Loi sur les bases de données référentielles et sur l'harmonisation des registres des personnes, des entreprises et établissements ainsi que des bâtiments et logements

La présente loi vise à harmoniser et simplifier la collecte, la gestion, l’échange et la mise à disposition de données de qualité pour des tâches administratives et statistiques. Ces données informatiques constituent ou sont extraites de bases de données référentielles.

La loi définit les bases de données référentielles cantonales et précise les rôles et responsabilités des entités administratives qui assurent la collecte et la qualité des données pour l’exécution d’une tâche publique.

La loi:

1. prévoit la création, la gestion et la mise à jour des registres cantonaux informatisés nécessaires à l’établissement de bases de données référentielles avec des périmètres, des contenus et des utilisations déterminés;

2. prévoit la création, la gestion, l’utilisation de bases de données référentielles cantonales dans lesquelles les données cantonales et communales sont enregistrées, consolidées et rendues cohérentes;

3. établit les règles de gouvernance tout au long du cycle de vie des données, en termes d’alimentation, de qualité, de consolidation, d’archivage, de synchronisation et de blocage;

4. fixe les tâches des entités administratives en valorisant l’apport de leurs données aux entités consommatrices;

5. précise les exigences en termes d’annonces et de renseignements;

6. précise les modalités d’échanges, d’accès et de diffusion des données;

7. règle les relations entre les différentes bases de données référentielles cantonales.

Le champ d’application de la loi s’étend au:

1. référentiel informatisé des personnes physiques, centralisé par le canton, et à ceux qui l’alimentent;

2. référentiel cantonal informatisé des entreprises et des établissements et à ceux qui l’alimentent;

3. référentiel cantonal informatisé des bâtiments et logements et à ceux qui l’alimentent.

La loi est applicable également aux autres registres officiels, désignés par voie d’ordonnance par le Conseil d'Etat, ayant accès aux plateformes informatiques du registre des habitants, du registre des entreprises et des établissements ou du registre des bâtiments et logements.

Au sens de la loi, on entend par:

1. registre administratif: registre établi et géré par une autorité, telle que définie par la législation cantonale relative à la protection des données;

2. donnée source: information administrative consignée dans un registre et servant à l’alimentation d’une base de données source;

3. base de données source: registre administratif informatisé contenant des données sources;

4. bases de données référentielles (ci-après: BDR): base de donnée cantonale consolidée et synchronisée à partir de bases de données sources identifiées;

5. service producteur: entité assurant la mise à jour administrative des données d’un registre administratif;

6. entité consommatrice: autorité utilisant dans le cadre autorisé les informations de la BDR ou d’un des registres administratifs;

7. service coordinateur administratif: service producteur ayant autorité sur une BDR et assurant sur celle-ci la coordination et la synchronisation administrative des données entre les services producteurs concernés;

8. service coordinateur statistique: service garant de la livraison des données à l’Office fédéral en charge de la statistique, de la coordination des échanges d’informations entre l’Office fédéral en charge de la statistique et les services producteurs ainsi que du suivi des constatations, des recommandations et des mesures correctrices émises par l’Office fédéral en charge de la statistique;

9. donnée sensible: une donnée est qualifiée de sensible au sens de la législation cantonale relative à la protection des données;

10. clé unique d'identification: donnée normalisée permettant de désigner de manière univoque chaque enregistrement d'une base de données;

11. NAVS13: numéro d'assuré AVS au sens de l'article 49a lettre g LAVS.

Pour chaque BDR, il est nécessaire de préciser:

1. l’objet;

2. le périmètre et le contenu;

3. les bases de données sources et les services producteurs associés;

4. le service coordinateur administratif;

5. le service coordinateur statistique;

6. la définition des règles d’octroi et de gouvernance applicables à l’accès aux informations pour la BDR et pour les registres administratifs associés;

7. les règles applicables en termes d’échanges d’informations;

8. la définition des exigences en termes d’annonce pour assurer l'actualisation et la qualité des données;

9. la définition des exigences en terme de renseignement afin de respecter la législation cantonale relative à la protection des données;

10. la répartition des tâches entre les autorités concernées entrant dans le champ d’application de la BDR ainsi que pour les registres administratifs associés;

11. les règles de responsabilités et de surveillance.

Les teneurs des registres administratifs et des bases de données sources sont responsables de la qualité des données contenues dans leur registre.

Le service coordinateur administratif a autorité sur la BDR concernée et assure un contrôle de qualité, d’exactitude, d'exhaustivité et s’assure de la mise en cohérence des données.

Les services coordinateurs administratifs et statistiques soutiennent les teneurs des registres administratifs et des bases de données sources concernées.

Les entités consommatrices établissent les niveaux requis de qualité de données.

La donnée est exploitée en fonction de sa fiabilité.

