Kreisschreiben an die Ausgleichskassen über die Kontrolle der Arbeitgeber; gültig ab 01.01.2008, Stand: 01.06.2026

Circulaire aux caisses de compensation sur le contrôle des employeurs (CCE)

Valables dès le 1er janvier 2008

318.107.08 f CCE

06.26

Remarques préliminaires au supplément 1, valables à partir du 1er janvier 2017

Suite à une analyse de l’efficacité du concept axé sur les risques in- troduit en 2008, la Circulaire aux caisses de compensation sur le contrôle des employeurs est ajustée.

Les principales modifications sont les suivantes : – Introduction de la confirmation d’exactitude qui remplace la décla- ration structurée, – La limite entre les catégories I et II est relevée de CHF 100’000 à CHF 150’000, – Modification de la formule qui définit le nombre minimum de con- trôles d’employeurs des catégories 0 et l à effectuer, – Modification de la table de conversion entre les points et les délais de contrôle, et – Une entreprise est désormais contrôlée au plus tard quatre ans après sa création si son total des salaires est supérieur à CHF 100’000.

Les chiffres marginaux 2002 à 2004.2 concernant la confirmation d’exactitude entrent en vigueur le 1er janvier 2018. Cependant, les formulaires de décomptes individuels des cotisations pour l’année

2017 doivent contenir la confirmation d’exactitude.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/17.

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Remarques préliminaires au supplément 2, valables à partir du 1er janvier 2020

Afin de faciliter la mise en œuvre et le contrôle de l’assujettissement international, une checkliste pour l’employeur figure à l’annexe 2 et une checkliste pour le contrôle d’employeur se trouve à l’annexe 3.

Ces deux listes de contrôle se trouvent sur la page d’application des assurances sociales de l’OFAS (Checkliste pour l’employeur : https://sozialversicherungen.admin.ch/fr/d/12308# et Checkliste pour le contrôle d’employeur : https://sozialversicherungen.ad- min.ch/fr/d/12311#).

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Remarques préliminaires au supplément 3, valables à partir du 1er janvier 2021

Avec la digitalisation progressive, de plus en plus de dossiers sont traités sous forme électronique et peuvent être accessibles de par- tout avec les droits correspondants. Dans le cas où un contrôle d’employeur à distance est possible de manière complète, le révi- seur peut décider de ne pas effectuer l’examen sur place. En prin- cipe, le contrôle sur place reste la règle générale, mais il est pos- sible d’y déroger si tous les documents et les informations néces- saires peuvent être accessibles à distance. La décision de ne pas procéder à un contrôle sur place incombe uniquement au réviseur qui assume également la responsabilité que le contrôle d’employeur soit correctement effectué. Les chiffres marginaux 1002 et 1003 sont adaptés.

Les chapitres 2.2 et 2.3 ont été adaptés. La confirmation d’exacti- tude sous forme de case à cocher a été supprimée. Au lieu de cela, une référence aux informations pertinentes est incluse dans le for- mulaire de confirmation. Un modèle de texte se trouve en annexe.

Les employeurs qui versent des salaires devront toujours présenter une déclaration de salaire annuelle. Pour les affiliés qui ne versent pas de salaires ("catégorie 0"), la caisse de compensation décide si continuer à récolter les confirmations annuellement, dans le cadre de la déclaration de salaire, ou séparément et à une fréquence diffé- rente. Ces confirmations doivent être obtenues au moins tous les 5 ans.

Les suppléments sont assortis de la mention 1/21.

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Remarques préliminaires au supplément 4, valables à partir du 1er janvier 2022

Sur proposition du groupe d’accompagnement AVS/SUVA, la Com- mission surveillance et organisation a augmenté la masse salariale pour les éléments faisant renoncer à un contrôle de <100'000 à <150'000 lors de sa séance du 26 octobre 2021. Les masses sala- riales des numéros 1-4 ont donc été adaptées.

