Révision totale de l'ordonnance sur l'acte authentique électronique (OAAE) | Lexipedia

Département fédéral de justice et police DFJP Office fédéral de la justice OFJ Domaine de direction Droit privé Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier

septembre 2016

Rapport explicatif de la révision totale de l’ordonnance sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et les légalisa- tions électroniques (P-OAAE)

1 Contexte

1.1 Introduction de l’acte authentique électronique

La dernière révision des droits réels1 a fourni l’occasion d’introduire le nouvel art. 55a tit. fin. CC2. En vertu de cette disposition, les cantons peuvent autoriser les officiers publics à dres- ser des expéditions électroniques des actes qu’ils instrumentent. Ils peuvent également leur permettre de certifier que les documents qu’ils établissent sous la forme électronique sont conformes à des originaux sur papier et de légaliser des signatures par la voie électronique. L’art. 55a, al. 4, tit. fin. CC prévoit que le Conseil fédéral édicte des dispositions d’exécution en vue d’assurer l’interopérabilité des systèmes informatiques et l’intégrité, l’authenticité et la sécurité des données.

1.2 Réglementation en vigueur

L’ordonnance sur l’acte authentique électronique (OAAE)3 est entrée en vigueur le 1er janvier 2012.

1.2.1 Principe

L’art. 3 OAAE en vigueur prévoit qu’un acte authentique électronique ou une légalisation électronique présente pour l’essentiel deux éléments : - une signature électronique qualifiée au sens de la loi fédérale sur la signature élec- tronique4, et - une « confirmation d’admission », c’est-à-dire la preuve que son détenteur dispose de la compétence pour dresser un acte authentique ou une légalisation électronique.

1 Cédule hypothécaire de registre et autres modifications de droits réels ; en vigueur depuis le 1er janvier 2012 ; RO 2011 4637 ; message concernant la révision du code civil suisse du 27 juin 2007, FF 2007 5015. 2 Code civil suisse (CC), RS 210. 3 RS 943.033. 4 Loi fédérale du 19 décembre 2003 sur la signature électronique (SCSE), RS 943.03.

1.2.2 Confirmation d’admission

La confirmation d’admission est générée par le registre des officiers publics (RegOP). Il s’agit de la reproduction électronique exacte des compétences existant dans le monde ana- logique. La génération de la confirmation d’admission n’entraîne donc aucun élargissement des compétences. La confirmation d’admission n’est rien d’autre que le pendant électronique de la compétence officielle pour établir des actes authentiques ou des légalisations que son détenteur a reçu du service compétent, en vertu du droit fédéral ou cantonal, avant son inscription au RegOP. La représentation graphique de l’actuelle confirmation d’admission est tirée de l’annexe 2 de l’ordonnance du DFJP du 25 juin 2013 sur l’acte authentique électronique5. L’entrée en vi- gueur de l’OAAE révisée entraine une modification de l’annexe 2 de l’OAAE-DFJP. Ces mo- difications sont opérées dans la perspective de l’élargissement du cercle des personnes ins- crites dans le système proposé dans le cadre de la révision totale de l’OAAE et compte tenu des souhaits émis par les cantons. La représentation graphique de la confirmation d’admission sera à l’avenir la suivante (exemple de confirmation d’admission neutre d’un notaire indépendant) :

5 OAAE-DFJP, RS 943.033.1. 2/16

1.2.3 Registre des officiers publics (RegOP)

Le registre des officiers publics (RegOP) est un outil technique utilisé à l’échelle de la Suisse qui permet de télécharger la confirmation d’admission afin de l’apposer sur les actes authen- tiques et les légalisations électroniques. La maîtrise et la responsabilité des données restent auprès des cantons en ce qui concerne les fonctions prévues par les législations canto- nales6. Le RegOP est opérationnel depuis le 1er janvier 2014 et l’utilisation du système est gratuite pour les officiers publics jusqu’au 31 décembre 2017. Au 1er janvier 2018, la délivrance de la confirmation d’admission électronique sera soumise à émolument. La modification de l’ordonnance porte aussi sur ce sujet.

1.3 But des modifications

La législation en vigueur se concentre sur le domaine du registre foncier et plus particulière- ment du notariat. Cette focalisation, héritée de l’histoire, est toutefois trop étroite. Car les notaires ne sont pas les seules personnes autorisées aujourd’hui à établir des actes authen- tiques et des légalisations au sens large de l’acception. Le droit fédéral ou le droit cantonal accorde cette compétence, ou cette obligation, dans une mesure limitée et très spécifique, à d’autres personnes. Comme la nouvelle OAAE, reproduction du monde analogique, doit en- glober ces personnes, il est nécessaire en toute logique d’élargir la terminologie utilisée (voir le commentaire des différentes dispositions, art. 2, al. a). Il est par ailleurs dans l’intérêt de la sécurité – du droit et de la technique – de soumettre l’établissement de tous les actes au- thentiques électroniques et de toutes les légalisations électroniques aux mêmes exigences. Pour atteindre cet objectif, le champ d’application subjectif de l’ordonnance est étendu aux sujets suivants (art. 2, al. 1, let. a, P-OAAE) : - notaires indépendants ; - notaires de fonction ;

6 La formulation concerne les « fonctions » selon le droit en vigueur (notaires indépendants et notaires de fonction). Cf. art. 7 et explications correspondantes pour ce qui concerne les futures fonctions. 3/16

