AS 2024 335
Ordonnance sur l’état civil (OEC)
Préambule
Le Conseil fédéral suisse
arrête:
I
L’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil1 est modifiée comme suit:
Remplacement d’une expressionNe concerne que le texte allemand
Art. 4, al. 3, let. a, et 6Abrogés
Art. 5, al. 1, let. e et eter, 3 et 41 Dans le domaine de l’état civil, les représentations de la Suisse à l’étranger assument notamment les tâches suivantes:e. recevoir et transmettre des déclarations concernant le nom (art. 12, al. 2, 13, al. 1, 13a, al. 1, 14, al. 2, 14a, al. 1, 37, al. 4, et 37a, al. 5);eter. recevoir et transmettre des demandes d’adaptation de la graphie du nom (art. 99f); 3 La compétence de la représentation est régie par l’art. 3 de l’ordonnance du 7 octobre 2015 sur les Suisses de l’étranger2.4 L’OFEC donne les instructions nécessaires et exerce la surveillance.
Art. 7, al. 2, phrase introductive et let. h2 Les données suivantes sont enregistrées:h. abrogée
Art. 8 Données inscrites au registreLes données suivantes concernant la personne sont traitées et enregistrées dans le registre de l’état civil:a. noms:1. nom de famille,2. nom avant le premier mariage,3. prénoms,4. autres noms officiels;b. sexe: masculin/féminin;c. naissance:1. date,2. heure,3. lieu,4. naissance d’un enfant mort-né;d. état civil:1. statut: célibataire; marié/divorcé/veuf/non marié; lié par un partenariat enregistré/partenariat dissous judiciairement/partenariat dissous par décès/partenariat dissous ensuite de déclaration d’absence,2. date;e. décès:1. date,2. heure,3. lieu;f. statut de vie: vivant, mort, absent, mort-né, inconnu;g. parents:1. nom de famille des parents,2. prénoms des parents,3. autres noms officiels des parents;h. parents adoptifs:1. nom de famille des parents adoptifs,2. prénoms des parents adoptifs,3. autres noms officiels des parents adoptifs;i. nationalité suisse/droit de cité cantonal/lieu d’origine:1. date: valable dès le/valable jusqu’au,2. motif de l’acquisition,3. annotation concernant le motif de l’acquisition,4. motif de la perte,5. annotation concernant le motif de la perte;j. données afférentes aux relations de famille:1. type: mariage/partenariat enregistré/filiation,2. date: valable dès le/valable jusqu’au,3. motif de la dissolution.
Art. 8a Autres affaires et donnéesD’autres affaires et données sont traitées dans le registre de l’état civil, mais n’y sont pas enregistrées. Il s’agit notamment des affaires et données suivantes:a. préparation du mariage;b. données propres au système:1. numéros d’ordre dans le système,2. type d’inscription,3. statut de l’inscription,4. listes de communes, d’arrondissements de l’état civil, d’États et d’adresses;c. numéro d’assuré prévu par l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants3 (numéro AVS);d. numéro SYMIC/numéro N;e. référence au registre des familles;f. bourgeoisie ou appartenance à une corporation;g. nationalité des étrangers ou apatridie conformément au certificat de nationalitéou à la pièce d’identité;h. protection de l’adulte:1. constitution d’un mandat pour cause d’inaptitude et lieu de dépôt du mandat (art. 361, al. 3, CC),2. curatelle de portée générale ou mise en œuvre d’un mandat pour cause d’inaptitude en raison d’une incapacité durable de discernement (art. 449c CC);i. données statistiques conformément à l’ordonnance du 30 juin 1993 sur les relevés statistiques4;j. si elles sont connues et ne figurent pas dans les données de filiation (art. 8, let. g), les données relatives à la filiation génétique et biologique d’un enfant conçu à l’étranger par maternité de substitution ou par don d’ovules ou de sperme;k. remarques sur les particularités d’un cas donné.
Art. 15a, al. 4 et 4bis4 Si la saisie découle d’une naissance ou d’une reconnaissance et que les données sur les parents ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement renoncer, dans des cas fondés, à saisir certaines données de leur état civil. 4bis Aucune exception n’est admise pour les noms, prénoms, sexes et dates de naissance. Si ces données ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement, dans des cas fondés, saisir les noms, prénoms, sexes et dates de naissance des parents dans le registre de l’état civil avec la mention «données non vérifiées».
Art. 26, al. 2 et 32 Le nom des États étrangers est enregistré sous sa forme courte telle qu’elle figure dans la liste des dénominations d’États pour l’usage officiel en Suisse tenue par la Chancellerie fédérale5.3 Si le lieu se trouve dans une région dont l’appartenance est contestée, le nom de l’État est enregistré comme lieu conformément à la liste de codes des États et des territoires utilisés dans les statistiques de la Confédération qui est publiée par l’Office fédéral de la statistique6.
