512.15
Verordnung über Datenbearbeitungssysteme für die Polizei
Vom 16. Dezember 2008 (Stand 1. Januar 2020)
Der Regierungsrat des Kantons Zug,
gestützt auf § 47 Abs. 1 Bst. d der Kantonsverfassung1, sowie in Vollziehung von §§ 37 ff. des Polizeigesetzes vom 30. November 20062 und § 8 des Gesetzes über die Organisation der Polizei vom 30. November 2006 (Polizei-Organisationsgesetz)3,
beschliesst:
1. Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der elektronischen Datenbearbeitungssysteme für die Polizei.
Diese Systeme
verwalten Personen- und Falldaten;
unterstützen Geschäftskontrolle und Journal;
dienen dem Erstellen und Bearbeiten von Berichten.
Art. 2 Zweck
Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme führen zu rationellen Arbeitsabläufen, stellen den zeitgerechten Informations- und Datenaustausch sicher und ermöglichen eine effiziente Datenbearbeitung.
Mit ihnen dürfen nur Daten bearbeitet werden, die zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben unerlässlich sind.
Art. 3 Betrieb und Anwendung
Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme werden ausschliesslich von der Polizei betrieben und angewendet. Der Betrieb und die Anwendung durch Dritte sind ausgeschlossen.
Art. 4 Schnittstellen
Die Polizei betreibt Schnittstellen für die Fachanwendungen und regelt die Zuständigkeiten.
Art. 5 Lese-, Schreib-, Mutations-, Rechercheberechtigungen
Auf Antrag der Polizei bezeichnet die Sicherheitsdirektion jährlich die Stellen und Funktionen mit Lese-, Schreib-, Mutations- und/oder Rechercheberechtigungen in den Datenbearbeitungssystemen.
2. Personen- und Falldaten
Art. 6 Zweck der Personen- und Falldaten
Die Personen- und Falldaten
dienen als Grundlage für Berichte und Lagebeurteilungen;
halten Ermittlungsdaten in Arbeitskarteien fest;
dokumentieren polizeiliches Handeln;
dienen als Grundlage für die Erstellung von Täterschaftsprofilen;
übermitteln Daten in Systeme des Bundes gemäss den gesetzlichen Vorgaben;
übernehmen Daten aus dem Berichtverarbeitungssystem der Polizei;
stellen die Verfügbarkeit von Daten sicher, die für Polizeiermittlungen nötig sind;
ermöglichen die automatisierte Akten- und Datenverwaltung;
ermöglichen statistische und strategische Auswertungen.
Art. 7 Elemente für die Personen- und Falldatenverwaltung
Für die Personen- und Falldatenverwaltung stehen zur Verfügung die
Personendatenbank;
Falldatenbank;
Arbeitskarteien;
Hotelkontrolle;
Waffenverwaltung;
elektronische Aktenaufbewahrung.
Art. 8 Personendatenbank
Die Personendatenbank enthält
Daten über natürliche und juristische Personen, die in polizeilichen Rapporten und Berichten erfasst sind;
Identifikationsdaten mit Detailangaben zum Signalement der erfassten Person, insbesondere Fotoaufnahmen, DNA-Probenahmen, Fingerabdrücke;
Angaben über polizeiliche und staatsanwaltschaftliche Massnahmen;
Haftdaten wie Haftein- und -austritt, Haftgrund und -art.
Art. 9 Falldatenbank
Die Falldatenbank enthält
Fälle zu Straftaten mit bekannter und unbekannter Täterschaft;
polizeiliche Ereignisse ohne Gesetzesverstösse.
Art. 10 Arbeitskarteien
Mit Zustimmung der Sicherheitsdirektion erstellt die Polizei im Einzelfall Arbeitskarteien.
Diese enthalten Ermittlungs- und Fahndungsdaten über Personen, Sachen und Ereignisse. Diese Daten dürfen nicht in die Falldatenbank aufgenommen werden.
Die Kommandantin oder der Kommandant informiert die Sicherheitsdirektion jährlich über die geführten Arbeitskarteien.
Art. 11 Hotelkontrolle
Die Hotelkontrolle enthält die Daten des Hotelmeldescheins gemäss Gastgewerbegesetz4.
Die Polizei erhebt diese durch Einsammeln der Meldescheine oder ihr durch die Logisgebenden elektronisch übermittelten Angaben.
Art. 12 Waffenverwaltung
Die Waffenverwaltung enthält Angaben über
Personen, die eine Waffe besitzen oder im Zusammenhang mit Waffen ein Gesuch stellen;
Angaben zu Waffen im Sinne des Waffenrechts;
Waffenerwerbsscheine, Waffentragscheine und Ausnahmebewilligungen.
Art. 13 Elektronische Aktenaufbewahrung
Die elektronische Aktenaufbewahrung ist ein Dokumentenverwaltungssystem für Rapporte und Berichte, welche die Polizei über natürliche und juristische Personen erstellt hat.
Art. 14 Aufbewahrung, Archivierung, Vernichten von Daten
Die Polizei vernichtet Falldaten, ohne sie dem Staatsarchiv anzubieten, soweit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Archivgesetz vorgehen.