- conservateurs du registre foncier - collaborateurs des offices du registre du commerce ; - officiers de l'état civil ; - ingénieurs-géomètres au sens de l’art. 41 de la loi fédérale du 5 octobre 2007 sur la géoinformation (RS 510.62) ; - d’autres personnes auxquelles le droit fédéral ou le droit cantonal confère la compétence officielle d'établir des actes authentiques électroniques ou de légaliser électroniquement7. Outre l’extension du champ d’application subjectif de l’OAEE, la révision totale porte sur les points suivants : - champ d’application matériel : saisie des extraits électroniques légalisés des registres publics du droit privé (extraits officiels électroniques de registre) ; - règlementation des émoluments ; - raccordement des systèmes cantonaux au registre ; - adaptations terminologiques ; - simplification et actualisation des dispositions en vigueur. La modification du titre – d’« ordonnance sur l’acte authentique électronique » à « ordon- nance sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et les légalisations électro- niques » – s’explique par des réflexions d’ordre dogmatique. Le nouveau titre indique claire- ment que les dispositions de l’OAAE s’appliquent à toutes les personnes qui établissent des actes authentiques et des légalisations électroniques. Il est trop étroit dans la mesure où l’art. 13 régit la légalisation du tirage imprimé d’un document électronique. L’abandon du complément « électronique » des « légalisations » pourrait toutefois donner l’impression que le législateur souhaite mettre en place des dispositions générales sur la procédure de légali- sation dans l’OAAE, ce qui n’est pas le cas.

2 Explication des dispositions

Art. 1 Objet et buts L’art. 1 repose sur le droit en vigueur. Le nouvel al. 1, let. b, P-OAAE couvre les légalisations électroniques de copies et de signatures, l’al. 1, let. c, les légalisations de copies sur papier de documents électroniques. Comme dans la réglementation en vigueur, certains domaines n’entrent pas dans le champ d’application du P-OAAE : tel est le cas, par ex., de la question de savoir comment les actes authentiques et les légalisations sont établis, indépendamment de leur support. Le P-OAAE ne prévoit pas non plus quels actes authentiques et quelles légalisations les offices du re- gistre du commerce, du registre foncier et de l’état civil doivent ou peuvent établir. Plus gé- néralement, l’ordonnance n’indique pas dans quel cas un acte authentique ou une légalisa- tion est requis.

7 Il s'agit par exemple des collaborateurs et collaboratrices des autorités de l'état civil qui sont titulaires du brevet fédéral d'officier de l'état civil et qui ont été nommés à cette fonction en vertu de l'article 4 de l'ordonnance sur l'état civil du 28 avril 2004 (OEC; RS 211.112.2). 4/16

Art. 2 Définitions Le nouvel art. 2 définit plusieurs termes. L’objectif est de contribuer à une compréhension commune des différents acteurs impliqués dans l’établissement d’actes authentiques et de légalisations électroniques.

Quelques remarques : - Officier public (let. a) : l’OAAE en vigueur utilise le terme de « personne habilitée à dres- ser des actes authentiques » (notamment aux art. 2, 3 et 4 OAAE) sans le définir plus avant. Cet usage s’inspire de la pratique qui s’est établie, principalement au niveau can- tonal. On entend intuitivement par là des personnes disposant de larges compétences en matière d’authentification, pour l’essentiel des notaires dans les différents systèmes can- tonaux. Comme nous l’avons dit en introduction (1.3), le champ d’application subjectif de l’OAAE doit cependant être étendu. L’ordonnance ne doit pas seulement couvrir les su- jets disposant de larges compétences, mais aussi ceux qui ont des compétences limitées et très spécifiques en matière d’authentification. Le projet d’ordonnance vise, en d’autres termes, à réglementer des pans de réalité qui sont exclus de l’OAAE en vigueur. La concrétisation de cet objectif a posé maints défis aux plans terminologique et rédac- tionnel. C’est pourquoi il faut procéder ici à une différenciation au niveau purement con- ceptuel, qui concerne toutefois exclusivement la version allemande. La recherche d’un terme général suffisamment étroit pour ne pas être trop abstrait, mais suffisamment large pour englober toutes les personnes disposant de la compétence d’établir des actes authentiques ou des légalisations au sens large, s’est révélée frus- trante en allemand. Contrairement aux versions latines de l’ordonnance, dans lesquelles les termes d’officier public et de pubblico ufficiale paraissent non seulement compréhen- sibles, mais aussi adaptés au projet, il n’a pas été possible de trouver de terme aussi adéquat en allemand. La traduction allemande des termes latins serait Amtsperson ou Träger eines öffentlichen Amtes. Ces termes semblent toutefois bien trop larges pour être associés de manière générale à des actes authentiques. Dans ce contexte, et compte tenu du fait que les trois versions linguistiques font également foi (art. 14, al. 1, 2e phrase, de la loi sur les publications officielles, LPubl ; RS 170.512), la préférence est donnée au terme plus étroit, mais aussi plus compréhensible, d’Urkundsperson. Le P- OAAE choisit ce faisant de définir le terme pour l’ensemble du texte. Plutôt que de sup- poser le terme d’Urkunsperson comme acquis, la let. a le définit pour le champ d’application de toute l’ordonnance au moyen d’une liste d’exemples non exhaustive. La dernière partie de la phrase illustre ce caractère non exhaustif en parlant d’ « autres per- sonnes auxquelles le droit fédéral ou le droit cantonal confère la compétence officielle d'établir des actes authentiques électroniques ou de légaliser électroniquement ». Le principe selon lequel la personne doit disposer d’une compétence officielle fondée sur le droit fédéral ou cantonal pour pouvoir établir des actes authentiques électroniques ou lé- galiser électroniquement est également clarifié. On énonce aussi, dans le même temps, que ni la confirmation d’admission (1.2.2 et ci-après), ni la désignation d’officier public n’entraînent un élargissement des compétences. Il devrait donc être clair, par ex., que l'ingénieur-géomètre désigné comme officier public par l’OAAE et disposant d’une con- firmation d’admission délivrée correctement, n’est pas en mesure d’authentifier des con- trats de vente de bien foncier ou de procéder à une expédition électronique de ceux-ci, du fait qu'on lui a pas attribué une telle compétence. - Registre des officiers publics « RegOP » (let. b) : il s’agit du registre déjà connu et utilisé, mais complété par des fonctions supplémentaires. La définition illustre en quoi consiste son rôle central : délivrer la confirmation d’admission électronique.

