Ordonnance sur la plate-forme des systèmes des registres communaux

L'Office d'informatique et d'organisation (OIO) est chargé de l'exploitation de la plate-forme GERES et en est, à ce titre, responsable au sens des articles 13 et suivants LFDP.

Il utilise un système de comparaison entre les données figurant sur GERES et les fichiers de données des utilisateurs et utilisatrices, permettant de mettre les différences en évidence.

La plate-forme GERES contient les données personnelles et dispose des fonctionnalités, qui sont nécessaires à la réalisation des buts énoncés à l'article 3.

La plate-forme GERES gère les données des personnes établies ou en séjour au sens des articles 3 et 4 LES et de l'article 12 LEI.

Elle contient les caractères suivants sur les personnes mentionnées à l'alinéa 1:

1. les caractères énoncés aux articles 6 et 7 LHR,

2. les caractères énoncés à l'article 8 en relation avec l'article 49 de l'ordonnance fédérale du 28 avril 2004 sur l'état civil (OEC)¹⁰,

3. la langue de correspondance conformément à l'article 6 de la Constitution cantonale du 6 juin 1993 (ConstC)¹¹,

4. le blocage d'adresses et de renseignements selon l'article 13 LCPD,

5. la communication limitée de données selon l'article 14 LCPD,

6. la saisie des documents d'identité et autres documents officiels selon l'article 237, alinéa 2, lettre b du Code de procédure pénale suisse du 5 octobre 2007 (Code de procédure pénale, CPP)¹²,

7. les caractères énoncés à l'article 2, alinéa 1 de l'ordonnance du 18 juin 1986 sur l'établissement et le séjour des Suissesses et des Suisses (OES)¹³.

La plate-forme GERES permet d'interroger ou d'annoncer des données relatives à des personnes d'une commune municipale ou d'une paroisse, d'un ensemble de communes municipales ou de paroisses ou de tout le territoire cantonal.

Grâce à l'historisation, la plate-forme GERES permet d'afficher les annonces d'événements antérieurs, dans la limite de celles des cinq années précédant la plus récente.

La plate-forme GERES héberge les données personnelles et les caractères particulièrement dignes de protection suivants (art. 3 LCPD):

1. l'appartenance à une Eglise nationale ou à une communauté religieuse reconnue de droit public (confession),

2. la saisie des documents d'identité et autres documents officiels,

3. les parents nourriciers,

4. la curatelle de portée générale,

5. la tutelle,

6. l'identificateur de la relation avec l'APEA.

La plate-forme GERES dispose de fonctionnalités permettant un profilage ou l'édition de données personnelles particulièrement dignes de protection sous une autre forme. Ces fonctionnalités sont les suivantes:

1. historisation des événements;

2. affichage des personnes vivant dans le même ménage;

3. identité de l'époux ou de l'épouse;

4. liens entre parents et enfants, y compris parents nourriciers ou adoptifs;

5. identité de la personne exerçant la tutelle;

6. identité de la personne exerçant la curatelle de portée générale;

7. identité de la personne titulaire d'un mandat pour cause d'inaptitude;

8. mention de la saisie des documents d'identité et autres documents officiels.

Les autres fonctionnalités sont énumérées et décrites à l'annexe 2.

Le traitement de données personnelles particulièrement dignes de protection et l'utilisation des fonctionnalités sont autorisés à la condition qu'ils soient impérativement nécessaires à l'accomplissement des tâches légales (art. 5, al. 4 LFDP).

La plate-forme GERES dispose d'un profil de base regroupant les caractères figurant à l'annexe 1.

Le profil de base

1. ne comprend aucune fonctionnalité permettant un profilage ou l'édition de données personnelles particulièrement dignes de protection sous une autre forme;

2. est accessible à toutes les autorités ayant besoin de ces données personnelles pour accomplir leurs tâches légales;

3. n'indique les personnes dont la communication des données est limitée conformément à l'article 14 LCPD qu'aux autorités habilitées par la loi.

La plate-forme GERES dispose de profils standard pouvant comprendre des caractères personnels particulièrement dignes de protection ou des profils de personnes générés à l'aide de fonctionnalités.

