Organisationsverordnung der Bildungsdirektion (OV BI)

Die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher trägt die oberste Verantwortung für die Führung und Steuerung der Direktion und deren Aufgabenerfüllung.

Sie oder er ung der Legislaturziele des Regierungsrates in der urziele der Direktion sowie die Entwicklungs- und rektion fest, ungseinheiten Aufgaben und Kompetenzen zu, c. weist den Verwalt anisationsreglemente und Anträge der Verwal- d. genehmigt die Org tungseinheiten, der Verwaltungseinheiten zur Kenntnis, e. nimmt die Planung Verwaltungseinheiten und den administrativ ange- f. beaufsichtigt die gliederten Bereich, Vollzugs- und Rechtspflegeaufgaben der Direk- g. gewährleistet die tion, - und Controllinginstrumente der Direktion fest, h. legt die Führungs hte der Finanzkontrolle bei wesentlichen Feststel- i. visiert die Beric lungen, r ihm direkt Unterstellten. j. führt die ihr ode

Das Generalsekretariat ist allgemeine Stabsstelle und Dienstleistungszentrum der Direktion.

Das Generalsekretariat

1. a. unterstützt die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher in ihren oder seinen Aufgaben,

2. b. unterstützt und begleitet die Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur bei den von ihnen zu erfüllenden Aufgaben der Direktion und bringt dabei insbesondere die Sicht der Direktion ein,

3. c. erfüllt die Aufgaben der Direktion, soweit sie keiner Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur zugewiesen sind,

4. d. vertritt die Direktion in den Koordinationsorganen der Direktionen nach §§ 68 ff. VOG RR, Stiftungen, Kommissionen, Arbeitsgruppen, soweit die Vertretung nicht durch die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher oder Mitarbeitende einer Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur wahrgenommen wird,

5. e. führt die Geschäfts- und Fristenkontrolle für die Direktionsgeschäfte,

6. f. sorgt für den einheitlichen Vollzug des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom¹². Februar 2007 (IDG)³ auf Stufe Direktion,

7. g. nimmt die Rechtspflegefunktion der Direktion wahr.

Das Generalsekretariat besteht aus folgenden Organisationseinheiten:¹³

1. a. Bildungsplanung (BP),

2. b. Finanzen und Digitales (F&D),

3. c. Personal und Dienste (P&D),

4. d. Fach- und Rechtsdienst (F&R),

5. e. Politische Planung und Kommunikation (PPKomm),

6. f. Bauten (Bau),

7. g. Rekursabteilung (Reka).

Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär unterstützt die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher im gesamten Aufgabenbereich. Sie oder er vertritt die Vorsteherin oder den Vorsteher direktionsintern.

Sie oder er¹³

1. a. leitet das Generalsekretariat,

2. b. informiert die Mitarbeitenden der Direktion und die Verwaltungseinheiten zusammen mit der PPKomm über Belange der Direktion,

3. c. koordiniert die Zusammenarbeit unter den Verwaltungseinheiten der Direktion und mit den anderen Direktionen und der Staatskanzlei,

4. d. wirkt bei Gesetzgebungsvorhaben und anderen Projekten oder der Leitung solcher mit,

5. e. führt die Koordinationsstelle für Geschäfte der Schweizerischen Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK),

6. f. bearbeitet und koordiniert die interkantonalen Geschäfte im Rahmen der EDK sowie ihrer regionalen Konferenzen, einschliesslich der Vorbereitung zuhanden der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers,

7. g. vertritt den Kanton Zürich in der Konferenz der Departementssekretäre sowie in der Departementssekretäre-Konferenz der Ostschweizer Kantone und des Fürstentums Liechtenstein,

8. h. koordiniert die Informationssicherheit innerhalb der Direktion und entwickelt diese weiter. itung des Generalsekretariats nimmt sie oder er 3 Im Rahmen der Le t der Direktionsvorsteherin oder dem Direktions- im Einvernehmen mi dere folgende Aufgaben wahr: vorsteher insbeson uerung der Aufgaben, a. Planung und Ste schäftsverwaltung, b. Regelung der Ge satorischer Belange und Festlegung von Prozessen, c. Regelung organi ment, d. Qualitätsmanage oder ihm direkt Unterstellten. e. Führung der ihr im Einvernehmen mit der Direktionsvorsteherin 4 Sie oder er kann svorsteher bestimmte Aufgaben an ihre oder seine oder dem Direktion wie andere Mitarbeitende des Generalsekretariats Stellvertretung so n Erledigung übertragen. zur selbstständige

