Verordnung über den Zugang zu Dokumenten

Diese Verordnung führt das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG) im Bereich des Zugangsrechts aus.

Sie gilt für alle Organe, die dem InfoG unterstellt sind; die Artikel 16 Abs. 2, 19 und 21 gelten jedoch nur für den Staatsrat und die Verwaltung sowie für die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit.

Sie gilt auch für Privatpersonen, die in Artikel 20 Abs. 1^bis InfoG genannt werden; diese werden in den von dieser Bestimmung gesetzten Grenzen als «öffentliche Organe» im Sinne dieser Verordnung betrachtet.

Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit zum Erlass besonderer Regeln, die das InfoG dem Grossen Rat, dem Kantonsgericht und den Gemeinden in den Artikeln 23 Abs. 4, 35 Abs. 1, 37 Abs. 1 und 39 Abs. 4 verleiht.

Gesuche, die Dokumente betreffen, die bereits offiziell in der Öffentlichkeit verbreitet wurden und deren Veröffentlichung ganz klar keine Gefahr, öffentliche oder private Interessen zu beeinträchtigen, darstellt, gelten nicht als Zugangsgesuche im Sinne des InfoG.

Der Zugang zu diesen Dokumenten kann von jedem Organ, das sie besitzt, gewährt werden. Die Vorschriften über die Zuständigkeit für die Behandlung der Zugangsgesuche und über das Zugangsverfahren gelten nicht.

Als amtliche Dokumente gelten alle Dokumente, die von öffentlichen Organen erstellt oder empfangen wurden und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, namentlich Berichte, Studien, Protokolle, Statistiken, Register, Richtlinien, Weisungen, Korrespondenz, Stellungnahmen, Entscheide und ganz allgemein die verschiedenen Schriftstücke eines Dossiers; die Absätze 2 und 3 bleiben vorbehalten.

Mit denselben Vorbehalten werden die Informationen über die Umwelt gemäss Artikel 22 Abs. 4 InfoG amtlichen Dokumenten gleichgestellt.

Ein Dokument gilt als fertiggestellt, wenn:

1. das öffentliche Organ, das es erstellt hat, es unterzeichnet oder genehmigt hat;

2. die Erstellerin oder der Ersteller es der Adressatin oder dem Adressaten definitiv übergeben hat, namentlich zur Kenntnis- oder Stellungnahme oder als Entscheidungsgrundlage.

Ein Dokument ist zum persönlichen Gebrauch bestimmt, wenn es die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft, aber nur von der Verfasserin oder vom Verfasser als Hilfsmittel gebraucht wird (Arbeitsnotizen und Kopien mit Notizen).

Wird der Zugang gewährt, so kann die gesuchstellende Person die Art des Zugangs wählen, es sei denn, die gewünschte Art sei unverhältnismässig; so weit möglich verschickt das öffentliche Organ das Dokument per E-Mail oder gibt die Internet-Adresse an, an der es heruntergeladen werden kann.

Wird eine Kopie eines Dokuments herausgegeben, das dem Urheberrecht untersteht, so macht das öffentliche Organ die Person, die den Zugang verlangt hat, auf die Nutzungsbeschränkungen gemäss der einschlägigen Gesetzgebung aufmerksam.

Die Einsicht in ein Dokument vor Ort findet zu den ordentlichen Büroöffnungszeiten in den Räumlichkeiten des öffentlichen Organs statt.

Der Zugang und die verschiedenen Phasen des Zugangsverfahrens sind kostenlos; die folgenden Bestimmungen bleiben vorbehalten.