Les profils standard comprennent les caractères figurant à l'annexe 1.

Ils n'indiquent les personnes dont la communication des données est limitée conformément à l'article 14 LCPD qu'aux autorités habilitées par la loi.

Les autorités sont autorisées à utiliser systématiquement le NAVS comme numéro d'identification des personnes, à condition qu'elles en aient besoin pour accomplir leurs tâches légales.

Les blocages d'adresses et de renseignements au sens de l'article 13 LCPD vis-à-vis des particuliers sont mentionnés sur la plate-forme GERES.

Les données personnelles dont la communication est limitée conformément à l'article 14 LCPD ne sont pas communiquées aux autorités, ni à leurs mandataires ou à leurs systèmes en procédure d'appel ou en procédure d'annonce.

Les autorités suivantes ont accès à la plate-forme GERES en procédure d'appel ou en procédure d'annonce, soit directement soit via leurs propres systèmes, même en cas de communication limitée des données:

1. la Police cantonale,

2. la police sanitaire,

3. les autorités de l'état civil,

4. les autorités de migration,

5. l'OIO.

​Ces données doivent être communiquées à d'autres autorités ou à des particuliers qui en font la demande si leurs intérêts sont prépondérants par rapport à l'intérêt public ou aux intérêts privés fondant la limitation de la communication.

L'OIO statue ces demandes. Il consulte la personne concernée à moins que cela ne soit contraire à l'intérêt prépondérant du demandeur ou de la demandeuse. Il peut aussi consulter les autorités chargées de la collecte des données.

L'OIO répond, dans son domaine d'autorité, de la sécurité de l'information et de la protection des données (SIPD) de la plate-forme GERES, conformément à la législation sur la protection des données et à la législation spéciale.

L'OIO

1. définit les mesures de SIPD à mettre en place dans un plan SIPD;

2. édicte les instructions ou décisions techniques de mise en œuvre des mesures de SIPD et conclut les contrats nécessaires;

3. veille à ce que les utilisateurs et utilisatrices de la plate-forme GERES soient formés correctement.

La mise en œuvre des mesures de SIPD est périodiquement contrôlée par audits réalisés par des tiers externes.

Les Directions et la Chancellerie d'Etat règlent, par voie d'ordonnance de Direction, les droits à demander l’accès et les droits d’accès, ainsi que l'accès via des systèmes. La Direction administrative de la magistrature les arrête par voie de règlement.

La réglementation des droits d'accès s'applique aux unités suivantes de l'autorité qui les édicte:

1. unités administratives qui lui sont subordonnées;

2. organisations indépendantes chargées de tâches publiques et soumises à une surveillance;

3. mandataires, qui traitent des données personnelles sur mandat de l'autorité.

En principe, les autorités au sens de la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)¹⁴ et de la loi du 21 mars 2018 sur les Eglises nationales bernoises (loi sur les Eglises nationales, LEgN)¹⁵ sont habilitées à déposer des demandes d'accès et disposent des droits d'accès conformément à l'annexe 3.

Elles règlent, par voie d'ordonnance, les droits de demande d'accès et les droits d'accès, qui vont au-delà de ceux fixés à l'annexe 3, des unités administratives qui leur sont subordonnées, des organisations indépendantes chargées de tâches publiques et soumises à une surveillance, ainsi que de leurs mandataires ou de leurs systèmes.

La réglementation des droits d'accès détermine

1. les unités administratives, services, sections ou domaines des autorités ou autres organisations chargées de tâches publiques disposant d'un droit d'accès;

2. les mandataires disposant d'un droit d'accès;

3. le but du traitement de données selon les lettres a et b,

4. les fonctions des autorités ou de leurs mandataires habilitant à l'accès;

5. les systèmes des autorités ou de leurs mandataires disposant d'un droit d'accès;

6. l'attribution du profil de base ou des profils standard par fonction ou système;

7. l'attribution des fonctionnalités par fonction ou système;

8. les fonctions des autorités ou mandataires habilitant à demander la création, la modification ou la suppression d'un compte d'utilisateur.

