Accord entre l’Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie OFFT, agissant au nom du Conseil fédéral suisse et l’Association Internationale AAD (Participation de la Suisse au programme de recherche et de développement AAD) | Lexipedia

1. Parties

Le présent document constitue un accord entre

l’Association internationale AAD ¹ ( Ambient Assisted Living ² AAL International Association ), Association internationale sans but lucratif (AISBL) de droit belge, N ^o de registre 894.588.636, Rue du Luxembourg 3, 1000 Bruxelles, Belgique, (ci‑après dénommée «l’Association AAD»), représentée, pour la signature du présent Accord, par Madame le professeur Lena GUSTAFSSON (présidente)

d’une part,

l’Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie (OFFT) ³ , Effingerstrasse 27, 3003 Berne, Suisse, dûment représenté par sa directrice, Madame le professeur Ursula RENOLD, agissant au nom du Conseil fédéral suisse

d’autre part.

Les parties sont convenues des termes et conditions ci-après relatifs aux obligations et responsabilités mutuelles découlant du présent Accord.

2. Objet et champ d’application

(1) Dans la décision n ^o 742/2008/CE du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 sur la participation de la Communauté ⁴ à un programme de recherche et développement entrepris par plusieurs Etats membres, visant à améliorer la qualité de vie des personnes âgées par le recours à de nouvelles technologies de l’information et des communications (ci-après dénommée «l’acte de base»), la Communauté a décidé d’apporter une contribution financière au programme commun de recherche et développement «Assistance à l’autonomie à domicile» (ci-après dénommé «le programme commun AAD»). La Communauté verse une contribution financière d’un montant maximal de 150 millions EUR pour la durée du septième programme-cadre.

(2) Les Etats membres participants ont déclaré leur participation au programme commun AAD et se sont engagés à mettre leur contribution financière à la disposition de la Communauté, représentée par la DG Société de l’information et médias.

(3) Les Etats membres participants ont créé l’Association AAD de droit belge en tant que structure d’exécution spécifique pour le programme commun AAD.

(4) Conformément à l’acte de base, la contribution financière communautaire est gérée par l’Association AAD en tant que structure d’exécution spécifique dans le cadre d’une gestion centralisée indirecte conformément aux dispositions de l’art. 54, par. 2, point c), et de l’art. 56 du règlement financier applicable au budget général ⁵ ainsi que de l’art. 35, de l’art. 38, par. 2, et de l’art. 41 du règlement d’exécution ⁶ . En application de l’art. 4 de l’accord de base, les modalités détaillées pour la mise en œuvre de la gestion centralisée indirecte telle que requise à l’art. 41 des modalités d’exécution sont établies dans un accord général conclu entre la Commission et l’Association AAD.

(5) Le présent Accord est conclu entre l’Association AAD en tant que structure d’exécution spécifique du programme commun AAD et l’autorité nationale de financement désignée pour participer à l’Association AAD et responsable de la gestion commune du programme commun AAD. L’autorité nationale de financement prend les mesures appropriées afin de remplir les dispositions du présent Accord. En tant que membre de l’Association AAD, elle nommera ses représentants et mandataires (dans l’ordre de remplacement souhaité) dans l’Assemblée générale. L’autorité nationale de financement peut les substituer à tout moment en adressant une lettre au président de l’Association AAD stipulant la date à laquelle le remplacement doit être effectif. Elle peut également présenter des candidats au Conseil de direction conformément aux statuts et aux règles d’organisation interne de l’Association AAD. Le personnel délégué à l’Association AAD continue à travailler selon la politique de ressources humaines existante et selon le code de conduite de l’autorité nationale de financement délégatrice.

(6) Si l’autorité nationale de financement délègue l’exécution du présent Accord à une autre organisation, elle reste néanmoins pleinement responsable, vis-à-vis de l’Association AAD, de l’exécution des dispositions du présent Accord.

(7) Le présent Accord fixe les exigences détaillées applicables aux deux parties dans les domaines suivants:

mise en œuvre des programmes de travail communs et des appels de propositions;
établissement de budgets annuels communs et de contrôles communs de budgets;
sélection, mise en œuvre et administration d’activités et de projets;
contributions à l’unité de gestion (Management Unit) de l’Association AAD;
financement commun des projets sélectionnés et d’autres activités;
transfert de la contribution financière communautaire par l’Association AAD à l’autorité nationale de financement;
protection des intérêts financiers de la Commission, notamment en cas de fraude, d’irrégularités, de corruption ou autres activités illégales;
soutien de l’Association AAD au moyen de rapports annuels, d’audits et d’évaluations obligatoires, ainsi que de toutes les informations nécessaires à l’exécution de l’évaluation intermédiaire et de l’évaluation finale du programme commun AAD, à l’établissement du rapport final de contrôle du projet et du rapport final du programme commun AAD.

