AS 2017 2809
Ordonnance sur le système d'information CV-DFAE
Ordonnance sur le système d’information CV-DFAE (Ordonnance CV-DFAE)
du 26 avril 2017
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères 1, vu l’art. 27, al. 2, let. c, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération2, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information CV-DFAE (CV-DFAE) par l’unité du Personnel du Département fédéral des affaires étrangères (unité Personnel DFAE), rattaché à la Direction des ressources (DR).
Art. 2 But du système d’information
1 Le CV-DFAE fournit à l’unité Personnel DFAE les renseignements lui permettant
d’évaluer, en vue de la planification des affectations au sein du département, le profil des employés du DFAE (employés) en fonction de leurs formations, de leurs expériences par domaine, de leurs compétences et de leurs connaissances linguis- tiques.
2 Il permet aux employés de rédiger un curriculum vitæ standardisé en vue d’une
future affectation.
Art. 3 Responsabilité L’unité Personnel DFAE est responsable du CV-DFAE.
RS 235.23
2016-3001 2809
O CV-DFAE RO 2017
Section 2 Données et traitement des données
Art. 4 Données personnelles saisies dans le CV-DFAE
1 Le CV-DFAE contient les données personnelles des employés ainsi que celles des
membres de leur famille. 2 Les données qui sont saisies dans le CV-DFAE figurent dans l’annexe à la présente ordonnance.
Art. 5 Provenance des données et droits de traitement 1 En conformité avec l’art. 13, al. 4, de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération3, les données énumérées ci-après sont transmises à partir de la base centralisée des identités de la Confédération exploitée par l’Office fédéral de l’infor- matique et de la télécommunication: civilité, prénom, nom, numéro de téléphone professionnel, adresse électronique professionnelle et numéro personnel. Ces don- nées ne peuvent être modifiées.
2 Les employés peuvent à tout moment saisir et modifier eux-mêmes les autres
données. Ils ont la possibilité de protéger certaines données de manière à en interdire le traitement, lecture y compris. 3 Les données non protégées peuvent être traitées par les collaborateurs responsables de l’unité Personnel DFAE. 4 L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplisse- ment de ses tâches.
5 Le droit de traitement des données passe par une procédure d’accès en ligne.
Art. 6 Destruction de données 1 Les données contenues dans le CV-DFAE sont détruites au plus tard cinq ans après que le statut «Archivées» leur a été octroyé. 2 Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.
Section 3 Droits d’accès et exploitation
Art. 7 Attribution des droits d’accès 1 Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisa- teurs du CV-DFAE. 2 L’unité Personnel DFAE vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
3 RS 172.010.59
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Art. 8 Exploitation technique et administration du système
1 L’unité
Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du CV-DFAE. 2 L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications. 3 Le responsable du programme sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Il est rattaché à l’unité Personnel DFAE.
Section 4 Sécurité des données
Art. 9 Devoirs de diligence
1 L’unité
Personnel DFAE veille à ce que les données soient traitées dans le CV-DFAE conformément aux prescriptions en vigueur.
2 Elle s’assure que les données sont exactes, complètes et à jour.
Art. 10 Règlement relatif au traitement des données L’unité Personnel DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
Art. 11 Journalisation 1 Les accès au CV-DFAE et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
Section 5 Dispositions finales
Art. 12 Abrogation d’un autre acte L’ordonnance Tangram du 30 septembre 20094 est abrogée.
4 RO 2009 5101
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Art. 13 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juin 2017.
26 avril 2017 Au nom du Conseil fédéral suisse:
La présidente de la Confédération, Doris Leuthard Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
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Annexe (art. 4, al. 2)
Données personnelles saisies dans le CV-DFAE
1.21 Catégorie de personnel: services généraux, service diplomatique, service
consulaire, personnel de rotation DDC, service de secrétariat et spécialisé
1.28 Compétences linguistiques
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2.1 Renseignements concernant le conjoint, le partenaire enregistré ou le concu-
bin:
2.1.7 Compétences linguistiques*
2.1.8 Indication concernant le transfert: accompagne l’employé/n’accompagne pas l’employé dans le pays d’affectation*
2.2.4 Système scolaire*
2.2.5 Indication concernant le transfert: accompagne l’employé/n’accompagne pas l’employé dans le pays d’affectation* * Les renseignements marqués d’un astérisque (*) peuvent être protégés à l’aide d’un mot de passe contre l’accès non autorisé de tiers.
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