Seuls les responsables d'une unité administrative, d'une section, d'un service ou d'un domaine d'une autorité ou de mandataires peuvent être habilités à demander à l'OIO de créer, modifier ou supprimer un compte d'utilisateur selon l'alinéa 1, lettre h pour les fonctions ou systèmes relevant de leur responsabilité.

Avant d'être édictée et avant toute révision, la règlementation des droits d'accès doit être soumise, pour avis, à l'autorité de surveillance de la protection des données compétente (art. 11, al. 1 LFDP). La date de l'avis doit être mentionnée dans la règlementation.

Une fois que la règlementation des droit d'accès ou sa révision est entrée en vigueur, elle doit être envoyée à l'OIO pour qu'il la publie sur Internet, à moins qu'elle ne soit publiée dans le Recueil systématique des lois bernoises (RSB).

La réglementation des droit d'accès est publiée si elle est conforme aux articles 19 et 20, alinéa 1. Dans le cas contraire, l'OIO la retourne pour rectification.

L'OIO crée des comptes d'utilisateur distincts nominatifs pour les organes des autorités, organisations indépendantes chargées de tâches publiques et mandataires autorisés et non nominatifs pour les systèmes, à condition que la demande repose sur une règlementation des droits d'accès à jour et publiée.

Il rejette la demande si la réglementation des droits d'accès n'est pas publiée, n'est pas à jour ou ne remplit pas les conditions énoncées aux articles 19 et 20, alinéa 1.

Les règles spéciales de traitement suivantes s'appliquent aux autorités de groupes de personnes sans limite territoriale précise selon l'article 8, alinéa 1:

1. communes bourgeoises,

2. autorité bourgeoisiale de protection de l'enfant et de l'adulte,

3. paroisses et paroisses générales, dont les frontières ne suivent pas celles des communes municipales.

Ces autorités sont exclusivement autorisées à traiter les données personnelles concernant les membres de leur groupe. Elles doivent procéder de la manière suivante:

1. L'autorité interrogeant la plate-forme GERES identifie la personne dont elle veut consulter les données au moyen de son NAVS, ou, si elle ne le connaît pas, en indiquant ses nom, prénom et date de naissance.

2. La plate-forme GERES lui communique les données de la personne ainsi identifiée, dans la limite de ses droits d'accès et des données qu'elle demande.

L'OIO contrôle par sondages, au moins une fois par an, la validité de leurs sessions d'interrogation de GERES. En cas de signes d'abus, il bloque l'interrogation de données au moyen du compte d'utilisateur concerné jusqu'à ce que l'autorité demandeuse prouve qu'elle a un droit d'accès.

Ces règles de traitement s'appliquent tant que ces groupes de personnes ne peuvent pas être indiqués sur la plate-forme GERES.

L'OIO détruit les données d'une personne au plus tard cinq ans après que la commune a annoncé son départ ou son décès.

La destruction de données personnelles sur la plate-forme GERES n'affecte pas les éventuelles obligations de gérer ou de conserver des données personnelles dans d'autres fichiers centralisés de données.

Les communes transmettent les données personnelles de leur registre des habitants à la plate-forme GERES via Sedex.

Les communes peuvent attribuer un numéro administratif aux logements et gérer ces numéros dans leur registre des habitants.

Elles transmettent ce numéro à l'autorité fédérale chargée de la tenue du RegBL en tant que «numéro de logement attribué par le canton ou la commune» selon l'article 8, alinéa 3, lettre b ORegBL.

Elles peuvent déléguer à des tiers l'attribution de ces numéros et les charger de l'attribution des personnes aux logements, afin de pouvoir assurer la tenue des registres officiels.

Les communes peuvent inscrire le numéro administratif de logement sur certains ou tous les logements de leur territoire.

Leur plan de numérotation, ainsi que la forme et l'emplacement des plaques numérotées doivent répondre aux recommandations de l'Office fédéral de la statistique.

Les propriétaires et les habitants des logements ont l'obligation de signaler à la commune toute plaque numérotée ayant été endommagée ou décrochée.