(8) Le présent Accord doit être lu et interprété en liaison avec les actes ci-après:

Décision n^o 742/2008/CE du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 sur la participation de la Communauté à un programme de recherche et développement entrepris par plusieurs Etats membres, visant à améliorer la qualité de vie des personnes âgées par le recours à de nouvelles technologies de l’information et des communications (JO L 201 du 30.07.2008, pp. 49 à 57);
Accord général du 19 décembre 2008 conclu entre la Commission, au nom des Communautés européennes, et l’Association internationale AAD, annexes comprises (30-CE-00228962/00-54);
Statuts et règles d’organisation interne (Rules of Internal Order), annexes comprises, de l’Association internationale AAD;
Règlement (CE, Euratom) n^o 2988/95 du Conseil, du 18 décembre 1995, relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes (JO L 312 du 23.12.1995, pp. 1 à 4);
Règlement (Euratom, CE) n^o 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (JO L 292 du 15.11.1996, pp. 2 à 5);
Règlement (CE) n^o 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil, du 25 mai 1999, relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (JO L 136 du 31.5.1999, pp. 1 à 7);
Règles et modalités établies dans les annexes A et C de l’Accord du 25 juin 2007 de coopération scientifique et technologique entre la Communauté européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique, d’une part, et la Confédération suisse, d’autre part⁷ (JO L 189 du 20.7.2007, pp. 26 à 39);
Lettre du 24 avril 2007 de M. Beat Hotz-Hart, au nom de Mme Ursula Renold, directrice de l’OFFT⁸, à M. De Bruine, DG Société de l’information et médias, relative à la participation de l’autorité nationale de financement au programme commun AAD et à la mise à disposition de la contribution nationale.
Minutes de la séance de l’Assemblée générale de l’Association AAD approuvant la participation de l’autorité nationale de financement à l’Association AAD.

3. Entrée en vigueur et durée de validité

(1) Le présent Accord entre en vigueur à la date à laquelle la dernière des deux parties l’a signé.

(2) Les deux parties peuvent suspendre ou résilier le présent Accord à tout moment selon les dispositions du présent Accord.

(3) Les deux parties conviennent, avant le 31 décembre 2013, c’est-à-dire pour la fin du septième programme-cadre, d’un cadre détaillé définissant les différentes étapes de la conclusion du programme commun AAD afin de:

liquider le versement final de l’Association AAD à l’autorité nationale de financement;
mettre en place une procédure de recouvrement pour toute somme indûment payée en faveur d’un projet à partir des fonds de la Communauté et devant être remboursée par l’Association AAD au budget de la Communauté.

4. Mise en œuvre des programmes de travail communs et des appels de propositions

(1) L’Association AAD établit un programme de travail annuel, comprenant les appels annuels, d’autres activités et des activités administratives de l’Association AAD. L’autorité nationale de financement doit être pleinement membre de l’Association AAD et disposer notamment de droits de vote. L’Assemblée générale de l’Association AAD statue sur le programme de travail, qui doit également être approuvé par la Commission européenne en tant qu’élément de l’accord annuel.

(2) Sur demande, l’autorité nationale de financement communique à l’Association AAD:

la contribution financière mise à disposition pour le programme de travail planifié sur la base du budget prévu;
les critères nationaux de recevabilité et autres exigences légales, administratives et financières applicables à chaque appel de propositions pour l’établissement de conventions de subvention nationales avec les participants au projet. Ces critères et exigences doivent être transmis dans les 30 jours civils suivant la demande du Conseil de direction de l’Association AAD;
les critères nationaux de recevabilité à inclure par l’Association AAD dans son appel de propositions;
le nom d’un coordinateur national et d’un centre de contact national, ainsi que leurs mandataires (dans l’ordre de remplacement souhaité). Le coordinateur national et ses mandataires sont membres de l’unité de gestion de l’Association AAD et agissent au nom du Conseil de direction de l’Association AAD dans tous les dossiers administratifs de l’Association AAD et du programme commun AAD, plus particulièrement en ce qui concerne la préparation et l’exécution du programme de travail annuel. L’autorité nationale de financement ou l’organisation agissant en son nom peut les substituer à tout moment en adressant un courrier à l’Association AAD dans lequel elle précise la date à laquelle le remplacement est effectif.

5. Administration de projets

L’administration conjointe de projets subventionnés doit être définie dans un manuel fourni par l’Association AAD.

a. Sélection de propositions

(1) L’Association AAD est responsable de l’évaluation et de la sélection des propositions. L’évaluation des propositions de projets soumises est effectuée avec l’aide d’experts indépendants. Le processus d’évaluation aboutit à un classement des projets. L’Assemblée générale de l’Association AAD approuve une liste des propositions sélectionnées qui est contraignante pour tous les membres de l’Association AAD.

(2) Après approbation du classement, le Conseil de direction de l’Association AAD doit équilibrer le financement demandé et les budgets nationaux disponibles. Dans l’hypothèse où un projet est retenu pour être financé mais que l’un des programmes nationaux participants a épuisé son ou ses budgets alloués à cette fin, l’autorité nationale de financement, en coopération avec l’Association AAD, prend toutes les mesures possibles pour trouver un autre moyen de financer ce projet et ses participants afin de respecter le classement.

(3) L’autorité nationale de financement envisage les options suivantes:

L’autorité nationale de financement peut augmenter le budget dédié au programme commun AAD. Pour cela, elle peut également recourir à des fonds provenant d’autres sources publiques, telles que d’autres programmes de recherche (à l’exception du septième programme-cadre ou autres sources inéligibles de financement de la Communauté en faveur de projets AAD).
Le ou les participants peuvent être financés par des sources privées, telles que capital-investissement ou autofinancement. Si cette mesure n’est pas suffisante pour ce ou ces participants et que d’autres sources de financement ne peuvent pas être mobilisées, le projet continue sans ce ou ces participants.
Une autorité nationale de financement d’un autre Etat membre participant peut financer le partenaire (financement croisé).
Le partenaire peut être remplacé par un autre participant, ou le projet peut être exécuté sans ce partenaire si les critères de recevabilité sont remplis.

