclencheur (votre institution) est un participant actif du processus déclencheur principal qui va initier le présent BUC. Il s’agira d’une institution autorisée à réaliser cette action du fait de son rôle dans le processus principal (par exemple, si le processus principal au sein duquel le présent sous-processus est utilisé autorise la clôture du dossier par le propriétaire du dossier uniquement, cette règle s’applique également dans le sous-processus). Autre(s) Les autres participants représentent tous les autres participants actifs du processus participant(s) principal. Selon ce qui aura été déterminé par le processus principal, ce sous- processus comptera une ou plusieurs institutions.

Instructions relatives au cas d’utilisation métier EESSI - sous-processus AD_BUC_02_Subprocess – Rouvrir le dossier Basé sur : AD_BUC_02_Sub version 1.0 Modèle de données communes version 4.0.16 Date : Septembre 2017 Version du document : 1.0.1

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Scénario : Pour initier ce sous-processus, vous devez compléter un SED X002 de « Demande de réouverture d’un dossier » en renseignant toutes les informations requises concernant les raisons qui motivent la réouverture du dossier et l’envoyer à tous les participants (un ou plusieurs participants selon le dossier) qui étaient actifs au moment de la clôture du dossier.

Chacun des autres participants complète un SED X003 de « Réponse à une demande de réouverture d’un dossier » en indiquant leur décision concernant la possibilité de rouvrir le dossier. Les formulaires X003 sont envoyés uniquement au participant déclencheur (votre institution). Si le processus compte plusieurs autres participants, vous devez alors attendre d’avoir reçu un SED X003 de chacun des autres participants.

Une fois que vous avez reçu toutes les réponses, vous devez compléter un SED X004 de « Décision relative à la réouverture d’un dossier » indiquant la décision finale concernant la réouverture du dossier. A noter que la réouverture n’est possible que si tous les SED X003 reçus indiquent que cela est possible. Envoyez le SED X004 à tous les participants qui étaient actifs au moment de la clôture du dossier. En général vous ne recevrez aucune réponse spécifique à votre SED X004, mais tous les participants prendront les mesures internes nécessaires pour rouvrir le dossier si le X004 indique la possibilité de rouvrir le dossier (réponse positive).

Si le SED X004 indique l’impossibilité de rouvrir le dossier (réponse négative), alors tous les participants prennent note de la décision et ne prennent aucune mesure de réouverture du dossier.

Les mesures à prendre par les participants pour rouvrir le dossier dépendront de l’implémentation du BUC. Dans l’application RINA : 1 - En cas de décision positive indiquée dans le SED X004, le dossier est rouvert automatiquement 2 - En cas de décision négative indiquée dans le SED X004, le dossier reste clos.

Les applications nationales utilisées par les Etats membres pourront avoir des solutions différentes.

Contraintes : - Les participants actifs dans ce dossier sont les participants définis dans le processus principal (parent) qui a invoqué le présent sous-processus. - La logique de décision de réouverture du dossier dans le présent sous-processus impose que dès lors qu’un ou plusieurs SED X003 indique(nt) que la réouverture du dossier est impossible, alors le SED X004 indique que la réouverture est impossible.

Processus métier :