Convenzione europea sulla notificazione all’estero dei documenti in materia amministrativa | Lexipedia

Preambolo

Gli Stati membri del Consiglio d’Europa, firmatari della presente Convenzione,

considerando che scopo del Consiglio d’Europa è la realizzazione di una più stretta unione fra i suoi Membri, nel rispetto in particolare della preminenza del diritto nonché dei diritti umani e delle libertà fondamentali;

convinti che la creazione di mezzi adeguati di reciproco aiuto in materia amministrativa contribuisce a realizzare tale obiettivo;

considerando l’importanza della notificazione all’estero dei documenti in materia amministrativa di cui è importante informare in tempo utile i destinatari,

hanno convenuto quanto segue:

Titolo I Disposizioni generali

Art. 1 Campo d’applicazione della Convenzione

Gli Stati contraenti si impegnano ad accordarsi reciproca assistenza per la notificazione dei documenti in materia amministrativa.

La presente Convenzione non si applica in materia fiscale, né in materia penale. Tuttavia ogni Stato può, al momento della firma o del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, o in ogni momento successivo, far conoscere, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, che la presente Convenzione, per le domande che gli sono indirizzate, si applica in materia fiscale nonché ad ogni procedura relativa ad ogni infrazione la cui repressione non sia, al momento in cui viene richiesta la mutua assistenza, di competenza della propria autorità giudiziaria. Tale Stato potrà indicare, nella sua dichiarazione, che intende avvalersi della mancanza di reciprocità.

Ogni Stato può, al momento della firma o del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, o in ogni momento nei cinque anni successivi all’entrata in vigore della presente Convenzione nei suoi confronti, far conoscere, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, le materie amministrative alle quali non applicherà la presente Convenzione. Ogni altro Stato contraente potrà avvalersi della mancanza di reciprocità.

Le dichiarazioni previste dai paragrafi 2 e 3 del presente articolo avranno effetto, a seconda dei casi, al momento dell’entrata in vigore della Convenzione nei confronti dello Stato che le ha formulate, o tre mesi dopo il loro ricevimento da parte del Segretario Generale del Consiglio d’Europa. Tali dichiarazioni potranno essere ritirate completamente o in parte mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa. Il ritiro avrà effetto tre mesi dopo la data di ricevimento di tale dichiarazione.

Art. 2 Autorità centrale

Ogni Stato contraente designa un’autorità centrale incaricata di ricevere le domande di notificazione dei documenti in materia amministrativa provenienti da autorità di altri Stati contraenti e di darvi seguito. Gli Stati federali hanno la facoltà di designare più autorità centrali.

Ogni Stato contraente ha la facoltà di designare altre autorità aventi le stesse funzioni dell’autorità centrale. Esso ne determinerà la competenza territoriale. Tuttavia, l’autorità richiedente ha sempre il diritto di rivolgersi direttamente all’autorità centrale.

Ogni Stato contraente ha la facoltà, inoltre, di designare un'autorità mittente incaricata di centralizzare le domande di notificazione provenienti dalle proprie autorità e di trasmetterle alla competente autorità centrale straniera. Gli Stati federali hanno la facoltà di designare più autorità mittenti.

Le summenzionate autorità devono essere servizi ministeriali o altri servizi ufficiali.

Ogni Stato contraente comunicherà, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, la denominazione e l’indirizzo delle autorità designate, conformemente alle disposizioni del presente articolo.

Art. 3 Domanda di notificazione

Ogni domanda di notificazione viene indirizzata all’autorità centrale dello Stato richiesto. Essa deve essere compilata conformemente al fac‑simile di modulo allegato alla presente Convenzione, accompagnata dal documento che deve essere notificato. Tali documenti vengono trasmessi in duplice esemplare; la mancata esecuzione di tale formalità non potrà giustificare un rifiuto a dar seguito alla domanda.

Art. 4 Esenzione dalla legalizzazione

La domanda di notificazione ed i suoi allegati trasmessi in applicazione della presente Convenzione sono esentati da legalizzazione, da postilla e da ogni equivalente formalità.

