Ordonnance sur l'état civil (OEC) et Ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC) | Lexipedia

Etat: 28.10.2009

Commentaires relatifs à la révision partielle de l'Ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC) (projet du 28.10.2009)

Octobre 2009

i. Remarque préliminaire L’enregistrement électronique des événements d’état civil a été introduit en 2004. Le droit transitoire a depuis lors perdu de son importance, ce qui a simplifié l'accomplis- sement du travail et amené une nouvelle structure des émoluments. Depuis que les émoluments, réglés jusqu’en 1999 par les cantons, ont été unifiés, le nombre des offices de l’état civil a passé de 1800 à 200 environ. Dans le cadre de la profession- nalisation des offices de l’état civil, les autorités cantonales de surveillance ont été déchargées d'autorisations qui étaient pour certaines fournies contre frais. La baisse du volume de travail a des effets sur les émoluments calculés par demi-heure. Comme les données d'état civil, aussi bien des citoyens suisses que des ressortis- sants étrangers, peuvent être appelés par l’office de l’état civil compétent, il n’est plus nécessaire de se procurer une nouvelle fois des documents délivrés contre frais. L'émolument demandé jusqu’à présent pour l’accès aux données d’état civil figurant dans le système est nouvellement inclus dans la prestation correspondante. En outre, les émoluments sont adaptés au renchérissement (art. 16 OEEC).

II. Dispositions générales

Préambule Mise à jour des bases légales. L'article 4 de la loi fédérale du 4 octobre 1974 a été abrogé.

Art. 1 Principes et champ d'application Alinéa 1: épuration du texte. Alinéa 2: l‘expérience de la pratique exige une mention explicite du caractère ex- haustif de la réglementation. Alinéa 3: correspond à l’alinéa 2 actuel.

Art. 3 Exemption d'émolument Alinéa 2: La disposition en vigueur ne joue plus de rôle dans le domaine de l'état ci- vil. Par contre, il faut désormais laisser les cantons décider si les frais de déplace- ment à un local externe doivent être facturés ou non au taux mentionné dans l’annexe I, chiffre 13. Il ressort des réflexions politiques menées dans les cantons que la forte centralisation des offices de l'état civil (le nombre va descendre large- ment en dessous de 200 dans un proche avenir) incite de plus en plus de gens à utiliser les salles externes de leur commune de domicile pour se marier ou conclure un partenariat enregistré. Les structures et besoins qui diffèrent d’un canton à l’autre justifient la possibilité d'introduire des réglementations cantonales. Alinéa 3: renvoi explicite aux dispositions en vigueur de l'OEC.

Art. 6 Supplément Alinéa 1: Le nouveau libellé interdit le cumul de suppléments, qui n'est pas voulu. Le cadre horaire prévu à la lettre b s'applique à toutes les prestations, à l'exception de la célébration des mariages et de la conclusion des partenariats enregistrés, réglées à la lettre c. Selon le droit fédéral, ces opérations sont interdites les dimanches et les jours fériés généraux (art. 72 al. 3; 75l al. 2 OEC) et soumises à un émolument sup- plémentaire s'il est possible de les offrir le samedi en vertu du droit cantonal.

Art. 7 Débours Alinéa 1: Epuration du texte. Alinéa 3: Insertion fondée sur la nouvelle situation légale. Concerne notamment le recours à des interprètes du langage des sourds-muets.

Art. 8 Devis et décompte de frais Les devis écrits ne sont ni appropriés ni d'usage à l'état civil. Des informations sur le montant des émoluments sont communiquées sur demande. Les débours relatifs aux recherches effectuées dans des cas particuliers fondés varient largement et peuvent difficilement être évalués.

Art. 12 Recouvrement Alinéa 3: Les prescriptions relatives aux rappels ont été abrogées dans les annexes des offices de l'état civil et des autorités de surveillance car le recouvrement a lieu conformément au droit cantonal.