Die Organisationseinheit Finanzen und Digitales nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:¹³

1. a. Durchführung und Koordination der Prozesse gemäss Gesetz über Controlling und Rechnungslegung vom⁹. Januar 2006⁹ , einschliesslich Mittel- und Investitionsplanung auf Direktionsstufe,

2. b. fachliche Beratung bei Finanzfragen sowie finanzrechtliche Vorprüfung der Direktionsgeschäfte,

3. c. Durchführung des Controllings im Generalsekretariat und bei der Hochschulfinanzierung sowie Abwicklung des Rechnungswesens für einzelne Verwaltungseinheiten,

4. d. Koordination und Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems (IKS), einschliesslich Risikomanagement und Compliance auf Direktionsstufe,

5. e. fachliche Beratung, Koordination und Unterstützung der digitalen Entwicklung in der Direktion,

6. f. Organisation der Informatikgrundversorungs- und Digitalisierungsprozesse innerhalb der Direktion und zu den zuständigen Stellen im Kanton,

7. g. Erbringung der mit den Verwaltungseinheiten abgestimmten Fachapplikationsleistungen,

8. h. Mitwirken in direktionsinternen oder direktionsübergreifenden Arbeitsgruppen und Kommissionen sowie bei Finanz-, Digitalisierungs- und Informatikprojekten.

Sie kann für die Aufgabenerfüllung den Verwaltungseinheiten Aufträge mit Erledigungsvorgaben erteilen.

Die Leiterin oder der Leiter der Organisationseinheit Personal und Dienste erledigt Personalgeschäfte von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der Direktion. Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit

1. a. der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers für die ihr oder ihm direkt Unterstellten,

2. b. 13 der Generalsekretärin oder des Generalsekretärs für die ihr oder ihm direkt unterstellten Mitarbeitenden des Generalsekretariats und für die Mitarbeitenden der Organisationseinheit Personal und Dienste,

3. c. der Verwaltungseinheiten, soweit sie gestützt auf § 66 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit Anhang 3 VOG RR an diese delegiert ist.

Die Leiterin oder der Leiter der Organisationseinheit Personal und Dienste entscheidet auf Antrag oder nach Rücksprache mit der Leiterin oder dem Leiter einer Verwaltungseinheit. Bei wichtigen Personalgeschäften von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Schlüsselpositionen nimmt sie oder er Rücksprache mit der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär.

Die Leiterin oder der Leiter einer Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur trägt die Verantwortung für deren Führung und Steuerung sowie deren Aufgabenerfüllung.

Sie oder er nimmt dazu insbesondere folgende Aufgaben wahr:

1. a. Umsetzung der Legislaturziele des Regierungsrates und der Direktion,

2. b. Festlegung der Ziele und Planung,

3. c. Steuerung der Aufgabenerfüllung mit den von der Rechtsordnung vorgesehenen und der Direktion zur Verfügung gestellten Führungsinstrumenten,

4. d. Regelung der Geschäftsverwaltung,

5. e. Führung der ihr oder ihm direkt Unterstellten.

Die Leiterin oder der Leiter erlässt ein Organisationsreglement für die Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur.

Zwingend zu regeln und von der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher zu genehmigen sind

1. a. die Organisation,

2. b. die Aufgaben der Abteilungen,

3. c. die Stellvertretung der Leiterin oder des Leiters,

4. d. die Unterstellungsverhältnisse,

5. e. die nach IDG erforderlichen Regelungen,

6. f. besondere Zuständigkeiten bei Medienanfragen,

7. g. Subdelegationen von Ausgabenkompetenzen gemäss § 19 Abs. 2 und die allfällige Festlegung des Betrages gemäss § 20 Abs. 2.

