Namensänderung durch Namenserklärung

1.

Gemäss § 70 in Verbindung mit § 5 Abs. 1 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG, LS 175.2) prüft das Verwaltungsgericht seine Zuständigkeit von Amtes wegen. Für Beschwerden gegen Rechtsmittelentscheide der kantonalen Aufsichts­behörde über die Zivilstandsämter ist das Verwaltungsgericht nach §§ 41–44 in Ver­bindung mit §§ 19 Abs. 1 lit. a und Abs. 3 Satz 1, 19a sowie 19b Abs. 1 VRG, Art. 90 Abs. 1 f. der (eidgenössischen) Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 (ZStV, SR 211.112.2), § 12a Abs. 2 und § 20a der Kantonalen Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 (LS 231.1) sowie Anhang 2 lit. b der Organisationsverordnung der Direktion der Justiz und des Innern vom 16. September 2009 (LS 172.110.1) zuständig.

2.

Gegen die angefochtene Verfügung ist, insoweit damit die Rechtsvorkehr der Beschwerdeführerin als Aufsichtsbeschwerde abgewiesen wird, keine Beschwerde, sondern lediglich eine weitere Aufsichtsanzeige an die nächsthöhere Aufsichtsinstanz möglich (Martin Bertschi in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014 [Kommentar VRG], Vorbemerkungen zu §§ 19–28a N. 61, 72 ff. und 85). Das Verwaltungsgericht übt keine Oberaufsicht über den Beschwerdegegner aus.

3.

Die Vorinstanz ist im angefochtenen Entscheid auf die Beschwerde bzw. den Rekurs vom 26. September 2014 zufolge Fehlens eines Anfechtungsobjekts nicht eingetreten.

3.1

Gemäss Art. 90 Abs. 1 ZStV kann gegen Verfügungen eines Zivilstandsamts bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde geführt werden.

Nach dem bundesrechtlichen Begriff (vgl. dazu Art. 5 Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes vom 20. Dezember 1968 [VwVG, SR 172.021]) ist eine Verfügung ein individueller, an den Einzelnen gerichteter Hoheitsakt, durch den eine konkrete verwaltungsrechtliche Rechtsbeziehung rechtsgestaltend oder feststellend in verbindlicher und erzwingbarer Weise geregelt wird (vgl. Ulrich Häfelin/Georg Müller/Felix Uhlmann, Allgemeines Verwaltungsrecht, 6. A., Zürich/St. Gallen 2010, Rz. 858 ff.; vgl. zum im Wesentlichen deckungsgleichen Begriff der Anordnung Jürg Bosshart/Martin Bertschi, Kommentar VRG, § 19 N. 3).

3.2

Gemäss Art. 7 Abs. 2 ZStV werden bei der Beurkundung des Personenstands unter anderem sowohl Namenserklärungen (lit. e) wie auch Namensänderungen (lit. k) erfasst.

3.2.1

Neben der (eigentlichen) Namensänderung (vgl. Art. 30 Abs. 1 des Zivilgesetzbuchs [ZGB, SR 210]), bei der – auf entsprechendes Gesuch hin – die zuständige Behörde nach Prüfung, ob achtenswerte Gründe vorliegen, die Änderung verfügt, wird in bestimmten, gesetzlich vorgesehenen Konstellationen der Nachname durch Abgabe einer persönlichen Willenserklärung geändert.

Dies ist beispielsweise der Fall bei der (diesfalls einvernehmlichen) Abgabe einer namensbestimmenden Erklärung anlässlich einer Eheschliessung bzw. Eintragung einer Partnerschaft, die für den einen Ehegatten / die eine Ehegattin bzw. die eine Partnerin / den einen Partner eine Änderung des bisher geführten Namens bewirkt (Art. 160 Abs. 2 ZGB sowie Art. 12a Abs. 2 des Partnerschaftsgesetzes vom 18. Juni 2004 [PartG, SR 211.231]). Dasselbe gilt anlässlich der Auflösung der Ehe bzw. der eingetragenen Partnerschaft, bei der die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung erklären kann, wieder ihren Ledignamen tragen zu wollen (Art. 119 2. Halbsatz ZGB sowie Art. 30a 2. Halbsatz PartG; vgl. auch Toni Siegenthaler, Das Personenstandsregister, Bern 2013, Rz. 265 ff.).