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- Confirmation d’admission (let. c) : comme nous l’avons dit en introduction (1.2.2), il s’agit de la preuve électronique, obtenue du service compétent, que l’officier public qui établit l’acte authentique électronique ou procède à une légalisation électronique dispose de la compétence officielle pour le faire en vertu du droit fédéral ou cantonal. Pour que le Re- gOP puisse générer la confirmation d’admission, il faut que le responsable ait saisit cor- rectement les données en question via son accès en ligne au registre. On obtient ainsi la reproduction électronique exacte des compétences officielles dont l’officier public dispose dans le monde analogique. Encore une fois, la génération de la confirmation d’admission n’entraîne ni réduction ni extension de la compétence pour établir des actes authentiques ou des légalisations. - Acte authentique électronique (let. d) : cette définition reprend pour l’essentiel l’art. 2 OAAE en vigueur, mais précise qu’il en va de la réglementation des documents électro- niques. - Expédition électronique (let. e) : l’OAAE en vigueur a introduit les termes de minute et d’expédition sans les définir explicitement. Nous proposons de nous inspirer de la termi- nologie utilisée à l’art. 55a tit. fin. CC. Le terme d’ « expédition », reproduction fidèle de la minute au sens d’original, est conservé. Certains cantons utilisent des termes en partie différents (par ex. exemplaire destiné à l’expédition). Les cantons restent bien entendu libres de conserver leur terminologie. Dans les échanges juridiques – aussi et surtout dans les affaires intercantonales ou internationales –, il est décisif de savoir qu’aussi bien l’original, au sens de minute, que l’expédition sont des actes authentiques. L’OAAE pro- cède à la distinction pour la seule raison que le droit en vigueur ne permet pas d’établir électroniquement un original. Il n’est pas exclu, à plus long terme, que l’on parle systé- matiquement et exclusivement d’actes authentiques électroniques au niveau du droit fé- déral. - Légalisation électronique (let. f) : cette disposition énumère les types de légalisation en- trant dans le champ d’application de l’OAAE. - Formule de clôture (let. g) : les formules de clôture pouvant avoir les contenus et les formes les plus divers en fonction des procédures, la définition est volontairement très générale. L’al. 2 exprime l'idée que sont assimilés à des actes authentiques électroniques non seule- ment les extraits officiels mais également les confirmations8 et attestations9 tirés des re- gistres publics.

Art. 3 Equivalence des formes Correspond à l’art. 5 de l’OAAE en vigueur. L’art. 4 du texte de loi en vigueur est consacré au devoir de diligence des personnes habilitées à dresser des actes authentiques au mo- ment d’apposer leur signature électronique. La disposition peut être biffée complètement, la SCSE prévoyant une réglementation complète du sujet.

Art. 4 Application du droit étranger Correspond à l’art. 6 de l’OAAE en vigueur.

8 Il s'agit de constatations positives fondées sur les inscriptions portées dans les registres (p. ex., la confirmation d'un lien de parenté à un moment donné). 9 Il s'agit ici de constatations négatives avec l'indication du but de la délivrance (p. ex., l'attestation qu'une personne ne s'est pas mariée à un certain endroit). 6/16

Art. 5 Exploitation Le texte de l’art. 7, al. 1, OAAE en vigueur reposait sur l’idée que l’Office fédéral de la justice (OFJ) confierait à un organisme externe à l’administration fédérale centrale la mise à disposi- tion et l’exploitation d’un système pour la tenue d’un registre suisse des personnes habilitées à dresser des actes authentiques. Pour mettre en œuvre cette disposition, l’OFJ a instauré en février 2012 un groupe de travail qu’il a chargé de lui présenter les solutions possibles sous la forme d’un rapport d’état et de lui faire des recommandations. Le rapport du groupe de travail, daté du 19 octobre 2012, peut être obtenu auprès de l’Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier (OFRF). Les travaux du groupe de travail et les discussions qu’il a eues avec les différents acteurs impliqués ont montré que la délégation prévue à l’art. 7, al. 1, OAAE était source de confusions et de doutes tout comme la manière d’y procéder de façon conforme à l’ordonnance. L’OFJ en a conclu en juillet 2012 que la mise à disposition et l’exploitation d’un registre étaient une activité au caractère auxiliaire que l’administration devait fournir et qui ne pouvait être déléguée par les pouvoirs publics. Entretemps, l’OFJ a développé un système, dans le cadre des travaux de spécification des documents de mise au concours, qui est entré en service le 1er janvier 2014. C’est l’OFJ qui le gère et le finance actuellement. L’OAAE révisée doit permettre, dès son entrée en vigueur, de percevoir un émolument basé sur l’utilisation (section 4). Dans ce contexte, il n’est pas question aujourd’hui de confier le système à un organisme externe à l’administration fédérale centrale. Pour des raisons de clarté et de sécurité du droit, l’art. 5 tel qu’il est proposé prévoit que l’OFJ met à disposition et exploite un système destiné à la tenue d’un registre suisse des officiers publics (RegOP). Il faut mentionner ici que le RegOp est un outil d’assistance technique de portée nationale qui permet d’apposer la confirmation d’admission sur les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques (1.2.2 s et commentaire de l’art. 2 P-OAAE). La compétence officielle d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques est octroyée par le service compétent sur la base du droit déterminant. Le RegOP est aussi utile à tous les services qui ont besoin de savoir si une personne donnée est autorisée à établir des actes authentiques électroniques. A titre d’illustration, prenons un exemple de compétences dans un canton au notariat latin : - Le canton décide d’introduire ou non l’authentification d’actes officiels et la légalisation électroniques (art. 55a tit. fin. CC) 10. - Le canton décide également, dans le domaine du registre foncier, s’il souhaite habiliter les offices du registre foncier à conduire des transactions par voie électronique (art. 39, al. 1, ORF11). En ce qui concerne les offices du registre du commerce, le droit fédéral prescrit qu’ils doivent être en mesure d’accepter les réquisitions et les pièces justifica- tives électroniques (art. 175 ORC12). - Lorsqu’un canton au notariat latin souhaite introduire l’authentification d’actes officiels et la légalisation électroniques, il lui faut inscrire l’autorité (cantonale) de surveillance sur les notaires dans le RegOP. Cette inscription est contrôlée et l’accès validé par l’OFRF. - C’est ensuite l’autorité de surveillance sur les notaires qui est seule compétente pour inscrire des notaires dans le système et pour mettre à jour les données.