Art. 13 Réduction ou remise d'émoluments et de frais

Alinéa 1: Il n'y a pas de marge d'appréciation mais un devoir de remettre ou de ré- duire les frais et émoluments si les conditions sont remplies ("doivent" au lieu de "peuvent"). Lettre b : épuration du texte. Alinéas 2 et 3: Il existe un intérêt public à l'exhaustivité et à l'exactitude des registres de l'état civil. L'office de l'état civil supporte, par exemple, les frais relatifs à l'obten- tion d'actes de décès étrangers par la représentation suisse à l'étranger. Il supporte également les frais en cas de non encaissement car l'enregistrement (tout comme la mise à jour du registre de l'état civil) ne doit pas dépendre du règlement d'émolu- ments.

III. Positions tarifaires des annexes

Annexe 1 Prestations des offices de l'état civil Le rappel introductif concernant l’exemption d’émoluments sert à la clarté du texte, eu égard au changement de support intervenu.

I. Divulgation de données d'état civil Si la divulgation de données nécessite une autorisation, la demande d'autorisation est comprise dans l'émolument.

Ch. 1. Etablissement de documents sur la base du registre de l'état civil L'appel des données et la préparation de l'acte sont compris dans l'émolument. Les émoluments ont été augmentés, conformément à l'évolution des prix. Actes et documents d'état civil: Les émoluments pour l’acte de naissance, l’acte de mariage, l’acte de décès, le certificat individuel d'état civil, l’acte d'origine, les confir- mations, etc. restent identiques.

Certificat de famille et certificat de partenariat: la remise initiale ou le remplacement sans procédure d’enregistrement sont soumis à émoluments. Le remplacement après changement d'état civil ou modification des relations de famille est exempt de frais.

Certificat relatif à l’état de famille enregistré: calcul de l’émolument plus simple et transparent, sans plafond. Les données sur la filiation du titulaire (noms portés au moment de l'établissement de la filiation) ou les données des père et mère, s'ils ont été ressaisis, ne doivent pas être facturées en sus.

Ch. 2. Etablissement de documents tirés des registres de l’état civil tenus sur papier L'obtention des registres conservés aux archives et la consultation des répertoires sont comprises dans l'émolument. L’émolument relatif aux actes d'état civil et aux confirmations est identique. La ma- nière dont les documents sont établis est en effet sans importance (copie ou impres- sion des données enregistrées). Acte de famille: règle de calcul identique à celle du certificat relatif à l’état de famille enregistré. La manière dont l’acte est établi est sans importance (copie ou photoco- pie du feuillet du registre selon prescriptions en vigueur). Les données de filiation du titulaire ainsi que les données se rapportant au conjoint d'un enfant ou de la veuve lors de son remariage ne doivent pas faire l'objet d'un supplément. Par contre, les époux précédents de la personne concernée dont les données ont été mises à jour jusqu’à la dissolution du mariage sont considérés comme personnes faisant l’objet d’un supplément.

Chiffre 2.3: La remise d'une photocopie (ou d'une copie complète), établie aux fins de rensei- gnements complets sur une inscription figurant dans un registre spécial n’est admise que dans des cas exceptionnels fondés. La photocopie ne doit pas remplacer systé- matiquement l’acte de naissance, l’acte de mariage ou l’acte de décès selon le chif- fre 2.

Dans des cas exceptionnels fondés (par exemple sur demande d'un tribunal), il est possible de remettre une photocopie inchangée (ou une copie complète) d'un feuillet du registre des familles établie aux fins de renseignements complets (par exemple, sur les textes radiés ou mentions en pied de page). La photocopie intégrale ne doit pas remplacer systématiquement l’acte de famille selon l'article 2.2.

II.Réception de déclarations d’état civil L'appel des données, la préparation de la déclaration et la légalisation de la signature sont compris dans l'émolument. La remise d’un certificat individuel d’état civil n’est plus nécessaire. L’émolument pour les déclarations est désormais uniforme. Il cor- respond à une prestation d'une demi-heure environ. La déclaration valant preuve de données non litigieuses forme une exception à la règle car elle peut exiger plus de temps. L’émolument relatif à l’enregistrement de la reconnaissance d'enfant est adapté au volume de travail nécessaire, qui est devenu moins important avec l'introduction de l'enregistrement électronique.

