Verordnung über die polizeiliche Datenerhebung, -bearbeitung und –speicherung

Diese Verordnung regelt

1. die Bearbeitung und Speicherung;

2. den Zugriff und Anspruch auf Berichtigung, Ergänzung und Nachführung;

3. die Aufbewahrung und Löschung.

Sie bezweckt, diese Daten dem Informations- und Datenschutzgesetz⁴ entsprechend zu schützen und zu sichern.

Für die Begriffe Personendaten und besonders schützenswerte Personendaten gelten die Definitionen gemäss Informations- und Datenschutzgesetz⁵.

Der Begriff Daten in dieser Verordnung umfasst sowohl die Personendaten wie die besonders schützenswerten Personendaten.

Diese Verordnung gilt für sämtliche von der Kantonspolizei geführten Datensammlungen.

Die Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes⁶ bleiben vorbehalten.

Dieser Verordnung unterstehen alle Mitarbeitenden der Kantonspolizei und die Mitarbeitenden anderer Polizeien, die ermächtigt sind, auf Daten im Sinne dieser Verordnung zu zugreifen.

Der Kommandant oder die Kommandantin ist für die Aufgaben gemäss § 24, §§ 26-29 und §§ 34 ff. des Informations- und Datenschutzgesetzes⁷ zuständig.

Er oder sie kann diese und die weiteren ihm gemäss dieser Verordnung zugewiesenen Aufgaben an die Abteilungschefs delegieren.

Die Daten sind durch Regelung der Zugriffs-, Abfrage- und Eingabeberechtigung zu schützen, insbesondere vor unbefugter Kenntnisnahme, Bearbeitung, Verwendung, Löschung und Entwendung.

Der Kommandant oder die Kommandantin erlässt bezüglich der Einzelheiten Weisungen.

Der Kommandant oder die Kommandantin sorgt dafür, dass Terminals, worin Daten gespeichert sind, samt zugehörigen Registraturen und Akten in Räumen untergebracht werden, die gegen den Zutritt Unbefugter gesichert sind.

Es dürfen nur Daten aufbewahrt werden, die zur Verhinderung oder Aufklärung von Straftaten oder für administrative Bewilligungsverfahren erheblich, notwendig und geeignet sind.

Der Kommandant oder die Kommandantin erteilt die Zugriffsberechtigungen und muss sie visieren.

Der Kommandant oder die Kommandantin beachtet dabei das Verhältnismässigkeitsprinzip. Bei einer langen Aufbewahrung der Akten sind die Persönlichkeitsrechte der Opfer besonders zu berücksichtigen.

Die Zugriffsberechtigung wird Mitarbeitenden der Kantonspolizei erteilt, die dem Amtsgeheimnis unterstehen und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auf die aufbewahrten Daten angewiesen sind.

Unter den gleichen Voraussetzungen kann der Kommandant oder die Kommandantin Mitarbeitenden anderer Polizeien die Zugriffsberechtigung erteilen.

Die Kantonspolizei kann den städtischen Polizeikorps den Zugriff auf kantonale Informationssysteme genehmigen, sofern diese für die Einhaltung der in dieser Verordnung festgelegten Bestimmungen Gewähr bieten.

Die Zugriffsberechtigung wird nur denjenigen Mitarbeitenden städtischer Polizeikorps erteilt, die dem Amtsgeheimnis unterstehen und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auf die aufbewahrten Daten angewiesen sind.

…

Der Kommandant oder die Kommandantin kann den Zugriff im Einzelfall einschränken.

Das Auskunfts- und Einsichtsverfahren sowie die diesbezügliche Ausnahmeregelung richten sich nach § 26 des Informations- und Datenschutzgesetzes⁸.

Nichtanhandnahme- und Einstellungsverfügungen sowie Freisprüche der Strafbehörden des Kantons Solothurn werden von Amtes wegen eingetragen.

Strafbefehle und Urteile von Behörden nach Absatz 1 sind nach Eintrag des Löschdatums der biometrischen erkennungsdienstlichen Daten zu vernichten.