Art. 5 Regolarità della domanda

Se l’autorità centrale dello Stato richiesto ritiene che le disposizioni della presente Convenzione non siano state rispettate, ne informa immediatamente l’autorità richiedente, precisando i motivi di rimprovero articolati nei confronti della domanda.

Art. 6 Modalità di notificazione

L’autorità centrale dello Stato richiesto procede, ai sensi della presente Convenzione, alla notificazione:

in base alle forme prescritte dalla legislazione dello Stato richiesto per la notificazione dei documenti redatti in tale Stato e destinati alle persone che si trovano sul suo territorio; o
in base alla forma particolare richiesta dall’autorità richiedente, purché tale forma non sia incompatibile con la legge dello Stato richiesto.

Tranne il caso previsto dal paragrafo 1 lettera b) del presente articolo, il documento può essere sempre consegnato al destinatario che l’accetti volontariamente.

Quando l’autorità richiedente chiede che la notificazione sia effettuata entro un determinato termine, l’autorità centrale dello Stato richiesto dà seguito a tale richiesta se tale termine può essere rispettato.

Art. 7 Lingue

Quando un documento estero deve essere notificato conformemente all’articolo 6 paragrafo 1 lettera a) e paragrafo 2 della presente Convenzione, non viene richiesta la traduzione.

Tuttavia, in caso di rifiuto di notificazione del documento da parte del suo destinatario perché non conosce la lingua nella quale esso è redatto, l’autorità centrale dello Stato richiesto fa tradurre il documento nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali di tale Stato. Essa può, inoltre, richiedere all’autorità richiedente che il documento sia tradotto o accompagnato da una traduzione nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato richiesto.

Quando un documento estero deve essere notificato conformemente all’articolo 6 paragrafo 1 lettera b) e l’autorità centrale dello Stato richiesto lo richiede, tale documento è tradotto o accompagnato da una traduzione nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato richiesto.

Art. 8 Attestato

L’autorità centrale dello Stato richiesto o l’autorità che ha effettuato la notificazione redige un attestato conforme al fac‑simile del modulo allegato alla presente Convenzione. Tale attestato certifica l’esecuzione della domanda. Ove occorra, esso precisa il fatto che ne ha impedito l’esecuzione.

L’attestato viene indirizzato direttamente all’autorità richiedente dall’autorità che l’ha redatto.

L’autorità richiedente può chiedere all’autorità centrale dello Stato richiesto di autenticare un attestato che non sia stato redatto da tale autorità quando l’autenticità di tale attestato venga contestata.

Art. 9 Moduli per la domanda e l’attestato

Le diciture stampate sul fac‑simile del modulo allegato alla presente Convenzione devono essere redatte in una delle lingue ufficiali del Consiglio d’Europa. Esse possono, inoltre, essere redatte nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato dell’autorità richiedente.

Gli spazi in bianco corrispondenti a tali diciture sono riempiti nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato richiesto oppure in una delle lingue ufficiali del Consiglio d’Europa.

Art. 10 Notificazione da parte dei funzionari consolari

Ogni Stato contraente ha la facoltà di far procedere direttamente e senza costrizione, tramite i propri funzionari consolari o, se le circostanze lo richiedono, i propri diplomatici, alle notificazioni dei documenti di persone che si trovino sul territorio di altri Stati contraenti.

Ogni Stato può, al momento della firma o del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, opporsi, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, all’uso di tale facoltà sul proprio territorio nel caso in cui un documento debba essere notificato ad uno dei suoi cittadini o ad un cittadino di uno Stato terzo o ad un apolide. Ogni altro Stato contraente potrà valersi della mancanza di reciprocità.

La dichiarazione prevista al paragrafo 2 del presente articolo avrà effetto al momento dell’entrata in vigore della presente Convenzione nei confronti dello Stato che l’ha formulata. Essa potrà essere ritirata mediante una dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa. Il ritiro avrà effetto tre mesi dopo la data di ricezione di tale dichiarazione.

