Ausführungsbestimmungen über das Interne Kontrollsystem IKS

Diese Ausführungsbestimmungen gelten für alle kantonalen Verwaltungseinheiten, die dem Regierungsrat direkt unterstellt sind.

Ausgelagerte Aufgaben (Outsourcing) bleiben trotz Übertragung in der Verantwortung der kantonalen Verwaltungseinheit und sind deshalb Bestandteil deren Internen Kontrollsystems (IKS).

Das IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer kantonalen Verwaltungseinheit eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften sowie den Mitarbeitenden durchgeführt wird. Es umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen.

Ziel des IKS ist, bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern, um mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende kantonale Verwaltungseinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht:

1. Schutz des Vermögens des Kantons und Sicherstellung der zweckmässigen Verwendung der Mittel;

2. Verhinderung oder Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten bei der Buchführung;

3. Gewährleistung der Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und einer verlässlichen Berichterstattung;

4. Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf die Buchstaben a bis c (Compliance);

5. Schaffung eines internen Umfelds zur Verminderung von unbeabsichtigten Fehlern und rechtswidrigem Verhalten.

Das IKS fokussiert sich auf die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten der finanziell relevanten Geschäftsprozesse und -risiken.

Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Controlling sind nicht Gegenstand des IKS.

Das Finanzdepartement erlässt ein IKS-Handbuch und entwickelt dieses regelmässig weiter.

Das IKS-Handbuch enthält Erläuterungen, Empfehlungen und Instrumente zur Ausgestaltung und Umsetzung der IKS-Regeln.

Dem Regierungsrat obliegt die Gesamtverantwortung für das IKS.

Das Finanzdepartement ist für die fachliche Führung (IKS-Fachstelle) verantwortlich und stellt die notwendigen Instrumente zur Verfügung.

Im Finanzdepartement wird die IKS-Fachstelle dem Departementssekretariat zugeordnet. Sie nimmt die fachlichen und verwaltungseinheitsübergreifenden Aufgaben wahr und stellt ein risikoorientiertes IKS sicher, in dem sie auf Basis der finanziellen Planung, der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung die Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungseinheiten definiert.

Die Leitungen der kantonalen Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Einsatz, die Pflege und die Überwachung des IKS in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Sie stellen sicher, dass die nachfolgenden, allgemeinen Voraussetzungen für die Existenz eines IKS erfüllt sind. Das IKS ist:

1. institutionalisiert;

2. vorhanden und dokumentiert;

3. den Verwaltungsrisiken und der Verwaltungstätigkeit angepasst;

4. den Mitarbeitenden bekannt;

5. Grundlage für ein verstärktes Kontrollbewusstsein in der Verwaltung und

6. wird angewendet.

Die Departementssekretariate sind die IKS-Koordinationsstellen, welche die Schnittstelle zur IKS-Fachstelle bilden.

Die Mitarbeitenden sind an der IKS-Umsetzung beteiligt. Sie führen die definierten Kontrollen durch und dokumentieren die Kontrollergebnisse. Sie melden aufgedeckte Kontrollschwächen an die vorgesetzte Stelle.

Die kantonalen Verwaltungseinheiten gestalten das IKS so aus, dass ihre wesentlichen finanziellen Risiken abgedeckt sind. Bei Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungseinheiten werden die Zuständigkeiten für die Prozessrisiken und -kontrollen definiert.

Angestrebt wird eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten-/Nutzenabwägung.

Die finanziellen Risiken der kantonalen Verwaltungseinheiten werden in Prozessen, durch die IT sowie auf Führungsebene durch angemessene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten auf ein akzeptables Mass reduziert.

Soweit möglich und wirtschaftlich, sind präventive und automatisierte Steuerungs- und Kontrollaktivitäten einzusetzen.

Die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten sind nach Möglichkeit in die bestehenden Abläufe zu integrieren.

Die IKS-Fachstelle erstellt jährlich einen IKS-Report zuhanden des Regierungsrats. Der Report richtet sich nach dem IKS-Handbuch.

Eine zusammenfassende Beurteilung des IKS-Reports ist Bestandteil des Geschäftsberichts.

Der IKS-Report kann den Aufsichtskommissionen zur Verfügung gestellt werden.

Das Finanzdepartement wendet das IKS ab 1. Januar 2022 an. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im Rahmen der Berichterstattung zur Staatsrechnung 2022.

Die weiteren kantonalen Verwaltungseinheiten wenden das IKS ab 1. Januar 2023 an. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im Rahmen der Berichterstattung zur Staatsrechnung 2023.