Das Organ, das für die Behandlung des Gesuchs zuständig ist, kann eine Gebühr erheben, wenn:

1. die Arbeit, die es für die Erstbehandlung des Gesuchs (Hilfe für die gesuchstellende Person, Suche nach dem Dokument, Anhörung der betroffenen Dritten, Verfügung) und die Gewährung des Zugangs (Streichungen im Dokument, Anfertigung einer elektronischen Kopie, zusätzliche Erläuterungen) ausführt, mehr als zwei Stunden in Anspruch nimmt: für den Teil der Arbeitszeit der zwei Stunden übersteigt;

2. es eine Kopie des Dokuments aushändigt: für die Anfertigung einer Papierkopie, die Abgabe von Drucksachen und elektronischen Datenträgern und für den Postversand des Dokuments.

Die Schlichtungs-, die Verfügungs- und die Beschwerdephasen bleiben auf jeden Fall unentgeltlich, mit Ausnahme der Beschwerde vor dem Kantonsgericht (Art. 24 Abs. 1, 2. Satz, InfoG).

Allfällige Gebühren nach Artikel 4 Abs. 2 werden nach folgendem Tarif erhoben:

1. 50 Rappen pro A4-Seite für die Abgabe von Papierkopien und die Zeit für deren Herstellung;

2. 60 Franken pro Stunde für den Teil der Arbeitszeit, der zwei Stunden übersteigt;

3. die tatsächlichen Kosten für die Herstellung von besonderen Papierkopien, für die Abgabe von Drucksachen und elektronischen Datenträgern sowie für den Postversand des Dokuments.

Das öffentliche Organ, das eine Gebühr erheben will, teilt der gesuchstellenden Person so bald als möglich mit, wie hoch diese voraussichtlich sein wird.

Es verzichtet darauf, Gebühren zu erheben, wenn der Betrag weniger als 30 Franken ausmacht oder wenn der Zugang vollständig verweigert wurde.

Kosten im Zusammenhang mit den besonderen Bedürfnissen behinderter Personen werden bei der Berechnung der Gebühr nicht berücksichtigt.

Die Ausnahmen von der Unentgeltlichkeit gelten nicht für die Medien (Art. 24 Abs. 2, 2. Satz, InfoG).

Das öffentliche Organ bestimmt, ob der Zugang aufgeschoben, eingeschränkt oder verweigert werden muss; es stützt sich dabei auf das Verhältnismässigkeitsprinzip.

Ist eine Einschränkung zeitlicher Art, so wird der Zugang aufgeschoben; das öffentliche Organ sorgt dafür, dass er gewährt wird, sobald der Hinderungsgrund für den Zugang wegfällt.

Betrifft eine Einschränkung nur einen Teil der im Dokument enthaltenen Informationen, so werden die betreffenden Stellen unleserlich gemacht, so dass sie nicht rekonstituiert werden können und klar erkennbar ist, was verborgen wird.

Ein Gesuch bereitet besondere Schwierigkeiten im Sinne der Artikel 9 Abs. 3, 13 Abs. 2 Bst. a, 19 Abs. 3 und 21 Abs. 3 dieser Verordnung, wenn:

1. es eine grosse Anzahl Dokumente umfasst, besonders umfangreiche Dokumente betrifft oder dafür zahlreiche Personen angehört werden müssen;

2. das oder die Dokumente anscheinend besonders schwer zu identifizieren sind;

3. die Risikobeurteilung oder die Interessenabwägung sich als besonders heikel erweisen; oder wenn

4. die Arbeit für die Erstbehandlung des Gesuchs und für die Gewährung des Zugangs höchstwahrscheinlich mehr als zwei Stunden in Anspruch nimmt.

Der Arbeitsaufwand, den es braucht, um einem Gesuch stattzugeben, ist offensichtlich unverhältnismässig im Sinne von Artikel 26 Abs. 2 Bst. b InfoG, wenn das öffentliche Organ mit dem Personal und der Infrastruktur, über die es verfügt, nicht in der Lage ist, das Gesuch in den gesetzten Fristen zu behandeln, ohne die Erfüllung der übrigen Aufgaben in schwerwiegender Weise zu vernachlässigen.