La Grande-Bretagne ne fait plus partie de l’UE depuis le 1.1.2021 en raison du Brexit. La checklist pour l’employeur a donc été adaptée en conséquence.

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Remarques préliminaires au supplément 5, valables à partir du 1er janvier 2025

En raison des modifications apportées à la LAVS, seul le contrôle effectué par un service agréé selon l’art. 68b, al. 1, let. a-c LAVS est désormais considéré comme un contrôle d’employeur. Le ch. 1003 est adapté en conséquence.

En raison des modifications apportés à la LAVS et au RAVS, les ch. 1002, 1003 et 2004.2 ont été adaptés au niveau des renvois à la LAVS et au RAVS.

La checklist pour le contrôle des employeurs (voir annexe 3 et Do- cuments | OFAS Application des assurances sociales (admin.ch)) a été actualisée en raison des nouvelles réglementations concernant le télétravail dans l’espace européen (cf. DAA).

Les suppléments sont assortis de la mention 1/25.

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Remarques préliminaires au supplément 6, valables à partir du

Jusqu'à la pandémie de COVID-19, le principe applicable aux con- trôles des employeurs était celui de la « réalisation sur place ». À la suite des restrictions liées à la pandémie, ce principe a été assoupli. Les contrôleurs des employeurs ont eu la possibilité de renoncer à un contrôle sur place lorsqu'ils avaient obtenu par voie électronique l'accès à toutes les données nécessaires aux contrôles et que la vé- rification pouvait être menée correctement de cette manière.

Le chiffre marginal 1003.3 CCE énumérait toutefois des contrôles de cas particuliers qui devaient continuer à être effectués sur place. Étant donné que ces contrôles sont souvent réalisés auprès d'une fiduciaire, l'objectif du contact direct avec le membre n'est plus at- teint. Par ailleurs, la modification de l’ordonnance entrée en vigueur le 1er janvier 2024 a été formulée sans cette restriction. C'est pour- quoi il peut également être renoncé à une réalisation sur place pour les contrôles spéciaux mentionnés au chiffre marginal 1003.3.

Il importe à cet égard que le principe d'un contrôle sur place reste toujours prévu et ne puisse pas être refusé ; cependant, le service chargé de réaliser le contrôle des employeurs peut désormais tou- jours apprécier et décider lui-même si le contrôle est effectué sur place ou à distance.

Le chiffre 1003.3 est donc abrogé avec effet au 1er juin 2026.

Les suppléments sont assortis de la mention 6/26.

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Abréviations

AI Assurance-invalidité

APG Régime des allocations pour perte de gain

ATF Arrêt du Tribunal fédéral des assurances

AVS Assurance-vieillesse et survivants

Ch. marg. Chiffre marginal

DSD Directive sur le salaire déterminant

IRE Instructions aux bureaux de révision sur l’exécu- tion des contrôles d’employeurs

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survi- vants

OFAS Office fédéral des assurances sociales

RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants

RCC Revue à l’intention des caisses de compensation de l’AVS

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1. Principes

1001 Les caisses de compensation exercent envers les em-

ployeurs qui leur sont affiliés une fonction de surveillance dont l’objet est le respect des dispositions légales et des dispositions d’exécution s’y rapportant dans le domaine des assurances sociales. Les gérants de caisse sont res- ponsables de l’organisation et de la mise en œuvre de la surveillance; ils veillent à ce qu’elle soit efficace et effi- ciente.

1002 Conformément à l’art. 68b al. 1 1e phrase, LAVS, les em-

1/25 ployeurs affiliés aux caisses de compensation font l’objet d’un contrôle périodique visant à établir s’ils se conforment aux dispositions légales et aux dispositions d’exécution s’y rapportant. Le moyen utilisé à cet effet est le contrôle d’em- ployeur (art. 163, al. 1, RAVS).

