Regolamento della legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici (RLArch)

L’istituto archivistico è l’ente che, dotato di adeguate risorse e di personale con competenze specifiche, conserva e gestisce gli archivi di sua competenza.

Sono definiti servizi che archiviano in proprio le unità del Cantone, gli enti pubblici e gli organismi assoggettati alla legge che non fanno riferimento a un istituto archivistico e si occupano autonomamente dell’archiviazione dei propri documenti.

I singoli archivi conservati dagli istituti archivistici e dai servizi che archiviano in proprio sono i complessi di documenti destinati alla conservazione permanente e uniti tra loro da un vincolo dato dalla provenienza, in quanto riconducibili a un unico soggetto produttore, o da altri elementi contenutistici, in caso di raccolte e collezioni.

È definito archivio amministrativo il complesso dei documenti appartenenti alle pratiche correnti e concluse conservate presso il servizio produttore siccome ancora utili per l’attività amministrativa corrente.

L’Archivio di Stato istituisce e gestisce in forma elettronica l’elenco aggiornato degli enti e organismi assoggettati alla legge.

I servizi che archiviano in proprio sono indicati separatamente.

L’Archivio di Stato cura la pubblicazione di questi elenchi in Internet.

Gli organi e i servizi assoggettati alla legge adottano i provvedimenti organizzativi, amministrativi e tecnici necessari per la produzione e la gestione di documenti idonei all’archiviazione.

Essi designano una persona di riferimento per la gestione e la conservazione dei documenti, e ne danno comunicazione all’Archivio di Stato.

Essi definiscono un sistema di classificazione dei documenti che riflette i loro compiti e attività (piano di classificazione, piano di spurgo o simili), e ordinano i loro documenti in base a tale sistema.

Il sistema di classificazione costituisce la base per l’archiviazione dei documenti; esso viene attualizzato periodicamente.

I documenti che compongono l’archivio amministrativo sono conservati dal servizio produttore fintanto che siano date specifiche e obiettive esigenze di utilizzazione; per le pratiche concluse il termine massimo di conservazione è di regola di dieci anni.

I documenti dell’archivio amministrativo devono essere possibilmente conservati in modo separato dai documenti archiviati ai sensi della legge.

I servizi che non archiviano in proprio offrono all’istituto archivistico competente i documenti che non utilizzano più in modo frequente o che non rispondono più a obiettive esigenze di utilizzazione; di regola l’offerta avviene entro dieci anni dalla data dell’ultima aggiunta.

Il termine di cui al capoverso 1 può essere prorogato dall’istituto archivistico competente qualora il servizio interessato renda verosimile di averne ancora bisogno per l’adempimento dei propri compiti.

In caso di scioglimento di un servizio del Cantone, di un ente o di un organismo, i relativi documenti devono essere offerti, d’intesa con l’eventuale successore, a un istituto archivistico.

Il servizio tenuto a offrire i suoi documenti indica i documenti che hanno un valore archivistico dal profilo giuridico e amministrativo e, nella misura del possibile, quelli che potrebbero avere un valore archivistico di altra natura.

Al momento dell’offerta dei documenti devono essere segnalate le eventuali restrizioni alla consultazione ai sensi dell’art. 10 della legge.

L’inalienabilità degli archivi pubblici concerne anche quelli relativi a enti e organismi non più esistenti.

Gli archivi possono essere alienati solo se essi sono disponibili in due o più esemplari identici e le copie non sono più necessarie.

I servizi che archiviano in proprio disciplinano le modalità e i dettagli della gestione e dell’archiviazione dei loro documenti secondo i principi della legge.

Essi fanno capo a persone con le necessarie competenze tecniche e conoscenze in materia archivistica, e mettono a disposizione le risorse logistiche e finanziarie.

L’art. 9 è applicabile per analogia.

La responsabilità tecnica per la corretta gestione e archiviazione dei documenti dei servizi che archiviano in proprio è dei rispettivi organi esecutivi, delle direzioni, rispettivamente dei soggetti indicati dalle leggi speciali e, per i servizi del Cantone, del relativo funzionario dirigente.

La responsabilità civile è retta dalla legge sulla responsabilità civile degli enti pubblici e degli agenti pubblici del 24 ottobre 1988.