Die gesuchstellende Person liefert soweit möglich die Angaben, mit denen das gesuchte Dokument identifiziert werden kann; dazu gehören der Titel des Dokuments, das Datum, die Verfasserinnen und Verfasser oder ein Verweis oder, wenn das alles unbekannt ist, ein bestimmter Zeitraum oder der betreffende Bereich.

Das öffentliche Organ gibt den interessierten Personen Auskunft über die zugänglichen Dokumente und hilft ihnen bei der Identifizierung des gesuchten Dokuments.

Die gesuchstellende Person kann aufgefordert werden, zusätzliche Angaben zum gesuchten Dokument zu liefern; das öffentliche Organ kann ausserdem verlangen, dass ein mündlich gestelltes Gesuch schriftlich bestätigt wird, wenn dieses besondere Schwierigkeiten bereitet.

Besteht mit dem Gesuch anscheinend das Risiko, dass öffentliche oder private Interessen berührt werden, so müssen die betroffenen Dritten angehört werden, unabhängig davon, ob es sich um andere öffentliche Organe oder Privatpersonen handelt.

Den betroffenen Dritten wird eine kurze Frist gesetzt, in der sie ihren Standpunkt vorbringen können.

Nach der Anhörung gewährt das öffentliche Organ den Zugang oder gibt seine Stellungnahme ab.

Das öffentliche Organ, das den Zugang gänzlich zu verweigern plant, kann auf die Anhörung verzichten, wenn:

1. der Zugang vom Gesetz ganz ausgeschlossen wird; das trifft namentlich auf die Fälle nach Artikel 29 InfoG zu;

2. es nach Abwägung zwischen dem öffentlichen Interesse an der Information und dem Interesse der betroffenen Personen am Schutz ihrer Personendaten offensichtlich ist, dass der Zugang verweigert werden muss, und die Anhörung zudem einen unverhältnismässigen Verwaltungsaufwand zur Folge hätte;

3. das Gesuch gemäss Artikel 26 Abs. 2 InfoG klar missbräuchlich erscheint oder mit einem offensichtlich unverhältnismässigen Arbeitsaufwand gemäss Artikel 8 Abs. 2 verbunden wäre.

Die Anhörung ist auch nicht nötig:

1. zur Gewährung eines vollständigen, eingeschränkten oder aufgeschobenen Zugangs zum Dokument, wenn die Interessensabwägung zugunsten der vorgesehenen Veröffentlichung so klar ist, dass kein Grund besteht, dass öffentliche oder private Interessen zu einem anderen Ergebnis führen könnten;

2. zur Gewährung eines Zugangs zu Personendaten in einem Dokument, wenn der öffentliche Charakter dieser Daten gemäss Artikel 12 InfoG vermutet wird oder wenn die betroffenen Personen der Bekanntgabe zugestimmt haben oder ihre Einwilligung vorausgesetzt werden kann.

Das öffentliche Organ richtet seine Stellungnahme an:

1. die Person, die den Zugang verlangt, wenn das Organ beabsichtigt, diesen aufzuschieben, einzuschränken oder zu verweigern;

2. die Person, die bei der Anhörung ein privates Interesse geltend gemacht hat, wenn das öffentliche Organ beabsichtigt, den Zugang trotz ihres Einspruchs zu gewähren.

Die Stellungnahme wird summarisch begründet und weist auf die Möglichkeit, einen Schlichtungsantrag zu stellen, und auf die entsprechenden Fristen (Art. 14 Abs. 1 und 1^bis) hin; sie ist kein Entscheid im Sinne des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege.

Ist die Stellungnahme nicht für die Personen nach Absatz 1 bestimmt, so werden sie auf geeignete Weise auf das Vorliegen einer Stellungnahme hingewiesen.

Das öffentliche Organ behandelt das Gesuch so rasch als möglich; ausserdem bemüht es sich, den Gesuchen der Medien so zu entsprechen, dass die Redaktionsfristen eingehalten werden können.