L’harmonisation des fonds et le processus de négociation doivent être bouclés dans les 30 jours civils.

(4) Afin de garantir que ce projet est toujours viable et suffisamment proche de la proposition telle qu’évaluée par les experts indépendants, l’Association AAD peut décider qu’une nouvelle évaluation centrale indépendante de la proposition concernée doit être menée avec l’aide d’experts indépendants en vue d’évaluer la proposition sans le concours du participant en question, ou, sur proposition du consortium de projet, avec un autre participant.

(5) S’il s’avère que le projet n’est plus viable ou s’éloigne trop de la proposition évaluée par les experts indépendants, il est supprimé du classement et le projet suivant est examiné. Cette décision est prise par l’Association AAD après réception de suffisamment de preuves attestant que les autres alternatives ont été examinées et ne sont pas possibles.

(6) Le président de l’Association AAD communique la liste de financement des propositions de projets résultant du processus d’équilibrage des fonds et des résultats, remarques et éventuelles recommandations de changement aux membres de l’Assemblée générale de l’Association AAD et au coordinateur de projet transnational de l’autorité nationale de financement dans les 14 jours civils suivant la finalisation du processus. Chaque coordinateur de projet transnational transmet cette information à ses partenaires de projet transnationaux.

b. Conventions de subvention nationales

(1) Après cette communication et sur la base de la liste des propositions sélectionnées approuvées par l’Assemblée générale de l’Association AAD, les bénéficiaires présentent les propositions complètes de leurs projets à leur autorité nationale de financement dans les 30 jours civils.

(2) L’autorité nationale de financement du coordinateur du projet commun organise la coordination et le processus de négociation dans le projet collaboratif et s’assure qu’un accord de consortium valide a été trouvé et signé par tous les partenaires. Pour toutes les obligations de ce type, l’autorité nationale de financement du coordinateur reçoit un soutien approprié de la part du coordinateur du projet et des autres autorités nationales de financement participant au projet.

(3) A l’issue de ce processus de coordination et de négociation, les autorités nationales de financement engagées dans un projet collaboratif concluent des conventions de subvention avec les participants au projet. Ces conventions de subvention sont établies conformément aux règles nationales dans les 60 jours civils suivant la présentation de la proposition complète. Il est primordial de vérifier la recevabilité des coûts et de respecter les règles de la Communauté européenne en matière d’aide étatique pour les projets R&D. Tout changement substantiel survenant dans le projet au cours du processus de négociation (p. ex. modification de la composition du consortium, changements dans les objectifs principaux du projet, augmentation ou réduction importante du budget du projet) doit être annoncé à l’Association AAD et approuvé par cette dernière avant conclusion des conventions de subvention. Les mêmes conditions s’appliquent en cas de changement au cours de la mise en œuvre des projets.

(4) Les conventions de subvention contiennent également toutes les obligations en matière d’établissement de rapports et de contrôle prévues dans le présent Accord. L’autorité nationale de financement s’assure que le financement du projet est conforme aux taux de financement fixés dans l’accord général, annexes comprises, et dans l’accord annuel conclu entre l’Association AAD et la Commission, ainsi qu’aux règles nationales de financement.

(5) Le bénéficiaire du projet confirme dans une déclaration qu’aucun double financement n’a été et ne sera perçu d’une source nationale ou communautaire.

(6) En cas d’échec de la négociation et de l’établissement de la convention de subvention, l’autorité nationale de financement adresse un rapport à l’Association AAD dans les 60 jours civils suivant la présentation de la proposition complète.

(7) Toutes les conventions de subvention d’un projet collaboratif transnational entrent en vigueur le jour civil suivant la signature de l’ensemble des accords de projets en partenariat. La signature doit survenir dans les 60 jours suivant la présentation de la proposition complète.

(8) Dans les 14 jours civils suivant la conclusion des conventions de subvention, le coordinateur du projet soumet à son autorité nationale de financement les documents suivants:

une description du programme de travail du projet collaboratif, notamment de toutes les activités et actions nécessaires afin de remplir les objectifs stipulés dans les conventions de subvention;
une copie de l’ensemble des conventions de subvention;
l’accord de consortium;
le plan financier du projet.

Après approbation, l’autorité nationale de financement du coordinateur du projet communique les résultats de son examen à l’Association AAD dans les 21 jours civils suivant la signature des conventions de subvention.

Les autorités nationales de financement permettent l’accès aux conventions de subvention et à tous les documents afférents sur demande de l’Association AAD ou de toute autre partie mentionnée au ch. 7 du présent Accord.

(9) La convention de subvention comprend l’obligation pour le bénéficiaire de mentionner les fonds reçus de la part de la Communauté européenne et de faire apparaître le logo de l’UE de manière appropriée.

(10) La convention de subvention comprend également l’obligation pour le bénéficiaire de fournir, sur demande, toutes les informations et l’ensemble des documents nécessaires à l’Association AAD afin que celle-ci publie les informations relatives au projet conformément à l’accord général conclu entre l’Association AAD et la Communauté européenne, et d’accepter que ces dernières soient autorisées à publier les informations auxquelles il est fait référence aux art. 34.4 et 35.4 de l’accord général.