Les données personnelles figurant sur la plate-forme GERES sont en principe modifiées exclusivement par l'annonce d'un événement émanant de la commune compétente.

A titre exceptionnel, l'OIO peut lui-même modifier des données personnelles figurant sur la plate-forme GERES, à condition que

1. la commune ne puisse pas s'en charger pour des raisons techniques et

2. qu'elle l’ait investi de ce mandat par écrit en exposant ses motivations.

Les communes transmettent au fur et à mesure à la plate-forme GERES, mais au moins une fois par jour ouvré, les événements se rapportant à des caractères personnels figurant dans leurs registres.

Les annonces à effectuer en perspective du vote électronique interviennent conformément à l'ordonnance du 27 octobre 2010 sur le vote électronique des électeurs et électrices suisses de l'étranger (OVEESE)¹⁶.

L'annonce au contrôle des habitants fait simultanément office d'annonce au sens de l'article 27 de la loi fédérale du 3 février 1995 sur l'armée et l'administration militaire (loi sur l'armée, LAAM)¹⁷ et de l'article 25, alinéa 1, lettres a et b de l'ordonnance fédérale du 11 novembre 2020 sur la protection civile (OPCi)¹⁸.

Les communes

1. répondent de l'exactitude des données personnelles gérées sur la plate-forme GERES;

2. veillent à la rectification des données et à l'envoi d'une annonce correspondante à la plate-forme GERES dès qu'elles constatent des différences entre ces données et celles de leur service de contrôle des habitants.

Les communes qui reçoivent un message d'erreur de la plate-forme GERES, de l'OIO ou du service de contrôle de celui-ci transmettent les données personnelles rectifiées dans un délai de cinq jours ouvrés.

L'OIO peut ordonner à ces communes de transmettre à nouveau les données et de contrôler la qualité des données de leur registre.

Les communes peuvent, par voie de décision, charger les services industriels de leur transmettre régulièrement et gratuitement les données nécessaires à la détermination et à la mise à jour de l'EGID et de l’EWID des personnes établies ou séjournant sur le territoire communal, à condition que

1. ces services fournissent leurs prestations sur le territoire communal;

2. ces services gèrent les données personnelles demandées dans l'exercice de leur activité;

3. la transmission puisse être exigée de ces services au vu des circonstances.

La décision définit les données personnelles à transmettre et le cercle des personnes concernées, ainsi que la forme et la périodicité de la transmission.

Si ces services ne transmettent pas les données personnelles demandées, la commune peut, entre autres mesures de contrainte administrative, leur facturer un émolument proportionnel à la charge de travail que lui occasionnent la détermination et la mise à jour de l'EGID et de l'EWID.

L'OIO accomplit les tâches incombant au canton en vertu de la LFDP et de la LHR, si nécessaire en collaboration avec d'autres autorités de l'administration cantonale.

Il est en particulier l'autorité chargée de coordonner et d'appliquer les mesures d'harmonisation des registres et d'assurer le contrôle de qualité au sens de l'article 9 LHR.

Il transmet aux autorités habilitées les données personnelles figurant sur la plate-forme GERES, dans le respect du droit fédéral et de la législation spéciale.

Dans le cadre de l'assistance administrative selon l'article 10 LCPD, l’OIO peut, au cas par cas, communiquer des données personnelles provenant de la plate-forme GERES à des fins de recherche, d'élaboration de la jurisprudence, de statistiques ou de planification conformément à l'article 15 LCPD.

Toute communication de données intervenant plusieurs fois dans l'année ou de manière continue requiert une réglementation des droits d'accès au sens des articles 18 et suivants.

A la demande de l'autorité habilitée à utiliser la plate-forme GERES, l'OIO est autorisé à communiquer des données personnelles à des mandataires aux conditions suivantes:

1. l'autorité a délégué le traitement des données à ces tiers par contrat;

2. les mandataires sont habilités à traiter les données en vertu de la réglementation des droits d'accès arrêtée par l'autorité (art. 19, al. 1, lit. b).

