AS 2004 2951

Ordonnance relative au système d'information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères

Ordonnance relative au système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (O Ordipro)

du 7 juin 2004

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères1, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet 1 La présente ordonnance règle l’exploitation du système d’information Ordipro du Département fédéral des affaires étrangères (département).

2 Sont traitées dans le système Ordipro les données concernant:

a. les membres des représentations diplomatiques et consulaires en Suisse, ainsi que les personnes autorisées à les accompagner en Suisse; b. les membres des missions permanentes auprès des organisations internatio- nales en Suisse; c. les membres des délégations permanentes d’organisations internationales auprès des organisations internationales en Suisse; d. les membres des représentations permanentes auprès de la Conférence du désarmement en Suisse; e. les membres des bureaux d’observateurs et des organismes assimilés établis en Suisse; f. les membres des missions spéciales en Suisse; g. les employés des organisations internationales établies en Suisse; h. les personnes autorisées à accompagner en Suisse les personnes mentionnées aux let. b à g.

RS 235.21 1 RS 235.2

2004-0513 2951

Ordonnance Ordipro RO 2004

Art. 2 But et contenu du système d’information 1 Le système Ordipro sert à l’accomplissement des tâches confiées à l’autorité com- pétente pour le service du protocole du département (protocole) et à la Mission permanente de la Suisse auprès de l’Office des Nations Unies et des autres organisa- tions internationales à Genève (mission), conformément à la Convention de Vienne du 18 avril 1961 sur les relations diplomatiques2, à la Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires3, ainsi qu’aux accords de siège selon l’annexe 1. Il sert en particulier: a. de base au traitement administratif des questions liées à l’accréditation et au séjour des personnes concernées; b. à l’établissement et à la gestion des différentes catégories de cartes de légi- timation.

2 Il comprend les fichiers du protocole et de la mission.

3 Le département est habilité à mettre à jour l’annexe 1.

Section 2 Données et traitement des données

Art. 3 Données Le protocole et la mission traitent les données personnelles suivantes dans le sys- tème Ordipro: a. noms; b. prénoms; c. date de naissance; d. adresse privée et numéro de téléphone; e. sexe; f. état civil; g. nationalité; h. titre et fonction; i. employeur (représentation, organisation internationale, autre employeur éventuel); j. profession; k. passeport (type, validité, numéro); l. nom du prédecesseur; m. date de l’arrivée et du départ; n. date de l’entrée en fonction;

2 RS 0.191.01 3 RS 0.191.02

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o. type du permis de travail en Suisse; p. données concernant les cartes de légitimation; q. plaques de contrôle et documents se rapportant au véhicule; r. photos; s. liens entre les personnes accompagnantes autorisées et les personnes princi- pales; t. dettes; u. litiges, procédures pénales, civiles et administratives.

Art. 4 Traitement des données personnelles 1 Les données des personnes visées à l’art. 1, al. 2, let. a, sont collectées et traitées par le protocole, celles des personnes visées à l’art. 1, al. 2, let. b à h, le sont par la mission. 2 Pour s’acquitter de leurs tâches légales, les autorités de l’Administration fédérale des douanes traitent dans le système Ordipro les données des personnes visées à l’art. 1, al. 2. Lorsqu’elles traitent ces données, elles sont responsables du respect des dispositions relatives à la protection des données.

Art. 5 Accès aux données

1 Ont un droit général d’accès aux données:

a. la Direction politique; b. la Direction du droit international public; c. les postes frontières pour le contrôle des personnes à la frontière; d. les organisations internationales établies en Suisse, concernant les données des personnes qu’elles occupent et de celles qui les accompagnent.

2 Ont un droit d’accès limité aux vérifications d’identité:

a. les autorités de police des étrangers des cantons et des communes; b. les services de police désignés par les cantons et les communes; c. l’Office fédéral de la police (fedpol); d. l’Office fédéral de l’immigration, de l’intégration et de l’émigration (IMES); e. l’Administration fédérale des douanes (AFD); f. la Caisse cantonale de compensation de Genève. 3 Les services des automobiles et les offices de la circulation routière des cantons ont un droit d’accès limité au contrôle des véhicules et à la vérification de l’identité des conducteurs. 4 L’étendue de l’accès accordé aux autorités autorisées est réglée dans l’annexe 2.

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Art. 6 Octroi du droit d’accès individuel La direction du projet Ordipro octroie aux collaborateurs des services ayant accès aux données une autorisation d’accès individuelle. Elle contrôle chaque année si les conditions d’accès au système Ordipro fixées dans l’annexe 2 sont remplies.