Art. 11 Notificazione a mezzo posta

Ogni Stato contraente ha la facoltà di far procedere direttamente a mezzo posta alle notifiche di documenti a persone che si trovino sul territorio di altri Stati contraenti.

Ogni Stato può, al momento della firma o del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, o in ogni momento nei cinque anni che seguiranno l’entrata in vigore della presente Convenzione nei suoi confronti, opporsi, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, in modo generale o parziale, o a motivo della cittadinanza del destinatario o per categoria di determinati documenti all’uso di tale facoltà sul proprio territorio. Ogni altro Stato contraente potrà valersi della mancanza di reciprocità.

La dichiarazione prevista dal paragrafo 2 del presente articolo avrà effetto, a seconda dei casi, al momento dell’entrata in vigore della presente Convenzione nei confronti dello Stato che l’ha formulata, o tre mesi dopo la sua ricezione da parte del Segretario Generale del Consiglio d’Europa. Essa potrà essere ritirata completamente o in parte mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa. Tale ritiro avrà effetto tre mesi dopo la data di ricezione di tale dichiarazione.

Art. 12 Altre vie di trasmissione

Ogni Stato contraente ha la facoltà di utilizzare la via diplomatica o consolare per richiedere la notificazione di documenti.

La presente Convenzione non si oppone a che gli Stati contraenti si accordino per ammettere, ai fini della notificazione, vie di trasmissione diverse da quelle previste dagli articoli precedenti ed in particolare la comunicazione diretta tra le loro rispettive autorità.

Art. 13 Spese

Quando viene effettuata la notificazione di un documento estero conformemente all’articolo 6 paragrafo 1 lettera a e paragrafo 2 della presente Convenzione non può dar luogo al pagamento o al rimborso di tasse o spese per i servizi dello Stato richiesto.

L’autorità richiedente è tenuta a pagare o a rimborsare le spese causate dall’impiego della forma di notificazione che essa ha richiesto conformemente all’articolo 6 paragrafo 1 lettera b.

Art. 14 Rifiuto di esecuzione

L’autorità centrale dello Stato richiesto alla quale è stata inviata una domanda di notificazione può rifiutarsi di darvi seguito:

quando essa ritiene che la materia su cui verte il documento da notificare non costituisce materia amministrativa ai sensi dell’articolo 1 della presente Convenzione;
quando essa ritiene che la sua esecuzione sia di natura tale da pregiudicare la sovranità, la sicurezza, l’ordine pubblico o altri interessi essenziali di tale Stato;
quando il destinatario non viene trovato all’indirizzo indicato dall’autorità richiedente e il suo indirizzo non può essere facilmente determinato.

In caso di rifiuto, l’autorità centrale dello Stato richiesto ne informa immediatamente l’autorità richiedente indicandone i motivi.

Art. 15 Termini

Quando un documento viene trasmesso per notificazione sul territorio di un altro Stato contraente, il destinatario, nel caso in cui da tale notificazione decorra un termine che lo riguarda, deve disporre di un periodo di tempo ragionevole la cui determinazione è di competenza dello Stato richiedente, a partire dal momento della consegna del documento, per essere presente, rappresentato o per procedere ad ogni adempimento che si renda necessario a seconda del caso.

Art. 16 Altri accordi o intese internazionali

Nessuna disposizione della presente Convenzione è suscettibile di pregiudicare gli accordi internazionali e le altre intese e pratiche esistenti o che potranno esistere fra Stati contraenti in materie che siano oggetto della presente Convenzione.

Titolo II Disposizioni finali

Art. 17 Entrata in vigore della Convenzione

La presente Convenzione è aperta alla firma degli Stati membri del Consiglio d’Europa. Sarà sottoposta alla loro ratifica, accettazione o approvazione. Gli strumenti di ratifica, accettazione o approvazione saranno depositati presso il Segretario Generale del Consiglio d’Europa.

