AS 2006 945

Ordonnance sur le système informatisé de gestion et d'indexation de dossiers et de personnes de l'Office fédéral de la police

Ordonnance sur le système informatisé de gestion et d’indexation de dossiers et de personnes de l’Office fédéral de la police (Ordonnance IPAS)

Modification du 10 mars 2006

Le Conseil fédéral suisse arrête:

I L’ordonnance du 21 novembre 2001 sur le système informatisé de gestion et d’indexation de dossiers et de personnes de l’Office fédéral de la police (ordonnance IPAS)1 est modifiée comme suit:

Art. 5, al. 1, let. a, c et d

1 Sont traités dans les catégories suivantes du système principal les données et

documents: a. relatifs aux personnes dont tous les éléments signalétiques, en particulier le signalement, la photographie, les empreintes digitales et le profil d’ADN ont fait l’objet d’un relevé et d’un examen minutieux par des organes de police suisses ou étrangers ou par le Corps des gardes-frontière et qui ont été annoncées à l’office aux fins de comparaison des données (catégorie «AFIS- ADN»); c. relatifs aux personnes au sujet desquelles une demande a été adressée au service de recherche de personnes disparues de l’office par des autorités suisses ou étrangères, des particuliers, des institutions ou des organisations internationales (catégorie «Recherche de personnes disparues»); d. relatifs aux personnes pour lesquelles un dossier est ouvert par l’office dans le cadre de l’application de la législation sur les documents d’identité (caté- gorie «Documents d’identité»).

Art. 7 Fonction de gestion 1 La fonction de gestion permet de faciliter la gestion des documents et des dossiers de l’office qui se rapportent à des affaires impliquant des personnes physiques, des personnes morales ou des objets, à l’exception des documents et des entrées relatifs aux affaires traitées par la PJF dans le système informatisé JANUS.

1 RS 361.2

2006-0084 945

Ordonnance IPAS RO 2006

2 Elle peut contenir toutes les communications, notamment les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les lettres, adressées à l’office ou émanant de celui-ci. Elle contient en particulier les communications échangées dans le cadre de la coopé- ration avec l’office européen de police (Europol).

3 Elle donne accès:

a. aux documents informatisés se rapportant à des affaires traitées par l’office, sous forme de textes ou d’images; b. aux données relatives à la transmission et à l’étape de traitement des docu- ments et des dossiers, ainsi qu’aux éventuelles recherches effectuées dans les systèmes d’information accessibles à la PJF, et c. à l’emplacement des dossiers et aux indications relatives au prêt. 4 Les données traitées dans la fonction de gestion peuvent être indexées par per- sonne, par objet ou par événement et reliées au système principal ou à d’autres systèmes d’information de l’office. Lorsque des données sont reliées au système principal ou à un autre système d’information, elles sont soumises aux règles de traitement et aux restrictions d’accès applicables à ces derniers.

Art. 11, phrase introductive et let. d Sous réserve des dispositions légales régissant les données signalétiques, INTERPOL, Europol, la recherche de personnes disparues et les documents d’identité, l’office peut, dans des cas particuliers et dans le cadre de l’entraide admi- nistrative, communiquer des informations enregistrées dans IPAS aux autorités suivantes, lorsqu’elles en ont besoin pour s’acquitter de leurs obligations légales: d. Europol;

Art. 13 Droits des personnes concernées

1 Toute personne peut demander à l’office des renseignements sur les données la

concernant qui sont enregistrées dans IPAS et requérir la rectification ou la suppres- sion de ces données. 2 Le droit à la consultation, à la rectification et à la suppression des données s’exerce conformément aux dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)2. L’art. 13 de l’ordonnance du 1er décembre 1986 concernant le Bureau central national Interpol Bern3 est réservé s’agissant des données transmises par le canal Interpol. L’art. 7, ch. 5, de l’Accord du 24 septembre 2004 entre la Confédération suisse et l’Office européen de police4 est réservé s’agissant des don- nées transmises par Europol. L’art. 14 LOC5 est réservé pour les inscriptions dans l’index ou dans la fonction de gestion de données relevant des compétences de la PJF.

2 RS 235.1 3 RS 351.21 4 RS 0.360.268.2 5 RS 360

Ordonnance IPAS RO 2006

Art. 15 Sécurité des données La sécurité des données est régie par l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’infor- matique dans l’administration fédérale6.

Art. 16, al. 1, 4 et 6

1 Les données du système principal en relation avec des données dactyloscopiques

mémorisées dans le système automatique d’identification des empreintes digitales (O du 21 nov. 2001 sur le traitement des données signalétiques7) ou en relation avec des profils d’ADN mémorisés dans le système d’information fondé sur les profils d’ADN (O du 3 déc. 2004 sur les profils d’ADN8) sont effacées en même temps que les données correspondantes qui sont stockées dans ces systèmes d’information.

4 Les données des catégories «Recherche de personnes disparues» et «Documents

d’identité» du système principal sont effacées 50 ans après le premier enregistre- ment. Les données de la catégorie «Recherche de personnes disparues» peuvent être conservées tant que les personnes concernées ne sont pas retrouvées, mais au plus tard jusqu’à ce qu’elles atteignent l’âge de 99 ans.