Art. 7 Communication régulière des données Les données sont régulièrement communiquées aux autorités et institutions privées suivantes, afin qu’elles puissent s’acquitter de tâches légales: a. l’Office fédéral des réfugiés (ODR); b. les autorités fiscales de la Confédération, des cantons et des communes; c. l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS); d. l’Office fédéral de la santé publique (OFSP); e. les personnes fournissant des prestations qui, selon les accords de siège énumérés dans l’annexe 1, ne sont soumises ni à rémunération, ni à la TVA, ni aux droits de douane, aux personnes visées à l’art. 1, al. 2, en vue de contrôler si ces dernières y ont droit; f. les offices statistiques de la Confédération, des cantons et des communes, sous une forme anonyme; g. les autorités de la Confédération et des cantons chargées de percevoir la taxe d’exemption de l’obligation de servir, uniquement pour les citoyens suisses âgés de 20 à 30 ans.

Art. 8 Communication des données à des personnes Les données visées à l’art. 3, let. a à i, m à q et s peuvent être communiquées à des personnes morales et physiques qui font état d’un besoin particulier.

Art. 9 Communication des données dans le cadre de l’entraide administrative 1 Les données personnelles saisies dans le système Ordipro peuvent être mises à la disposition des autorités qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches légales. Elles sont communiquées par le protocole ou par la mission, en fonction des compé- tences.

2 Le protocole ou la mission peuvent aussi communiquer des listes si l’autorité

requérante en a besoin pour s’acquitter de ses tâches légales et que le traitement des données personnelles est compatible avec l’objectif défini en la matière par la loi.

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Section 3 Protection et sécurité des données

Art. 10 Droit d’accès 1 Toute personne peut demander aux autorités compétentes selon l’art. 4, par écrit et en justifiant de son identité, des renseignements sur les données la concernant.

2 Les renseignements sont fournis par écrit et gratuitement.

3 La communication des renseignements demandés peut être refusée, restreinte ou

différée, conformément à l’art. 9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données4.

Art. 11 Droit de rectification Toute personne peut demander que les données incorrectes la concernant soient rectifiées.

Art. 12 Devoirs de diligence 1 Les autorités compétentes selon l’art. 4 veillent, chacune dans leurs domaines, à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions. 2 Elles s’assurent que les données personnelles qu’elles saisissent dans le système Ordipro ou qu’elles communiquent sont exactes, complètes et mises à jour.

Art. 13 Sécurité des données 1 Les autorités compétentes selon l’art. 4 édictent un règlement de traitement; ce dernier fixe les mesures techniques et organisationnelles et règle les modalités de contrôle du traitement des données.

2 Elles prennent, chacune dans leurs domaines, les mesures organisationnelles et

techniques conformes aux dispositions sur la protection des données. 3 Tout traitement de données doit être protégé au moyen de profils d’utilisateurs individuels et de mots de passe.

Art. 14 Journalisation Les accès au système Ordipro sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant trois ans.

Art. 15 Surveillance et coordination 1 Le protocole et la mission exercent la surveillance sur le traitement des données personnelles dans le système Ordipro au sens de la présente ordonnance et des directives qui en découlent.

4 RS 235.1

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2 Ils coordonnent leurs activités avec les autres autorités participant au système Ordipro selon l’art. 5.

3 Ils veillent au respect de la protection et de la sécurité des données.

4 Ils s’assurent que le responsable de la fabrication des cartes de légitimation res- pecte les prescriptions relatives à la protection des données et efface à temps les données personnelles enregistrées.

Section 4 Conservation, archivage et destruction des données

Art. 16 Durée de conservation des données 1 Après la notification du départ d’une personne, les données la concernant qui sont traitées par le protocole et la mission sont pourvues du statut d’inscription «départ». 2 Les données personnelles pourvues du statut d’inscription «départ» sont, après une année, disponibles uniquement pour le protocole et la mission. 3 Après le délai de cinq ans, elles sont détruites pour autant qu’il n’y ait aucune affaire en suspens au sens de l’art. 3, let. t et u. 4 Le responsable de la fabrication des cartes de légitimation efface toutes les don- nées stockées au plus tard dix jours après les avoir reçues.

Art. 17 Obligation de proposer les données aux Archives fédérales Avant de les détruire, le protocole et la mission proposent aux Archives fédérales les données personnelles qu’ils ont traitées.