Chiunque ha il diritto di consultare gli archivi pubblici dopo la scadenza dei termini di protezione di cui agli articoli 7, 9 e 10 della legge.

Il diritto di consultare gli archivi comprende in particolare:

• a) la consultazione degli strumenti di ricerca;

• b) la consultazione dei documenti;

• c) la riproduzione fotografica, fotomeccanica o numerica, fatte salve limitazioni attinenti alla conservazione;

• d) la riproduzione e l’uso delle informazioni ottenute, fatte salve le disposizioni relative alla protezione della personalità e in particolare alla protezione dei dati.

Riservate le limitazioni previste dalla legge, le modalità di consultazione degli archivi sono stabilite nel singolo caso, anche mediante oneri e condizioni, in particolare se l’evasione della richiesta comporta impegni amministrativi di una certa importanza.

Il termine di protezione si applica di principio a un intero fascicolo o a un’intera pratica.

Determinante per il calcolo del termine di protezione è l’anno del documento più recente. I documenti allegati successivamente, che non contengono informazioni rilevanti per l’avanzamento della pratica, non vengono presi in considerazione ai fini del calcolo del termine.

L’autorità competente può autorizzare a consultare fascicoli o pratiche per i quali il termine di protezione non è ancora scaduto se:

• a) la ricerca si concentra su documenti che non sono più soggetti al termine di protezione, oppure

• b) la consultazione di tutti i documenti è resa necessaria da fondate esigenze di ricerca o da altri scopi d’interesse pubblico assimilabili.

Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione da parte di terzi, il termine di protezione ordinario di cui all’art. 9 della legge può essere prorogato per determinate categorie di archivi o nel caso particolare.

Per le categorie, il termine di protezione prorogato è, di principio, complessivamente di 50 anni.

Le richieste di consultazione durante il termine di protezione devono essere presentate e motivate in forma scritta.

La consultazione durante il termine di protezione va autorizzata se i documenti richiesti relativi a fatti o persone erano accessibili al pubblico già prima della scadenza del termine di protezione; sono riservati nuovi interessi pubblici o privati preponderanti degni di protezione contrari alla consultazione.

Le richieste di consultazione durante il termine di protezione prorogato ai sensi dell’art. 9 della legge devono essere presentate e motivate in forma scritta.

Il richiedente deve addurre la prova che:

• a) il consenso della persona interessata è dato; oppure che

• b) la persona interessata è deceduta da almeno tre anni.

Le condizioni del capoverso precedente non devono essere adempiute se la richiesta ha per oggetto una ricerca non riferita a persone specifiche.

Se i documenti richiesti relativi a fatti o persone erano accessibili al pubblico già prima della scadenza del termine di protezione prorogato è applicabile l’art. 19 cpv. 2.

L’autorizzazione a consultare gli archivi durante i termini di protezione può essere subordinata a oneri e condizioni quali il divieto di sfruttamento di determinate parti di fascicoli, l’obbligo di rendere anonimi i dati e l’obbligo di presentare il prodotto della ricerca prima della sua pubblicazione.

La persona autorizzata può essere tenuta a sottoscrivere una dichiarazione scritta in cui quest’ultima conferma di aver preso conoscenza degli oneri e delle condizioni.

³In caso di rifiuto anche parziale dell’autorizzazione, il richiedente può chiedere l’emanazione di una decisione formale motivata e impugnabile con ricorso secondo l’art. 24 della legge.

In difetto di norme particolari, alla procedura sono applicabili i disposti della legge sulla procedura amministrativa del 24 settembre 2013.⁴

L’Archivio di Stato provvede alla corretta conservazione a tempo indeterminato dei documenti versati, indipendentemente dal loro supporto.

Collabora con i servizi competenti del Cantone affinché siano garantite le necessarie condizioni ambientali e tecniche.

Per la conservazione e il restauro di tipologie particolari di supporto può avvalersi della collaborazione di enti e istituti specializzati.

L’Archivio di Stato elabora e pubblica inventari, repertori e altri strumenti di ricerca.

I dettagli relativi alla consultazione e alla riproduzione dei documenti sono disciplinati dal regolamento dell’Archivio di Stato.

