Règlement concernant les Archives de l'Etat

Le directeur des Archives de l'Etat est l'archiviste cantonal. Il assume la direction administrative et scientifique de l'institution.

Il peut être secondé dans ses tâches par un archiviste cantonal adjoint.

Il prépare les affaires à traiter par la commission.

L'archiviste cantonal est engagé par la Direction de l'instruction publique, de la culture et du sport (ci-après: la Direction) et est subordonné au Service de la culture. L'engagement est approuvé par le Conseil d'Etat.

La commission est composée d'un président, d'un vice-président et de cinq membres, nommés par le Conseil d'Etat pour une période administrative.

Elle désigne un secrétaire.

La commission veille au bon fonctionnement des Archives de l'Etat (ci-après: les Archives), en particulier dans leur rôle de conseil envers l'administration cantonale, les communes et les paroisses, et elle contribue à leur rayonnement. Elle est un organe de liaison entre l'institution et les milieux intéressés par les buts qu'elle poursuit. Elle peut faire toute proposition de nature à favoriser la gestion et le développement des Archives.

La commission est consultée sur toute question importante en relation avec l'activité des Archives; elle donne son préavis sur les objets suivants:

1. le programme général d'activité;

2. les prescriptions concernant la conservation, le préarchivage et le versement aux Archives des documents de l'Etat, ainsi que celles qui régissent la consultation de documents;

3. les directives concernant l'organisation interne des Archives, notamment le règlement de la salle de lecture;

4. l'achat de documents par les Archives;

5. l'engagement de l'archiviste cantonal et de l'archiviste cantonal adjoint;

6. le projet de budget, les comptes et le rapport de gestion de l'institution.

La commission se réunit au moins deux fois par an et aussi souvent que le président l'estime nécessaire. Elle doit être en outre convoquée à la demande de la Direction ou de trois membres.

Elle ne peut prendre de décision que si la majorité de ses membres sont présents.

Elle prend ses décisions à la majorité des membres qui se prononcent. Le président peut voter; en cas d'égalité des voix, il départage. Si un membre le demande, le vote a lieu au bulletin secret.

Les délibérations de la commission font l'objet d'un procès-verbal.

Les documents des Archives sont accessibles au public à l'expiration d'un délai de trente ans, dès leur production, s'il n'en résulte aucun préjudice pour des intérêts privés ou publics dignes de protection.

La Direction peut, sur la proposition de l'archiviste cantonal, prolonger le délai ordinaire, jusqu'à un maximum de cent ans, lorsque la consultation de documents est susceptible de mettre en péril des intérêts publics ou privés prépondérants.

La législation spéciale est réservée, notamment en matière de consultation.

Sont accessibles au public, à l'expiration d'un délai de cent ans:

1. les documents de nature fiscale;

2. les documents de nature judiciaire et les dossiers de police;

3. les actes notariés.

Les documents et actes déposés, donnés ou légués à l'Etat ont leur délai propre. A défaut d'instructions précises, le délai ordinaire est applicable.

La Direction peut, après avoir consulté l'archiviste cantonal, accorder des dérogations, avant l'expiration des délais fixés, pour faciliter des recherches de caractère scientifique. La Direction prend l'avis de l'organe, du service ou de l'établissement concerné.

Les documents des Archives accessibles au public peuvent être consultés dans la salle de lecture.

Lorsque la consultation directe n'est pas possible, notamment pour des motifs tirés de la protection du patrimoine culturel, les Archives doivent en fournir une copie.

L'accès aux dépôts est interdit aux utilisateurs.

La Direction édicte un règlement de la salle de lecture.

Tous les organes, services et établissements de l'Etat sont tenus de conserver les documents qu'ils détiennent, conformément aux directives prévues à l'article 16 du présent règlement, à l'exception de ceux qui font double emploi ou qui, à l'évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve. Dans le doute, les documents ne doivent pas être détruits.

Cette mesure s'applique également aux documents qui ont été copiés sur microfilms.

Les dispositions fédérales particulières demeurent réservées.

Les documents de l'administration qui ne présentent plus d'utilité immédiate doivent être constitués en dossier de préarchives et conservés par les organes, services et établissements dans des lieux adéquats.

Les documents sont préarchivés selon un plan de classement établi par chaque organe, service ou établissement.

Les Archives peuvent demander copie des plans de classement et de leurs modifications.