Exemples

Reconnaissance nouveau nouveau actuel actuel chiffre montant chiffre montant Appel des données des parents et de l‘enfant 6.3 (3x) 75 Réception de la déclaration 5.1 75 7.1 60 Total 75 135

Nom nouveau nouveau actuel actuel chiffre montant chiffre montant Appel des données du déclarant 6.3 (1x) 25 Réception de la déclaration 4.2 75 8.2 50 Total 75 75

III. Mariage et partenariat enregistré L'appel des données dans le système, la préparation de la déclaration et la légalisa- tion de la signature sont compris dans l'émolument. La remise d’un certificat indivi- duel d’état civil n’est plus nécessaire. L’émolument pour le mariage et le partenariat enregistré est identique. En outre, la structure des émoluments a été simplifiée et rendue plus transparente. Dans l'ensemble, les émoluments ont été quelque peu relevés dans les cas où les personnes concernées font appel à la collaboration d'une représentation suisse à l’étranger car cette procédure engendre un surcroît de travail. Par contre, il n’est plus perçu de taxe pour les mariages touristiques. Exemples:

Fiancés en Suisse, ayant un enfant commun nouveau nouveau actuel actuel chiffre montant chiffre montant Appel des données des fiancés 6.3 (3x) 75 Demande et déclarations auprès du même office 9.1 100 11.1 60 Célébration 11. 75 12.1 50 Certificat de famille 1.2 40 5.1 30 Total 215 215

Fiancé en Suisse; fiancée à l‘étranger nouveau nouveau actuel actuel chiffre montant chiffre montant Appel des données des fiancés 6.3 (2x) 50 Demande et déclarations 9.1 85 11.2 40 Déclaration à l’étranger Ann. 3 5,1 75 Ann. 3 4.1 60 Célébration 11. 75 12.1 50 Certificat de famille 1.2 40 5.1 30 Total 265 230

Fiancés étrangers à l‘étranger nouveau nouveau actuel actuel chiffre montant chiffre montant Appel des données des fiancés après saisie 6.3 (2x) 50 Examen de la demande en provenance de l‘étranger 9.1 70 Déclarations à l’étranger Ann. 3 5.1 75 Ann. 3 4.1 60 Autorisation de l’autorité de surveillance Ann. 2 1 200 Ann. 2 5.1 max. 300 Autorisation de l’exécution en la forme écrite 11.3 20 Exécution en la forme écrite 11.4 60 Célébration 11. 75 12.1 50 Acte de mariage 1.1 30 1.1 25 Total 450 565

Deux émoluments distincts pour l’autorisation et pour l’exécution de la préparation du mariage ou du partenariat enregistré en la forme écrite ne sont plus prévus car le processus se déroule maintenant différemment dans la pratique: les documents sont transmis de l’étranger pour examen sans qu’une autorisation préalable ne soit don- née.

Si la vérification de documents étrangers en vue de la saisie d'une personne étran- gère dans le registre de l'état civil provoque un surcroît de travail, un émolument sup- plémentaire peut être facturé conformément au chiffre 14.

IV. Mise à jour des données enregistrées Les émoluments dépendent du volume de travail qui peut fortement varier. S'il faut une autorisation de l'autorité de surveillance, l’émolument y relatif sera facturé en sus, comme débours.

V. Prestations diverses L'émolument pour l'examen de dossiers où le droit étranger pourrait être appliqué est supprimé car cet examen doit être effectué d'office dans chaque cas. Des devis ne sont ni habituels ni nécessaires. Les renseignements juridiques sont plutôt donnés par les autorités de surveillance; l’annexe 2 peut également être appliquée par les offices de l’état civil.

La vérification des documents étrangers est facturée selon le temps de travail néces- saire; la première demi-heure est gratuite.

Des photocopies établies pour usage administratif sont gratuites. Un émolument sera cependant perçu, comme jusqu’à présent, s’il est exigé une photocopie d’une pièce justificative. Un émolument séparé est également facturé en sus, si une légalisation est nécessaire.

Annexe 2 Prestations des autorités cantonales de surveillance de l'état civil Le catalogue des émoluments est simplifié; les prestations qui sont fournies à la pla- ce de l'office de l'état civil sont facturées conformément à l'annexe 1.