(11) Si une autorité nationale de financement ne travaille pas avec les conventions de subvention, les règles relatives aux conventions de subvention renvoient également aux équivalents nationaux de ces dernières.

c. Administration de projets financés et d’autres activités

(1) L’autorité nationale de financement est responsable de l’administration des projets financés conformément aux lois et réglementations nationales après la signature de la convention de subvention entre l’autorité nationale de financement et le bénéficiaire ou un autre instrument légal contraignant (par la suite, «convention de subvention» renverra aux deux). L’administration de projets est conforme aux procédures nationales telles que décrites dans le modèle à l’annexe 2 du présent Accord. Le rapport relatif aux procédures nationales contient notamment le système de contrôle national, la stratégie d’audit, y compris la méthodologie appliquée pour sélectionner les conventions de subvention à vérifier, ainsi qu’une confirmation que les normes d’audit définies au niveau international sont appliquées. Le rapport doit être présenté au plus tard 60 jours civils après la signature du présent Accord et deviendra une annexe du présent Accord.

(2) L’administration comprend au moins:

un monitorage annuel des prestations fournies dans le cadre des projets individuels s’inscrivant dans un projet collaboratif conformément aux conventions de subvention;
un monitorage commun du projet collaboratif coordonné par l’autorité nationale de financement du coordinateur du projet collaboratif.

6. Gestion financière du programme commun

a. Principes

(1) Il incombe à l’Association AAD d’organiser la gestion financière et le transfert des subventions de la Communauté européenne aux autorités nationales de financement.

(2) L’autorité nationale de financement fournit toutes les informations nationales relatives à la gestion financière du programme commun AAD sur demande de l’Association AAD dans les 15 jours civils suivant ladite demande. Les informations incluent notamment un rapport de synthèse semestriel conformément au ch. 7, par. 4, du présent accord et la confirmation du compte bancaire utilisé par l’autorité nationale de financement pour les fonds européens. Ce compte doit permettre l’identification de la contribution communautaire.

(3) L’autorité nationale de financement base son monitorage financier et contractuel sur les réglementations et procédures nationales.

(4) Lors des paiements au bénéficiaire, l’autorité nationale de financement doit faire part de la part de financement octroyée par la Communauté.

(5) Chaque partie informe l’autre dans les 14 jours civils en cas de retenue ou de réduction du paiement en raison de prestations insatisfaisantes du bénéficiaire ou pour tout autre motif.

(6) L’autorité nationale de financement du coordinateur du consortium doit coordonner et superviser le rapport financier du projet commun en tant que partie du rapport de projet annuel qui devra être fourni en anglais. A cette fin, le soutien du coordinateur du projet et des autres autorités nationales de financement participantes peut s’avérer nécessaire.

(7) Afin de garantir l’assise de la gestion financière, un comptable et un auditeur externe indépendant sont engagés pour l’audit financier annuel de l’Association AAD.

(8) Le montant de la contribution financière communautaire en faveur d’une proposition spécifique est limité au montant global des contributions financières nationales pour cette proposition avec un plafond de 150 millions EUR pour la durée du programme commun AAD.

b. Le budget annuel

Le budget annuel est déterminé sur la base du programme de travail annuel approuvé et comprend au moins les éléments suivants:

le budget estimé pour l’appel de propositions de projets R&D collaboratifs et les contributions financières nationales engagées;
le budget pour les activités afférentes et les contributions nationales engagées;
le budget pour l’administration du programme commun AAD;
une estimation des paiements annuels pour les projets déjà en cours.

c. Modalités de paiement

(1) Le budget final d’une proposition doit être calculé à l’issue du processus d’évaluation et après la signature des conventions de subvention.

(2) La contribution financière communautaire effective d’un projet après achèvement de ce dernier devrait être calculée sur la base des coûts recevables du projet tels qu’approuvés par l’autorité nationale de financement après contrôle financier final du projet.

(3) Les autorités nationales de financement traitent les demandes de remboursement des coûts ou de prépaiement des bénéficiaires dans leur propre langue et conformément à leurs procédures nationales. Elles doivent s’assurer que les demandes sont valides et que les coûts sont recevables et conformes à la convention de subvention nationale. Toutes les vérifications nécessaires incombent à l’autorité nationale de financement.

(4) La contribution financière communautaire est versée par l’Association AAD sur demande de l’autorité nationale de financement disposant des pleins droits en tant que membre de l’Association AAD. Une copie du document national de versement de la contribution nationale doit être remise sur demande. Afin de faciliter la procédure, il est possible de réunir les paiements de plusieurs projets. La signature de la ou des personnes autorisées à signer les demandes de paiements et à gérer le compte bancaire de l’autorité nationale de financement doit être déposée auprès de l’Association AAD.

(5) Les contributions financières communautaires sont versées à l’autorité nationale de financement disposant des pleins droits en tant que membre dans les 14 jours civils suivant la réception de la demande dûment justifiée. Le paiement au bénéficiaire doit être effectué dans les 14 jours civils suivant la réception de la contribution financière communautaire.

(6) Les détails techniques relatifs aux procédures et modalités de paiement doivent être fixés dans un document à part.

