Mitteilung zur Änderung der Wegleitung über Versicherungsausweis und individuelles Konto (WL VA/IK) infolge Aufhebung von Artikel 136 AHVV

Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Domaine AVS, prévoyance professionnelle et prestations complémentaires

26.05.2016

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 377

Communication sur la modification des directives concernant le certificat d’assurance et le compte individuel (D CA/CI) suite à la suppression de l’art. 136 RAVS

1. Contexte

En date du 8 décembre 2015, l’Assemblée fédérale a adopté la Motion Niederberger (14.3728) qui vise la suppression de l’obligation d’annonce mensuelle de nouveaux employés afin d’alléger la charge ad- ministrative des employeurs.

Le 1er juin 2016, l’art. 136 RAVS, RS 831.101 du règlement est abrogé. Simultanément, les D CA/CI, en particulier le chapitre 4, 1ère partie « Le CA lors de changements d’activité lucrative ou d’affiliation », sont adaptées.

Dès lors, les employeurs n’ont plus l’obligation d’annoncer tout nouvel employé à leur caisse de com- pensation compétente durant le mois suivant l’entrée en fonction et l’attestation d’assurance n’est plus établie. En revanche, l’obligation d’identification de l’employé par l’employeur demeure.

Ainsi, les employeurs annoncent annuellement, au moment de la remise du décompte individuel de cotisations, les nouveaux employés qui disposent déjà d’un numéro AVS. Les employés ne disposant pas de numéro AVS sont, comme jusqu’ici, immédiatement annoncés à la caisse de compensation pour leur attribuer un numéro AVS.

2. Précisions

2.1. Devoir d’identification

La suppression de l’obligation des employeurs d’annoncer leurs nouveaux employés durant le mois suivant l’entrée en fonction ne signifie pas que l’obligation d’identification de l’employé par l’employeur est abrogée. Au contraire, les informations récoltées par l’employeur lors de l’identification sont essen- tielles à l’établissement du décompte individuel de cotisations et à l’enregistrement des salaires dans les comptes individuels des assurés (art. 51, al. 2 LAVS). Par conséquent, l’employeur doit identifier son employé immédiatement au moment de son engagement afin d’éviter des problèmes ultérieurs.

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Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 377

L’immédiateté de l’identification découle de l’art. 143, al. 2 RAVS qui stipule que les employeurs sont tenus d’inscrire les salaires et autres indications exigées par la tenue des comptes individuels de ma- nière continue. La notion de l’identification obligatoire et immédiate n’est pas remise en cause par la Motion Niederberger.

L’abrogation de l’annonce par l’employeur engendre un risque supplémentaire. En effet, au moment d’établir le décompte individuel de cotisations, l’employeur qui a manqué à son devoir d’identification immédiate peut se retrouver dans l’incapacité d’obtenir les données d’identification de son employé si celui-ci a entre-temps quitté l’entreprise. Dans ce cas, le revenu déterminant de l’employé est inscrit dans le compte auxiliaire de la caisse de compensation. Une partie de ses revenus déterminants étant omis de ses comptes individuels, cet employé sera lésé au moment du calcul de sa rente.

2.2. Procédure

De manière à instaurer un moyen de persuasion qui incitera l’employeur à effectuer les démarches d’identification, des mesures coercitives ont été prévues dans les D CA/CI. Elles visent (1) à ce que l’employeur qui n’aurait pas rempli son devoir d’identification y procède malgré la complexité adminis- trative qu’une démarche a posteriori peut engendrer et (2) à dissuader l’employeur qui n’est plus en mesure de procéder à l’identification de s’y soustraire à l’avenir.

Les procédures de sommation et d’amende d’ordre décrites dans les D CA/CI sont précédées par une invitation à fournir les informations manquantes. L’ensemble de ces mesures visent à garantir une ap- plication correcte et uniforme de la législation. Elles octroient aux caisses de compensation des pouvoirs péremptoires nécessaires à la parfaite tenue des comptes individuels des assurés.

Ces mesures coercitives sont appliquées uniquement lors d’une remise de décompte individuel de co- tisations, et non suite à un contrôle d’employeurs. Etant donné que la plupart des employeurs identifient déjà leurs employés avec soin, l’envoi de sommations et d’amendes d’ordre ne sera pas massif. Actuel- lement, la grande majorité des inscriptions aux comptes auxiliaires relève des contrôles d’employeurs ou des taxations d’office.

3. Communication aux affiliés

Il est attendu des caisses de compensation qu’elles informent leurs affiliés du changement de procé- dure.