AS 2012 337
Ordonnance sur le système d'information EDAssist+
Ordonnance sur le système d’information EDAssist+
du 9 décembre 2011
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères (loi)1; vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information EDAssist+ (système EDAssist+).
Art. 2 But Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) utilise le système EDAssist+ pour: a. enregistrer en ligne les personnes qui se rendent à l’étranger ou y voyagent; b. traiter les avis de recherche de personnes portées disparues; c. prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe; d. saisir et traiter les demandes soumises par la population; e. traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 16, 17 et 22 du Règle- ment du Service diplomatique et consulaire suisse, du 24 novembre 19673.
Art. 3 Exploitation Le système EDAssist+ est exploité par la Direction consulaire (DC) du DFAE.
RS 235.24
2010-1340 337
Système d’information EDAssist+ RO 2012
Art. 4 Structure du système EDAssist+ Le système EDAssist+ se compose des domaines suivants: a. enregistrement en ligne; b. avis de recherche et retours d’information; c. crises et catastrophes; d. helpline; e. protection consulaire.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Enregistrement en ligne 1 La personne qui se rend à l’étranger ou y voyage peut saisir ses données dans le domaine «enregistrement en ligne».
2 Les données à saisir sont recensées à l’annexe 1.
3 La saisie de données est réservée aux personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi.
Art. 6 Avis de recherche et retours d’information 1 Le domaine «avis de recherche et retours d’information» est destiné au traitement des données des personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi, qui sont portées disparues.
2 Les données des personnes ayant déposé un avis de recherche sont également
traitées.
3 Les données à traiter sont recensées aux annexes 2 et 3.
4 Les données sont saisies par la DC et les représentations diplomatiques et consulai- res suisses à l’étranger (représentations). Les données visées à l’annexe 2, ch. 1 à 10, et à l’annexe 3, ch. 1 à 6, et concernant des personnes enregistrées dans le système d’information «Administration en réseau des Suisses de l’étranger» (VERA) sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 7 Crises et catastrophes
1 Le domaine «crises et catastrophes» est destiné au traitement des données de
personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi qui sont touchées par une crise ou une catastrophe.
2 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 4.
3 Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 4, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
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Système d’information EDAssist+ RO 2012
Art. 8 Helpline
1 Le domaine «helpline» est destiné au traitement des données de personnes ayant
soumis une demande à la DC ou à une représentation par écrit, par téléphone ou par voie électronique.
2 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 5.
3 Les données sont saisies par la DC et les représentations.
Art. 9 Protection consulaire
1 Le domaine «protection consulaire» est destiné au traitement des données de
personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi et bénéficiant d’une assis- tance au titre de la protection consulaire.
2 Les données à traiter sont recensées à l’annexe 6.
3 Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 6, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 10 Droits de traitement 1 La DC et les représentations ont le droit de traiter toutes les données du système EDAssist+. 2 Les personnes visées à l’art. 5 ont le droit de traiter leurs données en ligne.
Art. 11 Stockage, archivage et destruction des données
1 Les données visées à l’annexe 1 sont détruites au plus tard 30 jours après
l’écoulement de la durée indiquée du voyage. 2 Les données visées aux annexes 2 à 6 et dont le statut est «désactivé» ou «archivé» sont détruites au plus tard cinq ans après la dernière consultation. 3 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Art. 12 Administration du système 1 Les administrateurs système gèrent les systèmes informatiques, les bases de don- nées et les applications. Ils planifient, installent, configurent et supervisent l’infra- structure technique du système EDAssist+. 2 La personne responsable de l’application sert d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Elle veille à ce que les utilisateurs soient satisfaits et analyse les besoins en vue du développement futur du système EDAssist+. Elle est rattachée à la DC.
Art. 13 Attribution des droits d’accès individuels 1 La personne responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux collaborateurs de la DC et des représentations.
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2 Chaque année, elle vérifie si les conditions justifiant le droit d’accès sont toujours remplies.
Section 3 Protection des données et sécurité informatique
Art. 14 Droit d’accès et de rectification 1 Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la DC de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les don- nées incorrectes.
2 Ces renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.
3 Conformément à l’art. 9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données4, il est possible de refuser ou de restreindre la communication des rensei- gnements demandés, voire d’en différer l’octroi.
Art. 15 Devoirs de diligence 1 La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
2 Elle s’assure que les données saisies dans le système EDAssist+ sont exactes,
complètes et mises à jour; cette disposition ne s’applique pas aux données du domaine «enregistrement en ligne».