Tableau de concordance nouveau actuel remarques

1. 5.1; 5.2 montant forfaitaire en remplacement de l'émolument fourchette; transpa- rence

2. 4. selon le temps consacré

3. 2.3 selon le temps consacré

4. 8.7.1 selon le temps consacré

5. 7. l'admission du recours est gratuite

6 8.6 l'office de l'état civil peut également exiger l'émolument

1. l'exigence d'une autorisation est supprimée en raison de la professionna-

lisation intervenue

2.2 l'annexe 1 peut être appliquée; voir chiffre 4.3

6.1; 6.2 l'annexe 1 peut être appliquée; voir chiffres 15 et 16

8.1; 8.2 l'annexe 1 peut être appliquée; voir chiffres 19 et 20

8.4 abrogé; n'est pas nécessaire

8.5 abrogé; frais de rappel selon le droit cantonal

Annexe 3 Prestations des représentations de la Suisse à l'étranger Amélioration de la transparence et de la structure du catalogue des émoluments. In- sertion de deux nouvelles positions tarifaires et adaptation des émoluments au ren- chérissement intervenu depuis 1999.

Tableau de concordance nouveau actuel remarques

1.1 1. exempt de frais, comme jusqu’à présent

1.2 1.2

2.1 2. exempt de frais, comme jusqu’à présent

3.1; 3.2; 3.3 3.1; 3.2; 3.3

4. désormais soumis à un émolument

5.1; 5.2 4.1; 4.4

5.3 4.3; 4.5

6.1 4.2

7. 1.3

8. nouveau; les soupçons d'abus de droit doivent être annoncés d'office

9. 5.

Annexe 4 Prestations de l'Office fédéral de l'état civil Adaptation de l’émolument à l’évolution des prix intervenu depuis 1999 et améliora- tion de la structure du catalogue des émoluments; pas de changement matériel.

Tableau de concordance nouveau actuel remarques

1.1 1.1 et 3.4 Pour des raisons de simplification, fusion des positions 1.1 et 3.4

1.2 1.2

2.1 2.1

2.2 2.2

3. 7.1

4.1 7.2

4.2 8.

5. 6.1 nouveau: émolument également prévu pour la légalisation

6. 6.4

5. abrogé, car superflu; l'OFEC ne rédige pas de rapport d'expertise pour

des particuliers; un émolument est éventuellement encaissé par l'OFJ conformément à l'Ordonnance du 5 juillet 2006 sur les émoluments pour les prestations de l’Office fédéral de la justice (Oem-OFJ).

6.2 abrogé, car superflu

6.3 abrogé, car superflu

Le chiffre I règle la coopération soumise à un émolument de l'OFEC lors de la trans- mission des documents internationaux. Dans la pratique, cette prestation est sollici- tée de diverses manières.

Le chiffre 1 règle la transmission des documents suisses destinés à être utilisés à l'étranger.

1.1: Les personnes qui vivent à l'étranger s'adressent à la représentation suisse qui transmet la commande à l'OFEC. Cet office se procure le document directement auprès de l’office de l'état civil ou du service compétents, puis le transmet à la repré- sentation suisse, à l’attention de la personne qui a commandé le document. L’OFEC coordonne l'encaissement des émoluments.

1.2: L'obtention de légalisations est étroitement liée au chiffre 1.1. En cas de com- mande directe, l’office de l’état civil ou l'autorité cantonale de surveillance veille à l'obtention de la légalisation. Comme jusqu’ici, aucun émolument n’est prévu si la prestation est effectuée par l’office de l’état civil ou l'autorité de surveillance.

Le chiffre 2 règle la transmission des documents étrangers pour utilisation en Suisse.

2.1 L'obtention de documents étrangers, sur la base de la commande d'un canton a

perdu de son importance en tant que prestation, car les personnes concernées sont invitées à se procurer elles-mêmes ces documents et à les remettre à la représenta- tion suisse compétente pour transmission en Suisse.

2.2: Les mandats de traduction, de légalisation ou d'examen d'authenticité sont de plus en plus revendiqués par les offices de l’état civil dans le cadre de la préparation du mariage. Les représentations suisses peuvent également percevoir un émolument pour cette prestation (voir annexe 3, chiffe 5.3).

Les prestations de services selon les chiffres 3 à 6 restent inchangées; adaptation de l'émolument au renchérissement. Les demandes de renseignements sont regrou- pées sous chiffre 4.

DFJP/OFJ/OFEC, 28.10.2009