Gesetz über das Archivwesen

Dieses Gesetz gilt für die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen

1. des Kantonsrates²,

2. des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung,

3. der Gerichte und der von ihnen beaufsichtigten Behörden,

4. der Personen und Organisationen, die gestützt auf die Rechtsordnung kantonale Aufgaben erfüllen.

Es regelt die Organisation des Archivwesens und die Einsichtnahme in das Archivgut.

Die Archivierung leistet mit der dauernden Aufbewahrung und Aufbereitung von Unterlagen einen Beitrag zur Rechtssicherheit, zu einer kontinuierlichen und rationellen Verwaltungsführung, zur Schaffung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns sowie zur Bereitstellung von Grundlagen für die Forschung.

Öffentliche Organe sind die in § 1 Absatz 1 genannten Behörden, Personen und Organisationen.

Unterlagen sind, unabhängig vom Informationsträger, alle aufgezeichneten Informationen, die bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons empfangen oder erstellt werden. Sie umfassen auch die Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung der Aufzeichnungen nötig sind.

Archivwürdig sind Unterlagen, die

1. der Sicherung der Rechtsstaatlichkeit dienen,

2. die Rechte des Einzelnen sichern,

3. eine umfassende Darstellung der Geschichte des Kantons sowie eine Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsweisen der öffentlichen Organe ermöglichen.

Archivgut sind Unterlagen, die das Staatsarchiv zwecks dauernder Aufbewahrung übernommen und für die amtliche und die private Nutzung aufbereitet hat.

Für die Begriffe «Personendaten», «besonders schützenswerte Personendaten» und «betroffene Person» gelten die Definitionen des Gesetzes über den Schutz von Personendaten (Kantonales Datenschutzgesetz) vom 2. Juli 1990³. Sie umfassen in diesem Gesetz auch Angaben über bestimmte oder bestimmbare juristische Personen oder Personengesellschaften des Handelsrechts.

Deposita sind nichtstaatliche Unterlagen, die das Staatsarchiv zur Aufbewahrung und Nutzung entgegennimmt.

Das Staatsarchiv stellt eine dauerhafte Überlieferung für die Bedürfnisse des Staates, der Wissenschaft und der Kultur sicher. Es sorgt für die fachgerechte Aufbewahrung und die Aufbereitung des Archivguts.

Das Staatsarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben: Es

1. berät die öffentlichen Organe bei der Verwaltung ihrer Unterlagen und unterstützt sie bei der Vorbereitung von Ablieferungen,

2. übernimmt und bewertet die Unterlagen der öffentlichen Organe,

3. übernimmt archivwürdige Unterlagen anderer, insbesondere privater Herkunft,

4. sichert und pflegt das Archivgut,

5. macht das Archivgut benutzbar,

6. wirkt an der Auswertung seiner Bestände durch Publikationen mit und regt Publikationen an,

7. berät die Gemeinden und Gemeindeverbände in Archivfragen.

Das Staatsarchiv kann zur Erfüllung seiner Aufgaben Weisungen erteilen.

Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv auf.

Sie berücksichtigen bei der Beschaffung von Hilfsmitteln für die Unterlagenverwaltung, namentlich von elektronischen Datenverarbeitungssystemen und Geschäftskontrollen, die Bedürfnisse der Archivierung.

Die öffentlichen Organe bieten alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem Staatsarchiv zur Übernahme an.

Sie können dem Staatsarchiv die für die Vorbereitung der Übernahme erforderlichen Zugriffsrechte zu den elektronischen Informations-, Geschäftsverwaltungs- und Dokumentationssystemen einräumen. Die öffentlichen Organe sind für die Zugriffsverwaltung verantwortlich.

Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv in geordnetem Zustand abzuliefern. Zu jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen.

Mit der Übernahme der Unterlagen wird das Staatsarchiv im Sinn des Datenschutzgesetzes für diese verantwortlich.

Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit.

Es vernichtet Unterlagen nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle.

Bei der Vernichtung von Unterlagen sind die Grundsätze des Datenschutzes zu beachten.

Unterlagen, die im Rahmen interkantonaler Zusammenarbeit entstehen, sollen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes archiviert werden.