La Convenzione entrerà in vigore il primo giorno del mese che segue lo spirare di un periodo di tre mesi dopo la data del deposito del terzo strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione.

Essa entrerà in vigore nei confronti dello Stato firmatario che la ratificherà, l’accetterà o l’approverà successivamente, il primo giorno del mese che segue lo spirare di un periodo di tre mesi dopo la data del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione.

Art. 18 Revisione della Convenzione

A richiesta di uno Stato contraente o dopo il terzo anno successivo all’entrata in vigore della presente Convenzione gli Stati contraenti procederanno ad una consultazione multilaterale in seno alla quale ogni altro Stato membro del Consiglio d’Europa potrà farsi rappresentare da un osservatore, al fine di studiarne l’applicazione, oltre che l’opportunità di effettuarne la revisione o di ampliare alcune delle sue disposizioni. Tale consultazione avrà luogo nel corso di una riunione convocata dal Segretario Generale del Consiglio d’Europa.

Art. 19 Adesione di uno Stato non membro del Consiglio d’Europa

Dopo l’entrata in vigore della presente Convenzione, il Comitato dei Ministri del Consiglio d’Europa potrà invitare ogni Stato non membro ad aderire alla presente Convenzione, con decisione presa a maggioranza di due terzi dei voti espressi, ivi compresa l’unanimità degli Stati contraenti.

L’adesione si effettuerà mediante il deposito, presso il Segretario Generale del Consiglio d’Europa, di uno strumento d’adesione, che avrà effetto tre mesi dopo la data del deposito stesso.

Art. 20 Portata territoriale della Convenzione

Ogni Stato può, al momento della firma o all’atto del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, indicare il territorio o i territori cui si applica la presente Convenzione.

Ogni Stato può, al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione, o in ogni altro momento successivo, estendere l’applicazione della presente Convenzione, mediante dichiarazione indirizzata al Segretario Generale del Consiglio d’Europa, ad ogni altro territorio indicato nella dichiarazione e di cui assicuri le relazioni internazionali o per il quale dispone della facoltà di stipulare.

Ogni dichiarazione fatta in virtù del paragrafo precedente potrà essere ritirata, per quanto concerne ogni territorio designato in tale dichiarazione, mediante notificazione indirizzata al Segretario generale del Consiglio d’Europa. Il ritiro avrà effetto sei mesi dopo la data di ricezione della notificazione da parte del Segretario generale del Consiglio d’Europa.

Art. 21 Riserve alla Convenzione

Non è ammessa alcuna riserva alla presente Convenzione.

Art. 22 Denuncia della Convenzione

Ogni Stato contraente potrà, per ciò che lo riguarda, denunciare la presente Convenzione inviandone notificazione al Segretario Generale del Consiglio d’Europa.

La denuncia avrà effetto il primo giorno del mese che segue lo spirare di un periodo di sei mesi dalla data di ricezione della notificazione da parte del Segretario Generale. Tuttavia, la Convenzione continuerà ad applicarsi alle domande di notificazione ricevute prima dello spirare di tale termine.

Art. 23 Funzioni del depositario della Convenzione

Il Segretario Generale del Consiglio d’Europa notificherà agli Stati membri del Consiglio d’Europa e ad ogni Stato che abbia aderito alla presente Convenzione:

ogni firma;
il deposito di qualsiasi strumento di ratifica, di accettazione, di approvazione o di adesione;
ogni data di entrata in vigore della presente Convenzione conformemente al suo articolo 17 paragrafi 2 e 3;
ogni dichiarazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 1 paragrafi 2, 3 e 4;
ogni dichiarazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 2 paragrafo 5;
ogni dichiarazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 10 paragrafi 2 e 3;
ogni dichiarazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 11 paragrafi 2 e 3;
ogni dichiarazione o notificazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 20 paragrafi 2 e 3;
ogni notificazione ricevuta in applicazione delle disposizioni dell’articolo 22 paragrafo 1 e la data in cui la denuncia avrà effetto.

