AS 2019 1311
Ordonnance sur la gestion électronique des affaires dans l'administration fédérale
Ordonnance sur la gestion électronique des affaires dans l’administration fédérale (Ordonnance GEVER)
du 3 avril 2019
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Champ d’application 1 La présente ordonnance s’applique aux unités de l’administration fédérale centrale au sens de l’art. 7 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA) 2. 2 Les départements et la Chancellerie fédérale peuvent, par ordonnance, soumettre à la présente ordonnance les unités de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rattachées si celles-ci ne sont pas autorisées à archiver elles-mêmes leurs documents.
3 Les dispositions de la présente ordonnance relatives aux compétences dans
l’administration fédérale (section 4) ne s’appliquent qu’en cas d’utilisation du sys- tème de gestion des affaires proposé par le service TIC standardisé GEVER (GEVER standardisé)
4 La présente ordonnance ne s’applique pas lorsqu’un système est soumis à une
législation prévoyant des règles différentes.
Art. 2 Contenu et but des systèmes de gestion des affaires 1 L’administration fédérale traite les informations importantes pour les affaires au moyen de systèmes de gestion électronique des affaires.
RS 172.010.441
2018-3729 1311
O GEVER RO 2019
2 Sont considérées comme importantes pour les affaires les informations nécessaires à la consignation de l’activité de l’administration fédérale au sens de l’art. 22 OLOGA3. 3 Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à enregistrer, gérer, indexer et contrôler la correspondance et les dossiers au sens de l’art. 57h LOGA.
Art. 3 Utilisation de GEVER standardisé et de systèmes de gestion des affaires non standardisés
1 Les unités de l’administration fédérale centrale utilisent GEVER standardisé.
2 Elles peuvent en outre utiliser un système de gestion des affaires non standardisé, au sens de la présente ordonnance, pour remplir des tâches spécifiques si les condi- tions suivantes sont réunies: a. GEVER standardisé ne permet pas de remplir ces tâches adéquatement de sorte que l’acquisition, le développement et l’exploitation d’un système non standardisé sont globalement plus avantageux pour la Confédération; b. un examen documenté montre que la condition de la let. a est remplie; c. le département concerné ou la Chancellerie fédérale a donné son accord.
Art. 4 Interdiction des traitements parallèles 1 Les informations importantes pour les affaires ne doivent pas être traitées parallè- lement dans plusieurs systèmes. 2 Elles peuvent être traitées provisoirement hors d’un système de gestion des af- faires, notamment en cas de collaboration avec des services externes à l’administration fédérale. Une fois le travail hors du système terminé, elles doivent être replacées dans leurs systèmes respectifs.
Section 2 Exigences relatives à la gestion des affaires
Art. 5 Numérisation de documents physiques 1 Les unités administratives numérisent les documents qu’elles reçoivent ou produi- sent sur support physique, notamment papier, et qui contiennent des informations importantes pour les affaires. Les documents physiques qui, pour des raisons tech- niques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.
2 La version numérisée fait foi dans le cadre de la gestion des affaires.
3 Les unités administratives détruisent les documents physiques trois mois après leur numérisation. Un document ne doit pas être détruit: a. tant que la loi prévoit qu’il doit être conservé;
3 RS 172.010.1
1312
O GEVER RO 2019
b. tant qu’il pourrait vraisemblablement être utile pour apporter des preuves dans le cadre d’une procédure; les unités administratives définissent à cet effet des catégories de documents dans leurs directives d’organisation (art. 10); c. tant qu’il est encore utile pour traiter une affaire; d. s’ils doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou culturelle.
4 Le lieu d’archivage des documents physiques non détruits est indiqué dans le
système de gestion des affaires.
Art. 6 Gestion régulière des affaires 1 Les unités administratives traitent leurs affaires en se fondant notamment sur une gestion régulière de celles-ci, à savoir en enregistrant systématiquement leur pro- gression et en gérant les informations produites. 2 Les informations enregistrées pendant le traitement d’une affaire doivent documen- ter celle-ci de manière complète et fiable.
Art. 7 Structure du classement 1 Les unités administratives définissent un système de classement applicable à leurs systèmes de gestion des affaires. 2 Les informations sont classées dans des dossiers. Chaque dossier occupe une place univoque dans le système de classement.
3 Si nécessaire, un dossier peut être sous-divisé.
Art. 8 Organisation et étendue du système de classement 1 Le système de classement prend en compte toutes les tâches de l’unité administra- tive et est organisé selon celles-ci. Il doit permettre un degré de précision adéquat, être adaptable et présenter une systématique. 2 L’attribution de métadonnées sur le responsable du dossier, la durée de conserva- tion, la protection des données, la classification, les droits d’accès et la valeur archi- vistique permet un traitement automatique des informations pendant tout le cycle de vie d’une affaire.