10 Dans le domaine de l’état civil, cette décision relève de la compétence de la Confédération. Les détails sont réglés dans les dispositions d’exécution (art. 48 CC). La date de l’introduction n’a pas encore été fixée. 11 Ordonnance du 23 septembre 2011 sur le registre foncier (ORF), RS 211.432.1. 12 Ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du commerce (ORC), RS 221.411. 7/16

Le contenu de l’art. 7, al. 2, OAAE en vigueur est transféré dans la section 4.

Art. 6 Maîtrise et tenue des données La maîtrise des données et la responsabilité concernant leur tenue dépend de la question de savoir si l’autorisation d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques est délivrée par un service cantonal ou une autorité fédérale (voir le tableau reproduit sous l’art. 9). Tandis que l’al. 1 établit la compétence cantonale en matière de te- nue et de maîtrise des données, l’al. 3 régit le même objet pour les autorités fédérales. L’al. 2 permet deux solutions : les cantons peuvent n’inscrire dans le registre que les per- sonnes autorisées à établir des actes authentiques électroniques et des légalisations élec- troniques en vertu du droit cantonal. Ils peuvent aussi utiliser le système comme leur propre registre et y inscrire tous les officiers publics cantonaux – ou, dans une forme intermédiaire, seuls certains officiers publics. Le système permet de faire facilement la distinction entre les personnes investies de la compétence d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques et celles qui ne le sont pas. Pour le législateur fédéral, la seule chose qui compte est que seules des personnes inscrites au registre et dont l’accès est acti- vé peuvent établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques. Les cantons sont libres de tenir et mettre à jour les données des officiers publics dans un système propre. Le croisement des données des registres cantonaux et du RegOP se fait dans ce cas via une interface. C’est ce que prévoit l’al. 4, qui fixe également que les exi- gences techniques posées à cette interface sont définies par le DFJP. Lorsque l’utilisation d’un système cantonal exige des ajustements dans le RegOP, les coûts subséquents sont supportés par les cantons. Mêmes quand des systèmes cantonaux sont utilisés, la confirma- tion d’admission est obtenue du RegOP.

Art. 7 Personnes admises à l’inscription dans le RegOP Une nouveauté importante de l’OAAE révisée consiste dans le fait qu’elle permet d’inscrire dans le registre, à côté des notaires de fonction et des notaires indépendants, d’autres per- sonnes disposant de la compétence d’établir des actes authentiques ou des légalisations électroniques en vertu du droit fédéral ou du droit cantonal (voir la liste figurant à l’art. 2, al. 1, let. e, P-OAAE et le commentaire de cette disposition). L’objectif de cette modification est d’uniformiser les exigences techniques posées aux actes authentiques électroniques et aux légalisations électroniques et, par là même, d’augmenter la sécurité aussi bien au plan du droit que de la technique. Dans les affaires qui dépassent les frontières du canton ou du pays, cette uniformisation technique offre des avantages non négligeables. Tous les destinataires d’actes authentiques électroniques et de légalisations électroniques peuvent vérifier en quelques clics de souris, à l’adresse www.validateur.ch, si la personne qui a signé le document était investie par le droit en vigueur de la compétence de le faire au moment où elle l’a fait. Plusieurs fonctions peuvent être saisies par personne (al. 2). Les collaborateurs des autori- tés de surveillance qui, par ex., sont aussi notaires de fonction peuvent donc être inscrits dans les fonctions « autorité de surveillance » et « notaire de fonction ». Il faut noter les diffé- rences de compétences : l’accès des collaborateurs des autorités de surveillance est activé par les autorités de haute surveillance de la Confédération. Ensuite, l’activation de l’accès des officiers publics est opérée par l’autorité compétente. Dans le cas des notaires indépen- dants et des notaires de fonction, des conservateurs du registre foncier et des collaborateurs des autorités du registre du commerce, il s’agit des autorités cantonales de surveillance. Dans celui des officiers de l'état civil, des autorités de surveillance de l’état civil et de l’Office fédéral de l’état civil (OFEC), les détails sont réglés à l’art. 4a OEC.