Les Directions du Conseil d'Etat, la Chancellerie d'Etat et le Tribunal cantonal veillent, au besoin en collaboration avec les Archives, au préarchivage des documents par les organes, services et établissements qui leur sont subordonnés ou rattachés administrativement.

Lorsque les documents préarchivés paraissent ne plus présenter d'utilité pratique et que d'éventuels délais de conservation fixés par des prescriptions particulières sont échus, l'organe, le service ou l'établissement concerné s'adresse à la Direction dont il relève (ci-après: la Direction concernée). Toutefois, il s'adresse à la Chancellerie d'Etat, s'il s'agit d'un de ses services, ou au Tribunal cantonal, s'il s'agit d'un organe ou d'un service du Pouvoir judiciaire ou d'autorités de la juridiction administrative visées à l'article 3 al. 2 let. b et c du code de procédure et de juridiction administrative.

La Direction concernée, la Chancellerie d'Etat, le Tribunal cantonal ou le Tribunal administratif décide si l'organe, le service ou l'établissement peut se dessaisir des documents en question.

Si tel est le cas, la Direction concernée, la Chancellerie d'Etat, le Tribunal cantonal ou le Tribunal administratif requiert l'intervention des Archives. Celles-ci décident de l'archivage des documents ou, après avoir pris l'avis de l'autorité requérante, de leur destruction.

La Chancellerie d'Etat verse aux Archives, lors de leur parution, un exemplaire des publications suivantes:

1. le Recueil officiel fribourgeois;

2. …

3. le budget annuel de l'Etat;

4. les comptes annuels de l'Etat;

5. le compte rendu annuel du Conseil d'Etat et de ses Directions;

6. le rapport annuel du Conseil de la magistrature;

7. la Revue fribourgeoise de jurisprudence;

8. les rapports annuels de gestion ou d'activités soumis au Conseil d'Etat ou au Grand Conseil;

9. la Feuille officielle du canton de Fribourg;

10. ...

11. l'Annuaire statistique du canton de Fribourg;

12. les autres publications officielles de l'Etat.

Le Secrétariat du Grand Conseil verse aux Archives, lors de sa parution, un exemplaire du Bulletin officiel des séances du Grand Conseil du canton de Fribourg.

Un exemplaire des documents suivants doit être versé aux Archives dès leur production:

1. l'original des actes et conventions passés entre l'Etat et des tiers, à verser par la Chancellerie d'Etat, le Secrétariat du Grand Conseil ou les Directions concernées;

2. les procès-verbaux des commissions du Grand Conseil, à verser par le Secrétariat du Grand Conseil;

3. les publications diffusées par les Directions du Conseil d'Etat, à verser par les Directions concernées.

La Direction émet des directives sur le préarchivage et le versement des documents aux Archives.

Le Tribunal cantonal émet des directives concernant les organes du Pouvoir judiciaire et les autorités de la juridiction administrative visées à l'article 3 al. 2 let. b et c du code de procédure et de juridiction administrative.

Les Archives contribuent à l'élaboration des directives.

La conservation des documents dans les communes et les paroisses est réglementée par la loi sur les communes et sa réglementation d'exécution ainsi que par le présent règlement.

Les Archives conseillent les communes et les paroisses dans l'organisation et la gestion de leurs archives.

A défaut de modalités arrêtées par l'autorité concernée, la consultation des archives communales et paroissiales est régie conformément aux articles 5 et 6 du présent règlement.

Les documents d'archives des communes et des paroisses qui datent de plus de cent ans peuvent être déposés aux Archives sur la requête de l'autorité concernée.

Lorsque l'archiviste cantonal apprend que des archives d'une commune ou d'une paroisse sont menacées dans leur conservation ou ne sont pas gérées conformément aux dispositions de la loi sur les communes, il en informe aussitôt le préfet, qui prend les mesures nécessaires.

Si des documents d'archives appartenant à une commune ou à une paroisse sont gravement menacés dans leur conservation, l'archiviste cantonal peut proposer au préfet qu'ils soient déposés aux Archives.

Sont abrogés:

1. l'arrêté du 7 septembre 1982 instituant une commission des Archives de l'Etat (RSF 481.1.12);

2. l'arrêté du 5 avril 1988 sur le préarchivage des documents de l'Etat et leur versement aux Archives (RSF 122.97.11).

Le présent règlement entre en vigueur avec effet rétroactif au 1^er janvier 1993.

Il est publié dans la Feuille officielle, inséré dans le Bulletin des lois, et imprimé en livrets.