1003 Le contrôle effectué par les services suivants est considéré

1/25 comme un contrôle de l'employeur :

Une entreprise de révision et un réviseur responsable qui remplissent les exigences fixées à l’art. 68 (= organe de révision de caisses de compensation)
un service spécial de la caisse de compensation (= per- sonnel engagé par la caisse de compensation) ou une organisation spécialisée des caisses de compensation
un assureur ou un organe d’exécution d’une assurance sociale au sens de l’LPGA (= SUVA). (art. 68b, al. 1 LAVS ; Art. 162 al. 1 1e phrase RAVS; Art. 164 RAVS).

1003.1 Le contrôle d’employeur se déroule généralement sur

1/21 place. La renonciation à un contrôle sur place ne peut pas être ordonnée par un supérieur ou exigée par l’employeur contrôlé.

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1003.2 Les réviseurs en charge du contrôle d’employeur doivent

1/21 veiller à ce que leurs contrôles soient complets et corrects et en assument la responsabilité. Ils peuvent décider de re- noncer à un contrôle sur place s’ils ont accès par voie élec- tronique à toutes les données et à tous les documents né- cessaires aux contrôles et s’ils sont convaincus de pouvoir effectuer le contrôle correctement par ce biais. Ils conser- vent le droit d’effectuer à tout moment des contrôles sup- plémentaires sur place.

1003.3 abrogé

1004 L’employeur est tenu de:

– respecter les instructions, – recevoir les réviseurs, – donner des renseignements, – collaborer aux contrôles, – fournir les documents nécessaires.

1005 L’employeur peut porter devant le juge une décision par la-

quelle la caisse ordonne un contrôle d’employeur. Il peut en particulier demander la récusation du réviseur ou du bu- reau de révision chargé du contrôle s’il est à même de prouver que le réviseur fera preuve de partialité envers lui (ATF du 25 août 1964, RCC 1965, p. 95).

1006 La présente directive représente la norme minimale pour le

contrôle du respect des dispositions légales et des disposi- tions d’exécution s’y rapportant dans le domaine de l’AVS, des APG et de l’AI.

1007 Des adaptations de la stratégie de contrôle de portée indi-

viduelle, notamment des ajouts, sont autorisées. Elles doi- vent cependant absolument et dans tous les cas (c’est-à- dire pour chaque employeur) déboucher sur une augmen- tation de la fréquence des contrôles et/ou des mesures supplémentaires.

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2. Stratégie de contrôle

2.1 Total des salaires versés: catégories

2001 Concernant le total des salaires versés, sont considérées

1/7 les catégories suivantes (la définition du salaire se base sur la directive sur le salaire déterminant [DSD] dans l’AVS, l’AI et les APG):

Total des salaires Limite inférieure Limite supérieure (en milliers de francs) (en milliers de francs) Catégorie II ≥ 150 < 500 Catégorie III ≥ 500 < 5000 Catégorie IV ≥ 5000

2.2 Confirmation d’exactitude

2002 abrogé

2003 Un renvoi au mémento 2.01 Cotisations à l’AVS, à l’AI et

1/21 aux APG du Centre d’information AVS/AI (par un lien élec- tronique ou par son envoi physique) doit être inséré sur la déclaration de salaire (voir ch. marg 2059 DP), afin de rendre l’employeur attentif aux rémunérations et presta- tions qui font ou non partie du salaire déterminant. L’em- ployeur prend ainsi conscience de la portée de sa confir- mation.

Une proposition de texte pour le renvoi au salaire détermi- nant se trouve à l’annexe 1 :

Pour les affiliés appartenant à la catégorie à 0, il convient notamment de noter que les honoraires de conseils d’admi- nistration sont généralement considérés comme du salaire soumis à cotisation.

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2004 Chaque employeur qui paie des salaires soumis à cotisa-

1/21 tions (catégories I à IV) fournit chaque année le décompte individuel des cotisations comprenant la confirmation d’exactitude à la caisse de compensation.