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L’al. 2 se réfère aux autorités de surveillance des cantons et de la Confédération. Celles-ci sont déjà inscrites normalement dans le registre dans la fonction d’officier public. Mais ce n’est pas obligatoire. Les collaborateurs des autorités de surveillance de la Confédération et des cantons sont responsables de l’activation de l’accès au RegOP des officiers publics et de la mise à jour des données les concernant. Pour s’acquitter de cette tâche, elles sont ins- crites au registre dans la fonction « autorité de surveillance ». Dans cette fonction, il n’est pas possible d’apposer la confirmation d’admission sur les actes authentiques et les légalisa- tions électroniques.

Art. 8 Inscriptions La disposition proposée correspond pour l’essentiel au droit en vigueur. Le remplacement de « désignation professionnelle ou ministérielle prévue par le droit cantonal » par « désignation professionnelle ou ministérielle conformément au droit applicable » (al. 1, let. e, P-OAAE) n’a aucun effet sur la situation juridique matérielle. La formulation tient compte des différences de compétences existant entre les différents registres du droit privé. Nous renvoyons ici au tableau contenant des explications sur l’art. 9. Il faut signaler à titre complémentaire que les anciennes inscriptions ne seront pas suppri- mées, mais désactivées (al. 3). La conservation et la désactivation des données visent à assurer la traçabilité chronologique, la transparence et la possibilité de prouver un état de fait à une date ultérieure.

Art. 9 Dispositions générales de procédure L’art. 9 repose sur la disposition en vigueur, complétée par les art. 2, 6 et 8 OAAE-DFJP. Ces normes sont rassemblées à des fins de compréhension et de clarté des textes norma- tifs. Il s’agit d’une « disposition générale ». La manière de procéder telle qu’elle est présen- tée est complétée par les dispositions spéciales qui suivent. La « délimitation des compé- tences octroyées par le droit déterminant à l’officier public pour établir les acte authentiques électroniques et les légalisations électroniques » (art. 9, al. 2, let. e, P-OAAE) concerne le passage encadré en rouge :

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Selon la désignation professionnelle ou ministérielle de l’officier public (art. 9, al. 2, let. d, P- OAAE), la compétence d’établir des actes authentiques électroniques, des légalisations élec- troniques et des extraits électroniques officiels du registre varie :

Fonction Désignation prof./ministérielle Description des compétences

Notaire indépendant, notaire de Selon communication du canton La personne désignée ci-dessus est autorisée à fonction (formule) établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques dans le canton de XY conformément au droit cantonal.

Conservateur du registre foncier Conservateur du registre foncier La personne désignée ci-dessus est autorisée à établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques dans le canton de XY conformément au droit cantonal. Collaborateur des autorités de Officier de l’état civil La personne désignée ci-dessus est autorisée à l'état civil établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques dans le domaine de l’état civil, dans le canton de XY, conformément au droit fédéral.

Collaborateur de l’autorité cantonale La personne désignée ci-dessus est autorisée à de surveillance de l'état civil établir des copies électroniques légalisées dans le domaine de l’état civil, dans le canton de XY, conformément au droit fédéral. Collaborateur de l’Office fédéral de La personne désignée ci-dessus est autorisée à l'état civil établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques dans le domaine de l’état civil conformément au droit fédéral. Collaborateur des autorités du Collaborateur de l’office du registre La personne désignée ci-dessus est autorisée à registre du commerce du commerce établir des actes authentiques électroniques, des légalisations électroniques et des extraits officiels du registre du commerce dans le canton de XY conformément au droit fédéral. Chef suppléant de l’office du registre La personne désignée ci-dessus est autorisée à du commerce établir des actes authentiques électroniques, des légalisations électroniques et des extraits officiels du registre du commerce dans le canton de XY conformément au droit fédéral. Chef de l’office du registre du com- La personne désignée ci-dessus est autorisée à merce établir des actes authentiques électroniques, des légalisations électroniques et des extraits officiels du registre du commerce dans le canton de XY conformément au droit fédéral. Collaborateur de l’Office fédéral du La personne désignée ci-dessus est autorisée à registre du commerce établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques pour l’Office fédéral du registre du commerce conformément au droit fédéral. Chef de l’Office fédéral du registre La personne désignée ci-dessus est autorisée à du commerce établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques pour l’Office fédéral du registre du commerce conformément au droit fédéral.

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Chef suppléant de l’Office fédéral du La personne désignée ci-dessus est autorisée à registre du commerce établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques pour l’Office fédéral du registre du commerce conformément au droit fédéral.

L’al. 3 énonce que les cantons peuvent prévoir d'apposer d'autres éléments sur la page des- tinée à la formule de clôture en-dessous de la confirmation d'admission. On peut penser ici à la solution du canton de Vaud, où la confirmation d’admission du RegOP est complétée par une confirmation du système SDMS. Pareils éléments n’ont aucune influence sur la validité des actes authentiques et des légalisations électroniques au plan du droit fédéral. Le valida- teur de la Confédération (système qui permet de vérifier les signatures électroniques quali- fiées et les confirmations d’admission) ignore les éléments cantonaux supplémentaires lors du contrôle. Lorsqu’un canton souhaite apposer un élément supplémentaire, il doit configurer la page destinée à la formule de clôture comme suit : - tiers supérieur : formule de clôture (expédition ou légalisation) - tiers intermédiaire : confirmation d’admission du RegOP - tiers inférieur : élément cantonal

Art. 10 Expédition électronique d’une minute Le nouvel art. 10 correspond largement au texte en vigueur.

Art. 11 Extrait électronique officiel d'un registre public La notion d'extrait électronique officiel est défini à l'article 2 alinéa 1 lettre d P-OAAE. De tels extraits tirés d'un registre public sont assimilés à des actes authentiques électroniques selon l'article 2 alinéa 2 P-OAAE. L’officier public joint au document électronique la formule de clô- ture constatant qu'il s'agit d'un extrait officiel, d'une confirmation ou d'une attestation tirés d'un registre officiel. Les détails sont régis par les dispositions spéciales (voir art. 32 P-ORF, art. 11, al. 1bis, P-ORC, art. 47 P-OEC). Au surplus, il est permis de renvoyer au commentaire relatif à l'article 1 aliné 2 P-OAAE.