Les bases de données sources contiennent la clé unique d'identification de la BDR concernée.

La gestion du cycle de vie des données contenues dans les registres administratifs ou dans les bases de données sources est conforme aux règles définies dans la législation cantonale relative à la protection des données.

Les teneurs des registres administratifs et des bases de données sources assurent l’actualité, l’exhaustivité et l’exactitude des données contenues dans leur registre.

Les services coordinateurs administratifs assurent la tenue, la gestion et la maintenance opérationnelle de leur BDR.

Le Conseil d'Etat peut prescrire, par voie d'ordonnance, l’enregistrement de données complémentaires dans les BDR ou dans les registres administratifs pour autant que cela soit justifié pour des raisons administratives ou statistiques.

La documentation technique actualisée, les formats de données et les liens relatifs de chaque BDR sont tenus à disposition du Préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (ci-après: Préposé).

Le Conseil d’Etat institue un Centre de Compétences BDR qui assure le développement et le pilotage des activités des BDR, ainsi que la gestion des moyens qui y sont alloués.

Le Conseil d’Etat règle par voie d’ordonnance la mise en œuvre, le fonctionnement et la mise à disposition des moyens du Centre de Compétences BDR.

L’accès aux informations des BDR est gratuit pour les entités internes à l’Etat du Valais ainsi que pour les communes et les bourgeoisies. Cet accès est également gratuit pour les entités productrices externes à l’Etat sur les données auxquelles elles contribuent.

Le Conseil d'Etat peut accorder la gratuité à d'autres entités.

Le Conseil d’Etat fixe par voie d’ordonnance les émoluments pour l’accès aux données des BDR par d’autres entités.

Pour les registres, dont la propriété ou la charge leur incombent, les autres autorités transmettent au canton, sans indemnisation, le contenu et les mutations des données dans la forme prescrite.

Ces autorités sont responsables de l’exactitude, de l’actualité, de l’exhaustivité des données qu'elles transmettent aux registres administratifs et aux BDR.

L'échange de données se fait par voie électronique sous forme cryptée, en conformité avec les normes et modalités établies par la Confédération.

Par voie d'ordonnance, le Conseil d'Etat peut aussi requérir des autorités la transmission d’autres données non-sensibles actualisées sur des registres administratifs, dès lors que ces données peuvent servir à l’amélioration de la qualité d’une BDR.

Le Conseil d’Etat s’assure que la réquisition, la gestion, l’association et la transmission des données dans le cadre des BDR, soient en permanence conformes aux évolutions de la législation cantonale relative à la protection des données.

Dans le cadre de la gestion de la BDR, le service coordinateur administratif veille au respect des règles de protection des données.

Le service coordinateur statistique de la BDR respecte les règles de protection des données dans ses interactions avec l’Office fédéral en charge de la statistique.

La création et l’exploitation d’un nouveau lien entre les différentes BDR doivent être autorisées par le Préposé sur demande du service coordinateur administratif qui précise la nature du lien demandé et en justifie le besoin en conformité avec la législation cantonale relative à la protection des données.

L'unité administrative cantonale en charge de la statistique est autorisée à créer et exploiter des liens entre les BDR dans le cadre de sa mission, dans le respect des règles d’anonymisation des données et de secret statistique et, le cas échéant, en application des règles fédérales en vigueur pour chacun des registres.

La demande d’accès aux BDR doit être justifiée par l’entité consommatrice et soumise au service coordinateur administratif. Cette demande précise les éléments et la durée auxquels l’entité consommatrice prétend avoir accès.

Les modalités du processus d’attribution et d’autorisation sont réglées par voie d’ordonnance sous réserve de la législation applicable en matière de protection des données.

Le service en charge de l’informatique assure la journalisation des accès aux données ainsi que sa conservation en application des règles en vigueur selon la législation cantonale relative à la protection des données.

L’unité administrative cantonale en charge de la statistique dispose d’un droit d’accès aux BDR dans le cadre de sa mission, dans le respect du secret statistique et en application des règles fédérales en vigueur pour chacun des registres.

La base de données référentielles personne physique (ci-après: BDR-PP) établit un registre informatique centralisé des personnes physiques regroupant au travers d’un identificateur unique, consolidé et mis à jour, des données pour:

1. la population résidente en Valais;

2. la population non-résidente soumise à la fiscalité valaisanne;

3. la population non-résidente domiciliée à l’étranger, jouissant du droit de vote dans le canton;

4. les élèves des établissements publics scolaires valaisans, les étudiants en Valais et les étudiants valaisans hors canton;

5. les personnes physiques débitrices ou créancières de l’administration cantonale qui ne sont pas comprises aux lettres a, b, c.