Wer in einer Datensammlung der Kantonspolizei registriert ist, kann schriftlich das Gesuch stellen, im System sei die Bemerkung "Nichtanhandnahme", "Verfahren eingestellt", "Rückzug Strafantrag" oder "Freispruch" aufzunehmen.

Dem Gesuch wird stattgegeben, wenn ein entsprechender Entscheid der zuständigen Behörde vorgelegt wird. Die Kantonspolizei teilt den Entscheid schriftlich mit.

Der Zugang zu amtlichen Dokumenten und die entsprechenden Ausnahmeregelungen richten sich nach §§ 12ff., §§ 34ff. und 40 des Informations- und Datenschutzgesetzes⁹.

Für die Bekanntgabe von Daten bei Amtshilfe gilt § 42 des Gesetzes über die Kantonspolizei¹⁰.

Auskünfte werden nur an Dritte erteilt, die einen genügenden Rechtsnachweis erbringen.

Wird Auskunft über Daten Verstorbener verlangt, so ist sie zu erteilen, wenn der Gesuchsteller ein Interesse an der Auskunft nachweist und keine überwiegenden Interessen von Angehörigen der verstorbenen Person oder von Dritten entgegenstehen. Nahe Verwandtschaft sowie Ehe mit der verstorbenen Person begründen ein Interesse.

Daten werden nur solange aufbewahrt, wie die Kantonspolizei diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere zur Gefahrenabwehr sowie Verhütung und Verfolgung von Straftaten, benötigt.

Vorbehalten bleibt die in dieser Verordnung oder in den entsprechenden Dienstbefehlen festgelegte Aufbewahrungsdauer.

Nach Ablauf der in dieser Verordnung beziehungsweise im entsprechenden Dienstbefehl festgelegten Aufbewahrungsdauer werden die Daten gelöscht.

Im Informationssystem der Kantonspolizei werden insbesondere folgende Daten aufbewahrt:

1. Grunddaten;

2. Biometrische erkennungsdienstliche Daten, inkl. Arrestantenfotografien;

3. Haftdaten;

4. Fallbezogene Daten;

5. Waffendaten;

6. Journal-Daten.

Als Grunddaten einer natürlichen Person werden erfasst:

1. Name und Vorname;

2. Aliasname(n) und Spitzname(n);

3. Geburtsdatum und Geburtsort;

4. Heimatorte/Staatsangehörigkeit(en);

5. Status bei ausländischer Staatsangehörigkeit;

6. Geschlecht;

7. Adresse;

8. Namen und Vornamen der Eltern;

9. Zivilstand sowie Name und Vorname des Ehegatten bzw. des geschiedenen Ehegatten;

10. Beruf;

11. Verbindungen.

Grunddaten juristischer Personen sind sämtliche Daten, welche die juristische Person gemäss der obligationenrechtlichen Bestimmungen kennzeichnen.

Grunddaten dürfen im Zusammenhang mit biometrischen erkennungsdienstlichen Daten, Haftdaten, fallbezogenen Daten, Waffen- und Journaldaten bearbeitet werden.

Ausserdem ist die Bearbeitung von Personendaten zulässig im Rahmen von:

1. administrativen Bewilligungsverfahren;

2. Erhebungsberichten;

3. anderen polizeilichen Rapporten wie insbesondere fürsorgerischen Informationsberichten und Berichten im Zusammenhang mit aussergewöhnlichen Todesfällen;

4. ausserprozessualen Zeugenschutzmassnahmen¹¹.

Die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen des KBM ist unter den Voraussetzungen der §§ 35^bis - 35^quinquies KapoG¹² zulässig.

Stützt sich die Datenbearbeitung auf § 35^quinquies KapoG¹³, ist zusätzlich die ausdrückliche Bewilligung des Kommandanten oder der Kommandantin erforderlich.