Art. 12 Légalisation d’une copie électronique d’un document sur papier L’art. 12 proposé correspond à l’art. 11 en vigueur. Les changements sont purement rédac- tionnels.

Art. 13 Légalisation d’un tirage imprimé d’un document électronique

L’art. 13 proposé correspond à l’art. 12 en vigueur. Les changements sont purement rédac- tionnels. Il faut toutefois préciser que la suppression de l’adjectif « fiable » à l’al. 5 a exclusi- vement des fins linguistiques et ne change matériellement rien à la qualité exigée.

Art. 14 Légalisation électronique d’une signature autographe sur un document sur papier

L’art. 14 proposé correspond à l’art. 13 en vigueur. Les changements sont purement rédac- tionnels.

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Art. 15 Légalisation électronique d’une signature électronique L’art. 15 proposé correspond à l’art. 14 en vigueur. Les changements sont purement rédac- tionnels.

Art. 16 Principe L’utilisation du RegOP est gratuite pour les cantons comme pour les usagers jusqu’à fin 2017. Les coûts sont endossés par la Confédération pendant cette phase d’introduction. Ce financement initial vise à encourager les transactions électroniques avec les offices des re- gistres. Un émolument basé sur l’utilisation du RegOP sera introduit au 1er janvier 2018. La saisie restera gratuite, mais un montant de 2 francs sera perçu pour chaque demande de confirma- tion d’admission. Ce tarif est soumis aux dispositions de l’ordonnance sur les émoluments13 et en particulier aux principes de la couverture des frais et de l’équivalence. Ainsi, une forte utilisation du système entrainera une baisse de l’émolument.

Art. 17 Application de l’ordonnance générale sur les émoluments Voir le commentaire de l’art. 16.

Art. 18 Facturation et effets de la demeure En principe, la facturation par l'exploitant a lieu annuellement directement aux officiers pu- blics (al. 1). Si l’utilisation du registre s’avérait intensive, il faudrait envisager une facturation à intervalle plus court. Demeurent toutefois réservées les conventions contraires (al. 2). Pareilles conventions peu- vent porter, par ex., sur la facturation elle-même. Dans ces cas, une convention est signée entre l’exploitant du RegOP et son partenaire cantonal sur les modalités de facturation. La disposition laisse une certaine latitude pour des conventions entre les cantons ou les com- munes et l’exploitant du RegOP sur le décompte des confirmations d’admission requises par les employés du canton ou de la commune.

Art. 19 Exemption A l’unisson de la stratégie du Conseil fédéral intitulée « Suisse numérique »14, certaines exemptions doivent être introduites pour encourager activement les transactions électro- niques avec les offices des registres. La première exception concerne les copies électroniques légalisées de réquisitions, de pièces justificatives et d'autres documents sous forme papier ou électronique établies à des fins de conservation par les collaborateurs des autorités du registre du commerce, par les officiers d'état civil ainsi que par les conservateurs du registre foncier. Le but visé, c’est le changement de support aux fins d’archivage électronique. Renoncer à cette réglementation d’exception équivaudrait à imposer des coûts très élevés aux offices cantonaux du registre du commerce, qui sont précisément en train de développer leurs archives électroniques, ce qui pourrait entraîner l’abandon de l’archivage électronique. Pareille évolution ne serait pas dans l’esprit de la Suisse numérique. La seconde exception concerne la collaboration entre les autorités et ne réclame pas plus d’explications.

13 Ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments (OGEmol), RS 172.041.1. 14 Stratégie « Suisse numérique » du 20 avril 2016, FF 2016 3801. 12/16

Des discussions sont en cours sur la manière dont l’exemption peut être mise en pratique (obligation de s’annoncer pour les officiers publics ou adaptation automatisée du registre).

Art. 20 Modification du droit en vigueur Pas de remarque.

Art. 21 Disposition transitoire relative à la modification du 21 septembre 2012 La disposition transitoire correspond par son contenu à l’art. 14a en vigueur et ne concerne que les actes authentiques et les légalisations électroniques établis entre le 1er août et le 31 décembre 2013 – sans confirmation d’admission du RegOP.

Art. 22 Entrée en vigueur Pas de remarque.

3 Explications concernant l’annexe (abrogation et modification d’autres actes)

En ce qui concerne les modifications d’autres actes, il faut noter avant toute chose que les travaux nécessités par le présent projet ont mis à jour d’importants besoins d’éclaircissement et de coordination et ce, moins au plan matériel que rédactionnel et systématique. En con- séquence, il n’est pas exclu que la suite des travaux fournisse l’occasion de procéder à une modification des dispositions suivantes sur ces plans-là.

3.1 Etat civil

3.1.1 Introduction des actes authentiques électroniques et des légalisations élec- troniques Dans le domaine de l’état civil, le Conseil fédéral définit notamment les conditions dans les- quelles les extraits de registre peuvent être établis et communiqués par voie électronique (art. 48, al. 5, ch. 3, CC). C’est pourquoi l’annexe du P-OAAE modifie les ordonnances du Conseil fédéral régissant le domaine de l’état civil (ch. 3.1.2 pour l’OEEC ; ch. 3.1.3 pour l’OEC) afin que ce dernier dispose des bases légales nécessaires, au niveau fédéral, pour introduire les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques au sens du P-OAAE. L’adoption de ces bases légales et leur entrée en vigueur au 1er janvier 2018 (art. 22 P- OAAE) ne signifient pas que tous les documents pouvant être établis sur la base du registre de l’état civil pourront être émis sous la forme d’un acte authentique électronique dès cette date. Les autorités de l’état civil des cantons et des communes seront informées en temps voulu par l’OFEC.