In fede di che , i sottoscritti, debitamente autorizzati a tale scopo, hanno firmato la presente Convenzione.

Fatto a Strasburgo il 24 novembre 1977 in francese e inglese, i due testi facenti egualmente fede, in un unico esemplare che sarà depositato negli archivi del Consiglio d’Europa. Il Segretario Generale del Consiglio d’Europa ne invierà copia certificata conforme a ciascuno degli Stati firmatari e aderenti.

(Seguono le firme)

Stati partecipanti	Ratifica		Entrata in vigore

Austria^*	24 novembre	1982	1° marzo	1983
Belgio^*	8 luglio	1982	1° novembre	1982
Estonia^*	25 aprile	2001	1° agosto	2001
Francia	21 dicembre	1979	1° novembre	1982
Germania^*	24 settembre	1982	1° novembre	1982
Italia^*	16 ottobre	1984	1° febbraio	1985
Liechtenstein*	27 febbraio	2025	1° giugno	2025
Lussemburgo^*	8 dicembre	1980	1° novembre	1982
Spagna^*	16 luglio	1987	1° novembre	1987
Svizzera^*	4 giugno	2019	1° ottobre	2019

Riserve e dichiarazioni. Le riserve e le dichiarazioni non sono pubblicate nella RU, eccetto quelle della Svizzera. Il testo, in francese e inglese, può essere consultato sul sito Internet del Consiglio d’Europa: http://conventions.coe.int oppure ottenuto presso la Direzione del diritto internazionale pubblico (DDIP), Sezione Trattati internazionali, 3003 Berna.

Dichiarazione in merito all’articolo 1 paragrafo 2:
La Convenzione si applica alle procedure per infrazioni la cui repressione, al momento della richiesta di assistenza, non è di competenza di un’autorità giudiziaria. Non si applica in materia fiscale né in materia di vigilanza sui mercati finanziari.
Dichiarazione in merito all’articolo 1 paragrafo 3:
La Convenzione non si applica in materia di vigilanza sui mercati finanziari né in materia di attività informative.
Dichiarazione in merito all’articolo 2 paragrafo 1:
L’autorità centrale è l’Ufficio federale di giustizia, 3003 Berna.
Dichiarazione in merito all’articolo 7 paragrafo 2:
Nel caso in cui il destinatario in Svizzera rifiuti la notificazione del documento perché non conosce la lingua in cui è redatto, l’autorità svizzera richiesta procede a una nuova notificazione del documento soltanto se l’autorità richiedente l’ha tradotto in una lingua ufficiale del luogo della notificazione o ne allega una traduzione.
Dichiarazione in merito all’articolo 10 paragrafo 2:
La Svizzera autorizza la notificazione diretta e senza costrizione sul proprio territorio da parte di funzionari consolari o di diplomatici. Se il destinatario è cittadino svizzero, cittadino di uno Stato terzo o apolide, il documento deve essere accompagnato da uno scritto da cui risulta che il destinatario può ottenere dall’autorità ivi designata informazioni sui suoi diritti e obblighi in relazione con la notificazione del documento. Lo scritto deve essere redatto in una lingua che il destinatario conosce o in una lingua ufficiale del luogo della notificazione. La Svizzera ne trasmette un modello al depositario della Convenzione.
Dichiarazione in merito all’articolo 11 paragrafo 2:
La Svizzera autorizza la notificazione diretta a mezzo posta. Se il destinatario è cittadino svizzero, cittadino di uno Stato terzo o apolide, il documento deve essere accompagnato da uno scritto da cui risulta che il destinatario può ottenere dall’autorità ivi designata informazioni sui suoi diritti e obblighi in relazione con la notificazione del documento. Lo scritto deve essere redatto in una lingua che il destinatario conosce o in una lingua ufficiale del luogo della notificazione. La Svizzera ne trasmette un modello al depositario della Convenzione.