Die übrigen Falldaten sind dem Staatsarchiv nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäss Absatz 5 oder nach Eintreten der Verfolgungs- und Vollstreckungsverjährung anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Falldaten übernommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht.
Ist eine Person mit mehreren Delikten erfasst, so bleiben die Eintragungen zu allen Delikten so lange in den Personen- und Falldaten gespeichert, bis die Aufbewahrungsfristen für alle Eintragungen abgelaufen sind, gerechnet ab dem letzten Ermittlungsdatum.
Personendaten werden vernichtet, wenn keine Verbindungen zu Eintragungen in der Falldatenbank, in den Arbeitskarteien und in der Waffenverwaltung mehr bestehen.
Im Übrigen werden Personen- und Falldaten nach Ablauf der folgenden Zeitdauer vernichtet:
Verschollene Personen: nach 120 Jahren;
aussergewöhnliche Todesfälle, Vermisstenereignisse, entwichene oder entlaufene Personen, Grossereignisse und Katastrophen: nach 20 Jahren;
Ausweisverluste: nach 15 Jahren;
Suizidversuche, fürsorgerische Unterbringungen, Aufenthaltsnachforschungen, Leumunds-, Informations- und Bürgerrechtsberichte, Berichte und Zuschriften und Hotelmeldedaten: nach 10 Jahren;
Fundsachen ohne Delikt, Personen- und Fahrzeugmeldekarten, übrige Berichte und Arbeitskarteieinträge: nach 5 Jahren.
3. Geschäftskontrolle, Journal
3.1. Geschäftskontrolle
Art. 15 Zweck und Inhalt
Die Geschäftskontrolle
ist ein Führungsinstrument;
steuert und kontrolliert den Geschäftsablauf;
regelt den Aktengang und den polizeiinternen Postverkehr;
enthält Informationen zum Aktenstand und zur Ablage über Personen und Fahrzeuge.
Die Geschäftskontrolle besteht aus
Kopfdaten zum Geschäft;
Vermerke zur Bearbeitungszuständigkeit, zu natürlichen und juristischen Personen, zu Fahrzeug, zu Aktivitäten, zu Aktenkopien, zu Geschäftsverbindungen und zu Weiterleitungen der Geschäftsverantwortlichkeit.
Art. 16 Klassifizierung
Folgende Geschäfte und Akten werden als vertraulich klassifiziert:
Staatsschutzgeschäfte;
Personalakten;
weitere Geschäfte und Akten im Einzelfall, soweit sie die Kommandantin oder der Kommandant klassifiziert.
Vertraulich klassierte Geschäfte und Akten sind ausschliesslich den berechtigten Personen zugänglich.
3.2. Journal
Art. 17 Zweck
Das Journal
dokumentiert für interne Zwecke polizeiliche Einsätze;
enthält polizeitaktische Einsatzinformationen;
unterstützt die Führung bei polizeilichen Ereignissen;
dient der Polizei zur Information und Orientierungshilfe über ihre Aktivitäten.
Art. 18 Eintragungen
Die im Journal erfassten Ereignisse werden chronologisch protokolliert und umfassen insbesondere Aufgebote, polizeitaktische Massnahmen, erste Ermittlungen, Kontaktinformationen sowie Angaben über die Art des Ereignisses, Örtlichkeiten, Zeit und Einsatzmittel.
Journaleintragungen dürfen weder den Personen- noch den Fallakten beigelegt werden.
Art. 19 Bekanntgabe
Journalauszüge dürfen nicht an Dritte herausgegeben werden.
Soweit Eintragungen polizeirelevante Ereignisse betreffen, kann die Kommandantin oder der Kommandant die Herausgabe zusammenfassender Berichte über das Journal bewilligen für
die Staatsanwaltschaft;
die Leiterin oder den Leiter der Strafanstalt Zug;
die gemeindlichen Sicherheitsverantwortlichen gemäss § 59 Ziff. 3 des Gemeindegesetzes5;
die Mitglieder des kantonalen Führungsstabs im Ereignisfall;
die Leiterin oder den Leiter Feuerwehr der Gebäudeversicherung Zug.
Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, ob die Berichterstattung mündlich oder schriftlich erfolgt.
Art. 20 Vernichtung der Eintragungen
Die Polizei vernichtet Journaleintragungen, ohne sie dem Staatsarchiv anzubieten, soweit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Archivgesetz vorgehen.
Die übrigen Journaleintragungen sind dem Staatsarchiv nach fünf Jahren anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Eintragungen übernommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht.
4. Berichtverarbeitungssystem
Art. 21 Zweck und Inhalt
Das Berichtverarbeitungssystem dient zur Erfüllung der Dokumentationspflicht und enthält Informationen für die Aufgabenerfüllung der Polizei.
Art. 22 Kontrolle
Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, wer für das Controlling des Berichtsverarbeitungssystems zuständig ist und wie das Controlling abläuft.
Art. 23 Vernichtung der Daten
Die Polizei vernichtet die Daten im Berichtverarbeitungssystem zwei Jahre nach Abschluss des Rapportes oder Berichtes.
5. Inkrafttreten
Art. 24 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2009 in Kraft.
GS 29, 1045