Loi sur l'archivage

La présente loi règle la prise en charge, le classement et la conservation de documents.

L’archivage de documents a pour buts

1. d’assurer durablement la traçabilité des activités de l’Etat;

2. de permettre l’étude du patrimoine culturel du canton de Berne, par la conservation d’archives textuelles, sonores ou iconographiques, dans l’intérêt des générations futures, et d’assurer la protection de ce patrimoine.

Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

Les documents qui présentent une valeur d’information grande et durable au vu des objectifs d’effet de l’archivage énoncés à l’article 2 sont réputés avoir une valeur archivistique.

L’archivage est la prise en charge, le classement et la conservation permanente de documents réputés avoir une valeur archivistique.

Par archives sont entendus les documents que des Archives ont pris en charge à des fins d’archivage selon les prescriptions de la présente loi.

Sont réputés autorités au sens de la présente loi

1. les organes du canton, de ses établissements et de ses collectivités;

2. les organes des communes, de leurs établissements et des collectivités soumises à la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)¹;

3. les personnes privées dans la mesure où elles accomplissent des tâches de droit public à elles confiées.

La présente loi s’applique aux documents des autorités.

Elle est également applicable aux documents des autorités qui ont été dissoutes.

Les documents des autorités sont pris en charge, classés et conservés de manière à documenter l’essentiel du déroulement et le résultat des activités de l’État.

Ils font l’objet d’une évaluation, déterminante pour leur archivage ou leur élimination, en fonction de leur importance et de leur valeur d’information.

Le délai de conservation est fixé en fonction d’exigences techniques. La législation spéciale est réservée.

Les documents sont classés et décrits à l’aide des systèmes de classement et des instruments de recherche nécessaires.

Les systèmes de classement et les réglementations relatives à l’évaluation, au délai de conservation et à l’élimination de documents doivent être arrêtés de manière centralisée et permanente sous une forme appropriée.

Les documents numériques sont assimilés aux documents sur papier et vice-versa.

Les outils de gestion documentaire, tels que les systèmes de gestion et de contrôle des affaires ainsi que les applications spécialisées, doivent tenir compte des exigences de l’archivage.

Les autorités sont tenues de veiller

1. à la prise en charge, au classement et à la conservation de leurs documents conformément aux prescriptions de la présente loi,

2. à l’archivage, dans la mesure où elles ne sont pas soumises à l’obligation de proposer les documents au sens de l’article 9, alinéa 1.

Pour cela, elles peuvent recourir aux services d’entreprises spécialisées.

Les autorités suivantes sont tenues de proposer les documents dont elles ne se servent plus régulièrement aux Archives de l’État en vue de leur archivage:

• a le Grand Conseil et ses organes,

• b le Conseil-exécutif et les commissions cantonales par lui instituées,

• c les Directions et la Chancellerie d’État, y compris les offices et les services de l’administration centrale,

• c1 l’administration cantonale décentralisée,

• d la Cour suprême, le Tribunal administratif, le Ministère public et les autorités de justice indépendantes de l’administration,

• e l’Université de Berne, la Haute école spécialisée bernoise et la Haute école pédagogique germanophone,

• e1 les fournisseurs de prestations désignés par le Conseil-exécutif par voie d’ordonnance au sens de la loi du 13 juin 2013 sur les soins hospitaliers (LSH)², qui fournissent des prestations psychiatriques importantes,

• f les autorités qui sont dissoutes.

Le Conseil-exécutif

1. règle l’organisation, la gestion et la conservation des documents et des instruments de recherche de l’administration centrale et de l’administration décentralisée du canton par voie d’ordonnance;

2. peut déléguer partiellement ou totalement aux Directions et à la Chancellerie d’État la compétence visée à la lettre a.

Les personnes soumises au secret de fonction ou au secret professionnel ainsi que leur personnel auxiliaire sont libérés de l’obligation de garder le secret, pour autant que cela soit nécessaire pour répondre à l’obligation de proposer les documents.

L’obligation de proposer les documents pour les autorités au sens de l’alinéa 1, lettre e1 s’applique aux documents suivants:

1. tous les documents jusqu’au 31 décembre 2016,

2. les dossiers médicaux à partir du 1^er janvier 2017.

Les Archives de l’État peuvent prendre en charge des copies de documents ayant une valeur archivistique avant l’expiration du délai de conservation.

La responsabilité en matière d’organisation, de gestion et de conservation des documents, ainsi qu’en matière de sauvegarde des droits des personnes concernées au sens des articles 21 ss de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)³ reste du ressort de l’autorité versante jusqu’à l’expiration du délai de conservation.

Les Archives de l’État veillent à la sécurité des copies qu’elles ont prises en charge.

L’Université de Berne, la Haute école spécialisée bernoise et la Haute école pédagogique germanophone fixent l’organisation, la gestion et la conservation de leurs documents dans un règlement.

…

Le Conseil-exécutif édicte par voie d’ordonnance des prescriptions minimales concernant l’organisation, la gestion et la conservation des documents, ainsi que la gestion des archives des communes, de leurs établissements et des autres collectivités soumises à la loi sur les communes.