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 18 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2004.

7 juin 2004 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Joseph Deiss La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

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Annexe 1 (art. 2, al. 1)

Accords de siège

Accord sur les privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies conclu entre le Conseil fédéral suisse et le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies les 11 juin/1er juillet 1946 (RS 0.192.120.1); Accord du 17 novembre 1997 entre le Conseil fédéral suisse et les Etats parties à la Convention relative à la conciliation et à l’arbitrage au sein de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) en vue de déterminer le statut juridi- que en Suisse de la Cour de conciliation et d’arbitrage au sein de l’OSCE (RS 0.192.120.193.1); Accord du 10 mars 1955 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation météorolo- gique mondiale pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.242); Echange de lettres des 5 février/22 avril 1948 concernant le statut juridique en Suisse de l’Union postale universelle (RS 0.192.120.278.3); Accord du 22 juillet 1971 entre le Conseil fédéral suisse et l’Union internationale des télécommunications pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.278.41); Accord du 21 août 1948 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation mondiale de la santé pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.281); Accord du 11 mars 1946 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation internatio- nale du travail pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.120.282); Accord du 28 septembre 1971 entre le Conseil fédéral suisse et l’Union inter- parlementaire pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.121.71); Accord du 9 décembre 1970 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation mon- diale de la propriété intellectuelle pour déterminer le statut juridique en Suisse de cette organisation (RS 0.192.122.23); Accord du 17 novembre 1983 entre le Conseil fédéral Suisse et l’Union internatio- nale pour la protection des obtentions végétales pour déterminer le statut juridique en Suisse de cette Union (RS 0.192.122.25); Accord du 15 novembre 1946 concernant le statut juridique en Suisse du Bureau international d’éducation (avec procès-verbal) (RS 0.192.122.41); Accord du 11 juin 1955 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation européenne pour la recherche nucléaire pour déterminer le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.122.42);

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Accord du 19 mars 1993 entre le Conseil fédéral suisse et le Comité international de la Croix-Rouge en vue de déterminer le statut juridique du Comité en Suisse (RS 0.192.122.50); Accord du 29 novembre 1996 entre le Conseil fédéral suisse et la Fédération interna- tionale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge en vue de déterminer le statut juridique de la Fédération internationale en Suisse (RS 0.192.122.51); Accord du 10 mars 1976 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation internatio- nale de protection civile pour régler le statut juridique de cette organisation en Suisse (RS 0.192.122.52); Accord du 2 juin 1995 entre la Confédération suisse et l’Organisation mondiale du commerce en vue de déterminer le statut juridique de l’Organisation en Suisse (RS 0.192.122.632); Accord du 10 août 1961 entre le Conseil fédéral suisse et l’Association européenne de libre-échange pour déterminer le statut juridique de cette association en Suisse (RS 0.192.122.632.3); Accord du 18 mai 1987 entre le Conseil fédéral suisse et le Bureau international des textiles et de l’habillement en vue de déterminer le statut juridique du Bureau en Suisse (RS 0.192.122.632.5); Accord du 10 février 1988 entre le Conseil fédéral suisse et l’Organisation intergou- vernementale pour les transports internationaux ferroviaires (OTIF) en vue de dé- terminer le statut juridique de cette Organisation en Suisse (RS 0.192.122.742); Accord du 9 décembre 1976 entre le Conseil fédéral suisse et l’Association des pays exportateurs de minerai de fer pour régler le statut juridique de cette association en Suisse (RS 0.192.122.931); Echange de lettres des 7 avril/3 mai 1954 concernant le statut juridique en Suisse du Comité intergouvernemental pour les migrations européennes (RS 0.192.122.935); Accord du 10 février 1987 entre le Conseil fédéral suisse et la Banque des règle- ments internationaux en vue de déterminer le statut juridique de la Banque en Suisse (RS 0.192.122.971.3); Accord du 20 mars 1997 entre la Confédération suisse et le Centre Sud en vue de déterminer le statut juridique du Centre en Suisse (RS 0.192.122.972.11).

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Annexe 25 (art. 5, al. 4)

Matrice d’accès

5 Le texte de cette annexe n’est pas publié dans le Recueil officiel des lois fédérales et le Recueil systématique du droit fédéral. Des tirés à part peuvent être obtenus auprès de la Mission permanente de la Suisse auprès de l’Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève, Case postale 194, 1211 Genève 20.

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