Art. 27Abrogé
Titre précédant l’art. 28Section 4 Enregistrement
Art. 281 La fonction «enregistrement» permet d’enregistrer valablement les données de l’état civil dans le registre de l’état civil.2 Seuls les officiers de l’état civil qui justifient d’un droit d’accès correspondant (art. 79) sont habilités à enregistrer les données, sous leur numéro personnel d’identification utilisateur.
Art. 29, al. 2 et 32 Lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées, la modification incombe à celle d’entre elles qui est responsable:a. du premier enregistrement des données de l’état civil à modifier, oub. des faits d’état civil qui se sont produits avant le dernier enregistrement et doivent être enregistrés après coup.3 Si les compétences sont incertaines, la modification doit intervenir conformément aux directives de l’OFEC.
Art. 29a Par une autorité de l’état civil d’un autre canton Si, en raison d’un manque de personnel temporaire, un canton n’est pas en mesure de procéder à la modification de données de l’état civil, celle-ci peut être effectuée pour une durée limitée par l’autorité de l’état civil d’un autre canton en accord avec l’OFEC.
Art. 30 Par les tribunaux1 Si la modification a été ordonnée par un juge, elle est effectuée par l’autorité de surveillance au siège du tribunal.2 Si plusieurs cantons sont concernés, la compétence est régie par l’art. 29, qui s’applique par analogie.
Art. 31 Conservation1 Les cantons sont responsables de la conservation sûre et appropriée des pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil (art. 7) et des documents relatifs à d’autres données traitées dans le registre (art. 8).2 La Confédération met à la disposition des cantons un système centralisé de conservation électronique des pièces justificatives. 3 L’office de l’état civil est tenu de conserver les pièces justificatives sous forme électronique lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées par une modification de données de l’état civil et que la compétence est régie par l’art. 29, al. 2. 4 Les pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil et qui sont transmises au Secrétariat d’État aux migrations en application de l’art. 2b de l’ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l’asile7 sont conservées par cette autorité. Elle les tient à la disposition des autorités de l’état civil.
Art. 32, al. 2 et 3 2 Les pièces justificatives sur papier peuvent être détruites trois mois après leur numérisation et leur dépôt dans le système de conservation électronique des pièces justificatives (art. 31, al. 2), dès lors que la possibilité a été offerte à la personne concernée d’en reprendre possession et qu’elle y a expressément renoncé.3 L’al. 1 s’applique aux actes d’état civil étrangers et aux décisions judiciaires et administratives étrangères qui ne peuvent être restitués.
Art. 35, al. 6 et 6bis6 L’office de l’état civil peut exiger un certificat médical attestant l’accouchement si la naissance est annoncée par une des personnes visées à l’art. 34, let. bbis.6bis Si la mère est mariée à une femme au moment de la naissance et si l’enfant a été conçu au moyen d’un don de sperme conformément aux dispositions de la loi fédérale du 18 décembre 1998 sur la procréation médicalement assistée (LPMA)8, un certificat écrit du médecin traitant tenu d’annoncer la naissance conformément à l’art. 25 LPMA doit être fourni à l’office de l’état civil. Le certificat peut être déposé au moment de l’annonce de la naissance ou ultérieurement à l’office qui a enregistré cette dernière.
Art. 35a Naissance d’un enfant montrant une variation du développement sexuel1 Si le sexe du nouveau-né ne peut être identifié sans équivoque et qu’un certificat médical l’atteste, la naissance peut d’abord être annoncée et enregistrée sans indication du sexe.2 Le sexe doit être indiqué à l’office de l’état civil qui a enregistré la naissance au plus tard trois mois après celle-ci. Cette annonce doit être effectuée par les parents. Ils peuvent donner de nouveaux prénoms à l’enfant à cette occasion.3 Le sexe indiqué ultérieurement est enregistré par l’office de l’état civil sur ordre de l’autorité cantonale de surveillance. Le cas échéant, celle-ci ordonne également la modification de l’inscription des prénoms de l’enfant.
Art. 44a, al. 3 et 43 Si le demandeur ne peut déterminer quel office de l’état civil est compétent pour la divulgation des données, l’OFEC, pour autant qu’il possède les informations requises, le dirige sur demande vers l’office compétent.4 Si plusieurs offices sont compétents et que le traitement de la demande par plusieurs offices entraînerait une surcharge de travail, l’OFEC peut décider lequel est compétent ou divulguer lui-même les données.