Art. 9 Destruction des informations sans valeur archivistique Les informations sans valeur archivistique peuvent être détruites au terme du délai de conservation fixé par l’unité administrative, pour autant qu’aucun autre acte ne prévoie un délai de conservation plus long
Art. 10 Directives d’organisation
1 Les unités administratives édictent des directives d’organisation.
1313
O GEVER RO 2019
2 Les directives d’organisation règlent l’organisation et la planification de la gestion des affaires en définissant des tâches, des compétences, des processus et des moyens. 3 Les unités administratives actualisent leurs directives d’organisation en perma- nence.
4 Elles vérifient régulièrement si elles sont respectées.
Section 3 Protection des informations et des données
Art. 11 Traitement d’informations classifiées
1 Les informations classifiées CONFIDENTIEL en vertu de l’art. 6 de l’ordonnance
du 4 juillet 2007 concernant la protection des informations (OPrI)4 sont chiffrées dans les systèmes de gestion des affaires. 2 Les informations classifiées SECRET en vertu de l’OPrI ne doivent pas être trai- tées dans les systèmes de gestion des affaires.
Art. 12 Responsabilité en matière de protection des données Chaque unité administrative est responsable de la protection des données dans son système de gestion des affaires.
Art. 13 Journalisation Les systèmes de gestion des affaires journalisent l’accès aux informations, leur impression, leur transfert et les modifications de classification et de droits d’accès.
Art. 14 Confirmation électronique Les systèmes de gestion des affaires permettent de confirmer des informations par voie électronique, notamment pour confirmer une prise de connaissance, pour requé- rir une approbation et pour donner son approbation
Section 4 Compétences dans l’administration fédérale
Art. 15 Conférence des secrétaires généraux 1 La Conférence des secrétaires généraux (CSG) est l’organe de pilotage stratégique de la gestion des affaires de l’administration fédérale (GEVER Confédération).
2 Elle définit la stratégie GEVER et surveille sa mise en œuvre du point de vue
stratégique.
4 RS 510.411
1314
O GEVER RO 2019
Art. 16 Comité de pilotage GEVER Confédération
1 Le Comité de pilotage GEVER Confédération est l’organe de pilotage opération-
nel.
2 Il est composé d’un représentant de chaque département et de la Chancellerie
fédérale. Le représentant de la Chancellerie fédérale préside le comité.
3 Les représentants des départements et de la Chancellerie fédérale doivent:
a. être membres de la direction du secrétariat général de leur département ou de la direction de la Chancellerie fédérale; b. représenter leur département ou la Chancellerie fédérale du point de vue des affaires, et c. être désigné comme représentant permanent. 4 Chaque membre du comité dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. 5 Participent aux séances à titre consultatif le chef du Service GEVER Confédéra- tion, un représentant des Archives fédérales suisses (AFS), un représentant de l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC) et un représentant du Centre de services informatiques DEFR (ISCeco). D’autres personnes peuvent être invitées à y participer ponctuellement à titre consultatif.
6 Le comité a les tâches suivantes:
a. approuver les mesures de mise en œuvre de la stratégie GEVER sur proposi- tion du Service GEVER Confédération; b. surveiller la mise en œuvre des mesures du point de vue opérationnel des af- faires; c. prioriser et approuver à l’intention de l’UPIC les exigences relatives aux af- faires dans GEVER standardisé proposées par le Groupe spécialisé GEVER Confédération.
Art. 17 Groupe spécialisé GEVER Confédération
1 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération est composé du chef du Service
GEVER Confédération et d’un représentant de chaque département et de la Chancel- lerie fédérale. Le chef du Service GEVER Confédération préside le groupe.
2 Les représentants des départements et de la Chancellerie fédérale doivent:
a. être responsables de GEVER du point de vue opérationnel dans leur dépar- tement ou à la Chancellerie fédérale; b. représenter leur département ou la Chancellerie fédérale du point de vue des affaires, et c. être désigné comme représentant permanent. 3 Chaque membre du groupe dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.
1315
O GEVER RO 2019
4 Participent aux séances à titre consultatif un représentant des AFS, un représentant de l’UPIC et un représentant de l’ISCeco. D’autres personnes peuvent être invitées à y participer ponctuellement à titre consultatif.
5 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération aide le Service GEVER Confédéra-
tion à: a. mettre en œuvre la stratégie GEVER; b. évaluer et compiler les exigences relatives aux affaires dans GEVER stan- dardisé; c. élaborer et mettre à jour le manuel GEVER. 6 Il définit la configuration spécialisée de GEVER standardisé et prépare les déci- sions du Comité de pilotage GEVER Confédération qui concernent la priorisation des exigences relatives aux affaires.
