AS 2018 4021
Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE
Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent»)
du 17 octobre 2018
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.
Art. 2 But Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de confé- rences et d’autres événements.
Art. 3 Responsabilité Le Service des conférences DFAE est responsable du système.
Art. 4 Structure Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.
RS 235.25 1 RS 172.010
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Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Personnes et données traitées
1 Le système contient les données des participants aux conférences et aux événe-
ments. 2 L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont sai- sies dans le système.
Art. 6 Provenance des données et droits de traitement 1 Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE. 2 Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs don- nées personnelles saisies dans le système. 3 Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
4 Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accom-
plissement de ses tâches.
5 Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
6 Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être com-
muniquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.
Art. 7 Documents Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y partici- pant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordon- nance.
Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données
1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à
l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement. 2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 3 Exploitation et droits d’accès
Art. 9 Exploitation technique et administration du système
1 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du
système.
2 L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le
système informatique, la base de données et les applications.
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3 Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il
sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.
Art. 10 Attribution des droits d’accès 1 Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisa- teurs du système. 2 Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
Section 4 Sécurité des données
Art. 11 Devoir de diligence 1 Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
2 Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.
Art. 12 Règlement relatif au traitement des données Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.
Art. 13 Journalisation 1 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
Section 5 Entrée en vigueur
Art. 14 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.
17 octobre 2018 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Alain Berset Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
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Annexe (art. 5, al. 2)
Données personnelles saisies dans le système
1. Nom(s)
2. Nom(s) figurant sur le passeport
3. Prénom(s)
4. Prénom(s) figurant sur le passeport
5. Titre (académique)
6. Titre (fonction professionnelle ou officielle)
7. Formule de civilité
8. Entreprise
9. Sexe
10. Date de naissance
11. Lieu de naissance
12. Nationalité(s)
13. Délégation / pays / organisation représentés
14. Adresse(s) électronique(s)
15. Numéro de téléphone fixe
16. Numéro de téléphone portable
17. Numéro de fax
18. Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
19. Pays
20. Site web
21. Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
22. Adresse de facturation
23. Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
24. Rang militaire
25. Rang civil
26. Fonction occupée
27. Employeur
28. Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
29. Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
30. Langue de correspondance
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31. Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
32. Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance,
date d’expiration)
33. Visa nécessaire
34. Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
35. Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
36. Nom de l’accompagnant/e
37. Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeu- ners, déjeuners, dîners, excursions)
38. Thèmes des ateliers
39. Photo
40. Sponsoring: oui / non
41. Justification du sponsoring
42. Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
43. Participation à des conférences organisées précédemment
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