Dès lors qu’une personne ne répond plus aux catégories de l’article 13 alinéa 1, ses données sont conservées dans la BDR-PP avec un statut inactif. Ces données sont conservées durant une période de 10 ans, puis détruites, en application de la législation cantonale relative à la protection des données.

La BDR-PP est constituée des bases de données sources ainsi que des registres administratifs suivants:

1. la plateforme informatique cantonale du registre des habitants;

2. les registres communaux des habitants;

3. les registres communaux des électeurs;

4. les registres communaux et cantonaux des contribuables;

5. les registres des élèves et étudiants;

6. la base de données source des contribuables personnes physiques;

7. la base de données source des personnes physiques débitrices ou créancières de l’administration cantonale;

8. la base de données source des valeurs fiscales des logements, bâtiments et biens-fonds, relative uniquement aux données des propriétaires et usufruitiers;

9. la base de données de la caisse de compensation fédérale.

Le service en charge de la population et des migrations assume le rôle de service coordinateur administratif.

Le service en charge de la population et des migrations assume le rôle de coordinateur statistique.

Le service en charge de l’informatique assume l’opérabilité, l’exploitation et la sécurité informatique de la BDR-PP ainsi que des interfaces avec les bases de données sources.

Les autorités assurent la tenue des registres administratifs concernés par voie électronique.

Les registres administratifs et les bases de données sources sont gérés en conformité avec les bases légales topiques, notamment la législation relative à la protection des données.

Sur son périmètre, la BDR-PP contient les informations suivantes:

1. un identifiant cantonal unique en conjonction avec le NAVS13;

2. les données nécessaires à l’identification et à la localisation des personnes;

3. les éléments prévus dans la LAVS nécessaires à l’identification des personnes dans les échanges électroniques d’événements entre les registres.

La plateforme informatique cantonale des habitants, en tant que base de données source, contient les éléments suivants:

1. les données figurant dans la loi fédérale sur l’harmonisation des registres;

2. les données complémentaires que prescrit le Conseil d’Etat par voie d’ordonnance, pour autant que cela soit justifié pour des raisons administratives ou statistiques.

Les bases des données sources de la BDR-PP contiennent de manière obligatoire la clé unique d’identification des personnes.

Le contenu, la gouvernance et le périmètre des autres bases de données sources sont réglés par des lois spéciales.

L’usage des données de la base référentielle ne peut dépasser le cadre de la présente loi.

L’utilisation des données sensibles doit être justifiée par une base légale formelle.

L’utilisation des données non-sensibles doit être justifiée à minima par une base légale matérielle.

L’utilisation du NAVS13, en tant que clé de recherche, est encadrée par une base légale spécifique.

L'utilisation du NAVS13 par l'unité administrative cantonale en charge de la statistique doit être justifiée par, et est limité à, l'accomplissement de tâches statistiques.

La base de données référentielles des entreprises et des établissements (ci-après: BDR-EE) établit un registre informatique centralisé des entreprises et des établissements au travers d’un identificateur unique, consolidé et mis à jour, des données pour:

1. les entités IDE au sens de la loi fédérale sur les numéros d’identification des entreprises (LIDE);

2. les entreprises et établissements au sens de l’ordonnance sur les registres des entreprises et des établissements (OREE).

La BDR-EE est constituée des bases de données sources ainsi que des registres administratifs suivants:

1. le registre fédéral d’identification des entreprises (Registre IDE);

2. les registres valaisans du commerce;

3. le registre fédéral des entreprises et établissements (REE) tenu sous l’égide de l’office fédéral en charge de la statistique;

4. la plateforme informatique fédérale du registre du commerce ZEFIX;

5. le registre cantonal des notaires;

6. le registre cantonal des avocats;

7. le registre cantonal des partenaires de la santé;

8. le registre cantonal des architectes et des personnes habilitées à déposer une demande de permis de construire;

9. le registre cantonal des exploitations paysannes;

10. les registres communaux des contribuables personnes morales et des personnes physiques indépendantes;

11. la base de données source des contribuables;

12. la base de données source des personnes physiques débitrices ou créancières de l’administration cantonale.

Le service coordinateur administratif de la BDR-EE est l’entité en charge des actes administratifs liés aux registres du commerce.

Le service coordinateur statistique de la BDR-EE est l'unité administrative en charge de la statistique.

Le service en charge de l’informatique assure l’opérabilité, l’exploitation et la sécurité informatique de la BDR-EE ainsi que les interfaces avec les bases de données sources.

Les autorités assurent la tenue des registres administratifs concernés par voie électronique.

Les registres administratifs et les bases de données sources sont gérés en conformité avec les bases légales existantes.

Sur son périmètre, la BDR-EE contient les informations suivantes:

1. la clé IDE, clé unique d’identification, telle que définie dans l’ordonnance sur le numéro d'identification des entreprises (ci-après: OIDE);

2. les caractères additionnels et caractères systèmes autorisés du registre IDE, tels que définis dans l’OIDE.

