AS 2009 6803

Ordonnance du DFF concernant les données et informations électroniques

Ordonnance du DFF concernant les données et informations électroniques (OelDI)

du 11 décembre 2009

Le Département fédéral des finances (DFF), vu l’art. 125 de l’ordonnance du 27 novembre 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA)¹, arrête:

Art. 1 Objet et but La présente ordonnance définit les exigences de nature technique, organisationnelle et procédurale applicables à la force probante et au contrôle des données et des informations qui sont générées électroniquement ou de façon analogue (données électroniques) conformément aux dispositions des art. 122 à 124 OTVA.

Art. 2 Définitions

1 Au sens de la présente ordonnance, on entend par contrôle:

a. le contrôle au siège de l’entreprise ou au domicile de l’assujetti des livres et des justificatifs comptables ainsi que de la correspondance commerciale tenus électroniquement ou de façon analogue; b. les contrôles effectués au siège de l’Administration fédérale des contribu- tions (AFC) des données qui doivent lui être rendues accessibles par l’assu- jetti conformément au droit en vigueur.

2 Au sens de la présente ordonnance, vaut signature électronique une signature

avancée au sens de l’art. 2, let. b, de la loi du 19 décembre 2003 sur la signature électronique (SCSE)², satisfaisant en outre aux conditions suivantes: a. elle fait l’objet d’un certificat délivré par un fournisseur reconnu au sens de l’art. 3 SCSE et agissant conformément aux devoirs prévus à la section 5 SCSE, et contenant les informations suivantes:

1. le numéro de série,

2. le nom de la personne physique ou morale titulaire de la clé de vérifi-

cation de signature,

3. la clé de vérification de signature,

4. la durée de validité,

5. le nom, le pays d’établissement et la signature électronique avancée du

fournisseur de services qui a délivré le certificat;

RS 641.201.511

2009-2054 6803

Données et informations électroniques RO 2009

b. les exigences prévues à l’art. 6, al. 1, SCSE pour l’élaboration des clés de signature et de vérification de signature, et à l’art. 6, al. 2, let. b et c, SCSE pour les dispositifs de création de signatures, sont remplies. 3 Les signatures électroniques qui satisfont aux dispositions de l’art. 14, al. 2bis, du code des obligations3 sont assimilées à celles de l’al. 2 si elles ne comportent aucune restriction excluant leur utilisation aux fins de la présente ordonnance.

4 L’AFC peut édicter des prescriptions techniques et administratives en ce qui

concerne les signatures avancées et les certificats visés à l’al. 2, notamment leur élaboration, leur délivrance et leur utilisation.

Art. 3 Force probante 1 Les conditions applicables à la force probante des données électroniques en vertu de l’art. 122, al. 1, OTVA sont remplies: a. si la sûreté de la transmission et de la conservation des données est garantie par une signature électronique; b. si le certificat délivré par le fournisseur de services de certification confor- mément aux prescriptions de l’art. 2, al. 2, était valable au moment de l’établissement de la signature; c. si pendant toute la durée du délai de conservation prévu à l’art. 11, les don- nées électroniques ont fait l’objet d’une vérification adéquate, au moyen de la signature électronique, portant sur leur intégrité, leur authenticité et sur le droit de signer, et si, en cas de traitement automatisé, la vérification des données électroniques s’effectue systématiquement une fois la transmission terminée, mais au plus tard avant leur utilisation, et que les résultats de cette vérification sont consignés par écrit; d. si la clé publique servant à vérifier la signature électronique est conservée avec les données sécurisées; ceci est également valable pour les certificats au sens de la let. b délivrés par un fournisseur de services de certification reconnu, pour autant que le certificat ne soit pas publié; e. si, en cas d’utilisation de techniques cryptographiques, la clé servant à déchiffrer des données codées est conservée; f. si les utilisateurs n’utilisent pas de pseudonymes, et g. si les clés peuvent être considérées, sans aucun doute possible, comme sûres au moment de leur utilisation. 2 Les données électroniques que le destinataire envoie à l’adresse du fournisseur de la prestation (par ex. une note de crédit) ou qu’il émet au nom et pour le compte du fournisseur (autofacturation) doivent faire l’objet d’un accusé de réception de la part du fournisseur. Cet accusé de réception doit répondre aux conditions énoncées à l’al. 1 et se référer de manière univoque aux données reçues.

3 RS 220

6804

Données et informations électroniques RO 2009

3 Un accusé de réception au sens de l’al. 2 est également nécessaire lorsque le four- nisseur de la prestation veut apporter la preuve, uniquement au moyen de données transmises électroniquement, que le destinataire de la prestation a son domicile ou son siège commercial à l’étranger.