Namensbestimmende Erklärungen mit Wirkung auf den Namen gemeinsamer Kinder sahen aArt. 270a Abs. 2 f. ZGB (in der vom 1. Januar 2013 bis zum 30. Juni 2014 geltenden Fassung [AS 2012, 2569; AS 2014, 357]) vor: Gemäss Abs. 2 konnten Eltern innerhalb eines Jahres nach der Übertragung der elterlichen Sorge an sie beide durch die Kindesschutzbehörde gegenüber der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten erklären, dass das Kind den Ledignamen des Vaters tragen solle. Gemäss dem – vorliegend interessierenden – Abs. 3 dieses Artikels konnte der Vater "die gleiche Erklärung abgeben, wenn er alleiniger Inhaber der elterlichen Sorge" wurde (vgl. diesbezüglich auch den "Fachprozess" des Eidgenössischen Amts für das Zivilstandswesen [EAZW] Nr. 34.4 vom 1. Januar 2013, "Namenserklärung", insbesondere S. 5, www.bj.admin.ch > Gesellschaft > Zivilstandswesen: Weisungen > Prozesse). Der Vollständigkeit halber ist zu erwähnen, dass nunmehr der am 1. Juli 2014 in Kraft getretene Art. 270a Abs. 4 ZGB vorsieht, dass Änderungen bei der Zuteilung der elterlichen Sorge (vgl. Abs. 1–3 des Artikels) – vorbehältlich eigentlicher Namensänderungen – ohne Auswirkungen auf den Namen bleiben.

3.2.2

Bei der Namenserklärung wird der Name durch die Abgabe der entsprechenden Erklärung, einer persönlichen Willenserklärung des Berechtigten, geändert. Die Erklärung selbst wirkt mithin namensändernd (Siegenthaler, Rz. 265 ff. und insbesondere Rz. 268 betreffend Art. 270a Abs. 2 ZGB). Entsprechend hält der erwähnte einschlägige Prozess des EAZW zur Namenserklärung mit Wirkung auf den Namen des Kindes im Abschnitt zur Beurkundung fest: "Sobald die Unterschriften der erklärenden Personen […] von der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten […] beglaubigt worden sind, ist die Namenserklärung rechtsgültig erfolgt" (Prozess Nr. 34.4 S. 8 unten).

Dass es vorliegend um eine solche Namenserklärung geht – und nicht etwa um eine Namensänderung, wie die Beschwerdeführerin fälschlicherweise annimmt –, ergibt sich zum einen aus der Konstellation – unzweifelhaft eine solche von aArt. 270a Abs. 3 ZGB –, zum anderen aus den Registerauszügen. Nach dem Gesagten ist in diesem Zusammenhang massgeblich, dass der Mitbeteiligte, wie der Beschwerdegegner selbst bestätigt, mehrfach vor dem 1. Juli 2014 persönlich bei ihm vorstellig wurde, um eine Namenserklärung abzugeben, die "Entgegennahme der Namenserklärung für die Kinder" aus Gründen, die der Mitbeteiligte offenkundig nicht zu vertreten hatte, jedoch "immer wieder verschoben" worden sei.

Der Vater der Kinder hatte somit seine Erklärung, diese sollten seinen Namen tragen, spätestens im Juni 2014 bzw. bis zum 30. Juni 2014 abgegeben und damit ein ihm nach dem damals geltenden Recht zustehendes Gestaltungsrecht ausgeübt. Im vorliegenden Zusammenhang ist daher aArt. 270a Abs. 3 ZGB anwendbar (Häfelin/Müller/Uhlmann, Rz. 322 ff.; vgl. weiter dazu unten 4).

