Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Prévoyance vieillesse et survivants

18 novembre 2010

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 273

Nouvelle directive sur la gestion des dossiers (DGD)

L’évolution très rapide des technologies d’archivage rend nécessaire une refonte complète de la Cir- culaire relative à la conservation des actes en matière d’AVS/AI/APG/PC/AFA. Celle-ci tient compte de la nouvelle situation juridique (les documents électroniques ont désormais également valeur de preuve) et des exigences en matière d’archivage des Archives fédérales et des archives cantonales. De même, elle traite désormais explicitement l’ensemble de la vie des dossiers. La conservation des dossiers n’est autorisée qu’en Suisse. Après le délai de conservation prescrit, les documents doivent être proposés aux archives compétentes et, si celles-ci les refusent, pouvoir être détruits. Désormais, la durée de conservation est réglementée de manière uniformisée et sans liste détaillée.

Les organes d’exécution ont un délai de deux ans à partir du 1er janvier 2011 pour prendre les mesu- res techniques et organisationnelles nécessaires. Un délai transitoire de cinq ans est fixé pour l’exécution des mesures techniques de destruction visées au titre 8.

La directive est aussi publiée en italien.

Remise des rapports de gestion des caisses de compensation

Toutes les caisses de compensation sont désormais priées de remettre à l’OFAS une copie de leur rapport de gestion annuel au plus tard le 30 juin de l’année suivante (au format PDF, à l’adresse BSVRegistratur@bsv.admin.ch).

L’OFAS utilise les rapports de gestion pour compléter les informations dont elle dispose sur les activi- tés des caisses de compensation, qui se trouvent dans les rapports de révision et les relevés statisti- ques. De plus, la décision de principe des Archives fédérales (AFS) concernant l’obligation de propo- ser les documents aux archives compétentes implique que l’OFAS doit être en possession des rap- ports de gestion des caisses de compensation professionnelles.

La décision de principe des AFS mentionnée n’existe qu'en allemand.

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