Art. 45, al. 22 Les données personnelles qui ne sont pas conformes à l’état actuel (art. 16, al. 1, let. c) ou qui ne sont pas encore enregistrées valablement (art. 28), celles qui doivent faire l’objet d’une modification (art. 29 et 30) et les données bloquées (art. 46) ne peuvent être divulguées qu’avec l’autorisation de l’autorité de surveillance.
Art. 46, al. 1, let. d 1 L’autorité de surveillance fait bloquer la divulgation des données personnelles:d. lorsqu’elles ne sont pas à jour et qu’une actualisation dans un délai raisonnable est possible.
Art. 49, al. 1, let. d Abrogée
Art. 50, al. 1, let. a, cter et dbis 1 L’office de l’état civil compétent pour l’enregistrement communique à l’autorité de protection de l’enfant du domicile de l’enfant:a. la naissance d’un enfant dont la filiation n’est établie qu’avec un seul de ses parents au moment de sa naissance;cter. l’annonce ultérieure d’une seconde mère dans le cas prévu par l’art. 35, al. 6bis;dbis. le décès d’un enfant s’il survient pendant la première année qui suit la naissance et si la filiation avec son deuxième parent n’est pas établie;
Art. 58, al. 22 Les demandes de la Croix-Rouge suisse sont assimilées à celles des tribunaux et des autorités administratives suisses lorsqu’elles sont liées à l’accomplissement de ses tâches, notamment la recherche d’origines et de personnes disparues.
Art. 80 CaractèresLes données sont saisies selon le jeu de caractères ISO 8859-1 + Latin Extended-A9.
Art. 84, al. 1 et 3 1 L’OFEC exerce la haute surveillance sur l’état civil suisse et veille à l’application correcte et uniforme du droit fédéral.3 L’OFEC exerce la haute surveillance à l’aide notamment des moyens suivants:a. l’élaboration d’instructions;b. l’élaboration et la mise à disposition de formulaires d’état civil obligatoires et facultatifs;c. l’inspection des autorités de surveillance et des archives cantonales de l’état civil;d. la réception des rapports d’inspection présentés périodiquement par les cantons (art. 85, al. 2);e. la préparation de l’approbation des dispositions édictées par les cantons dans le domaine de l’état civil (art. 49, al. 3, CC);f. la préparation des recours de l’OFJ contre les décisions cantonales dans le domaine de l’état civil (art. 90, al. 4);g. le conseil et le soutien aux autorités cantonales de l’état civil et aux représentations suisses sur les questions d’état civil;h. la formation des collaborateurs des consulats dans le domaine de l’état civil;i. la vérification de la conformité des registres de l’état civil avec le droit fédéral;j. la défense des intérêts de la Suisse au sein de la Commission internationale de l’état civil (CIEC);k. l’examen des demandes de divulgation de données de l’état civil à des autorités étrangères (art. 61).
Art. 88 Adaptation technique d’une séquence de donnéesL’OFEC peut, par décision écrite, ordonner à l’UIS d’adapter une séquence de données dans le registre de l’état civil, lorsqu’une modification purement technique de même nature s’impose.
Art. 92a, al. 1, let. a à c1 L’office de l’état civil compétent selon la législation cantonale a accès aux originaux des registres de l’état civil tenus dans son arrondissement pour les périodes suivantes:a. 110 ans pour le registre des naissances;b. 80 ans pour le registre des mariages;c. 50 ans pour le registre des décès;
Art. 98, al. 1, phrase introductive et let. fbis1 Sont inscrits d’office en marge du registre des naissances:fbis. toute demande d’adaptation de la graphie du nom en vertu de l’art. 99f;
Art. 99eAbrogé
Art. 99f Dispositions transitoires relatives à la modification du 26 juin 20241 Une personne dont les données ont été saisies dans le registre de l’état civil avant l’entrée en vigueur de la présente modification peut demander, en Suisse, à tout office de l’état civil et, à l’étranger, à la représentation compétente de la Suisse, que son nom soit saisi selon le jeu de caractères prévu à l’art. 80 dans la version de la présente modification.2 Elle peut déposer la demande:a. à tout moment à l’occasion de l’enregistrement d’un fait d’état civil;b. à partir du 1er janvier 2025, à tout moment, indépendamment de la survenance d’un fait d’état civil.3 Les époux qui portent un nom de famille commun doivent déposer conjointement la demande d’adaptation de la graphie de leur nom. 4 La demande doit être faite pour un mineur par son représentant légal. Si l’enfant a douze ans révolus, son consentement est nécessaire.5 La demande doit être déposée à l’aide du formulaire mis à disposition par l’OFEC.
II
La présente ordonnance entre en vigueur le 11 novembre 2024.
26 juin 2024 | Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Viola Amherd |