Il peut déléguer partiellement ou totalement cette compétence à la Direction de l’intérieur et de la justice.

La Cour suprême fixe dans un règlement, d’entente avec les Archives de l’État, l’organisation, la gestion et la conservation des documents des tribunaux civils et pénaux de première instance et d’instance supérieure.

Le Tribunal administratif fixe dans un règlement, d’entente avec les Archives de l’État, l’organisation, la gestion et la conservation des documents du Tribunal administratif et des autorités de justice indépendantes de l’administration.

Le Parquet général fixe dans un règlement, d’entente avec les Archives de l’Éat, l’organisation, la gestion et la conservation des documents du Ministère public.

Les autorités soumises à l’obligation de proposer les documents au sens de l’article 9, alinéa 1, lettre e1 fixent dans un règlement l’organisation, la gestion et la conservation de leurs documents.

Les documents qui doivent être proposés aux Archives de l’Etat ou à d’autres Archives compétentes ne peuvent pas être éliminés sans leur autorisation.

Les Archives n’éliminent aucun document sans l’autorisation du service versant.

Les données personnelles qui ne sont plus utilisées, au sens de l’article 19 LCPD, peuvent être confiées aux Archives compétentes dans la mesure où leur archivage est justifié selon la présente loi.

…

Le service versant ne peut consulter des données personnelles archivées que

1. dans l’intérêt de la personne concernée, si celle-ci a donné son accord ou qu’il peut être admis, au vu des circonstances, qu’elle le donnerait;

2. pour le traitement de données dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées en vertu de l’article 20 ou de la législation spéciale;

3. à des fins de preuve ou

4. pour retracer l’exécution initiale de tâches, si cela est nécessaire dans des cas isolés.

Toute personne contestant la véracité des données personnelles la concernant, archivées selon l’alinéa 1, peut faire joindre une contestation aux documents. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.

Les Archives de l’État assument notamment les tâches suivantes:

1. elles prennent en charge, classent et conservent tous les documents ayant une valeur archivistique des autorités soumises à l’obligation de les leur proposer et, si nécessaire, les restaurent;

2. elles contribuent à la transmission du savoir historique et à la recherche historique pour les besoins du canton, de la science et de la culture;

3. elles disposent d’un atelier de restauration, d’une bibliothèque et d’une salle de lecture;

4. elles évaluent la valeur archivistique des documents des autorités soumises à l’obligation de proposer les documents;

5. elles conseillent les autorités soumises à l’obligation de proposer les documents et édictent des instructions à leur intention sur le versement des documents et des instruments de recherche;

6. elles ont un droit de regard sur l’organisation et la gestion des documents auprès des autorités soumises à l’obligation de proposer les documents et peuvent contrôler l’état des documents;

7. elles peuvent conseiller les autres autorités et les personnes privées sur des questions concernant l’archivage et la gestion des archives;

8. elles peuvent prendre en charge et conserver des documents d’une autre provenance ayant une valeur archivistique s’ils sont d’importance pour l’histoire du canton de Berne.

Le Conseil-exécutif règle le détail des tâches et de l’organisation des Archives de l’Etat par voie d’ordonnance.

Le canton prévoit des archives numériques à long terme (ANLT), dans lesquelles les autorités responsables archivent des données issues d'applications utilisées conjointement par le canton, les communes municipales et les communes mixtes. Il

1. finance la mise en place des ANLT;

2. facture aux communes les frais d'exploitation et de développement au prorata de leur utilisation.

Les ANLT sont à disposition des communes municipales et des communes mixtes pour l'archivage de leurs données ne tombant pas sous le coup de l’alinéa 1, pour autant que les données remplissent les exigences de versement. Ces communes supportent l'ensemble des coûts de raccordement et d'utilisation des ANLT.

Le canton peut mettre à disposition des autres communes et collectivités de droit public au sens de l'article 2, alinéa 1 LCo des ANLT pour une utilisation facultative. Ces communes et collectivités supportent l'ensemble des coûts de mise en place, de raccordement et d'utilisation des ANLT.

Le Conseil-exécutif édicte les dispositions d’exécution. Il règle notamment les exigences de versement des données.

Les archives des autorités sont accessibles au public selon les dispositions de la loi du 2 novembre 1993 sur l’information du public et l’aide aux médias (LIAM)⁴ ainsi que de la loi sur la protection des données.

L’accès du public à des archives d’autres provenances est régi par les conventions de donation ou de dépôt, ou à défaut, par l’alinéa 1 applicable par analogie.

Les documents déjà accessibles au public avant le versement aux Archives compétentes demeurent accessibles au public.

Les documents qui ne sont pas accessibles au public au sens de l’article 16, alinéa 1 sont librement accessibles après l’expiration du délai de protection ordinaire de 30 ans. L’article 18 et les obligations particulières de garder le secret prévues par le droit fédéral et le droit cantonal sont réservés.

Le délai de 30 ans commence à courir à la date du dernier traitement d’un dossier ou du document en question.

