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Communication eGov No 008 du 30.06.2014 Destinataires: Caisses de compensation AVS

Concerne: Annonce des modifications de l'état civil et des décès

Annonce des modifications de l'état civil et des décès; adaptation de la procédure d'annonce au 1er janvier 2015

1. Situation initiale

Suite à une modification de l'art. 53 de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC; RS 211.112.2), la CdC ob- tient depuis 2011 chaque mois toutes les données de l'état civil enregistrées dans le registre de l'état civil de la Confédération (Infostar).

2. Communication aux caisses de compensation / Adaptation de la procédure d'annonce au er 1 janvier 2015 1 2 Il est prévu d'étendre les déchargements NRA /UPI issus de l'entrée en vigueur du nouveau numéro d'assuré en ajoutant les données relatives à l'état civil et à la date du décès. Ce faisant, les caisses de compensation disposeront dorénavant des communications de données suivantes:

2.1 Communications NRA/UPI mensuelles

Ces communications comprendront désormais également l'état civil de toutes les personnes qui dis- posent d'un numéro d'assuré et qui figurent dans Infostar (effectif total).

2.2 Livraison des mutations

La première communication NRA/UPI journalière après réception des dernières annonces Infostar par la CdC comprend les données de l'état civil de toutes les personnes pour lesquelles une modification de l'état civil (p. ex. remariage) est intervenue depuis l'avant-dernière annonce Infostar (en général le mois précédent). Ces mutations s’ajoutent aux mutations NRA/UPI actuellement annoncées.

2.3 Date du décès

La communication NRA/UPI mensuelle fera désormais également état de la date du décès de toutes les personnes répértoriées par Infostar (effectif total). Les décès intervenus feront désormais l'objet des communications quotidiennes. Les annonces de décès de rentiers, communiquées jusqu'ici à un rythme hebdomadaire, resteront en production.

L'introduction productive des annonces plus étendues interviendra avec la communication men- suelle des données au début du mois de janvier 2015. C'est au cours de la période septem- bre/octobre 2014 que la CdC mettra à disposition des caisses de compensation une palette de testfi-

1 Nouveau Registre central des assurés AVS/AI

2 Unique Personal Identification

Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne www.bsv.admin.ch

Communication eGov No 008 du 30.06.2014

les. Pour d'autres informations d'ordre technique en rapport avec l'extension des fichiers de données, vous pouvez consulter le Concept de communications aux caisses des états-civils et dates de décès.

3. Utilisation par les caisses de compensation des données communiquées

3.1 Utilisation des annonces

Les annonces peuvent servir à calculer les prestations et les cotisations lorsque l'état civil de la per- sonne est déterminant. Ainsi, il est par exemple possible de vérifier l'état civil indiqué dans une de- mande de rente sur la base de l'effectif total. En outre, il est également possible de déceler à temps des violations de l'obligation de renseigner dans le cadre d'un versement de prestations en cours.

L'utilisation des annonces est toutefois soumise à certaines restrictions: en effet, Infostar contient principalement des données personnelles des ressortissants suisses. Il contient aussi les données des ressortissants étrangers pour lesquels un événement d'état civil a eu lieu en Suisse depuis 2005 (p. ex. mariage). Mais Infostar ne contient en général pas les données d'état civil des ressortissants étrangers pour lesquels l'événement d'état civil est intervenu à l'étranger avant leur venue en Suisse, de sorte que les données en question ne font en général pas partie des communications. Cela vaut également pour des événements d'état civil de ressortissants suisses survenus à l'étranger, qui n'ont pas été enregistrés selon la procédure ordinaire (via la représentation suisse à l'étranger).

Par conséquent, les données d'état civil figurant dans les communications ne sauraient le cas échéant être reprises sans vérification supplémentaire. Au besoin, il importera encore et toujours d'exiger des assurés ou des autorités la production des documents idoines (v. en particulier ch. 4.2 DR).

3.2 Comparaison régulière avec le registre des rentes

Les caisses de compensation doivent comparer à intervalles réguliers les données d'état civil de leurs rentiers avec celles provenant des communications de données NRA/UPI et procéder si nécessaire aux mutations requises (y.c. annonce à la CdC). Ce faisant, on relèvera que les codes livrés par Infos- tar ne correspondent pas exactement à ceux utilisés dans le registre des rentes (v. ch. 2.1 du concept). Les désignations "séparé/e par décision judiciaire" et "séparé/e par décision judiciaire d'un partenariat entre personnes du même sexe", n'existent pas dans Infostar. Dans les annonces, les personnes en question vont donc apparaître avec l'état civil "marié(e)" ou "lié(e) par un partenariat enregistré". Par ailleurs, en l'absence de données officielles ou de modifications d'état civil à l'étranger non annoncées, des divergences entre le registre des rentes et Infostar, auxquelles il ne peut être remédié, resteront toujours d'actualité. Il importe précisément d'y veiller à l'occasion des comparai- sons à opérer.

L'effectif total communiqué comprendra également des cas qui ont déjà été examinés dans le cadre des deux comparaisons effectuées. Il s'ensuit que lesdits cas (selon les listes Excel correspondantes des première et deuxième étapes) ne devront plus être pris en compte.

3.3 Procédure lors de divergences entre Infostar et les documents officiels existants Dans le cadre de l'élimination des divergences des comparaisons déjà menées à terme, il est apparu qu'Infostar contenait également des données erronées. C'est pourquoi il convient, dans les cas où les caisses de compensation font état, sur la base de documents officiels actuels, d'un état civil différent à celui d'Infostar, d'engager une procédure d'élimination des divergences (clearing). Dans cette optique, le formulaire de demande de rectification déjà existant sera complété d'une rubrique "état civil". Ce formulaire devra être remis par la caisse de compensation ou l'assuré au Contrôle des habitants du domicile de l'intéressé, qui examinera alors l'affaire avec l'état civil compétent.

Pour les questions d'ordre technique, prière de vous adresser à la CdC, registrescentraux@zas.admin.ch, pour les questions de fond, l'OFAS, emanuel.lauber@bsv.admin.ch, se tient volontiers à votre disposition. Secteur DAS/Secteur prestations AVS/APG/PC

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