5 Les autres données du système principal sont effacées après dix ans.

6 Les données de la fonction de gestion afférentes à la coopération avec Europol sont conservées conformément à l’Accord du 24 septembre 2004 entre la Confédération suisse et l’Office européen de police9. Les autres données de la fonction de gestion sont effacées après trois ans.

II Les annexes 1 et 2 sont remplacées par les versions ci-jointes.

III La présente modification entre en vigueur le 1er avril 2006.

10 mars 2006 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Moritz Leuenberger La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

6 RS 172.010.58 7 RS 361.3 8 RS 363.1 9 RS 0.360.268.2

Ordonnance IPAS RO 2006

Annexe 1 (art. 4, al. 2)

Catalogue des données

Système principal (Catégories «AFIS-ADN», «Interpol», «Recherche de personnes disparues» et «Documents d’identité») Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes physiques

1. Numéro

2. Nom

3. Prénom

4. Date de naissance

5. Sexe

6. Nationalité

7. Adresse

8. Lieu de naissance

9. Lieu d’origine

10. Noms des parents

11. Etat civil

12. Langue maternelle

13. Documents d’identité

14. Noms contrôlés/identité établie

15. Date de décès

16. Signalement

(signes particuliers, taille, couleur des yeux, de la peau et des cheveux)

17. Nom(s) d’emprunt et caractéristiques

18. Identité ou non-identité avec une autre personne de même nom enregistrée

dans le système

19. Personne(s) faisant ménage commun avec la personne physique

Sous-catégorie «Données de base» relative aux personnes morales

1. Numéro

2. Nom

3. Siège

4. Nationalité

Ordonnance IPAS RO 2006

5. Forme juridique

6. Informations du registre du commerce

7. Nom des membres des organes dirigeants

8. Adresse

9. Autre(s) nom(s) et caractéristiques

10. Identité ou non-identité avec une autre personne de même nom enregistrée

dans le système Sous-catégorie «Données de base» relative aux objets

1. Numéro

2. Nom de l’objet

3. Description

4. Dates relatives à l’événement

5. Pays de provenance de l’information

6. Type de l’objet

7. Adresse

8. Identité ou non-identité avec un autre objet de même nom enregistré dans le

système Sous-catégorie «Dossiers» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Collaborateur ayant ouvert le dossier

3. Emplacement habituel (centre de documentation)

4. Emplacement actuel (nom de l’emprunteur)

5. Numéro de volume

6. Informations sur les données de base liées au dossier

7. Dates des documents du dossier

8. Remarques

Sous-catégorie «Affaires» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro

2. Type (entrée/sortie, autorité émettrice ou destinataire)

3. Date de l’affaire

4. Date de saisie et collaborateur responsable

5. Autorité de l’identification

6. Motif de l’annonce/motif pour lequel la personne a été signalisée

Ordonnance IPAS RO 2006

7. Date de l’annonce/de l’identification

8. Lieu de l’annonce/de l’identification

9. Priorité

10. Délai

11. Référence

12. Catégorie

13. Etat d’avancement de l’affaire (étape)

14. Date de l’étape

15. Collaborateur en charge de l’étape

16. Numéro de pièce

17. Texte de l’étape

Sous-catégorie «Contenu» relative aux personnes physiques ou morales et aux objets

1. Numéro de contrôle de processus (empreintes digitales et/ou ADN)

2. Existence d’un profil d’ADN dans CODIS

3. Type (informations sur les photographies, les empreintes digitales et les pro- fils d’ADN disponibles)

4. Remarques (questions et réponses liées à l’affaire)

5. «Hits» (comparaisons effectuées, résultat)

6. Mesures10

7. Remarques (texte libre de 600 caractères avec antécédents et état de fait rela- tifs à la personne ou à l’objet)11

8. Remarques alternatives

Fonction de gestion

1. Action (nom, description de l’action; date et nom d’utilisateur)

2. Dossier (numéro, genre, catégorie et description du dossier; date d’exécu-

tion, remarques et nom d’utilisateur)

3. Communication (numéro, type et genre de communication; liaison avec le

système principal ou un autre système d’information; date, heure et auteur de la saisie; date et lieu d’entrée/de sortie; expéditeur/destinataire; descrip- tion sommaire de la communication; délais, utilisateur et date d’exécution)

10 Les champs de données selon numéros 1 à 6 ne sont utilisés que pour la catégorie «AFIS-ADN». 11 Le champ de données selon numéro 7 n’est utilisé que pour les catégories «Interpol», «Recherche de personnes disparues» et «Documents d’identité».

Ordonnance IPAS RO 2006

4. Attribution de la communication (destinataires pour le traitement, délais de traitement, indications quant aux travaux effectués)

5. Documents (numéro, titre et type de documents, emplacement, bénéficiaires

d’un prêt, date du prêt) 6. Personnes physiques (identité complète, vérification de l’identité, noms des parents, état civil, adresse, lieu de naissance, noms d’emprunt, personnes fai- sant ménage commun avec la personne physique) 7. Personnes morales (nom, forme juridique, vérification de l’identité, adresse)

8. Véhicules (type, genre, marque, pays, numéros d’identification, description

du véhicule, indications relatives au détenteur)

9. Objets (numéro, type, remarques)

Ordonnance IPAS RO 2006

Annexe 2 (art. 9, al. 2)

Droits d’accès à IPAS

G = Get (visualiser) A = Add (visualiser, introduire des données, modifier et effacer les données saisies par l’unité administrative)

Services