Règlement d’exécution de la loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l’État

^(*)Le service informatique de l'entité neuchâteloise (SIEN) est chargé de :

1. organiser administrativement la gestion du fichier central ;

2. tenir à jour le registre des bénéficiaires d'accès ;

3. régler les conditions d'accès et d'utilisation, sur indication des destinataires ;

4. s'assurer que les normes de sécurités sont suffisantes ;

5. régler la procédure de marquage des suppressions.

Le Contrôle cantonal des finances est chargé de contrôler l'exploitant, conformément à ses attributions légales et dans les limites de ces dernières.

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge des finances (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches conformément à l'article 6 de la loi :

1. données relatives à une poursuite ou une sanction pénale ou administrative, aux fins de facturation, recouvrement ou compensation de frais et émoluments, ou leur avance ;

2. données relatives à une sanction pénale ou administrative pécuniaire, aux fins de facturation, recouvrement ou compensation de l'amende due ;

3. données relatives à des prestations sociales, dans la mesure nécessaire à leur versement, respectivement leur remboursement aux entités publiques ou privées qui les ont avancées ou, en cas d'obligation de restitution, dans la mesure nécessaire à la facturation, le recouvrement et la compensation du montant à restituer par la personne bénéficiaire ;

4. données relatives à une curatelle ou à une tutelle, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches du destinataire.

Seules peuvent être transmises au service et uniquement aux fins de recouvrement ou de compensation les données soumises au secret fiscal suivantes :

1. le montant d'une dette fiscale et son échéance ;

2. le montant d'une amende pour soustraction d'impôt ou violation d'une obligation de procédure et son échéance ;

3. la date d’une décision de taxation ou d'un prononcé d'amende pour soustraction d'impôt ou violation d'une obligation de procédure ;

4. l'existence d'une éventuelle créance en restitution de l'impôt payé ;

5. l'existence d'une demande de sûreté et le montant à garantir ;

6. l'identité et les coordonnées d'un-e mandataire.

Toute autre donnée sensible ne peut être transmise au service que sous forme de pièce justificative numérisée.

Le SIEN prend les mesures nécessaires pour que les données sensibles figurant dans les pièces justificatives numérisées ne puissent pas faire l'objet d'une recherche dans le texte.

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge des ressources humaines (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches légales conformément à l'article 8 de la loi :

1. la mention « maladie » ou « accident » comme cause d'une absence d'un membre du personnel de l'État, ainsi que la durée de l'absence, à l'exclusion de toute mention de la nature et de l'étendue de l'atteinte à la santé ;

2. appartenance religieuse, dans la mesure où un membre du personnel de l'État s'en prévaut pour justifier une absence ou obtenir un congé ;

3. activités politiques et syndicales, dans la mesure où un membre du personnel de l'État s'en prévaut pour justifier une absence ou obtenir un congé ;

4. existence de poursuites ou sanctions pénales ou administratives à l'encontre d'un membre du personnel de l'État, dans la mesure où les exigences liées à la fonction exercée le justifient ;

5. prestations de l'assurance-chômage, de l'assurance invalidité, de l'assurance-vieillesse et survivant ou de la prévoyance professionnelle en faveur d'un membre du personnel de l'État ;

6. déplacements et localisation d'une personne dans le cadre de l'exercice de sa fonction.

Le service peut transmettre aux destinataires mentionnés à l'article 8, alinéa 2 de la loi, au moyen du fichier central, les données sensibles mentionnées à l'alinéa premier, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches légales suivantes :

1. organisation de l'entité ;

2. gestion du personnel de l'entité ;

3. engagement d'un nouveau membre du personnel de l'État ;

4. procédure administrative concernant un membre du personnel de l'État ;

5. décision concernant un membre du personnel de l'État.

Outre les personnes visées à l'article 8, alinéa 2 de la loi, les données mentionnées à l'alinéa premier de la présente disposition peuvent être transmises à la personne en charge de la gestion administrative du personnel et de la gestion du budget au sein de l'unité administrative concernée.

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge de la logistique et des acquisitions (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à la commande des prestations suivantes :

• a) impression et envoi de décisions ou courriers :

• 1. mesures d'aide sociale ou d'assistance ;

• 2. données soumises au secret fiscal, conformément à l'article 178b de la loi sur les contributions directes (LCDir), du 21 mars 2000 ;

• b) prestations en lien avec un administré, dans la mesure où l'identification de ce dernier est indispensable à leur commande :

• 1. données sur les poursuites ou sanctions pénales ou administratives ;

• 2. données concernant la santé, dans la mesure nécessaire pour préserver ou protéger la santé et la sécurité de l'administré ou de tiers.

Les diffuseurs peuvent faire sous-traiter au service la réception et la numérisation de documents qui leur sont adressés par des tiers et contenant des données sensibles.

Le service est autorisé à transmettre aux prestataires de services tiers les données mentionnées à l'alinéa premier, lettre b, dans la mesure où cela est indispensable à la délivrance des prestations de service commandées.

Le service est autorisé à transmettre au service en charge des finances les données mentionnées à l'alinéa premier, dans la mesure où cela est indispensable au paiement, respectivement à l'encaissement et à la comptabilisation des prestations commandées.

⁴Le règlement d’organisation du Département de la justice, de la sécurité et de la culture (RO-DJSC), du 13 novembre 2013, est modifié comme suit :

1. la gestion des dossiers du personnel et des candidatures ;

2. la gestion salariale, des temps, des absences et des congés ;

3. la gestion des mouvements du personnel et la mobilité interne ;

4. la gestion des activités accessoires et des charges publiques.

5. recrutement et d’évaluation des compétences ;

6. rédaction ou de suivi de procédures administratives.

⁵Le règlement d’organisation du Département de l'économie et de l'action sociale (RO-DEAS), du 13 novembre 2013, est modifié comme suit :

1. effectuer tout paiement, sur le budget du département, qui n'incombe pas à une autre entité.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2019.

Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil systématique de la législation neuchâteloise.