Ordonnance sur la communication de données personnelles

La présente ordonnance s’applique à la communication, par les autorités ou d’autres organisations chargées de tâches publiques à l’exclusion des communes, ou sur leur mandat, de données personnelles à des particuliers ou à d’autres autorités.

Conformément à la présente ordonnance, il est possible de communiquer les données personnelles des personnes suivantes:

1. membres des autorités et agentes ou agents de l’administration cantonale ou d’autres organisations chargées de tâches publiques,

2. mandataires du canton et autres personnes utilisant les systèmes ou services informatiques proposés ou procurés par le canton dans le cadre de l’accomplissement de tâches publiques.

Conformément à la présente ordonnance, les données personnelles ne peuvent être communiquées que dans les limites et selon la manière qui sont

1. nécessaires à l’utilisation des systèmes ou services informatiques proposés ou procurés par le canton, ou

2. appropriées pour garantir l’accessibilité des personnes ou organisations concernées,

3. nécessaires à l’identification des personnes concernées,

4. utiles à l’exécution de la législation en matière d’information.

La communication des données peut intervenir de n’importe quelle manière dans le respect des conditions énoncées à l’alinéa 1. Elle peut notamment être automatisée et s’effectuer ou non à l’aide d’une fonction de recherche.

La communication à un cercle de personnes indéfini ou important de photos ou d’enregistrements vocaux de personnes identifiées ou identifiables nécessite l’accord de ces dernières.

La communication des données personnelles qui ne sont pas détaillées dans la présente ordonnance est soumise aux autres dispositions législatives sur la protection des données.

Les données suivantes peuvent être communiquées, conformément aux dispositions de l’article 3, au public, aux personnes visées à l’article 2 et aux services chargés soit de la gestion et de l’exploitation des différents systèmes et services informatiques, soit des contrôles des accès:

1. nom et prénom,

2. fonction,

3. formule d’appel et titre,

4. langue officielle utilisée,

5. adresse postale professionnelle,

6. adresse électronique professionnelle,

7. numéros de téléphone et de télécopie professionnels,

8. place occupée dans l’organisation de l’administration ou de l’entreprise,

9. indications sur la suppléance et le secrétariat,

10. données techniques concernant les systèmes et services informatiques utilisés, notamment les clés, signatures ou certificats numériques publics,

11. photos ou enregistrements vocaux.

Lorsque les personnes concernées rendent vraisemblable qu’un intérêt privé ou public prépondérant s’y oppose, les données ne sont pas communiquées au public. L’article 3, alinéa 3 est réservé.

Les données suivantes peuvent être communiquées, conformément à l’article 3, aux personnes visées à l’article 2 ainsi qu’aux services chargés de la gestion et de l’exploitation des différents systèmes et services informatiques:

1. numéro de messager de poche professionnel,

2. initiales désignant une personne,

3. identification d’utilisateur,

4. emplacement du bureau,

5. protocoles de communication et informations associées,

6. listes de distribution.

Si une liste recense à la fois des personnes visées à l’article 2, lettre a et des personnes visées à l’article 2, lettre b , ces dernières doivent être désignées par l’adjonction d’un signe particulier.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2006.