Falls eine Person nach den §§ 35^ter - 35^quinquies KapoG¹⁴ auch in einem anderen Modul (Personen- oder Fallmodul) verzeichnet ist, wird darauf mit der Bemerkung "KBM" hingewiesen.

Als biometrische erkennungsdienstliche Daten werden erfasst:

1. Behandlungsstelle, Behandlungsdatum;

2. Ausweisdaten;

3. Foto der betroffenen Person inkl. Nummer und Aufnahmedatum;

4. Identität (Signalement, besondere Merkmale, Daktyloskopie und Wangenschleimhaut-Abstrich);

5. Behandlungsgrund.

Haftdaten sind Angaben über Personen, die verhaftet oder vorläufig festgenommen sind oder sich in einer kantonalen Vollzugsanstalt befinden. Sie werden erfasst, sofern die Kantonspolizei davon Kenntnis erhält.

Als Haftdaten werden erfasst:

1. Eintrittsort und Eintrittsdatum;

2. Haft-Art;

3. Austrittsdatum und Austrittsgrund;

4. die für die Einweisung zuständige Behörde;

5. Delikt.

Fallbezogene Daten sind Angaben über eine versuchte oder begangene Straftat oder über strafbare Vorbereitungshandlungen gemäss Artikel 260^bis des Schweizerischen Strafgesetzbuches vom 21. Dezember 1937¹⁵ und weitere Angaben aus Strafanzeigen und Rapporten der Polizei.

Als fallbezogene Daten werden erfasst:

1. Ereignis;

2. Ort und Zeit;

3. Sachverhalt;

4. Tatvorgehen;

5. Geschädigte;

6. Spuren;

7. Deliktsgut und Sachschaden;

8. Verbindungen zu artgleichen Ereignissen;

9. Fahrzeuge.

Daten über Inhaber und Inhaberinnen einer Bewilligung gestützt auf die Bundesgesetzgebung über Waffen, Waffenzubehör und Munition¹⁶ werden im Modul "Waffen" bearbeitet.

Falls eine Person nach Absatz 1 auch in einem anderen Modul (Personen- oder Fallmodul) verzeichnet ist, wird darauf mit der Bemerkung "Waffe" hingewiesen.

Journal-Daten sind Angaben über Ereignisse, die der Kantonspolizei gemeldet werden oder ihr in Ausübung ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangen.

Als Journal-Daten werden erfasst:

1. Empfänger oder Empfängerin einer Meldung;

2. Meldedatum und -zeit;

3. Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin der Kantonspolizei;

4. Ereignis;

5. Ereignisdatum/-zeit;

6. Ereignisort;

7. Sachverhalt;

8. Massnahmen / Anordnungen;

9. Personendaten des Melders oder der Melderin, des oder der Geschädigten, des oder der Beschuldigten sowie des Finders oder der Finderin;

10. Fahrzeuge.

Der Kommandant oder die Kommandantin bezeichnet einzelne Mitarbeitende der Kantonspolizei, die zur Weiterbearbeitung der aufbewahrten Daten berechtigt sind.

Spätestens mit der Löschung der Grunddaten müssen auch sämtliche Akten vernichtet werden.

Der Kommandant oder die Kommandantin kann in Absprache mit dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz Ausnahmen bewilligen, wenn stichhaltige Gründe vorliegen, dass sich die Akten zu einem späteren Zeitpunkt als wesentlich für die Verfolgung wichtiger öffentlicher Interessen erweisen könnten.

Vorbehalten bleibt das Archivgesetz²⁶.

Auf Antrag hin wird sowohl die Datenlöschung als auch die Vernichtung der entsprechenden Akten schriftlich bestätigt.

Der Kommandant oder die Kommandantin trifft die für die Gewährleistung der Datensicherheit technischen und organisatorischen Massnahmen im Sinne von § 16 Absatz 1 Buchstabe c des Informations- und Datenschutzgesetzes²⁷ und § 12 f. der Informations- und Datenschutzverordnung²⁸.

Jede Bearbeitung von Daten im polizeilichen Informationssystem ist in einem Protokoll festzuhalten.