Art. 16 Sécurité des données et sécurité informatique 1 La sécurité des données et la sécurité informatique doivent être assurées confor- mément à l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données5 ainsi qu’à l’art. 10 de l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale6. 2 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des don- nées ainsi que le contrôle du traitement des données. 3 La DC prend des mesures techniques et organisationnelles contre le traitement non autorisé et le vol de données.
Art. 17 Journalisation Les accès au système EDAssist+ et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
4 RS 235.1 5 RS 235.11 6 RS 172.010.58
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Art. 18 Surveillance 1 La DC exerce la surveillance sur le traitement des données dans EDAssist+ au sens de la présente ordonnance.
2 Le DFAE veille au respect de la protection et de la sécurité des données.
Section 4 Dispositions finales
Art. 19 Modification du droit en vigueur L’ordonnance VERA du 7 juin 20047 est modifiée comme suit:
Art. 5a Transmission de données L’annexe recense les systèmes électroniques équipés d’une interface avec VERA, énumère les données transférées de VERA dans l’autre système et précise la fré- quence de ces transferts.
L’ordonnance VERA est complétée par l’annexe suivante: Annexe (art. 5a)
Liste des systèmes d’information dotés d’une interface avec VERA
Système d’information Les données personnelles suivantes sont transférées Fréquence de VERA
EDAssist+ a. Noms Si nécessaire b. Prénoms c. Données concernant les adresses et moyens de communication (contacts) d. Date de naissance e. Sexe f. Langues g. Lieux d’origine h. Nationalités i. Numéro d’assuré
7 RS 235.22
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Art. 20 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2012.
9 décembre 2011 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Micheline Calmy-Rey La chancelière de la Confédération, Corina Casanova
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Annexe 1 (art. 5, al. 2)
Données dans le domaine «enregistrement en ligne»
1. Noms
2. Prénoms
3. Date de naissance/âge
4 Adresses
5 Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
6. Sexe
7. Lieux d’origine
8. Nationalités
9 Personne de contact (nom et adresse)
10. Itinéraire/destination
11. Durée du voyage/du séjour
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Annexe 2 (art. 6, al. 3)
Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes portées disparues
1. Noms
2. Prénoms
3. Adresses
4. Date de naissance/âge
5 Sexe
6. Langues
7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
8. Lieux d’origine
9 Nationalités
10. Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur
l’assurance-vieillesse et survivants8 (numéro d’assuré AVS)
11. Evènement
12. Assistance nécessaire
13. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses,
coordonnées, langues et sexe)
14. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
15. Lieu de séjour
16. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
17. Date du dernier contact
18. Numéro de passeport
8 RS 831.10
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Annexe 3 (art. 6, al. 3)
Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes ayant soumis un avis de recherche
1. Noms
2. Prénoms
3. Adresses
4 Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
5. Langues
6. Sexe
7. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
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Annexe 4 (art. 7, al. 2)
Données dans le domaine «crises et catastrophes»
1. Noms
2. Prénoms
3. Adresses
4. Date de naissance/âge
5. Sexe
6. Langues
7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
8. Lieux d’origine
9. Nationalités
10. Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur
l’assurance-vieillesse et survivants9 (numéro d’assuré AVS)
11. Evènement
12. Assistance nécessaire
13. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses,
coordonnées, langues et sexe)
14. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
15. Lieu de séjour
16. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
17. Date du dernier contact
18. Lieu de rassemblement
19. Moyen de transport
20. Numéro de passeport
9 RS 831.10
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Annexe 5 (art. 8, al. 2)
Données dans le domaine «Helpline»
1. Noms
2. Prénoms
3. Adresses
4 Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
5. Langues
6. Sexe
7. Demande
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Système d’information EDAssist+ RO 2012
Annexe 6 (art. 9, al. 2)
Données dans le domaine «protection consulaire»
1. Noms
2. Prénoms
3. Adresses
4. Date de naissance
5. Sexe
6. Langues
7. Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
8. Lieux d’origine
9. Nationalités
10. Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur
l’assurance-vieillesse et survivants10 (numéro d’assuré AVS)
11. Evènement
12. Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses,
coordonnées, langues et sexe)
13. Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
14. Assurances
15. Bénéficiaire d’une rente AI
16. Obligation de s’annoncer (militaires)
17. Etat (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
18. Données portant sur des mesures d’aide sociale et des poursuites ou sanc-
tions pénales et administratives selon l’art. 4, al. 3, let. b, de la loi
19. Numéro de passeport
10 RS 831.10
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