2004.1 Les employeurs affiliés appartenant à la catégorie de sa-

1/21 laires à 0 soumettent périodiquement une confirmation qu'aucun salaire soumis à cotisation n'a été payé pendant la période de déclaration. Les caisses de compensation déterminent: – la fréquence des annonces pour la confirmation pério- dique. A cet effet, les déclarations doivent être obtenues tous les 5 ans, mais peuvent toujours être collectées an- nuellement ; – si la déclaration se fait dans le cadre de processus régu- lier de déclaration des salaires ou si elle est à faire dans un processus distinct ; – la date à laquelle la déclaration doit être parvenue à la caisse. Au plus tôt le 30 janvier et au plus tard le 31 août, afin que les processus de sommation puissent en- core être correctement menés. Les délais de sommation, issus du processus normal de déclaration des salaires, s’appliquent par analogie avec la date d’annonce spéci- fiée par la caisse.

2004.2 Si, malgré la sommation, l’employeur ne donne pas ré-

1/25 ponse, la caisse de compensation aura recours à l’amende d’ordre (art. 88 et 91 LAVS) ou procédera à une taxation d’office (art. 38 RAVS) ou à un contrôle d’employeur. Font exceptions les personnes physiques de la catégorie 0 qui sont alors radiées du registre. (Dans le cas où le décompte individuel des cotisations n’est pas remis, veuillez-vous ré- férer aux DP.)

2.3 Contrôles des employeurs des catégories 0 et l

2004.3 Sur la base des informations tirées de la surveillance cons-

1/17 tante des risques (selon le ch. marg. 2018), la caisse de compensation décide de la nécessité de procéder à un contrôle de l’employeur.

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2005 Quand la caisse de compensation doit procéder à un con-

trôle de l’employeur, elle en fixe la date de façon à pouvoir réclamer les cotisations relatives aux cinq dernières an- nées suivant la dernière année civile où a été réalisée la dernière révision complète.

2006 Chaque année, la caisse de compensation effectue un

1/21 nombre minimum de contrôles d’employeurs des catégo- ries 0 et l. Ce nombre est calculé selon la formule suivante:

5 % du nombre d'employeurs avec un total des salaires

versés compris entre 100’000 et 150’000 CHF. La caisse détermine la répartition de ce nombre entre les catégories

0 et 1 en fonction de son évaluation des risques.

2.4 Contrôles des employeurs des catégories II à IV

2007 Les employeurs dont le total des salaires tombe dans les

catégories II à IV sont évalués, au moment du traitement du rapport de contrôle, sur les quatre critères suivants:

1. résultat du dernier contrôle,

2. qualité de la gestion du personnel,

3. qualité de la collaboration entre caisse de compensation

et employeur,

4. critères propres à l’entreprise.

2008 Le critère «Résultat du dernier contrôle» comprend l’éva-

luation des différences constatées au niveau du décompte et la gravité des problèmes constatés.

2009 Le critère «Qualité de la gestion du personnel» tient

compte des aspects suivants: – présence d’un programme de comptabilité et son adé- quation, – qualification des responsables du personnel, – changements touchant le service du personnel, – autres éléments influant sur la qualité de la gestion du personnel.

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2010 Le critère «Collaboration entre caisse de compensation et

employeur» comprend les aspects suivants: – employeur pouvant être considéré comme un «mauvais payeur» ou non, – collaboration pour le travail ordinaire, – disposition à participer et à donner des renseignements, – réaction face aux problèmes constatés, – autres éléments influant sur la qualité de la collaboration entre caisse de compensation et employeur.

2011 Les caisses de compensation définissent et évaluent libre-

ment les «Critères propres à l’entreprise» qui ne figurent pas déjà sous les ch. marg. 2009 et 2010. Elles peuvent choisir et compléter au besoin les éléments suivants: – taux de fluctuation chez l’employeur, – caractère plausible de l’évolution du total des salaires, – pourcentage d’auxiliaires, personnel saisonnier, – remboursement de frais, avantages hors salaire, – type d’entreprise, évolution de l’entreprise (caractère in- ternational, branche), – restructurations, fusions, changement de main.

