Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA

Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)

vom 17. Oktober 2018

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971, verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssys- tems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veran- staltungen.

Art. 3 Verantwortliche Behörde Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4 Struktur Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.

SR 235.25 1 SR 172.010

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2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Personen und bearbeitete Daten

1 Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferen-

zen und Veranstaltungen.

2 Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

1 Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konfe-

renzdienst EDA erfasst.

2 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System

über vollständige Bearbeitungsrechte.

3 Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige

Bearbeitungsrechte. 4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

6 Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese

die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Art. 7 Dokumente Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbei-

tung vernichtet.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems

verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für

Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

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3 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an.

Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern

des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

2 Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die

Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten

1 Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschrifts-

gemäss bearbeitet werden. 2 Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Bearbeitungsreglement Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Daten- sicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung 1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14 Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.

17. Oktober 2018 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Alain Berset Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr

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Anhang (Art. 5 Abs. 2)

Im System erfasste Personendaten

1. Namen

2. Namen gemäss Reisepass

3. Vornamen

4. Vornamen gemäss Reisepass

5. Titel (akademisch)

6. Titel (berufliche oder amtliche Funktion)

7. Anrede

8. Firma

9. Geschlecht

10. Geburtsdatum

11. Geburtsort

12. Staatsangehörigkeiten

13. Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisa-

tion

14. E-Mail-Adressen

15. Telefonnummer (Festnetz)

16. Telefonnummer (Mobil)

17. Faxnummer

18. Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)

19. Land

20. Homepage

21. Korrespondenzart (Brief / E-Mail)

22. Rechnungsadresse

23. Besondere Ansprüche an Essen und Trinken

24. Militärischer Rang

25. Ziviler Rang

26. Position

27. Arbeitgeber

28. Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel

29. Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel

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30. Korrespondenzsprache

31. Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer,

Transferzeiten)

32. Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum,

Ausstellungsort)

33. Benötigtes Visum

34. Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)

35. Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)

36. Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners

37. Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen,

Abendessen, Ausflüge)

38. Themen für Workshops

39. Foto

40. Sponsorship: ja / nein

41. Begründung für das Sponsorship

42. Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen

43. Teilnahme an früheren Konferenzen

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