(7) L’autorité nationale de financement doit documenter le montant des coûts acceptés, toute autre question financière ou contractuelle concernant l’exécution de la convention de subvention nationale ainsi que tout paiement effectué au bénéficiaire de la subvention, et permettre l’accès aux documents sur demande de l’Association AAD.

(8) Chaque autorité nationale de financement doit informer le trésorier de l’Association AAD en cas de retenue ou de réduction des paiements en raison de prestations insatisfaisantes du bénéficiaire ou pour tout autre motif dans les 14 jours civils suivant la date de la décision prise par l’autorité nationale de financement.

(9) L’autorité nationale de financement du coordinateur du consortium coordonne et supervise le rapport financier du projet commun en tant que partie du rapport annuel devant être fourni en anglais. A cette fin, elle peut solliciter le soutien du coordinateur du projet et des autres autorités nationales de financement.

7. Rapports, audits et contrôles

(1) Un rapport de projet annuel standardisé comprenant un rapport sur l’avancement du projet et un rapport de contrôle financier (contenant tous les deux des remarques s’ils sont fournis par l’autorité nationale de financement correspondante) doit être transmis par le coordinateur du projet collaboratif transnational à l’Association AAD dans les 60 jours civils après la fin de l’année civile.

L’autorité nationale de financement du coordinateur d’un projet collaboratif transnational intègre cette obligation dans la convention de subvention. Les autres autorités nationales de financement responsables du projet collaboratif en question intègrent dans leurs conventions de subvention nationales les obligations en termes de rapport de leurs bénéficiaires envers le coordinateur du projet.

(2) Après achèvement d’un projet collaboratif transnational, les autorités nationales de financement doivent soumettre un rapport scientifique et financier final pour chaque projet individuel au coordinateur du projet collaboratif transnational dans les 30 jours civils. Le coordinateur doit soumettre à l’Association AAD un rapport de synthèse standardisé du projet collaboratif transnational dans les 30 jours civils suivant la fin du projet.

(3) Une description donnant une vue d’ensemble, tout changement du système national de contrôle interne en place autorisant l’Association AAD à exécuter le contrôle des risques de manière centralisée, notamment les procédures d’audit et de contrôle afin de prévenir la fraude et les irrégularités, ainsi que la stratégie d’audit à utiliser par l’autorité nationale de financement, y compris la méthode de sélection des conventions de subvention et le contrat à examiner, doivent être fournis par l’autorité nationale de financement conformément au modèle présenté en annexe 2 dans les 60 jours civils suivant la signature du présent Accord. Ce document deviendra une annexe du présent Accord.

(4) L’autorité nationale de financement contribue au rapport financier semestriel et aux projections financières de l’Association AAD, nécessaires afin de gérer les contributions financières communautaires en faveur du programme commun AAD, en fournissant un rapport de synthèse semestriel. Ce rapport comporte notamment:

l’utilisation de la contribution communautaire, y compris les paiements par projet au niveau des participants;
les paiements du budget national aux projets;
la mise en œuvre et les résultats du ou des audits financiers nationaux;
une projection des paiements par projet pour les six mois à venir (contribution communautaire et paiements nationaux);
si nécessaire, les mesures prises par l’autorité nationale de financement afin de protéger les intérêts financiers nationaux et ceux de la Communauté.

(5) L’autorité nationale de financement accepte les droits de l’Association AAD, de la Commission ou des organes ou personnes physiques/juridiques autorisés par la Commission, de la Cour des auditeurs et de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de procéder à des contrôles et des audits conformément aux règles et modalités définies à l’annexe C de l’Accord du 25 juin 2007 de coopération scientifique et technologique entre la Communauté européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique, d’une part, et la Confédération suisse, d’autre part ⁹ , et fournit les droits d’accès appropriés aux locaux ainsi qu’à toutes les informations nécessaires à l’exécution des contrôles, vérifications, inspections, audits et évaluations. Tous les contrats et les accords signés entre les autorités nationales de financement et les bénéficiaires indiquent clairement ces droits de procéder à des vérifications, inspections et audits et d’accéder aux locaux et à toutes les informations nécessaires à l’exécution de ces vérifications, inspections et audits.

(6) L’autorité nationale de financement contribue également à l’évaluation intermédiaire et à l’évaluation finale du programme commun AAD.

(7) L’autorité nationale de financement s’engage à prévoir la même obligation d’accepter les vérifications, audits et obligations de rapport dans ses contrats ou accords avec les bénéficiaires finaux.

8. Protection des fonds communautaires

a. Responsabilité de l’autorité nationale de financement

(1) Les autorités nationales de financement sont responsables de toutes les obligations de l’Association AAD, notamment de celles issues de l’accord général et des accords annuels conclus entre la Commission européenne et l’Association AAD.

(2) La responsabilité individuelle d’une autorité nationale de financement est définie comme un pourcentage de la responsabilité globale de l’Association AAD calculée sur la base des éléments suivants:

l’engagement initial au programme commun AAD pour les obligations relatives à l’administration et aux activités afférentes;
les contributions financières de la Communauté en faveur des projets R&D collaboratifs.

(3) En ce qui concerne les obligations de l’Association AAD relatives à l’administration et aux activités afférentes des programmes de travail annuels, le montant de la responsabilité individuelle d’une autorité nationale de financement est basée sur le montant de la contribution initialement engagée en faveur du programme commun AAD (Annexe 1). La responsabilité individuelle est calculée en tant que pourcentage de la contribution nationale engagée par rapport au montant total de toutes les contributions nationales.

