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Verordnung über Datenschutz und Datensicherheit in der kantonalen Verwaltung
Verordnung über Datenschutz und Datensicherheit in der kantonalen Verwaltung RRB vom 4. Dezember 1979
Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf Artikel 38 Ziffer 2 der Kantonsverfassung vom 23. Oktober 1887
beschliesst :
Art. 1 . Geltungsbereich
Die Verordnung gilt für alle Amtsstellen der kantonalen Verwaltung, der unselbständigen Anstalten und Betriebe. Sie werden im folgenden als Amtsstellen bezeichnet.
1 Die Verordnung ergänzt die Vorschriften über das Amtsgeheimnis ).
Vorbehalten bleiben die besonderen eidgenössischen, interkantonalen und kantonalen Bestimmungen über die Speicherung von Daten sowie über die Geheimhaltungs- und Auskunftspflicht.
Art. 2 . Gegenstand und Zweck
Die Verordnung regelt den Schutz der Persönlichkeit bei der Speicherung und Auswertung von Daten auf Datenverarbeitungsanlagen.
Sie will die rechtswidrige Speicherung von Daten verhindern, die gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff und vor Missbrauch schützen und gegen Zerstörung sichern.
Sie regelt die sichere Aufbewahrung und die termingerechte und vollständige Löschung von Daten.
Art. 3 . Begriff der Speicherung
Als Speicherung gilt das Festhalten von Daten auf Datenträgern der elektronischen Datenverarbeitung.
Art. 4 . Verbot der Speicherung
Unzulässig ist die Speicherung von Daten, welche:
weder in den Aufgabenbereich der Amtsstelle fallen noch für die recht- und zweckmässige Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind;
auf Werturteilen über Personen beruhen oder für die spätere Abgabe von Werturteilen über Personen bestimmt sind.
1) § 26 des Gesetzes über das Staatspersonal vom 23. November 1941, § 88 Abs. 1 des Gesetzes über die direkte Staats- und Gemeindesteuer vom 18. Dezember 1970.
Art. 5 . Beschränkung der Speicherung
Für die Speicherung von Daten ist die Zustimmung des Regierungsrates erforderlich.
Art. 6 . Zentraler Datenkatalog
Die Zentrale Datenverarbeitungsabteilung (ZDA) führt einen Katalog über alle in der Verwaltung elektronisch gespeicherten Daten.
Der Katalog gliedert die Daten nach dem Anwendungsgebiet, dem Vertraulichkeitsgrad und der Zugriffsberechtigung.
Verfügen Amtsstellen über gespeicherte Daten an einem anderen Ort als der ZDA, so haben sie ihr die erforderlichen Angaben zu liefern, damit diese den Katalog erstellen kann.
Art. 7 . Hinweis auf die Geheimhaltungspflicht
Alle Mitarbeiter der Amtsstellen, welche unmittelbaren Zugang zu gespeicherten Daten (Datenträger) haben, namentlich jene der ZDA, sind vom Amtsvorsteher in schriftlicher Form zusätzlich auf die Geheimhaltungspflicht, auf deren Fortbestand auch nach der Auflösung des Dienstverhältnisses und auf die disziplinar- und strafrechtlichen Folgen eines Verstosses hinzuweisen. Sie haben unterschriftlich zu bestätigen, dass sie vom Inhalt dieser Mitteilung Kenntnis genommen haben. Das gleiche gilt für Arbeitnehmer anderer Gemeinwesen, denen unmittelbarer Zugang zu kantonal gespeicherten Daten gewährt wird.
Personen ausserhalb der Verwaltung dürfen für Aufgaben nur beigezogen werden, wenn sie sich unterschriftlich zur Beachtung aller massgebenden Vorschriften über die Geheimhaltung verpflichten. In der Regel ist eine Konventionalstrafe zu vereinbaren.
Art. 8 . Zugriffsberechtigung
Der Zugriff auf AHV-Nummer, Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Zivilstand, Beruf, Bürgerort, Staatsangehörigkeit und Wohnadresse kann für Verwaltungszwecke allen Amtsstellen gewährt werden.
Andere gespeicherte Daten dürfen Amtsstellen nur im Einverständnis mit jener Amtsstelle bekanntgegeben werden, welche die Daten liefert.
Die Zugriffsberechtigung der Amtsstellen auf Daten, die mehrere Amtsstellen betreffen, wird vom Regierungsrat geregelt.
Art. 9 . Überlassung von Datenträgern an Dritte
Datenträger (Magnetbänder, Magnetplatten usw.) und ihre Auswertungen (Mikrofichen, ausgedruckte Listen usw.) dürfen anderen Gemeinwesen, selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten und Privaten nur mit ausdrücklicher Bewilligung des Regierungsrates überlassen werden.
Art. 10 . Auskunfts- und Berichtigungspflicht
Jedermann kann verlangen, dass ihm gegen eine Gebühr von 20 Franken ein Auszug mit den über ihn gespeicherten Daten abgegeben wird, sofern nicht öffentliche oder private Interessen oder spezielle Vorschriften in einem Gesetz die Geheimhaltung verlangen. Fehlerhafte Daten sind unverzüglich zu berichtigen.
Für Auskünfte, die über den Bereich einzelner Amtsstellen hinausgehen, setzt sich die Amtsstelle mit der ZDA in Verbindung, die im Sinne der Vor- schriften nach § 8 Absatz 3 die Zustimmung der zuständigen Amtsstelle einholt.
Art. 11 . Datenschutzkommission
Der Regierungsrat wählt eine Datenschutzkommission von 5 Mitgliedern, wovon höchstens 2 Mitglieder der Verwaltung angehören dürfen. Er bezeichnet ihren Präsidenten.
Die Kommission überwacht die Einhaltung der Vorschriften dieser Verordnung. Über festgestellte Mängel orientiert sie den Regierungsrat. Er entscheidet auf Antrag der Kommission über die Behebung der Mängel.
Die Amtsstellen haben der Datenschutzkommission alle für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Auskünfte zu erteilen.
Art. 12 . Datensicherung
Die ZDA und die Amtsstellen mit eigenen EDV-Anlagen haben durch technische und organisatorische Vorkehrungen (Wiederanlaufprogramme, Generationenfolge, Lagerung unter Verschluss usw.) dafür zu sorgen, dass die Programme und Daten sowie die Dokumentation einzelner Programme und Arbeitsgebiete vor Verlust sowie Untergang durch Fehlmanipulation und gewaltsame Zerstörung geschützt werden.
Wichtige Programme und Daten sind periodisch auf Datenträgern sicherzustellen und dezentralisiert in feuerfesten und gesicherten Tresoren aufzubewahren.
Die Amtsstellen haben Benützung, Weitergabe, Archivierung und Vernichtung von Auswertungen und Daten so zu ordnen, dass Unberechtigten kein Einblick ermöglicht wird.
Art. 13 . Löschung von Daten
Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, sind die Daten nach Ablauf der Fristen zu löschen.
In den anderen Fällen ist die Löschung spätestens nach 5 Jahren vorzunehmen, und zwar von dem Zeitpunkt an gerechnet, ab welchem die Daten nicht mehr aktuell sind.
Ausnahmen im Einzelfall bewilligt der Regierungsrat.
Die Amtsstelle gibt den Auftrag zur Löschung.
Art. 14 . Übergangsrecht
Für bereits gespeicherte Daten sind die nach dieser Verordnung erforderlichen Bewilligungen des Regierungsrates bis spätestens 30. April 1980 einzuholen.
Art. 15 . Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt nach der Publikation im Amtsblatt am 1. Januar 1980 in Kraft.
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