3.1.2 Ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil

(OEEC)

Art. 7, al. 1, let. g Débours L’émolument perçu pour la délivrance de la confirmation d’admission prévue par l’art. 16 P- OAAE s’élève à 2 francs par document ; il est facturé en tant que débours. Cette disposition garantit que les débours résultant des opérations d’état civil puissent être répercutés.

Annexe 1, ch. I., ch. 1. et ch. 2. Divulgation de données d’état civil Insérer le renvoi à l’art. 47 P-OEC. Sont ainsi couvertes toutes les formes d’établissement de documents sur la base du registre de l’état civil et des registres tenus sur papier. Les docu- 13/16

ments sur papier sont établis sur le papier sécurisé défini par l’OFEC (art. 6, al. 2, P-OEC). L’établissement de documents électroniques est régi par les dispositions de l’OAAE (art. 6, al. 3, P-OEC).

Annexe 1, ch. I., ch. 3.3 Divulgation de données d’état civil

Annexe 1, ch. V., ch. 21, et annexe 4, ch. II., ch. 5. Prestations diverses Uniformisation des dispositions qui régissent l’établissement et la légalisation d’une copie ou d’une photocopie dans l’OEEC, de sorte que le terme de « légalisation » soit utilisé partout, au sens de l’art. 18a, al. 2 en rel. avec l’art. 47, al. 2, let. c, OEC. Les personnes inscrites dans le RegOP en vertu de l’art. 4a P-OEC et dont l’accès au registre est activé sont autori- sées à procéder à des légalisations sous forme électronique en vertu de l’art. 47, al. 3ter P- OEC. L’émolument de 2 francs par page est également dû dans ces cas, car il permet de couvrir le coût de la numérisation d’un document en vue du traitement électronique de la copie ou photocopie légalisée. L’émolument perçu pour la délivrance de la légalisation est indépendamment de la forme de celle-ci, sur papier ou support électronique, d’un montant de 30 francs. Dans le cas des légalisations électroniques, s’y ajoutent les émoluments dus pour la délivrance de la confirmation d’admission au sens de l’art. 7, al. 1, let. g, P-OEEC, d’un montant de 2 francs.

3.1.3 Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC)

Art. 4a Registre des officiers publics (RegOP) Seule la personne élue ou nommée officier de l’état civil conformément à l’art. 4 OEC, et par là même officier public, est en droit d’établir des actes authentiques électroniques sur des faits d’état civil et des données de l’état civil en vertu de la compétence que lui donne l’article 44a OEC (art. 1 al. 2 et art. 11 P-OAAE). Cette personne doit donc être inscrite au RegOP dans le délai d’un an suivant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions qu’impartit l’art. 99c P-OEC. L’obligation d’inscrire incombe à l’autorité cantonale compétente, qui assure que les conditions présidant à l’établissement d’actes authentiques et à l’apposition d’une signa- ture électronique par la personne concernée existent au moment de son inscription. Ce sont les autorités cantonales de surveillance qui sont compétentes pour activer l’accès de la per- sonne en question, car seules ces unités administratives supérieures au plan hiérarchique savent quel officier de l'état civil travaille pour quelle autorité d’état civil. On créé ainsi les conditions de l’établissement d’actes authentiques électroniques dans la fonction ‘officier de l’état civil’. Les collaborateurs de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil n’ont aucune compé- tence, dans leur domaine, pour établir des actes authentiques. L’OFEC dispose uniquement de cette compétence dans les cas où doit être délivré un extrait d’un registre tenu par une représentation de la Suisse à l’étranger (art. 92b, al. 1bis, P-OEC). Inversement, il peut arriver qu’aussi bien des collaborateurs de l’autorité cantonale de sur- veillance de l’état civil que de l’OFEC doivent établir une copie légalisée d’un document (art. 2, let. f, P-OAAE) qui se trouve sous leur garde sous la forme d’un acte authentique (confor- mément à l’art. 47, al. 2, let. c, P-OEC). Pour des raisons de sécurité du droit, induites par ces tâches notariales, seule une personne à la fois titulaire du brevet fédéral d’officier de l’état civil (exception : art. 95, al. 1, OEC) et à laquelle la fonction d’officier public a été con- fiée peut délivrer une légalisation électronique. Lorsque ces conditions sont remplies, l’OFEC, ou le DFJP, active l’accès de la personne concernée au RegOP dans la fonction correspondante, à la demande du service compétent. L’officier public inscrit au RegOP applique la procédure prévue par l’OAAE. 14/16

Toute modification ou suppression (on parle de désactivation) des données des officiers pu- blics inscrits au registre, dans le domaine de l’état civil, doit être reportée immédiatement par l’autorité cantonale ou fédérale compétente en vertu des art. 6 et 8 P-OAAE.

Art. 6 Documents de l’état civil Les documents de l’état civil pourront dorénavant être établis sur papier ou sous forme élec- tronique. L’art. 6 est donc remodelé. L’établissement des documents sur papier reste inchangé. Il obéit aux directives de l’OFEC sur la qualité du papier et les exigences relatives aux modes d’écriture. En ce qui concerne l’apposition d’une signature électronique qualifiée au sens de la SCSE, l’ordonnance prévoit explicitement maintenant que les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués sur le papier sécurisé défini par l’OFEC (sont exclues les communications des autorités qui ne sont pas établies sous la forme d’un document de l’état civil). Lorsque la divulgation est faite sous forme électronique, il est nécessaire d’apposer non seulement une signature quali- fiée au sens de la SCSE, mais aussi une confirmation d’admission au sens de l’OAAE. Les détails concernant la forme de la divulgation sont réglés par l’art. 47 P-OEC.