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2012 L’évaluation des critères se fait au moyen de l’échelle ci-

dessous:

0 point 1 point 2 points 3 points 9 points

Résultat du Pas de Différences, Différences, dernier différence problèmes problèmes contrôle minimes importants Qualité de la Très bonne Assez Assez Très mau- gestion du bonne mauvaise vaise personnel Collabora- Très bonne Assez Assez Très tion entre bonne mauvaise mauvaise caisse de compensa- tion et employeur Critères Pas du tout Pas trop Assez Très propres à probléma- probléma- probléma- probléma- l’entreprise tiques tiques tiques tiques

2013 Le délai jusqu’au prochain contrôle dépend du total des

1/17 points obtenu.

Contrôle dans Contrôle dans Contrôle dans

9 ans 7 ans 5 ans

Catégorie II 0 – 5 points 6 – 10 points 11 – 18 points Catégorie III 0 – 2 points 3 – 6 points 7 – 18 points Catégorie IV 0 – 18 points

Les employeurs de la catégorie IV se voient également at- tribuer des points car ils pourraient tomber dans une caté- gorie inférieure si le total des salaires versés diminue.

2014 Le délai jusqu’au prochain contrôle commence à courir le

1er janvier de l’année suivant l’année civile où a été réali- sée la dernière révision complète.

2015 La caisse de compensation fixe la date du contrôle de fa-

çon à pouvoir, par voie de décision, réclamer les cotisa- tions au plus tard l’année suivant l’expiration du délai.

2016 Le contrôle porte en principe sur la période de cotisation

avant l’entrée en force de la prescription.

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2.5 Surveillance constante des risques

2017 Dans le cadre de la surveillance constante des risques, la

caisse de compensation recueille et évalue des informa- tions faisant suspecter des problèmes de décompte actuels ou à venir.

2.5.1 Employeurs de la catégorie I

2018 La caisse de compensation part des conclusions qu’elle

tire de la surveillance constante des risques pour décider de procéder à un contrôle de l’employeur.

2.5.2 Employeurs des catégories II à IV

2019 La caisse de compensation part des conclusions qu’elle

tire de la surveillance constante des risques pour décider de la nécessité de raccourcir le délai pour le prochain con- trôle. Cette mesure est particulièrement indiquée lorsque la caisse fait les observations suivantes: – les documents et/ou les attestations de salaire ne sont pas disponibles; – les documents et/ou les attestations de salaires sont mal remplis ou visiblement erronés; – l’employeur est de plus en plus un «mauvais payeur»; – d’autres éléments qui ont été découverts font suspecter des problèmes de décompte.

2020 Dans le cas où des éléments faisant suspecter des problè-

mes de décompte ont été découverts, la caisse de com- pensation procède à un contrôle de l’employeur au plus tard dans le délai le plus court de cinq ans.

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2.6 Cas particuliers (traitement spécifique)

2021 Un contrôle de l’employeur est nécessaire dans les cas

1/22 particuliers indiqués ci-dessous. En l’absence d’indication contraire, ces règles sont valables pour tous les em- ployeurs des catégories I à IV et indépendamment des dé- lais définis pour les contrôles.

N o: Élément déclenchant un Eléments faisant Délai maximum pour le contrôle renoncer à un contrôle et la décision contrôle éventuelle

1. Création d’entreprise Total des salaires Quatre ans à partir de la

<150 000 création de l’entreprise

2. Une entreprise (raison indivi- Total des salaires Immédiatement

duelle ou société) est dissoute <150 000 sans être reprise par une autre avec actif et passif

3. Il y a changement de caisse Total des salaires Immédiatement après le

<150 000 changement de caisse

4. L’entreprise fait l’objet d’une Total des salaires Immédiatement

ouverture de faillite ou d’une <150 000 demande de concordat judiciaire

5. L’employeur demande un Immédiatement

contrôle

2022 En cas de changement de caisse de compensation, c’est

l’ancienne caisse qui est responsable du contrôle de l’em- ployeur. Elle transmet à la nouvelle un double du dernier rapport de contrôle et l’évaluation des critères selon le ch. marg. 2012. La nouvelle caisse peut reprendre l’évalua- tion des critères émise par l’ancienne.