Art. 4 Sécurité des données 1 La procédure de traitement des données utilisée doit garantir que toutes les don- nées à traiter qui peuvent être déterminantes pour la perception de l’impôt seront saisies et que ces données ne pourront être modifiées ni supprimées sans que cela soit décelable.

2 Tous les registres de données et systèmes de traitement de données qui peuvent

être déterminants pour la perception de l’impôt et pour les contrôles par l’AFC qui s’y rapportent, doivent être protégés de manière appropriée par un enregistrement dans des répertoires systématiques et au moyen de contrôles d’accès suffisants aux installations et aux données, afin qu’ils ne puissent être ni perdus ou modifiés sans autorisation ni détruits ou volés.

Art. 5 Possibilité de vérification

1 Le fonctionnement de tout système de traitement des données (par ex. celui du

système de comptabilité) doit être consigné dans une documentation. 2 L’art. 4, al. 1, de l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conserva- tion des livres de comptes4 s’applique par analogie à la présentation et à l’étendue de la documentation.

3 Les données fixes et les tableaux directeurs doivent être consignés par écrit.

4 La durée de vie des données saisies ainsi que toutes leurs modifications ultérieures doivent être inscrites et commentées. De plus, il doit être fait en sorte que ces don- nées puissent être reproduites de façon lisible et sans retard déraisonnable. 5 L’utilisation de clés cryptées et de codes n’est autorisée que pour la description d’articles. Elle suppose que la signification des clés et des codes peut être établie en tout temps sans équivoque et sans retard déraisonnable aussi bien par l’émetteur des données que par le destinataire.

Art. 6 Reproduction 1 L’assujetti doit garantir que soient lisibles sans retard déraisonnable les données nécessaires à la perception de l’impôt ainsi que les instructions de travail et autres documents organisationnels nécessaires à leur compréhension, tels que ceux concer- nant le réglage de tableaux. 2 Il est également tenu de présenter les documents nécessaires à la compréhension des données et des documents organisationnels et, si nécessaire, de fournir des reproductions pouvant être consultées sans moyens auxiliaires.

4 RS 221.431

6805

Données et informations électroniques RO 2009

3 La reproduction des données enregistrées déterminantes pour la perception de

l’impôt doit avoir le même contenu que les données originales, être intégrale et facilement compréhensible.

Art. 7 Accès aux données 1 L’AFC est habilitée à consulter sur place l’intégralité des données enregistrées déterminantes pour l’imposition et à utiliser le système de traitement des données de l’assujetti pour effectuer ses travaux de vérification. Le contrôle de ces données peut aussi être effectué au lieu indiqué par l’assujetti sur le territoire suisse ou, avec son accord, dans les locaux de l’AFC. 2 Dans la mesure où le contrôle des données le requiert, l’AFC peut exiger que les données déterminantes pour la perception de l’impôt soient exploitées numérique- ment conformément à ses instructions ou que les données électroniques enregistrées soient mises gratuitement à sa disposition sur un support de données de son choix utilisable numériquement. 3 L’assujetti doit faire le nécessaire pour que la consultation de ses données par l’AFC ne puisse pas entraîner de modification des données ni endommager son système de traitement des données. Il est seul et unique responsable des conséquen- ces s’il ne remplit pas correctement son devoir de diligence.

Art. 8 Traçabilité des opérations commerciales

1 Chaque opération commerciale doit pouvoir être contrôlée individuellement sans

retard déraisonnable et sans occasionner de frais importants, depuis les pièces justi- ficatives en passant par les livres comptables jusqu’au décompte de la TVA, et inversement. 2 Lorsque les chiffres sont globaux, les postes qui les composent doivent pouvoir être détaillés, preuves à l’appui. 3 Une concordance doit être établie entre les données de l’archive et celles du comp- te de l’impôt préalable. 4 Les transactions doivent être consignées dans un journal contenant l’intégralité des mouvements (entrée/sortie) des données électroniques déterminantes pour la percep- tion de l’impôt. 5 L’archivage, la conversion éventuelle ou toute autre opération effectuée sur les données doivent être consignés dans un procès-verbal.

