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Mitteilung eGov Nr. 008 vom 30.06.2014 Geht an: AHV-Ausgleichskassen

Betreff: Meldung der Zivilstandsänderungen und Todesfälle

Meldung der Zivilstandsänderungen und Todesfälle; Anpassung des Meldeverfahrens per 1. Januar 2015

1. Ausgangslage

Aufgrund einer Änderung von Artikel 53 der Zivilstandsverordnung (ZStV; SR 211.112.2) erhält die ZAS seit 2011 monatlich sämtliche Zivilstandsdaten, welche im Personenstandsregister des Bundes (Infostar) erfasst sind.

2. Weiterleitung an die Ausgleichskassen/Anpassung Meldeverfahren per 1. Januar 2015 1 2 Es ist vorgesehen, die seit der Einführung der neuen Versichertennummer bestehenden NRA /UPI - Datendownloads mit den Angaben über den Zivilstand und des Todesdatums zu erweitern. Demnach stehen künftig den Ausgleichskassen folgende Datenlieferungen zur Verfügung:

2.1 Monatliche NRA/UPI-Datenlieferungen

Diese Datenlieferungen enthalten neu den Zivilstand sämtlicher Personen, die über eine Versicher- tennummer verfügen und in Infostar erfasst sind (Gesamtbestand).

2.2 Lieferung der Mutationen

Die erste tägliche NRA/UPI-Datenlieferung nach Eintreffen der letzten Infostar-Meldungen bei der ZAS enthält die Zivilstandsdaten sämtlicher Personen, bei denen seit der vorletzten Infostar-Meldung (i. d. R. Vormonat) eine Änderung im Zivilstand gemäss Infostar (z.B. Wiederverheiratung) eingetreten ist. Diese Mutationen werden den bereits heute gemeldeten NRA/UPI-Mutationen hinzugefügt.

2.3 Todesdatum

Die monatliche NRA/UPI-Datenlieferung wird neu auch das Todesdatum sämtlicher in Infostar erfass- ten Personen enthalten (Gesamtbestand). Laufende Todesfälle sind neu in den täglichen Datenliefe- rungen enthalten. Die heute wöchentlich gelieferten Todesfallmeldungen von Rentenbezügerinnen und -bezügern werden weiterhin zur Verfügung stehen.

Die produktive Einführung der erweiterten Meldungen erfolgt mit der monatlichen Datenlieferung zu Beginn des Monats Januar 2015. Im Zeitraum September/Oktober 2014 wird die ZAS den Aus- gleichskassen Testfiles zur Verfügung stellen. Weitere technische Informationen zur Erweiterung der Datenfiles können Sie dem Konzept für die Meldung von Zivilstand und Todesdatum entnehmen.

1 Neues Versichertenregister der AHV/IV 2 Unique Person Identification

Effingerstrasse 20, CH-3003 Bern www.bsv.admin.ch

Mitteilung eGov Nr. 008 vom 30.06.2014

3. Weiterverwendung der gemeldeten Daten durch die Ausgleichskassen

3.1 Verwendungszweck der Meldungen

Die Meldungen können für die Festsetzung von Leistungen und Beiträgen verwendet werden, bei denen der Zivilstand einer Person massgebend ist. Beispielsweise kann bei Rentenanmeldungen der angegebene Zivilstand anhand des Gesamtbestands überprüft werden. Zudem können bei laufenden Leistungen Meldepflichtverletzungen rechtzeitig festgestellt werden.

Der Verwendung der Meldungen sind aber gewisse Grenzen gesetzt: Infostar enthält vorwiegend Per- sonendaten von Schweizerischen Staatsangehörigen. Zusätzlich werden die Daten von Ausländerin- nen und Ausländern geführt, bei denen seit 2005 ein Zivilstandsereignis (z.B. Heirat) in der Schweiz eingetreten ist. Daher sind in der Regel die Daten von Ausländerinnen und Ausländern, deren Zi- vilstandsereignis im Ausland vor der Einreise in die Schweiz eingetreten ist, nicht in Infostar erfasst und daher auch nicht in den Meldungen enthalten. Dies gilt auch für im Ausland eingetretene Zi- vilstandsänderungen von Schweizerinnen und Schweizern, welche nicht im ordentlichen Verfahren (via Schweizer Vertretung im Ausland) gemeldet wurden.

Die in den Meldungen enthaltenen Zivilstandsdaten können daher unter Umständen nicht ohne weite- re Prüfung verwendet werden. Im Zweifelsfall sind weiterhin bei der versicherten Person oder bei Be- hörden entsprechende Dokumente zu verlangen (siehe dazu auch Ziff. 4.2 RWL).

3.2 Regelmässiger Abgleich mit dem Rentenregister

Die Ausgleichskassen haben mittels Abgleichen regelmässig die Zivilstandsdaten ihrer Rentenbezü- gerinnen und -bezüger mit denjenigen der NRA/UPI-Datenlieferungen zu überprüfen, und falls not- wendig die entsprechenden Mutationen (inkl. Meldung an die ZAS) vorzunehmen. Dabei ist zu beach- ten, dass die von Infostar gelieferten Codes nicht genau den im Rentenregister verwendeten entspre- chen (siehe Ziff. 2.1 des Konzepts). Die Bezeichnung "richterlich getrennt" und "richterlich getrennte Partnerschaft gleichgeschlechtlicher Paare" existieren in Infostar nicht. Diese Personen werden daher mit dem Zivilstand "verheiratet" oder "in eingetragener Partnerschaft" in den Meldungen erscheinen. Zudem wird es aufgrund fehlender amtlicher Angaben oder aufgrund nicht gemeldeter Zivilstandsän- derungen im Ausland immer Differenzen zwischen dem Rentenregister und Infostar geben, welche nicht bereinigt werden können. Diesen Umstand gilt es bei den Abgleichen zu berücksichtigen.

Der jeweils gelieferte Gesamtbestand wird auch Fälle enthalten, welche im Rahmen der beiden durchgeführten Abgleiche bereits geprüft wurden. Daher müssen diese Fälle (gemäss den entspre- chenden Excellisten der 1. und 2. Etappe) nicht mehr berücksichtigt werden.

3.3 Vorgehen bei Abweichungen zwischen Infostar und vorhandenen amtlichen Dokumenten Im Rahmen der Bereinigung der Differenzen aus den bereits durchgeführten Abgleichen wurde fest- gestellt, dass auch Infostar fehlerhafte Daten enthält. Daher ist in Fällen, wo die Ausgleichskasse mit- tels aktuellen amtlichen Dokumenten einen anderen Zivilstand verwendet als Infostar, ein Bereini- gungsverfahren (Clearing) einzuleiten. Dazu wird der bereits heute bestehende Berichtigungsantrag um die Angabe "Zivilstand" erweitert werden. Dieser ist durch die Ausgleichskasse oder die versicher- te Person der Einwohnerkontrolle des Wohnortes zuzustellen, welche den Sachverhalt mit dem zu- ständigen Zivilstandsamt abklärt.

Für technische Fragen steht in die ZAS, registrescentraux@zas.admin.ch, für fachliche Anfragen das BSV, emanuel.lauber@bsv.admin.ch, gerne zur Verfügung.

Bereich DAS/Bereich Leistungen AHV/EO/EL

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