8. 18. 1 Die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher führt mit den Leiterinnen oder Leitern der Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur in der Regel monatlich Rapporte durch. In diesen werden insbesondere folgende Inhalte thematisiert:

9. a. Führungs-, Planungs- und Steuerungsaufgaben sowie weitere Aufträge durch die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher,

10. b. Berichterstattung über die Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur,

11. c. Projektkoordination und Abstimmung bei Querschnittaufgaben,

12. d. Orientierung über wichtige Projekte, Entwicklungen, besondere Vorfälle und Personalangelegenheiten. 2 An den Rapporten nehmen teil:

13. a. die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher,

14. b. die Generalsekretärin oder der Generalsekretär,

15. c. die Leiterin oder der Leiter der Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur,

16. d. weitere Personen nach Bedarf und in Absprache mit der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär.

Rapporte mit Leiterinnen und Leitern von Organisationseinheiten des Generalsekretariats sowie mit der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär finden nach Bedarf statt.

Traktandenliste und begleitende Unterlagen werden den Teilnehmenden von den Rapportierenden möglichst frühzeitig zur Verfügung gestellt. Sie sind dafür spätestens fünf Tage vor dem Termin dem Generalsekretariat übermittelt.

Die Rapportierenden erstellen ein Protokoll der wichtigsten Beschlüsse und eine Pendenzenliste, die sie dem Generalsekretariat zur Verfügung stellen.³. Abschnitt: Ausgaben

Die Ausgabenkompetenzen der Verwaltungseinheiten sind im Anhang 1 geregelt.¹³

In Bereichen, die nicht der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher vorbehalten sind, ist die Subdelegation der Ausgabenkompetenz zulässig.

Einmalige und wiederkehrende Ausgaben von Fr. 50 000 und höher werden durch Verfügung der berechtigten Person bewilligt. In den übrigen Fällen kann die Ausgabenbewilligung durch Unterzeichnung des Rechnungsbelegs erfolgen.

Die Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur können einen tieferen Betrag bestimmen, ab dem eine Verfügung erstellt werden muss. etrag werden durch Unterzeichnung des Rech- 3 Unabhängig vom B igt:¹³ konsolidierende Einheiten, a. Beiträge an zu kordate gemäss Anhang 2 der Finanzcontrolling- b. Beiträge an Kon März 2008 (FCV)¹⁰ , verordnung vom⁵. Ausbildungskosten der Studierenden gemäss der c. Beiträge an die chhochschulvereinbarung ab 2005 vom¹². Juni Interkantonalen Fa erkantonalen Universitätsvereinbarung vom 27. Juni 2003⁶ und der Int 2019⁸ , teren Bereichen, soweit die Genehmigung der Ge- d. Ausgaben in wei er des Generalsekretärs vorliegt. neralsekretärin od

Die Kommunikation erfolgt über Medienmitteilungen und Medienkonferenzen, Internet und Intranet sowie weitere Publikationen und Veranstaltungen.

Zur Sicherstellung einer kohärenten Kommunikation kann die Leiterin oder der Leiter der Abteilung Kommunikation den Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur Weisungen erteilen.

Medienanfragen beantworten¹³

1. a. die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher,

2. b. die Generalsekretärin oder der Generalsekretär,

3. c. die Leiterin oder der Leiter der Abteilung Kommunikation,

4. d. die Leiterin oder der Leiter einer Verwaltungseinheit mit Amtsstruktur,

Die Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur nehmen die Öffentlichkeitsarbeit und ihren gesetzlichen Informationsauftrag in ihrem Aufgabengebiet vorbehältlich abweichender Bestimmungen in dieser Verordnung selbst wahr. Sie äussern sich insbesondere gegenüber Medien zu reinen Fachfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich. In Zweifelsfällen nehmen sie vor der Erteilung von Auskünften an Medien und Dritte Rücksprache mit der Abteilung Kommunikation.

Die Auskunftsberechtigten sind für die Kommunikation sowie die gedruckten und elektronischen Kommunikationsprodukte in ihrem Verantwortungsbereich zuständig. Sie unterstützen die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher und die Abteilung Kommunikation bei der Öffentlichkeitsarbeit.

Die Verwaltungseinheiten mit Amtsstruktur erfüllen und regeln ihre Öffentlichkeitsarbeit nach den Vorgaben des Öffentlichkeitsprinzips sowie im Rahmen der Leitlinien des Regierungsrates.