Für die Gewährung des Zugangs oder für die Stellungnahme verfügt es über eine Frist von höchstens 30 Tagen ab dem Datum, an dem das Gesuch eingegangen ist; diese Frist kann wenn nötig verlängert werden:

1. um 30 Tage, wenn das Gesuch besondere Schwierigkeiten bereitet;

2. um die Zeitspanne, die zur Anhörung der betroffenen Dritten nötig ist.

Die gesuchstellende Person wird über jede Fristverlängerung informiert; antwortet das öffentliche Organ nicht in den vorgesehenen Fristen, so kann sie ein Schlichtungsgesuch stellen wie in den Fällen, in denen der Zugang verweigert wird.

Wer um einen Zugang zu Informationen über die Umwelt ersucht, kann verlangen, dass die verkürzten Fristen nach Artikel 36 Abs. 1^bis InfoG eingehalten werden; es wird angenommen, dass er darauf verzichtet, wenn er beim Einreichen des Gesuchs kein Begehren in diesem Sinn gestellt hat.

Wenn die Fristen verkürzt werden, erlässt das öffentliche Organ seine Stellungnahme so schnell wie möglich, aber spätestens innert 20 Tagen nachdem das Gesuch eingereicht wurde.

Das öffentliche Organ sorgt dafür, dass die Anforderungen der Beschleunigung mit dem Schutz der rechtmässigen Interessen Dritter in Einklang gebracht werden.

Der Schlichtungsantrag ist der oder dem Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz innert 30 Tagen nach Eingang der Stellungnahme schriftlich zu stellen; wird kein Antrag gestellt, so gilt die Stellungnahme als akzeptiert.

Wenn das Gesuch Informationen über die Umwelt betrifft und die Fristen verkürzt werden, muss der Schlichtungsantrag innert 5 Tagen nach Empfang der Stellungnahme gestellt werden.

Die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz führt das Schlichtungsverfahren unabhängig und strebt zwischen den Parteien eine Einigung an.

Kommt eine Schlichtung zustande, so wird die Einigung schriftlich festgehalten und ist sofort vollstreckbar.

Scheitert die Schlichtung oder kommt sie nicht innert 20 Tagen nach der Einreichung des Antrags zustande, so richtet die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz innert 10 Tagen eine Empfehlung an die Parteien oder überweist in den Fällen nach Artikel 33a InfoG die Unterlagen der kantonalen Öffentlichkeits- und Datenschutzkommission; mit Zustimmung der Person, die den Zugang verlangt, kann das Schlichtungsverfahren aber verlängert werden.

Die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz informiert das öffentliche Organ über den Schlichtungsantrag und räumt ihm eine angemessene Frist ein, um:

1. die Begründung seiner Stellungnahme wenn nötig zu ergänzen;

2. ihr oder ihm die erforderlichen Dokumente zuzustellen.

Die Parteien sind verpflichtet:

1. zur Einhaltung der Frist, innert der das Schlichtungsverfahren stattfinden muss, beizutragen;

2. die von der oder vom Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz verlangten Dokumente zuzustellen und bei der Suche nach einer Schlichtung mitzuwirken;

3. an der Schlichtungsverhandlung teilzunehmen.

Das öffentliche Organ nimmt am Schlichtungsverfahren durch eine zur Vertretung ermächtigte Person teil.

Weigern sich die Parteien, an der Suche nach einer Schlichtung mitzuwirken, oder verzögern sie das Schlichtungsverfahren missbräuchlich, so kann die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz feststellen, dass die Schlichtung nicht zustande gekommen ist.

Das öffentliche Organ erlässt den Entscheid so bald wie möglich, spätestens aber innert 30 Tagen nach Erhalt der Empfehlung. Für Gesuche um Informationen über die Umwelt bleibt Artikel 36 Abs. 1^bis InfoG vorbehalten.