Art. 18 Service GEVER Confédération
1 Le Service GEVER Confédération est rattaché à la Chancellerie fédérale.
2 Ses tâches sont les suivantes:
a. préparer les affaires GEVER de la CSG, du Comité de pilotage GEVER Confédération et du Groupe spécialisé GEVER Confédération et exécuter les mandats que ces entités lui confient dans ce contexte; b. élaborer et mettre à jour périodiquement la stratégie GEVER pour que la CSG puisse délibérer et se prononcer à ce sujet; c. planifier les mesures de mise en œuvre de la stratégie GEVER, les lancer et en assurer le suivi; d. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de- mandes concernant les exigences relatives aux affaires dans GEVER stan- dardisé, les évaluer quant à leur contribution à la mise en œuvre de la straté- gie GEVER, les compiler et les prioriser à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; prendre en compte du point de vue des affaires les intérêts pour la mise en œuvre des exigences relatives aux affaires dans le service TIC standardisé GEVER; e. lancer, accompagner et coordonner l’identification et la mise en œuvre de processus de gestion des affaires impliquant plusieurs unités administratives et de processus de cyberadministration qui peuvent être accomplis entière- ment ou partiellement dans GEVER standardisé; aider les unités administra- tives dans le cadre de telles mises en œuvre et assurer en particulier la mise à jour des configurations nécessaires de GEVER standardisé; f. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de- mandes concernant la configuration spécialisée de GEVER standardisé pour toute l’administration fédérale et élaborer des propositions de modifications à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; prendre en compte les intérêts pour la mise en œuvre de la configuration spécialisée dans GEVER standardisé;
1316
O GEVER RO 2019
g. recueillir au niveau des départements et de la Chancellerie fédérale les de- mandes concernant les exigences relatives aux modèles de documents dans GEVER standardisé, les affiner avec le Service identité visuelle de la Con- fédération et les services spécialisés et élaborer des propositions de modifi- cations à l’intention du Groupe spécialisé GEVER Confédération; organiser des formations sur l’utilisation des modèles, conseiller et aider les respon- sables des modèles des départements et de la Chancellerie fédérale lors de la réalisation de modèles spécifiques et assurer la gestion centrale des modèles; h. élaborer et mettre à jour le manuel GEVER réunissant à l’intention des uni- tés administratives des recommandations et des rapports d’expériences en lien avec l’utilisation de GEVER standardisé; i. organiser des évènements pour favoriser les échanges d’expériences; j. élaborer et mettre à jour un matériel didactique utilisable par toutes les uni- tés administratives et le leur mettre à disposition; k. élaborer chaque année le rapport d’activité «GEVER Confédération» à l’intention du Conseil fédéral.
3 Le Service GEVER Confédération collabore avec des organisations et des parte-
naires dans le domaine de la gestion électronique des affaires et représente la Confé- dération auprès de ces organisations. 4 Il peut constituer des groupes de travail temporaires pour exécuter ses tâches. Les départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants.
Section 5 Dispositions finales
Art. 19 Abrogation d’autres actes Sont abrogées: a. l’ordonnance GEVER du 30 novembre 20125; b. les instructions du Département fédéral de l’intérieur du 13 juillet 1999 con- cernant la gestion des documents dans l’administration fédérale6.
5 RO 2012 6669, 2014 723 6 FF 1999 4988
1317
O GEVER RO 2019
Art. 20 Modification d’autres actes Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:
1. Ordonnance du 16 août 2017 sur les systèmes d’information et les systèmes
de stockage de données du Service de renseignement de la Confédération7 Art. 36, al. 2
2 En dérogation à l’art. 11 de l’ordonnance GEVER du 3 avril 2019 8, les données
classifiées «confidentiel» et «secret» sont versées dans le système GEVER SRC sans être chiffrées.
2. Ordonnance du 8 septembre 1999 sur l’archivage 9
Art. 3, al. 2 Abrogé Art. 4, al. 1 1 Les documents ne sont plus utilisés en permanence et doivent par conséquent être proposés aux Archives fédérales lorsque le service tenu de les proposer ne les utilise plus de manière fréquente et régulière, l’échéance étant de cinq ans après l’ajout du dernier document au dossier.
3. Ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et
de l’administration10 Art. 22 Enregistrement de l’activité de l’administration
1 Les unités administratives consignent leurs activités au moyen d’une gestion
systématique des affaires. 2 Elles utilisent à cet effet des systèmes de gestion électronique des affaires au sens de l’ordonnance GEVER du 3 avril 201911, sauf si la législation prévoit un autre mode de gestion.
Art. 21 Dispositions transitoires 1 Les systèmes de gestion des affaires non standardisés qui ne remplissent pas les conditions de l’art. 3, al. 2, peuvent être exploités jusqu’à la fin de leur cycle de vie si, à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance: a. leur exploitation a déjà commencé, ou b. l’arrêt de leur processus de renouvellement ou d’acquisition nécessitait des moyens disproportionnés.
7 RS 121.2 8 RS 172.010.441 9 RS 152.11 10 RS 172.010.1 11 RS 172.010.441
1318
O GEVER RO 2019
2 L’al. 1 n’est pas applicable aux systèmes qui doivent être remplacés par GEVER
standardisé dans le cadre du programme GENOVA.
Art. 22 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er avril 2020.
3 avril 2019 An nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Ueli Maurer Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
1319
O GEVER RO 2019
1320