(4) En ce qui concerne les obligations liées aux projets R&D collaboratifs, la responsabilité nationale est déterminée sur la base des fonds alloués par la Commission européenne. Le montant de la subvention européenne est calculé sur la base des accords de projets conclus à l’issue du processus de négociation mené par l’autorité nationale de financement. Il est approuvé par le comité directeur de l’Association AAD et dans le rapport d’audit annuel. La responsabilité individuelle d’une autorité nationale de financement est calculée comme un pourcentage des fonds annuels reçus de la Communauté européenne par rapport aux subventions européennes en faveur de (propositions de) projets R&D collaboratifs s’inscrivant dans un programme de travail annuel du programme commun AAD. Les responsabilités nationales d’appels de plusieurs programmes de travail annuels sont calculées sur cette base.

(5) Les responsabilités individuelles sont calculées par le comité directeur de l’Association AAD et approuvées par l’auditeur. Elles doivent être confirmées par écrit par les autorités nationales de financement dans les 60 jours suivant la demande de confirmation par l’Association AAD. Après confirmation par l’autorité nationale de financement, elles deviennent une annexe du présent accord.

(6) Les détails relatifs au calcul et à l’administration de la responsabilité nationale doivent être inclus dans le manuel administratif de l’Association AAD.

b. Modalités de remboursement

(1) Chaque partie informe l’autre par écrit dès qu’elle a connaissance d’une violation par le bénéficiaire de la convention de subvention qu’ils avaient conclue, y compris l’obligation pour les bénéficiaires d’utiliser les fonds pour les fins approuvées.

(2) Chaque partie prend les mesures appropriées afin d’éviter les irrégularités, les fraudes, la corruption ou toute activité illégale.

(3) L’autorité nationale de financement est responsable de toutes les pertes de la contribution financière communautaire résultant de l’insolvabilité d’un bénéficiaire et de toute utilisation illégale et irrégulière des fonds dans des projets individuels si elle n’a pas appliqué toutes les mesures légales nationales pour prendre possession de ces fonds. Dans un tel cas de figure, un rapport détaillé doit être remis à l’Association AAD.

(4) En cas de somme provenant des fonds de l’UE indûment versée par l’Association AAD à l’autorité nationale de financement ou si tout recouvrement est justifié selon les termes du présent Accord, l’autorité nationale de financement s’engage à reverser à l’Association AAD les sommes en question quels que soient les termes et la date que cette dernière spécifierait.

(5) En cas de somme provenant des fonds de l’UE indûment versée par l’autorité nationale de financement à un bénéficiaire de ces fonds ou si tout recouvrement est justifié selon les termes de la convention de subvention conclue avec le bénéficiaire, l’autorité nationale de financement s’engage à reverser à l’Association AAD les sommes en question quels que soient les termes et la date que cette dernière spécifierait.

(6) Toutes les mesures légales et administratives doivent être prises pour recouvrer les montants indûment payés. Dans l’hypothèse où, malgré les mesures prises pour assurer le recouvrement, l’autorité nationale de financement serait dans l’incapacité de recouvrer tout ou partie des sommes versées à un bénéficiaire, les fonds recouvrés doivent être répartis entre l’autorité nationale de financement et la Commission au prorata de la contribution communautaire et de la contribution nationale pour le projet en question.

9. Propriété intellectuelle

(1) L’objectif de la politique de propriété intellectuelle du programme commun AAD est de promouvoir la création de connaissances, ainsi que la valorisation et la diffusion des résultats des projets du programme commun AAD. Ces derniers doivent être basés sur les règles de participation du septième programme-cadre et être conformes aux règles et modalités définies à l’annexe A de l’Accord du 25 juin 2007 de coopération scientifique et technologique entre la Communauté européenne et la Communauté européenne de l’énergie atomique, d’une part, et la Confédération suisse, d’autre part ¹⁰ . Exception faite des directives de base, les partenaires d’un projet collaboratif sont libres dans leurs décisions contractuelles.

(2) Un accord de consortium est obligatoire pour tous les projets R&D collaboratifs et doit être signé par tous les partenaires avant conclusion des conventions de subvention. L’accord de consortium doit détailler les droits de propriété intellectuelle, notamment en ce qui concerne la protection des connaissances, la propriété des résultats, les droits d’exploitation et d’accès, aussi bien pour l’exécution des projets que pour la phase d’exploitation.

(3) Les directives relatives à l’accord de consortium doivent faire partie du manuel de gestion du programme.

10. Confidentialité

(1) Les parties s’engagent à prendre les mesures appropriées afin de garantir la confidentialité de toute donnée, tout document ou tout autre matériel identifié comme confidentiel pendant la durée du programme commun AAD et pour les 3 années suivant son terme. Toutes les informations reçues relatives à l’évaluation de propositions de projets sont strictement confidentielles.

