Legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione

La presente legge disciplina la gestione degli atti e l'archiviazione di documenti da parte delle autorità. Tra queste rientrano:

1. gli organi e le autorità del Cantone, le regioni e i comuni, come pure gli istituti, le fondazioni e le corporazioni di diritto pubblico;

2. le persone fisiche e giuridiche, per quanto vengano loro trasferiti compiti pubblici.

Sono esclusi dal campo d'applicazione della presente legge:

1. la Banca cantonale grigione;

2. le Chiese riconosciute dallo Stato;

3. gli istituti del settore sanitario.

La gestione degli atti e l'archiviazione servono in particolare:

1. alla sicurezza giuridica;

2. alla possibilità di ricostruire e documentare l'attività delle autorità;

3. a un'Amministrazione efficiente, affidabile e continua;

4. alla tradizione di documenti permanente, affidabile e autentica;

5. al sostegno alla ricerca.

Nella presente legge, le seguenti espressioni significano:

1. documenti: informazioni rilevanti per le pratiche, che risultano nel quadro dell'adempimento di compiti pubblici, indipendentemente dal supporto, nonché elenchi e mezzi ausiliari necessari per la comprensione e l'utilizzazione;

2. istituti archivistici: istituzioni pubbliche che riprendono documenti prodotti dalle autorità, li conservano permanentemente e li rendono accessibili al pubblico interessato;

3. archivi: documenti ripresi da un istituto archivistico per la conservazione permanente;

4. di valore archivistico: proprietà dei documenti adatti a documentare a lungo termine l'attività dello Stato e che consentono l'elaborazione di temi della scienza e della ricerca.

Le autorità sono tenute a provvedere a un'ordinata gestione e conservazione degli atti secondo le prescrizioni della presente legge.

I documenti devono essere completi, affidabili e comprensibili e vanno gestiti in modo sistematico.

I mezzi ausiliari per la gestione dei documenti tengono conto dei requisiti posti all'archiviazione.

Le autorità possono trasformare atti inoltrati in formato cartaceo in atti digitali e viceversa.

Il Governo disciplina le condizioni alle quali le versioni digitalizzate di documenti inoltrati in formato cartaceo sono considerate originali.

Le autorità fissano regole e termini di conservazione per i loro documenti.

Una volta scaduto il termine di conservazione, le autorità offrono i documenti all'istituto archivistico.

Le autorità conservano la documentazione fino alla decisione in merito al valore archivistico e distruggono in seguito i documenti che non vanno consegnati all'istituto archivistico.

Una volta scaduto il termine di conservazione, l'istituto archivistico riprende i documenti di valore archivistico per l'archiviazione.

Il valore archivistico viene valutato dall'istituto archivistico in collaborazione con le autorità. La decisione definitiva spetta alla persona responsabile per l'istituto archivistico.

Gli archivi vanno conservati adeguatamente. Essi non possono essere distrutti o alienati e il loro contenuto non può essere modificato. Non possono essere acquisiti da terzi per prescrizione.

Dopo la scadenza del termine di protezione, gli archivi sono accessibili, nei limiti del regolamento di consultazione, senza ulteriori condizioni e a titolo gratuito.

Possono essere prelevate tasse per prestazioni che vanno oltre la presentazione degli archivi.

Gli archivi accessibili al pubblico già prima della consegna all'istituto archivistico rimangono pubblici.

Il termine di protezione ordinario è di 30 anni e, in caso di archivi contenenti dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità, di 50 anni. Esso inizia a decorrere con la conclusione di una pratica.

In casi motivati, il Governo può abbreviare o prorogare questi termini.

Le persone hanno diritto di accedere agli archivi che le concernono. Se una persona ritiene scorrette delle indicazioni figuranti negli archivi, può farlo annotare.

L'istituto archivistico fornisce a terzi informazioni tratte dagli archivi e concede accesso agli stessi, se non vi si oppongono interessi privati o pubblici preponderanti.

Nel Cantone esistono un istituto archivistico cantonale (Archivio di Stato), istituti archivistici regionali e istituti archivistici comunali.

Gli istituti archivistici sono responsabili per la ripresa, la catalogazione, la conservazione e la diffusione dei documenti con valore archivistico delle autorità del loro settore di competenza. Essi forniscono consulenza alle autorità nella gestione degli atti.

Gli istituti archivistici possono completare gli archivi con documenti di provenienza privata, se questi ultimi sono rilevanti per la storia del loro settore di competenza.

Le disposizioni della presente legge fanno stato per analogia anche per archivi di provenienza privata, se non esistono norme contrattuali divergenti.

L'Archivio di Stato è il centro di competenze per gli archivi nel Cantone dei Grigioni. Esso è competente per:

1. la vigilanza sul settore archivistico nel Cantone;

2. la consulenza agli istituti archivistici pubblici e, nei limiti delle sue possibilità, agli istituti archivistici privati;

3. il coordinamento dell'archiviazione nel Cantone;

4. lo svolgimento di progetti di ricerca, pubblicazione e diffusione relativi al patrimonio, nonché per il sostegno a tali progetti.

Su richiesta, è punito con la multa chi intenzionalmente:

1. sottrae all'archiviazione, elimina o distrugge documenti;

2. modifica o distrugge archivi;

3. rende note informazioni da archivi soggetti a termini di protezione.

Chi infrange in modo grave o ripetuto il regolamento di consultazione può essere escluso dall'ulteriore utilizzazione degli archivi.