Art. 9 Intervention d’un tiers 1 L’intervention d’un tiers dans la circulation des données entre le fournisseur et le destinataire de la prestation est autorisée pour les données nécessaires à la percep- tion de l’impôt (telles que les factures), pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

6806

Données et informations électroniques RO 2009

a. le mandant et le tiers ont conclu un accord qui habilite le tiers à retrans- mettre les données. Au cas où les données sont retransmises sous forme élec- tronique pour facturation, établissement d’un décompte ou d’une note de crédit, cette habilitation est mentionnée de manière explicite ou implicite lors de chaque transmission de données individuelle et est visible pour le destinataire; b. la transmission ultérieure intégrale et fidèle des données obtenues par trans- mission électronique ou par échange de support de données est garantie par des mesures et des contrôles adéquats, conformément aux dispositions de l’art. 3, al. 1; c. toute opération effectuée sur les données reçues avant leur retransmission reste contrôlable et peut être rendue lisible sans délai déraisonnable. 2 En cas de facturation globale des prestations de plusieurs fournisseurs à un destina- taire, cette facturation doit être effectuée fournisseur par fournisseur. 3 Quels que soient les accords que le mandant et le tiers ayant accès aux données ont conclus en ce qui concerne la prise en charge des risques ou des responsabilités, c’est toujours le mandant (fournisseur ou destinataire de la prestation) qui est res- ponsable envers l’AFC. 4 Le tiers ayant accès aux données est tenu à la même obligation de renseigner que le tiers astreint à fournir des renseignements au sens de l’art. 73 de la loi fédérale du 12 juin 2009 régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA)5. 5 Le tiers ayant accès aux données doit être inscrit au registre du commerce suisse.

Art. 10 Conservation 1 Les données électroniques déterminantes pour la perception de l’impôt doivent être archivées par l’émetteur et par le destinataire sous la forme de leur transmission originale et dans leur intégralité sur des supports de données utilisables numérique- ment. La conservation des données uniquement sous la forme de documents impri- més ou de microfilms n’est pas autorisée. 2 En cas de transformation des données électroniques déterminantes pour la percep- tion de l’impôt (conversion) dans un autre format («format maison»), les deux versions des données doivent être archivées. Elles doivent être gérées selon le même index. La version convertie doit être signalée comme telle.

3 L’assujetti doit avoir accès à tout moment aux données déterminantes pour la

perception de l’impôt pendant toute la durée du délai de conservation prévu à l’art. 11. Il doit veiller à ce que ces données soient lisibles et exploitables numé- riquement sans délai déraisonnable à partir d’un seul et même lieu situé sur le terri- toire suisse. 4 La conservation à l’étranger des supports de données est autorisée uniquement si l’accès, la lisibilité et l’exploitation des données déterminantes pour la perception de l’impôt sont garantis à tout moment.

5 RS 641.20

6807

Données et informations électroniques RO 2009

Art. 11 Délai de conservation Les art. 70, al. 2 et 3, LTVA6 et 41 de la loi du 18 mars 2005 sur les douanes7 s’appliquent par analogie au délai de conservation et à la suppression des données électroniques déterminantes pour la perception de la taxe sur la valeur ajoutée.

Art. 12 Suivi de l’évolution des technologies de l’information 1 L’AFC suit en permanence l’évolution technique des technologies de l’information déterminantes pour la perception de l’impôt. 2 À cet effet, elle veille à garder les contacts nécessaires avec les principaux utilisa- teurs actifs dans ce domaine.

Art. 13 Abrogation du droit en vigueur L’ordonnance du 30 janvier 2002 concernant les données et les informations élec- troniques8 est abrogée.

Art. 14 Dispositions transitoires 1 Tant que l’assujetti n’est pas en mesure d’obtenir des certificats selon l’art. 2, al. 2, délivrés par un fournisseur de services de certification reconnu au sens de la SCSE9, l’AFC accepte également des certificats délivrés par un fournisseur de services de certification qui remplit sans équivoque et preuve à l’appui les conditions nécessai- res pour pouvoir se faire reconnaître le moment venu par l’organisme de reconnais- sance au sens de l’art. 4 SCSE. 2 Les certificats acceptés par l’AFC en vertu de l’al. 1 restent valables durant une année au plus à partir du moment où l’assujetti peut obtenir des certificats au sens de l’art. 2, al. 2, auprès d’un fournisseur de services de certification reconnu au sens de l’art. 3 SCSE.

Art. 15 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2010.

11 décembre 2009 Département fédéral des finances: Hans-Rudolf Merz

6 RS 641.20 7 RS 631.0 8 RO 2002 259, 2007 4689 9 RS 943.03

6808

Données et informations électroniques RO 2009

Cette page est vierge pour permettre d’assurer une concordance dans la pagination des trois éditions du RO.

6809

Données et informations électroniques RO 2009

6810