(2) Cela comprend l’obligation de ne pas utiliser les informations confidentielles à des fins autres que celles prévues, de ne pas divulguer les informations confidentielles à une tierce partie sans le consentement écrit préalable de la partie qui les communique, de s’assurer que la communication interne des informations confidentielles par un destinataire se fait uniquement en fonction des besoins, de retourner, sur demande, les informations confidentielles fournies aux destinataires ou obtenues par ces derniers, y compris toutes les copies, à la partie qui les a communiquées et de détruire définitivement toutes les données stockées sous format électronique. En cas de besoin pour la poursuite des obligations en cours, le destinataire peut toutefois demander à garder une copie à des seules fins d’archivage.

(3) Dans le cas où les informations confidentielles sont communiquées oralement, le caractère confidentiel de ces dernières doit être confirmé par écrit par la partie qui les a communiquées dans les 15 jours suivant la divulgation.

(4) Les destinataires sont responsables de l’exécution par leurs employés des obligations ci-dessus et s’assurent que ces derniers respectent, dans la limite des possibilités légales, ces obligations pendant et après expiration du présent Accord et/ou après la fin de leur contrat de travail.

(5) La confidentialité n’est plus applicable lorsque les informations confidentielles sont publiquement accessibles par un moyen autre que la violation des obligations de confidentialité, lorsque la partie qui les a communiquées informe ultérieurement le destinataire que les informations ne sont plus confidentielles, lorsque les informations confidentielles sont communiquées ultérieurement au destinataire sans obligation de confidentialité par une tierce partie qui est en possession légale des informations sans obligation de confidentialité et lorsque la divulgation ou la publication des informations confidentielles est requise par une loi nationale d’une des parties.

11. Suspension et résiliation

(1) Le présent Accord peut être suspendu par une des parties si l’une des parties ne remplit pas ses obligations selon les termes du présent Accord, ou si la participation de l’autorité nationale de financement au programme commun AAD est suspendue sur décision de l’Association AAD. La suspension prend effet 30 jours civils après réception de la notification.

(2) La Suisse peut suspendre ou résilier le présent Accord à tout moment en informant l’Association AAD par écrit. Dans ce cas, le présent Accord prendra fin 90 jours après la date de la notification allant dans ce sens.

(3) Sous réserve des par. (1) et (2), les projets et les activités en cours au moment de la suspension ou de la résiliation du présent Accord se poursuivent et s’achèvent aux conditions prévues par le présent Accord. Les parties déterminent par consentement mutuel toutes les autres conséquences de la suspension ou de la résiliation du présent Accord.

12. Avis et communications

Tout avis ou toute communication est transmis(e) par écrit à l’adresse suivante:

Pour l’Association AAD AAL International Association Prof. Lena Gustafsson Rue du Luxembourg 3 1000 Bruxelles Belgique
Pour l’Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie OFFT¹¹ Prof. Ursula Renold Effingerstrasse 27 3003 Berne Suisse

Chaque partie au présent Accord informe immédiatement par écrit l’autre partie de tout changement dans les noms et adresses ci-dessus.

13. Avenants et modifications

(1) Les avenants ou les modifications au présent Accord sont valables uniquement s’ils sont effectués par écrit et signés par une personne autorisée pour chacune des parties.

(2) Chaque partie au présent Accord notifie à l’autre si elle considère que les prestations sont inappropriées ou si l’accord n’est plus conforme aux documents constitutifs du programme commun AAD.

(3) Toute modification dans l’accord conclu entre l’Association AAD et l’autorité nationale de financement doit être approuvée par l’Assemblée générale de l’Association AAD avant toute signature.

(4) Toute modification de la structure administrative de l’autorité nationale de financement, notamment en ce qui concerne l’organisation nationale compétente pour le programme commun AAD, doit être communiquée dans les 15 jours civils à l’Association AAD avec justification et date d’entrée en vigueur. Ce type de communication doit être annexé au présent Accord, lequel restera en vigueur sans qu’aucune autre action ne soit nécessaire.

14. Langue

L’anglais est utilisé dans tous les documents et avis préparés par l’Association AAD ou communiqués à l’Association AAD par l’autorité nationale de financement, y compris les rapports et les documents livrables, ainsi que dans toutes les réunions organisées dans le cadre du présent Accord ou en lien avec ce dernier. Toute traduction est effectuée à des seules fins de compréhension et n’a aucune incidence légale.

15. Règlement des conflits et droit applicable

(1) Tout conflit entre les parties relatif à l’interprétation, à l’application ou à la validité du présent Accord est réglé à l’amiable.

(2) Le présent Accord et toutes les affaires qui en découlent sont soumis au droit belge.

16. Dissociation

Si une ou plusieurs dispositions contenues dans le présent accord ou dans tout document établi en lien avec le présent Accord sont considérées par une autorité ou un tribunal compétent comme invalides, illégales ou inexécutables selon toute loi en vigueur, y compris le droit de la concurrence, la validité, la légalité et l’exécution des autres dispositions contenues dans le présent Accord ne sauraient en aucune mesure être affectées ou annulées, sous réserve que, dans un tel cas, les parties s’engagent à déployer tous les efforts commerciaux raisonnables afin d’atteindre l’objectif de la disposition invalide par une nouvelle disposition légalement valable qui entraîne les mêmes (ou substantiellement les mêmes) bénéfices ou charges économiques.

Fait en deux exemplaires originaux en anglais.