La BDR-EE contient les données suivantes relatives aux entreprises et aux établissements:

1. la référence à l’entreprise ou à l’établissement, telle que définie au premier alinéa;

2. la clé unique relative à l'entreprise et l’établissement;

3. les caractères additionnels et caractères systèmes autorisés du registre des entreprises et des établissements tels que prévus par l’OREE.

Les sources de données identifiées servant à la consolidation de la BDR-EE, telles que listées à l’article 20, utilisent la clé d’identification unique IDE.

La base de données référentielles des bâtiments et logements (ci-après: BDR-BL) établit un registre informatique centralisé des bâtiments et logements au travers d’un identificateur unique, consolidé et mis à jour, contenant les données des:

1. bâtiments et logements, en individualisant les entrées des bâtiments en application de l'ORegBL;

2. bâtiments et logements, en individualisant les entrées des bâtiments en application de l'ORegBL;

3. autres objets construits.

La BDR-BL est constituée des bases de données sources ainsi que des registres administratifs suivants:

1. la plateforme informatique fédérale du registre des bâtiments et logements (RegBL);

2. les registres fonciers valaisans;

3. les cadastres municipaux;

4. les registres municipaux des demandes d’autorisation de construire;

5. la plateforme informatique cantonale du cadastre;

6. la plateforme informatique cantonale du registre foncier;

7. la base de données source des valeurs fiscales des bâtiments et logements;

8. la base de données source cantonale des demandes d’autorisation de construire.

Le service coordinateur administratif de la BDR-BL est l’entité administrative en charge de la géoinformation.

Le service coordinateur statistique de la BDR-BL est l’unité administrative en charge de la statistique.

Le service en charge de l’informatique assure l’opérabilité, l’exploitation et la sécurité informatique de la BDR-BL ainsi que des interfaces avec les bases de données sources.

Les autorités assurent la tenue des registres administratifs concernés par voie électronique.

Les registres administratifs et les bases de données sources sont gérés en conformité avec les bases légales existantes.

Sur son périmètre, la BDR-BL contient les informations suivantes relatives aux bâtiments:

1. la clé unique d’identification des bâtiments, à savoir l’identificateur de bâtiment attribué par l’office fédéral en charge de la statistique (EGID) en conjonction avec l’identificateur d’entrée du bâtiment (EDID);

2. les informations prévues par l’ORegBL.

La BDR-BL contient les informations supplémentaires suivantes pour les bâtiments servant de logements:

1. la clé unique d’identification des logements, à savoir l’identificateur de logement attribué par l’office fédéral en charge de la statistique (EWID);

2. les informations prévues par l’ORegBL.

La BDR-BL contient les informations suivantes relatives aux projets de construction:

1. la clé unique d’identification des projets de construction, à savoir l’identificateur de projet attribué par l’Office fédéral en charge de la statistique (EPROID);

2. les informations prévues par l’ORegBL.

Les liens relationnels entre les BDR sont définis comme suit:

1. la BDR-PP et la BDR-EE sont directement reliées;

2. la BDR-PP et la BDR-BL sont reliées au travers de la base de données source des bâtiments et logements;

3. la BDR-EE et la BDR-BL sont reliées au travers de la base de données source des bâtiments et logements.

Le département répondant du service coordinateur administratif d’une BDR s’assure de la surveillance:

1. de la coordination administrative entre les autorités, ainsi qu’avec la Confédération;

2. de la coordination et du déploiement des mesures d'harmonisation;

3. de la mise en place des contrôles de qualité et de sécurité.

Le département répondant du service coordinateur statistique s’assure de la surveillance de la coordination statistique entre les autorités, ainsi qu’avec l’office fédéral en charge de la statistique.

L'autorité de surveillance au sens de la législation cantonale relative à la protection des données s’assure de la conformité et de la légitimité de l’usage des données.

Afin de garantir le respect de la loi, le département, sous réserve des compétences du Conseil d’Etat, peut prendre après sommation les mesures suivantes:

1. l'avertissement;

2. la suspension des accès à la BDR concernée;

3. la nomination d’un commissaire en charge de l’exécution de la tâche au frais de l’entité concernée;

4. l’amende.

Sous réserve de la voie de la réclamation ouverte contre toute décision prise en application de la présente loi, la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA) s’applique.

Le Conseil d'Etat édicte par voie d'ordonnance les dispositions d'exécution nécessaires à l'application de la présente loi. La législation cantonale relative à la protection des données trouvera au demeurant application à titre de droit cantonal supplétif.

Chaque BDR est régie par une ordonnance spécifique.

Le Conseil d'Etat fixe également les dispositions nécessaires à l'enregistrement et à la mise à jour des données conformément à l'ORegBL.