Art. 47 Forme de la divulgation La nouveauté est que l’établissement d’actes authentiques électroniques et de copies élec- troniques légalisées est possible en vertu de l’OAAE. Les anciennes dispositions concernant la divulgation sur papier subsistent.

Art. 81 al. 2 Droit d'être informé Insertion d’un renvoi à l’art. 47, qui couvre toutes les formes de divulgation.

Art. 99c Dispositions transitoires relatives à la modification du..... En ce qui concerne l’établissement d’actes authentiques et de légalisations électroniques, il faut assurer qu’au moins les officiers d’état civil élus ou nommés selon l'article 4 soient ins- crits en vertu de l’art. 4a, al. 1, P-OEC au RegOP dans l’année suivant l’entrée en vigueur de ces dispositions et que leur accès au registre soit activé pour qu’ils puissent établir les do- cuments électroniques dans le système Infostar conformément à l’art. 47, al. 3bis, P-OEC.

3.2 Ordonnance du 23 septembre 2011 sur le registre foncier (ORF)

Pas de remarques.

3.3 Ordonnance du 17 octobre 2007 sur le registre du commerce (ORC)

La révision partielle du 23 septembre 2011 a permis d’introduire aux art. 12a ss ORC la pos- sibilité d’établir des actes authentiques et des légalisations par voie électronique dans le do- maine du registre du commerce. L’inscription prévue à l’art. 2, al. 1, let. a, en rel. avec l’art. 7, al. 1, let. a, P-OAAE des collaborateurs des autorités du registre du commerce au RegOP implique d’adapter, à l’annexe du P-OAAE, les dispositions sur l’expédition électronique d’extraits de registre concernant l’inscription d’une entité juridique, de copies électroniques de réquisitions et de pièces justificatives, de légalisations électroniques de signatures, la légalisation de copies sur papier de documents électroniques et la confirmation électronique du défaut d’inscription d’une entité juridique ainsi que les dispositions sur la conduite des transactions par voie électronique. En conséquence, les dispositions en question mention- nent la nécessité d’apposer non seulement une signature électronique qualifiée avec horoda- tage électronique qualifié au sens de la SCSE, mais aussi une confirmation d’admission au sens de l’OAAE.

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Vu la liste impressionnante des documents que les autorités du registre du commerce peu- vent légaliser en vertu de l’art 2, let. f, P-OAAE ou qui peuvent revêtir le caractère d’acte au- thentique électronique en vertu de la définition donnée à l’art. 2, let. d, P-OAAE, il se justifie de donner une conception large à la « délimitation des compétences octroyées à l’officier public » par l’art. 9, al. 2, let. e, P-OAAE : les collaborateurs des autorités du registre du commerce ont donc en principe le droit d’établir des légalisations et des extraits officiels de registre ainsi que des actes authentiques. Les collaborateurs de l’Office fédéral du registre du commerce ne peuvent établir d’extraits de registre étant donné que l’art. 11, al. 1, let. a, ORC prévoit que seuls les offices cantonaux du registre du commerce peuvent établir un extrait légalisé des inscriptions au registre principal concernant une entité juridique. L’activation de l’accès au RegOP des collaborateurs des offices cantonaux du registre du commerce relève de la compétence des autorités cantonales de surveillance en vertu de l’art. 4, al. 1bis, P-ORC, celle des collaborateurs de l’Office fédéral du registre du commerce de celle du Département fédéral de justice et police en vertu de l’art. 5, al. 1bis, P-ORC, car seules ces unités administratives, supérieures au plan hiérarchique, peuvent savoir quels collaborateurs travaillent pour quelle autorité du registre du commerce.

4 Répercussions sur le personnel, l’organisation et les finances de la Confédé-

ration, des cantons, des communes et d’autres entités chargées de l’exécution Le registre des officiers publics (RegOP) est entré en service le 1er janvier 2014. C’est ac- tuellement l’OFJ qui le gère et le finance. A long terme, la réglementation proposée en ma- tière d’émoluments doit permettre un financement du registre en fonction de son utilisation. La phase d’introduction, depuis le 1er janvier 2014, a montré qu’une estimation sérieuse des coûts du registre ne pourra être faite avant son introduction et son utilisation à grande échelle. C’est la raison pour laquelle l’exploitation et les coûts sont restés en charge de l’OFJ pendant cette phase. L’émolument perçu en fonction de l’utilisation du registre n’empêchera pas la Confédération de devoir supporter certains frais au cours des prochaines années. Plus le registre sera utili- sé, plus les coûts se déplaceront. Dès que tous les coûts seront supportés par les usagers, l’émolument sera adapté. Les cantons, les communes et les éventuelles autres entités chargées de l’exécution peu- vent reporter sur leurs « clients » les deux francs perçus pour l’établissement d’actes authen- tiques ou de légalisations électroniques.

5 Temps réclamé par la mise en œuvre dans les cantons et les communes

La date d’entrée en vigueur, prévue pour le 1er janvier 2018, laisse suffisamment de temps aux cantons et aux communes pour s’adapter aux modifications. Dans le domaine des actes authentiques et des légalisations, les documents sur papier et les documents électroniques continueront de plus à coexister. Les cantons ne sont donc nullement obligés d’introduire les actes authentiques et les légalisations électroniques.

6 Répercussions économiques

A long terme, les transactions électroniques avec les offices des registres entraîneront une accélération et une simplification des processus, et par conséquent une baisse des coûts.

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