L’Archivio di Stato cura e sostiene l’edizione scientifica di fonti relative al Ticino.

Promuove in proprio, nei limiti del possibile, la ricerca storica concernente il Ticino e la divulgazione dei suoi risultati, e collabora per questo con istituti accademici e altri enti attivi nel settore.

Promuove l’organizzazione di eventi, corsi e manifestazioni per favorire la diffusione dell’archivistica e la conoscenza del patrimonio documentario ticinese.

L’Archivio di Stato fornisce consulenza ai servizi del Cantone nelle questioni relative alla materia archivistica nonché nell’introduzione e nell’applicazione di sistemi di gestione dei documenti.

Fornisce altresì consulenza agli altri servizi che archiviano in proprio.

Mette a disposizione modelli e schemi di riferimento per la definizione dei sistemi di classificazione e per la regolamentazione degli archivi.

Per assicurare una prassi uniforme e il rispetto dei principi della legge, l’Archivio di Stato può ispezionare gli archivi dei servizi del Cantone e dei servizi che archiviano in proprio.

Le ispezioni concernono in particolare:

• a) il rispetto delle condizioni ambientali, segnatamente la protezione dal fuoco, dall’umidità, dai danni della natura e dal furto;

• b) il rispetto delle condizioni di sicurezza, in particolare le modalità di esclusione di accessi non autorizzati;

• c) l’ordine degli archivi;

• d) l’applicazione di un’efficace gestione documentaria.

L’Archivio di Stato allestisce un rapporto scritto per ogni ispezione effettuata e ne invia copia al servizio o al soggetto interessato.

Accertate situazioni non conformi, l’Archivio di Stato invita il servizio interessato a porvi rimedio; in caso di inadempienza esso prende le misure necessarie e segnala inoltre il caso all’Autorità di vigilanza competente.

I servizi del Cantone e il Centro dei sistemi informativi consultano sin dalla fase di pianificazione di nuovi sistemi informativi l’Archivio di Stato, che nella realizzazione dei progetti accerta la loro conformità alle esigenze dell’archiviazione.

L’Archivio di Stato può accedere a tutti i sistemi informativi del Cantone, allo scopo di appurare il valore archivistico dei relativi dati; non gli può essere opposto il segreto d’ufficio.

Le modalità di conservazione dei documenti su supporto informatico sono definite di comune accordo dall’Archivio di Stato e dal Centro dei sistemi informativi.

I servizi tenuti a offrire i loro documenti all’Archivio di Stato procedono secondo le modalità specificate agli art. 7 e 8.

Al momento dell’offerta, i documenti prodotti dai servizi del Cantone devono essere corredati da un elenco che comprenda almeno le seguenti informazioni:

• a) descrizione del contenuto dei documenti e degli estremi cronologici;

• b) presenza di dati personali;

• c) termini di conservazione.

Il servizio tenuto a offrire i suoi documenti si adopera affinché i documenti siano preparati in modo tale da poter essere valutati ai fini della determinazione del loro valore archivistico e se del caso archiviati senza ulteriori oneri.

Esso provvede alla loro consegna in accordo con l’Archivio di Stato.

I dettagli relativi all’obbligo di offerta e al versamento dei documenti sono disciplinati da specifiche istruzioni dell’Archivio di Stato.

I servizi di base dell’Archivio di Stato al pubblico, quali il sostegno nell’identificazione e nella consultazione dei documenti, sono gratuiti, sempre che l’impegno sia compatibile con una gestione amministrativa razionale.

Per ulteriori servizi al pubblico, quali segnatamente il supporto approfondito per l’avvio o il completamento di ricerche o le riproduzioni di documenti, i costi vengono fatturati in base al tempo impiegato e alle spese per il materiale.

La consulenza in materia archivistica fornita dall’Archivio di Stato a servizi che archiviano in proprio è gratuita nella misura in cui essa rivesta carattere puntuale e comporti un onere di tempo limitato; gli interventi di maggiore impegno vengono concordati con i richiedenti e fatturati.

Le tariffe applicate fanno riferimento al tariffario per la fatturazione delle prestazioni all’esterno da parte dei dipendenti dell’amministrazione cantonale.