Unter dem Titel "Abgabe von Registerauszügen" bzw. "Bestätigung einer Namenserklärung" heisst es im Prozess des EAZW weiter, auf Wunsch bzw. Bestellung könne eine "Urkunde abgegeben werden, woraus hervorgeht, dass eine Namenserklärung abgegeben" worden sei (Hervorhebung nicht im Original; Prozess Nr. 34.4 S. 9 unten). Gemäss dem damals bzw. ebenso bis zum 30. Juni 2014 geltenden aArt. 37a Abs. 3 Satz 2 ZStV war "die Mutter nach Möglichkeit über die Abgabe der Erklärung zu informieren" (AS 2012, 6463).

3.2.3

Diesen Vorgaben entsprechend hat der Beschwerdegegner am 7. Juli 2014 die Namenserklärung des Kindsvaters entgegen- und die entsprechenden Änderungen bzw. die erforderliche Nachführung im Personenstandsregister vorgenommen (vgl. insbesondere Art. 19 ZStV sowie Prozess Namenserklärung des EAZW: Prozess Nr. 34.4 S. 9 oben) sowie aktualisierte Registerauszüge abgegeben.

Ob der Beschwerdegegner mit diesen Handlungen die Regelung einer verwaltungsrechtlichen Rechtsbeziehung zur Beschwerdeführerin beabsichtigt, also eine Verfügung bzw. Anordnung erliess, ist fraglich.

3.3

Es ist somit festzuhalten, dass vorliegend allenfalls (noch) kein Anfechtungsobjekt im Hinblick auf ein Beschwerdeverfahren vorlag. Dies war im Übrigen, wie aus ihrer Beschwerde bzw. ihrem Rekurs vom 26. September 2014 hervorgeht, ursprünglich jedenfalls die Auffassung der Beschwerdeführerin.

Diese Frage kann letztlich offengelassen werden. Denn wäre auf die Beschwerde einzutreten gewesen, hätte sie jedenfalls abgewiesen werden müssen, wie nachfolgend aufzuzeigen sein wird.

4.

Wie erwähnt hatte der Vater der Kinder bis zum 30. Juni 2014 eine Erklärung im Sinn von aArt. 270a Abs. 3 ZGB abgegeben. Der Beschwerdegegner hatte die Erklärung jedoch zufolge der (noch) fehlenden Bescheinigung der Rechtskraft der Entscheide vom 16. und 17. April 2014 betreffend Übertragung der elterlichen Sorge nicht entgegengenommen. Am 1. Juli 2014 bescheinigte die zuständige Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde schliesslich, dass die Entscheide (bereits) am 23. Mai 2014 in Rechtskraft erwachsenseien, und der Mitbeteiligte legte diese Dokumente am 7. Juli 2014 dem Beschwerdegegner vor. Dieser nahm die Erklärung nun entgegen, beglaubigte die Unterschrift des Mitbeteiligten in Anwendung von aArt. 18 Abs. 1 lit. k und Art. 18a Abs. 1 in Verbindung mit aArt. 37a Abs. 5 ZStV (AS 2012, 6463 ff., 6465 und 6467) und trug die Namenserklärung ein bzw. führte die Personenstandsdaten nach.

Den nach aArt. 270a Abs. 3 ZGB ihm obliegenden "Handlungsteil" hatte der Mitbeteiligte mit seiner Vorsprache beim Beschwerdegegner bzw. der Abgabe seiner Erklärung gegenüber dem Zivilstandsbeamten bzw. der Zivilstandsbeamtin bis zum 30. Juni 2014 erledigt. Darauf, dass es für die Beglaubigung seiner Unterschrift durch den Beschwerdegegner vor diesem Zeitpunkt – aus vom Mitbeteiligten nicht zu vertretenden Gründen – nicht reichte, kann es im vorliegenden Fall nicht ankommen: Aus Art. 18a Abs. 1 Satz 2 ZStV erhellt, dass der Sinn und Zweck des Erfordernisses der Beglaubigung der Unterschrift in der Feststellung der Identität – diesfalls der erklärenden Person – liegt; diese stand im vorliegenden Fall jedoch von vornherein fest bzw. war zu keinem Zeitpunkt angezweifelt worden. Dass der Mitbeteiligte zum Zeitpunkt der Abgabe seiner Erklärung (spätestens) im Juni 2014 die vom Beschwerdegegner im Hinblick auf die Entgegennahme der Erklärung nachvollziehbarerweise geforderten Dokumente (noch) nicht beibringen konnte, ist sodann unbestritten nicht ihm zuzuschreiben. Entscheidend ist weiter, dass die Entscheide zu diesem Zeitpunkt tatsächlich bereits rechtskräftig waren, wie aus der nachmals ausgestellten Bescheinigung hervorgeht. Da dem Mitbeteiligten die "verspätete" Beibringung nicht anzulasten ist, darf ihm dies nicht zum Nachteil gereichen bzw. der Umstand, dass die Beglaubigung deshalb nicht ebenfalls bis zum 30. Juni 2014 stattfinden konnte, nicht entgegengehalten werden. Dies gilt zumal vor dem Hintergrund dessen, dass seine Identität, wie dargelegt, immer feststand.