Sie informieren die Leiterin oder den Leiter der Abteilung Kommunikation rechtzeitig über eingegangene Medienanfragen oder anstehende Öffentlichkeitsarbeiten.

Für Geschäfte von besonderer Tragweite ist die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher zuständig.

Eine Absprache mit der Abteilung Kommunikation ist zwingend, wenn Auskünfte

1. a. über das eigene Fachgebiet hinausgehen oder die Direktion betreffen,

2. b. voraussichtlich politische Tragweite entfalten, politische oder fachliche Bedeutung nicht eingeschätzt c. betreffend die werden können, grössere Publikationen betreffen, d. Interviews und ionen erfolgen. e. in Krisensituat

Medienmitteilungen werden durch die Abteilung Kommunikation verfasst oder visiert. Sie werden über die Kommunikationsabteilung des Regierungsrates verbreitet.

Medienkonferenzen werden durch die Abteilung Kommunikation in Zusammenarbeit mit der zuständigen Verwaltungseinheit organisiert. Die Einladung erfolgt durch die Staatskanzlei. Anhang 1 13 Ausgabenkompetenzen (§ 19) Leitung der Direktionsvorsteherin Verwaltungseinheiten oder Direktionsvorsteher Ausgabenkompetenz bis Fr. Ausgabenkompetenz Ausgabenbereich einmalig wiederkehrend einmalig jährlich

1. Erfolgsrechnung und der rechtskräftig genehmigten Budget- und Nachtragskredite: Tätigung von Ausgaben, Übernahme von Verpflichtungen, Vergabe von Arbeiten und Lieferungen Gebundene wiederkehrende Ausgaben unbegrenzt zulasten eines der im Anhang 1 FCV¹⁰ aufgeführten Konten Gebundene einmalige und wiederkeh- unbegrenzt unbegrenzt rende Ausgaben, sofern sie aufgrund einer der im Anhang 2 FCV¹⁰ aufgeführten Bestimmungen bewilligt werden

2. Investitionsrechnung und der rechtskräftig genehmigten Budget- und Nachtragskredite: Tätigung von Ausgaben, Übernahme von Verpflichtungen, Vergabe von Arbeiten und Lieferungen, bei einer Gesamtinvestition im Einzelfall von enz der Leitung der Verwaltungseinheiten Die Ausgabenkompet h auf die zugehörigen Leistungsgruppen: erstreckt sich auc ariat mit folgenden Leistungsgruppen: 7001 Generalsekret itionen Bildungsdirektion 7050 Hochbauinvest Beiträge) 7401 Universität ( ersitäre Leistungen 7402 Sonstige univ en (Beiträge) 7406 Fachhochschul le Fachhochschulen und Höhere 7407 Ausserkantona Fachschulen mit folgender Leistungsgruppe: 7002 Volksschulamt 7200 Volksschulen und Berufsbildungsamt mit folgenden Leistungs- 7003 Mittelschulgruppen: 7301 Mittelschulen 7306 Berufsbildung 7004 Hochschulamt d und Berufsberatung mit folgenden Leistungs- 7005 Amt für Jugen gruppen: ugendhilfe 7501 Kinder- und J ien- und Laufbahnberatung 7502 Berufs-, Stud lag 7100 Lehrmittelver n Anstalten (Leistungsgruppen 9600, 9690, 9710, Die selbstständige d von dieser Regelung ausgenommen. 9720 und 9740) sin Anhang 2 12 lung (§ 22 Abs. 3) Unterschriftenrege Bauten terhalt und Einzelposten von Kleinprojekten (bis Fr. 50 000) Werterhaltung – Un dlicher Vertrag Projektleitung bis Fr. 10 000 mün riftlicher Vertrag Einzelunterschrift: Projektleitung bis Fr. 25 000 sch zweite Projektleitung einprojekte (Fr. 50 000 bis Fr. 300 000) Werterhaltung – Kl hriftlicher Vertrag Doppelunterschrift: Projektleitung und Leitung der Organisationseinheit bis Fr. 100 000 sc Bauten oder Generalsekretär