Les unités de l’administration fédérale centrale qui exécutent des processus d’affaires dans les domaines visés à l’art. 20, al. 1, doivent utiliser le système GDR pour le faire. L’AFF peut prévoir des dérogations à la demande des unités, en particulier pour des raisons techniques ou liées à la protection des données.
Les unités de l’administration fédérale décentralisée, les Services du Parlement, les tribunaux fédéraux, le Ministère public de la Confédération et les organisations et personnes visées à l’art. 2, al. 4, LOGA peuvent utiliser le système GDR pour exécuter les processus d’affaires dans les domaines visés à l’art. 20, al. 1. Elles soumettent à cet effet une demande d’accès à l’AFF. L’accès peut leur être refusé notamment pour des raisons techniques ou de protection des données. La conclusion d’une convention avec le secteur TNI au sens de l’art. 11, al. 4, n’est pas nécessaire.
L’accès au système GDR n’est accordé aux organisations et personnes visées à l’art. 2, al. 4, LOGA que si elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches administratives. La demande d’accès doit être soumise par l’unité administrative compétente du département qui a le lien le plus étroit avec le système.
Les utilisateurs visés aux al. 1 et 2 ont accès:
a. aux données visées à l’art. 21, al. 1, let. a à i, pour autant qu’elles soient nécessaires pour exécuter un processus d’affaires su sens de l’art. 20, al. 1, let. a à i, ou qu’une autre disposition le prévoie;
b. aux données visées à l’art. 21, al. 1, let. j, et 2, qu’ils ont enregistrées dans le système GDR.
L’accès peut être accordé au moyen d’une interface.