5.

Nach dem Gesagten ist die Beschwerde abzuweisen.

6.

6.1

Ausgangsgemäss sind die Gerichtskosten der Beschwerdeführerin aufzuerlegen und steht dieser keine Parteientschädigung zu (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 1 VRG; § 17 Abs. 2 VRG).

6.2

Zu prüfen bleibt ihr Gesuch um Gewährung unentgeltlicher Rechtspflege und -verbeiständung. Gemäss § 16 VRG ist Privaten, denen die nötigen Mittel fehlen und deren Begehren nicht offensichtlich aussichtslos erscheinen, auf entsprechendes Ersuchen die Bezahlung von Verfahrenskosten zu erlassen (Abs. 1). Sie haben Anspruch auf die Bestellung eines unentgeltlichen Rechtsbeistands, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre Rechte im Verfahren selbst zu wahren (Abs. 2).

Eine Person ist mittellos, wenn sie nicht in der Lage ist, für die Prozess- bzw. Vertretungskosten aufzukommen, ohne dass sie Mittel beanspruchen müsste, die zur Deckung des Grundbedarfs für sie und ihre Familie notwendig sind. Die Bedürftigkeit beurteilt sich aufgrund der gesamten finanziellen Verhältnisse der betreffenden Person (Plüss, Kommentar VRG, § 16 N. 18 f. mit Hinweisen).

Als offensichtlich aussichtslos sind Begehren anzusehen, bei denen die Aussichten zu obsiegen wesentlich geringer erscheinen als jene zu unterliegen und die deshalb kaum als ernsthaft bezeich­net werden können. Massgebend ist, ob eine Partei, die über die nötigen Mittel verfügt, sich bei vernünftiger Überlegung und Abwägung der Aussichten zu einem Verfahren entschlösse oder davon Abstand nähme. Nicht offensichtlich aussichtslos ist ein Begehren, wenn sich die Aussichten auf Obsiegen bzw. Unterliegen ungefähr die Waage halten oder jene nur wenig geringer sind als diese (Plüss, § 16 N. 42 ff. mit Hinweisen).

6.3

[Die Beschwerdeführerin ist als bedürftig zu betrachten.]

In der vorliegenden Konstellation hätte auch eine über die notwendigen finanziellen Mittel verfügende Partei Beschwerde gegen die infrage stehende Verfügung erhoben. Damit sind die Begehren der Beschwerdeführerin nicht als von vornherein offensichtlich aussichtslos zu bezeichnen.

Infolgedessen ist das Gesuch der Beschwerdeführerin um unentgeltliche Rechtspflege gutzuheissen. Sodann ist aufgrund ihrer Situation und in Anbetracht der Komplexität des Verfahrens auch dasjenige um unentgeltliche Rechtsverbeiständung zu bewilligen und ihr in der Person ihres Rechtsvertreters ein unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.

Die Beschwerdeführerin ist auf § 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 16 Abs. 4 VRG aufmerk­sam zu machen, wonach eine Partei, der unentgeltliche Rechtspflege und -verbeiständung gewährt wurde, Nachzahlung leisten muss, sobald sie dazu in der Lage ist. Der Anspruch des Kantons verjährt zehn Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

6.4

Der Rechtsvertreter der Beschwerdeführerin hat mit Eingabe vom 22. Juli 2015 eine Kostennote eingereicht. Er macht für das verwaltungsgerichtliche Verfahren einen Aufwand von insgesamt 7,83 (richtig: 7,84) Stunden sowie Barauslagen von total Fr. 124.- geltend.