3. Rapport de contrôle

3001 Chaque contrôle d’employeur fait l’objet d’un rapport dé-

taillé.

3002 Un résumé standardisé du rapport de contrôle est établi.

3003 Les rapports sont conservés conformément aux règles

édictées dans la circulaire relative à la conservation des dossiers.

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3004 Les caisses de compensation sont autorisées à communi-

quer les résultats des contrôles d’employeurs à la de- mande d’autres caisses ou d’autres assurances sociales.

4. Traitement du rapport de contrôle

4001 Dans les 60 jours à compter de la réception du rapport de

contrôle, la caisse de compensation communique des ins- tructions sur la façon de corriger les problèmes, facture les cotisations dues ou rembourse les cotisations payées en trop.

5. Coûts et sanctions

5001 Les frais de contrôle des employeurs font partie des frais

1/17 d’administration (art. 170, al. 2, RAVS) et ne peuvent pas normalement être mis à la charge de l’employeur.

5002 Les frais supplémentaires entraînés par un contrôle doivent

être facturés et constituent une sanction dans les cas sui- vants: – l’employeur refuse de fournir certains documents au révi- seur; – son comportement laisse penser qu’il tente de se sous- traire en partie ou entièrement au contrôle; – il ne tient pas compte des instructions qui lui ont été don- nées par la caisse de compensation lors d’un précédent contrôle; – il ne corrige pas les problèmes; – il donne du travail au noir.

5003 La caisse de compensation peut facturer les frais supplé-

mentaires entraînés par un contrôle dans d’autres cas fon- dés, en particulier: – l’employeur refuse sans motifs valables de recevoir le ré- viseur ou demande tardivement le renvoi d’une visite an- noncée; – la comptabilité n’est pas tenue correctement.

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5004 Si l’employeur refuse d’acquitter les frais supplémentaires

exigés par la caisse, celle-ci consigne leur montant dans une décision.

6. Dispositions transitoires

6001 Les ch. marg. 2002 à 2004.2 concernant la confirmation

1/17 d’exactitude entrent en vigueur le 1er janvier 2018.

6002 Les formulaires de décomptes individuels des cotisations

1/17 pour l’année 2017 doivent contenir la confirmation d’exacti- tude.

6003 Les caisses de compensation peuvent faire valoir une pé-

1/17 riode de transition de quatre ans pour l’adaptation des for- mulaires de décomptes individuels des cotisations de la ca- tégorie 0. Durant cette période, elles adaptent graduelle- ment chaque année un quart supplémentaire de ces formu- laires en y adjoignant la confirmation d’exactitude.

6004 abrogé

6005 abrogé

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Annexe 1: Texte-type pour la confirmation d’exactitude

Je confirme avoir rempli le décompte individuel des cotisations de manière conforme à la Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et sur- vivants (LAVS) et aux dispositions d’application et j’atteste formelle- ment de l’exactitude des renseignements fournis. Nous avons pris en compte les indications sur le salaire déterminant dans le mémento 2.01. Nous sommes notamment conscients que les honoraires des conseils d’administration font généralement par- tie du salaire déterminant.

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Annexe 2: Checklist pour l’employeur

Disponible sur le site d’application des assurances sociales de l’OFAS : https://sozialversicherungen.admin.ch/fr/d/12308#

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Annexe 3: Checklist pour le contrôle d’employeur

Disponible sur le site d’application des assurances sociales de l’OFAS : https://sozialversicherungen.admin.ch/fr/d/12311#

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