Un document qui contient des données personnelles et dont la consultation est restreinte ou exclue en vertu de l’article 16, alinéa 1 devient accessible au public trois ans après le décès de la personne concernée dans la mesure où le délai de protection ordinaire est écoulé.

Si la date du décès de l’une des personnes concernées n’est pas connue, le document devient accessible au public à partir du 110^e anniversaire de la personne concernée dans la mesure où le délai de protection ordinaire est écoulé.

Tout document d’archives vieux de plus de 110 ans est librement accessible au public.

L’accès aux documents mentionnés aux alinéas 1 à 3 est restreint ou exclu dans la mesure où une obligation particulière de garder le secret prévue par le droit fédéral ou le droit cantonal l’exige.

Le délai énoncé à l’alinéa 3 commence à courir à la date du dernier traitement d’un dossier ou du document en question.

Lorsque la levée d’une obligation particulière de garder le secret est requise pour accéder à des archives, l’autorité compétente pour lever l’obligation statue à cet égard.

Après expiration du délai au sens de l’article 18, alinéa 3, les obligations particulières de garder le secret sont présumées caduques.

Les services qui ont versé des documents peuvent les consulter en tout temps. L’article 14, alinéa 3 est réservé.

Les Archives peuvent communiquer des données personnelles pendant le délai de protection dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées, notamment pour la recherche, la jurisprudence, la statistique et la planification si les conditions de l’article 15 LCPD sont remplies. Les obligations particulières de garder le secret prévues par le droit fédéral et le droit cantonal sont réservées.

L’accès à certaines catégories d’archives peut être restreint si des motifs liés à leur conservation l’exigent ou que leur consultation occasionne un travail disproportionné.

La consultation des archives est en principe gratuite.

Un émolument peut être perçu pour des prestations particulières.

Les réglementations contraires du droit fédéral sont réservées.

Les archives des autorités sont inaliénables.

Elles ne peuvent faire l’objet d’une prescription acquisitive ni être acquises de bonne foi.

Le droit à leur restitution n’est pas soumis à prescription.

L’utilisation à des fins commerciales des archives des autorités requiert l’autorisation des Archives compétentes.

Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d’un contrat circonscrivant l’utilisation des archives et mentionnant une éventuelle participation aux gains.

Elle n’est pas nécessaire lorsque les archives sont soumises à une licence libre au sens de l’article 26 LAN.

Les Archives compétentes ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de toute œuvre ou publication qui se fonde en grande partie sur l’utilisation de leurs archives.

Le canton peut aider à la réalisation des objectifs d’effet au sens de l’article 2 en octroyant des subventions à des établissements de recherche d’importance nationale au sens de l’article 15 de la loi fédérale du 14 décembre 2012 sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (LERI)⁵.

Des subventions au titre de l’alinéa 1 sont uniquement octroyées à des établissements de recherche revêtant une importance exceptionnelle pour le canton de Berne.

Les dispositions de la législation sur les subventions cantonales sont applicables, dans la mesure où la présente loi ne contient pas de dispositions particulières.

En règle générale, le canton octroie des subventions uniquement

1. si le besoin de financement est avéré;

2. si la ou le bénéficiaire fournit une contribution personnelle raisonnable et

3. si la Confédération, d’autres collectivités de droit public ou d’autres tiers participent dans une mesure comparable au financement.

La subvention est versée à titre subsidiaire et est généralement limitée à 50 pour cent des frais imputables.

La présente loi ne confère aucun droit à l’octroi de subventions.

En règle générale, le canton octroie des subventions sur la base de contrats de prestations de droit public.

Le Conseil-exécutif édicte les dispositions nécessaires, en particulier concernant les conditions, les bases de calcul et le montant des subventions.

Les compétences ordinaires en matière d’autorisation de dépenses s’appliquent à l’octroi des subventions.

Toute personne qui, intentionnellement, endommage, dissimule, aliène, détruit ou soustrait d’une autre manière à l’archivage un document ayant, de par l’évaluation, une valeur archivistique est punie de l’amende.

Toute personne qui divulgue intentionnellement des données personnelles contenues dans des archives qui ne sont pas accessibles au public en vertu de l’article 18 et qu’elle a pu consulter dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées est punie de l’amende.

Le Conseil-exécutif édicte les dispositions nécessaires à l’exécution de la présente loi, en particulier concernant

1. l’archivage des documents;

2. le traitement des documents numériques;

3. les tâches et l’organisation des Archives de l’Etat;

4. …

5. l’archivage des documents par des personnes privées dans la mesure où des tâches de droit public leur sont confiées;

6. les restrictions d’accès aux archives au sens de l’article 21;

7. les émoluments pour prestations particulières.

Les actes législatifs suivants sont modifiés:

1. Loi du 2 novembre 1993 sur l’information du public (Loi sur l’information, LIn)⁶

2. Loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)⁷

3. Loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)⁸

Le Conseil-exécutif fixe la date d’entrée en vigueur de la présente loi.

Le Conseil-exécutif fixe la date à partir de laquelle l’article 15a, alinéa 1 est applicable.