Bruxelles, le 24 novembre 2010

L’association internationale AAD

Lena Gustafsson

Berne, le 17 novembre 2010

L’Office fédéral de la formation
professionnelle et de la technologie OFFT¹²,
au nom du Conseil fédéral suisse

Ursula Renold

Annexe 1

Etat	Membre	Participation financière annuelle millions €
Allemagne	Bundesministerium für Bildung und Forschung Heinemannstraße 2; 53175 Bonn	5.0
Autriche	Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie Renngasse 5; 1010 Wien	2.5
Belgique	IWT, Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen Bischoffsheimlaan 25; 1000 Brussel	1.0
Chypre	Research Promotion Foundation P.O.BOX 23422, 1683 Lefkosia (=Nikosia)	0.5
Danemark	Danish Agency for Science, Technology and Innovation (DASTI) Bredgade 40; 1260 København K	0.5
Espagne – ISCII	Instituto de Salud Carlos III del Ministerio de Sanidad y Consumo Sinesio Delgado, 6; 28029 Madrid	2.0
Espagne – Mec	Ministerio de Educación y Ciencia Dirección General de Investigación C/ Albacete, 5; 28027 Madrid	0.4
Espagne – Mityc	Dirección General para el Desarollo de la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio Capitán Haya, 41; 28071 Madrid	2.0
Finlande	Tekes – Finnish Funding Agency for Technology and Innovation P.O. Box 69; FI-00101 Helsinki	2.5
France	Agence Nationale de la Recherche 212 rue de Bercy; 75012 Paris	1.5
France 2	Caisse Nationale de Solidarité (CNSA) A désigné l’ANR pour représenter le CNSA en tant que membre de l’Assemblée générale	1.5
Grèce	Ministry of Development; General Secretariat for Research and Technology Mesogeion Ave. 14–18; 11527 Athens	1.5
Hongrie	National Office for Research and Technology (NKTH) Neumann J. u. 1/C; 1117 Budapest	2.5
Irlande	Enterprise Ireland The Plaza; East Point Business Park, Dublin 3	0.5
Israël	Israel-Europe R&D Directorate for FP7 (ISERD) 29 Hamered St.; Tel Aviv 61500	1.0
Italie	Ministero dell’ Università e della Ricerca P.le Kennedy,20; 00144 Roma	2.5
Norvège	The Research Council of Norway Stensberggata 26; P.O. Box 2700 St. Hanshaugen; N‑0131 Oslo	0.1
Pays-Bas	Ministry of Health, Welfare and Sport Parnassusplein 5; 2511 VX The Hague	1.9
Pologne	Narodowe Centrum Bada’n I Rozwoju ul. Krucza 24/26; 00-526 Warszawa	1.0
Portugal	Agency for the Knowledge Society (UMIC) Taguspark; Edificio Inovacao I, 2°; 2740-122 Porto Salvo	0.5
Roumanie	National Center for Programme Management 21–25 Mendeleev Street, Sector 1, Bucharest	0.2
Royaume-Uni	Technology Strategy Board B1, North Star House; North Star Avenue; Swindon SN2 1JF	1.1
Suède	VINNOVA VERKET FÖR INNOVATIONSSYSTEM – SWEDISH GOVERNMENTAL AGENCY FOR INNOVATION SYSTEMS SE-101 58 Stockholm	0.5
Suisse	Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie (OFFT)¹³ Effingerstrasse 27; 3003 Berne	2,0

Annexe 2

Modèle de rapport à l’intention de l’Association AAD

Systèmes nationaux de contrôle et d’audit

1. Le système de contrôle interne appliqué dans l’autorité nationale de financement

Description générale du système de contrôle interne mis en place.
Description plus détaillée des procédures d’audit et de contrôle utilisées afin d’éviter les fraudes et les irrégularités. La description doit être suffisamment détaillée pour permettre à l’Association AAD d’effectuer une analyse centrale des risques.

2. La procédure d’audit utilisée par l’autorité nationale de financement

y.c. la méthodologie appliquée pour sélectionner les contrats et les conventions de subvention à examiner. Est également inclus le processus grâce auquel un plan d’audit annuel est mis en place et exécuté. Il convient de respecter les normes en matière d’audit fixées au niveau international.

Veuillez décrire le système de contrôle interne à l’autorité nationale de financement (ou à l’agence mandatée):–Qui prépare les paiements et sur quelle base?–Qui autorise les paiements et sur quelle base?–Qui surveille les paiements? Qui établit les rapports relatifs aux paiements?
Veuillez décrire le processus d’audit habituellement appliqué, p. ex. dans le cadre d’un programme de financement national, par l’autorité nationale de financement (ou l’agence mandatée). –Quelle est la base légale pour l’exécution d’audits au niveau des partenaires de projets financés?–Qui est responsable des audits et qui les dirige (personnel interne ou externe)?–Comment l’audit est-il mené? Quels sont les éléments d’un audit?–Au cours de quelles étapes d’un projet financé les audits sont-ils menés?–Le cas échéant, quelles sont les dispositions légales régissant les audits relatifs au budget total ou au nombre de projets financés?–Quel est le nombre moyen d’audits effectués au cours des trois dernières années? Si le programme n’existe pas depuis aussi longtemps, veuillez donner une réponse pour des programmes similaires.–Que se passe-t-il si des irrégularités sont identifiées? Combien de fois cela est-il arrivé au cours des trois dernières années?–Veuillez indiquer les partenaires de projets financés dans le cadre du programme commun AAD chez lesquels un audit est prévu.