Der unentgeltliche Rechtsbeistand hat nur Anspruch auf Entschädigung jenes Aufwands, der sich aus seinem Wirken vernünftigerweise ergibt (vgl. Plüss, § 16 N. 88 und 90). Die Entschädigung umfasst die erforderlichen Vertretungskosten ab dem Moment der Gesuchseinreichung. Vor diesem Zeitpunkt getätigter Aufwand für das Verfassen von Sacheingaben, die zusammen mit dem Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege eingereicht werden, ist allerdings ebenfalls mit einzubeziehen (Plüss, § 16 N. 94 f.). Bei den Barauslagen besteht nur Anspruch auf Ersatz der tatsächlich angefallenen Auslagen.

Das Verwaltungsgericht pflegt den Empfang des vorinstanzlichen Entscheids und die Meinungsbildung über den Weiterzug als dem vorinstanzlichen Verfahren zugehörig zu betrachten, weshalb die Bemühungen des Rechtsvertreters bis und mit 17. November 2014 nicht im verwaltungsgerichtlichen Verfahren zu ersetzen sind, was zu einer Kürzung um 1,68 Stunden führt. Für die Lektüre dieses Urteils sowie für die Meinungsbildung hinsichtlich eines allfälligen Weiterzugs, die entsprechend als zur Tätigkeit des unentgeltlichen Rechtsbeistands im Beschwerdeverfahren gehörig zu betrachten sind, ist demgegenüber eine Stunde dazuzugeben (VGr, 16. November 2009, VB.2009.00610, E. 2 Abs. 3). Der übrige geltend gemachte Zeitaufwand erscheint angemessen. Die Honorarnote ist damit auf 7,16 Stunden zu kürzen, was bei einem Ansatz von Fr. 200.- pro Stunde für den Zeitaufwand im Jahr 2014 respektive von Fr. 220.- pro Stunde für denjenigen im Jahr 2015 zu einem Honorar von Fr. 1'461.80 führt (vgl. Kreisschreiben des Obergerichts vom 13. März 2002, www.gerichte-zh.ch > Kreisschreiben > 2000–2009, sowie § 3 der Verordnung über die Anwaltsgebühren vom 8. September 2010 [LS 215.3]).

Hinsichtlich der Barauslagen sind lediglich Fr. 31.- im Zusammenhang mit dem vorliegenden Verfahren angefallen.

Nach dem Gesagten ist der unentgeltliche Rechtsbeistand aus der Gerichtskasse mit Fr. 1'492.80 (zuzüglich Mehrwertsteuer) zu entschädigen.

6.5

Sodann hat auch die Vorinstanz die Zusprechung einer Parteientschädigung verlangt.

Nach § 17 Abs. 2 VRG kann die unterliegende Partei oder Amtsstelle zu einer ange­messenen Entschädigung für die Umtriebe ihres Gegners verpflichtet werden, namentlich wenn die rechtsgenügende Darlegung komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechts­fragen besonderen Aufwand erforderte oder den Beizug eines Rechtsbeistands recht­fertigte (lit. a) oder wenn ihre Rechtsbegehren oder die angefochtene Anordnung offensichtlich unbegründet waren (lit. b). Die Entschädigungsberechtigung gemäss § 17 VRG knüpft damit an die Parteistellung an (vgl. Plüss, § 17 N. 20). Eine solche Stellung kommt der Rekursinstanz im verwaltungsgerichtlichen Beschwerdeverfahren nicht zu (vgl. § 58 VRG), weshalb ihr die Zusprechung einer Parteientschädigung grundsätzlich verwehrt bleibt (VGr, 20. November 2013, VB.2013.00684, E. 6.2 Abs. 2). Im Übrigen ist nicht ersichtlich, dass die Vorinstanz vorliegend im Rahmen der von ihr eingereichten Vernehmlassung einen besonderen Aufwand gehabt hätte (Plüss, § 17 N. 51 und 54).