Das Archivgut steht der Öffentlichkeit nach Ablauf einer ordentlichen Schutzfrist von 30 Jahren unter Vorbehalt von § 11 zur freien Einsichtnahme zur Verfügung.

Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das Staatsarchiv öffentlich zugänglich waren, bleiben weiterhin öffentlich zugänglich.

Besonders schützenswerte Personendaten unterliegen einer Schutzfrist von 100 Jahren.

Die verlängerte Schutzfrist für besonders schützenswerte Personendaten endet auf Gesuch hin vorzeitig, wenn die betroffene Person

1. vor mindestens 10 Jahren verstorben ist,

2. vor mindestens 100 Jahren geboren wurde und ihr Todeszeitpunkt nicht bekannt ist.

Die Schutzfrist für Behandlungsdokumentationen beträgt 120 Jahre. Vorbehalten bleibt § 32a des Spitalgesetzes vom 11. September 2006⁴.

Das Staatsarchiv kann bei überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen die Einsichtnahme für bestimmte Kategorien oder im Einzelfall nach Ablauf der Schutzfrist für höchstens weitere 20 Jahre beschränken oder untersagen. Es holt den Mitbericht der Stelle ein, welche die Unterlagen abgeliefert hat.

Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum des jüngsten Dokumentes eines Geschäfts oder eines Dossiers zu laufen.

Die Erteilung von Auskünften an betroffene Personen und die Gewährung der Einsichtnahme für diese Personen richten sich nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.

Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Personendaten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beifügen. Das Archivgut selbst darf nicht verändert werden.

Die öffentlichen Organe können auch während der Schutzfristen in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen, sofern dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Das Staatsarchiv kann Dritten vor Ablauf der Schutzfristen Einsicht in das Archivgut gewähren, wenn keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen oder wenn die betroffene Person in die Einsichtnahme einwilligt.

Das Gesuch um Einsichtnahme ist schriftlich und begründet beim Staatsarchiv einzureichen.

Das Staatsarchiv holt den Mitbericht der Stelle ein, welche die Unterlagen abgeliefert hat. Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, zieht es den Datenschutzbeauftragten oder die Datenschutzbeauftragte bei.

Die Einsichtnahme in archivierte Behandlungsdokumentationen der Luzerner Psychiatrie richtet sich während der laufenden Schutzfrist nach den Bestimmungen des Patientenreglementes für die Luzerner Psychiatrie vom 18. Januar 2008⁵.

Für die Einsichtnahme in Deposita gelten die Bestimmungen dieses Gesetzes über die Benutzung des Archivguts.

Andere Benutzungsregeln können bei der Ablieferung der Unterlagen vertraglich vereinbart werden.

Das Staatsarchiv kann Verzeichnungsdaten und elektronische Fassungen von Akten im Internet öffentlich zugänglich machen, wenn die Schutzfrist für das betreffende Archivgut nach den §§ 10 und 11 abgelaufen ist.

Die Benutzung des Staatsarchivs ist unentgeltlich.

Für besondere Leistungen können Gebühren erhoben werden.

Alle in Anwendung dieses Gesetzes getroffenen Entscheide können nach den Vorschriften des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege vom 3. Juli 1972⁶ angefochten werden.

Wer vorsätzlich

1. Informationen aus dem Archivgut, das einer Schutzfrist unterliegt oder auf andere Weise ausdrücklich der Öffentlichkeit entzogen ist, bekannt gibt,

2. Archivgut beiseite schafft oder vernichtet,

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Schweizerischen Strafgesetzbuches⁸.

Der Regierungsrat erlässt die Ausführungsbestimmungen, soweit nicht das Kantonsgericht⁹ zuständig ist.

Er regelt durch Verordnung namentlich das Nähere über die Verwaltung der Unterlagen durch die öffentlichen Organe, über das Anbieten und Abliefern von Unterlagen zur Archivierung und über die Benutzung des Archivguts.

Das Kantonsgericht regelt durch Verordnung das Nähere über die Verwaltung der Unterlagen der Gerichte und der von ihnen beaufsichtigten Behörden sowie über das Anbieten und Abliefern ihrer Unterlagen zur Archivierung.

Das Gesetz tritt am 1. Januar 2004 in Kraft. Es unterliegt dem fakultativen Referendum¹¹.