Der Erlass des Entscheids richtet sich in allen Fällen nach dem Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege; die Spezialvorschriften des InfoG bleiben vorbehalten:

1. Das öffentliche Organ kann auf eine Begründung verzichten, wenn es sich der Empfehlung anschliesst.

2. Die Identität Dritter, die im Verfahren Parteien sind, kann wenn nötig verborgen werden.

3. Es werden keine Verfahrenskosten erhoben.

Absatz 2 Bst. b und c gilt ebenfalls für Entscheide, die von der kantonalen Öffentlichkeits- und Datenschutzkommission erlassen werden.

Die öffentlichen Organe dokumentieren ihre Ablagesysteme für die Dossiers und Dokumente und passen sie den Anforderungen des Zugangsrechts an.

Die Staatskanzlei sorgt dafür, dass folgende Informationen auf Internet bekanntgemacht werden:

1. eine allgemeine Dokumentation über das Zugangsrecht zu den Dokumenten sowie Formulare, mit denen Gesuche um Zugang erleichtert werden;

2. so weit möglich weitere Informationen, mit denen die Suche nach amtlichen Dokumenten vereinfacht werden kann.

Die Zugangsgesuche werden vom Organ des Kantons oder der Gemeinde, das das Dokument hergestellt hat, behandelt.

Wurde das Dokument nicht von einem Organ, das dem InfoG unterstellt ist, hergestellt, so wird das Gesuch vom Organ des Kantons oder der Gemeinde, das wichtigster Empfänger des Dokuments war, behandelt. Hat nicht ein Organ, das diesem Gesetz untersteht, das Dokument erstellt oder als Hauptadressat erhalten, so wird das Gesuch vom Organ behandelt, welches das Dokument besitzt (Art. 37 Abs. 1^bis InfoG).

Das Gesuch wird nach Absprache unter den betreffenden Organen oder vom Organ behandelt, das für das Geschäft hauptsächlich zuständigwar, wenn:

1. das Dokument von mehreren Organen, die dem InfoG unterstellt sind, hergestellt wurde oder mehrere solche Organe wichtigste Empfänger waren, oder wenn

2. das Gesuch mehrere Dokumente umfasst, die von verschiedenen Organen erstellt wurden, aber zu demselben Geschäft gehören.

Wenn das Zugangsgesuch Informationen über die Umwelt betrifft, die von einer Privatperson nach Artikel 20 Abs. 1^bis InfoG gehalten werden, gelten die Vorschriften dieses Artikels und diejenigen von Artikel 18 sinngemäss. Werden die Informationen aber auch von einem öffentlichen Organ gehalten, so kann dieses das Gesuch direkt behandeln.

Das öffentliche Organ prüft zunächst, ob es das verlangte Dokument besitzt und ob es zuständig ist, auf das Gesuch zu antworten, ohne dass dies an der Pflicht zur Hilfe etwas ändert (Art. 9 Abs. 2).

Besitzt es das Dokument, so behandelt es das Gesuch oder leitet es automatisch an das zuständige Organ des Kantons oder der Gemeinde weiter, nachdem es die Urheberin oder den Urheber des Gesuchs benachrichtigt hat.

Besitzt es das Dokument nicht, so teilt es der Person, die den Zugang verlangt hat, mit, an welches Organ sie sich richten muss, soweit ihm das bekannt ist.

Die Zugangsgesuche, die an den Staatsrat und an die Kantonsverwaltung gerichtet werden, werden grundsätzlich von der zuständigen Dienststelle oder allenfalls von der zuständigen Kommission behandelt.

Es gibt jedoch folgende Ausnahmen:

1. Gehört das Dokument zu einem Geschäft, das eine unterstellte Einheit (im Sinn der Gesetzgebung über die Organisation des Staatsrats und der Verwaltung) oder eine Kommission nicht in eigenem Namen, sondern für die entsprechende Direktion behandelt, so wird das Gesuch von dieser Direktion behandelt.

2. Gehört das Dokument zum Bereich des Unterrichts und der Ausbildung, so wird das Gesuch gemäss den Weisungen behandelt, die von den betreffenden Direktionen erlassen wurden.