L'OIO arrête les conditions et charges auxquelles est subordonnée la communication de données aux autorités dotées de la personnalité juridique ou à leurs mandataires, en particulier:

1. la base légale fondant le traitement des données;

2. le but du traitement des données;

3. le profil de base ou les profils standard, ainsi que les fonctionnalités déterminant les données communicables;

4. l'obligation de respecter les dispositions de SIPD;

5. les éventuels émoluments à percevoir.

L'OIO édicte les instructions techniques d'harmonisation des registres cantonaux et définit les normes de transmission de données à la plate-forme GERES, entre communes ainsi qu’en matière d’annonce électronique des déménagements.

L'OIO

1. définit les spécifications d'interface;

2. détermine quelles spécifications sont autorisées pour la transmission de données;

3. tient compte des consignes de la Confédération, de l'état de la technique et des normes établies en la matière.

Il veille à ce que ses instructions soient accessibles au public.

Sur demande écrite, l'OIO contrôle et certifie les logiciels d'interface des registres des habitantes et des habitants.

Les demandeuses et les demandeurs sont tenus de collaborer au contrôle.

La certification atteste que la version du logiciel d'interface ayant été contrôlée est appropriée à la transmission de données et qu'elle est agréée.

Est habilité à déposer une demande quiconque établit les deux preuves suivantes:

1. Elle ou il veut développer un logiciel d'interface qui est utilisé ou qu'il est prévu d'utiliser dans un proche avenir dans le canton.

2. Elle ou il détient les droits de reproduction et de modification du logiciel d'interface et du logiciel d'exploitation du registre des habitantes et des habitants concerné dont il faut disposer pour mettre en œuvre les spécifications d'interface et les exigences pour la certification et elle ou il est en capacité d'y pourvoir.

Seul un logiciel d'interface qui répond exactement à toutes les normes actuellement en vigueur de l'association eCH est autorisé.

Les normes applicables à la transmission de données à la plate-forme GERES sont les suivantes:

1. eCH-0006 - Normes concernant les données: catégories d’étrangers,

2. eCH-0007 - Norme concernant les données: communes,

3. eCH-0008 - Norme concernant les données: États et territoires,

4. eCH-0010 - Norme concernant les données: adresses postales des personnes physiques, raisons sociales, organisations et autorités,

5. eCH-0011 - Norme concernant les données: données concernant les personnes,

6. eCH-0020 - Norme d'interface - Motifs d’annonce Registre des personnes,

7. eCH-0021 - Norme concernant les données: données complémentaires relatives aux personnes,

8. eCH-0044 - Norme concernant les données: échange d’identifications de personnes,

9. eCH-0045 - Norme concernant les données: registre électoral,

10. eCH-0058 - Norme d’interface - Cadre d’annonce,

11. eCH-0135 - Norme concernant les données: lieu d'origine.

Les normes applicables à la transmission de données entre communes et en matière d’annonce électronique des déménagements sont les suivantes:

1. eCH-0093 - Processus: départ / arrivée

2. eCH-0194 - Norme d'interface - eDéménagement V2.0

3. eCH-0221 - Modèle de référence - eDéménagement

Les normes de sedex selon les articles 11 et suivants OHR s'appliquent en outre à la transmission de données.

La certification est délivrée à charge, pour les détentrices ou détenteurs du droit de propriété, de communiquer sans délai à l'OIO, et en lui indiquant le numéro de la version, si et dans quelle mesure

1. une modification fonctionnelle est apportée au logiciel d'interface ou au logiciel d'exploitation du registre des habitantes et des habitants concerné, dont il ne peut être exclu qu'elle ait une incidence sur la fonction du logiciel d'interface contrôlé dans le cadre de la procédure de certification;

2. les droits de propriété du logiciel d'interface ou du logiciel d'exploitation du registre des habitantes et des habitants concerné sont cédés à un tiers.

L'OIO peut assortir la certification d'autres charges.

L'OIO peut à tout moment retirer la certification, notamment

1. en cas de modification des fondements effectifs, juridiques ou techniques de la certification;

2. en cas de manquement aux charges attachées à la certification.

La certification expire d'elle-même lorsque la version du logiciel d'interface mis en œuvre dans la version contrôlée n’est plus admise pour la transmission de données.