3. Gehört das Dokument zu Staatsratsgeschäften, so wird das Gesuch von der Direktion, die für das Geschäft zuständig ist, behandelt; ist keine Direktion eindeutig zuständig, so wird es von der Staatskanzlei behandelt; diese holt wenn nötig die Stellungnahme des Staatsrates ein.

Die Direktionen können ausserdem jederzeit beschliessen, dass sie ein Gesuch, für das eine unterstellte Einheit zuständig ist, selber behandeln, wenn dieses besondere Schwierigkeiten bereitet.

Bei den Gemeinden richtet sich die Zuständigkeit, ein Zugangsgesuch zu behandeln, nach den eigenen Reglementen oder, wenn solche fehlen, nach den Ausführungsbestimmungen zum Gemeindegesetz.

Die Verantwortlichen für die Information bei den Direktionen und der Staatskanzlei üben für diese die Funktion der Ansprechperson für die Öffentlichkeit aus.

Die Ansprechpersonen helfen mit, die Gesetzgebung über das Zugangsrecht auszuführen, indem sie namentlich:

1. die Verwaltungseinheiten und weitere Organe beraten, die von der Direktion abhängen;

2. in Zusammenarbeit mit dem Amt für Personal und Organisation die Information und die Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Direktion fördern;

3. an der Erarbeitung der Dokumentation und der Informationen mitwirken, die gemäss Artikel 16 Abs. 2 im Internet zur Verfügung gestellt werden.

Die Verwaltungseinheiten und die Kommissionen informieren die Ansprechperson ihrer Direktion über jedes Zugangsgesuch, das besondere Schwierigkeiten bereitet.

Die öffentlichen Organe erfassen jedes Jahr zuhanden der oder des Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz die Zahl der an sie gerichteten Zugangsgesuche sowie die Folgen, die sie diesen Gesuchen gegeben haben (Zugang gewährt, aufgeschoben, eingeschränkt oder abgelehnt), und die einkassierten Gebühren; wenn nötig erlässt die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz entsprechende Weisungen.

Die öffentlichen Organe teilen der oder dem Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz oder dem zuständigen Organ der Gemeinde gemäss Artikel 38 Abs. 2 InfoG mit, welche Stellungnahmen sie beim Zugangsrecht abgegeben haben und welche Entscheide sie getroffen haben.

Die folgenden Erlasse werden gemäss dem Anhang, der Bestandteil dieser Verordnung ist, geändert:

1. die Verordnung vom 12. März 2002 über die Zuständigkeitsbereiche der Direktionen des Staatsrats und der Staatskanzlei (ZDirV) (SGF 122.0.12);

2. die Verordnung vom 9. Juli 2002 zur Bezeichnung der Verwaltungseinheiten der Direktionen des Staatsrats und der Staatskanzlei (SGF 122.0.13);

3. das Reglement vom 24. Mai 2005 über die Ausarbeitung der Erlasse (AER) (SGF 122.0.21);

4. das Reglement vom 31. Oktober 2005 über die Organisation und die Arbeitsweise der Kommissionen des Staates (KomR) (SGF 122.0.61);

5. die Richtlinien des Kantonsgerichts vom 25. September 2000 über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv (SGF 131.0.421);

6. der Beschluss vom 22. Dezember 1987 über die Planung und die Anwendung der Informatik in der Kantonsverwaltung, im Unterrichtswesen und in den kantonalen Anstalten (SGF 122.96.11);

7. das Reglement vom 29. Juni 1999 über die Sicherheit der Personendaten (DSR) (SGF 17.15);

8. das Statut der katholischen kirchlichen Körperschaften des Kantons Freiburg (Katholisches Kirchenstatut) vom 14. Dezember 1996 (SGF 191.0.11)

9. die Verordnung vom 24. September 2002 über das Verfahren bei straflosem Schwangerschaftsabbruch (SGF 821.0.14).

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.