RU 2012 337
Ordinanza
sul sistema d’informazione EDAssist+
del 9 dicembre 2011
Il Consiglio federale Svizzero, visto l’articolo6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri (legge); visto l’articolo 57h capoverso3 della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione del sistema d’informazione EDAssist+ (EDAssist+).
Art. 2 Scopo
EDAssist+ serve al Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per:
registrare online le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero;
trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;
avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;
registrare e trattare le richieste della popolazione;
trattare casi di protezione consolare ai sensi degli articoli 16, 17 e 22 del Regolamento del 24 novembre 19673 del servizio diplomatico e consolare svizzero.
Art. 3 Gestione
EDAssist+ è gestito dalla Direzione consolare (DC) del DFAE.
RS 235.24
Art. 4 Struttura di EDAssist+
EDAssist+ è composto dai seguenti ambiti:
registrazione online;
avvisi di ricerca e riscontri;
crisi e catastrofi;
helpline;
protezione consolare.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 5 Registrazione online
Le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero possono registrare i loro dati nell’ambito «registrazione online».
L’allegato1 disciplina i dati da registrare.
La registrazione è riservata alle persone di cui all’articolo4 capoversi1 e 2 lettere a e b della legge.
Art. 6 Avvisi di ricerca e riscontri
Nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo4 capoversi1 e 2 lettere a e b della legge che risultano scomparse.
Si trattano inoltre dati di persone che hanno formulato un avviso di ricerca.
Gli allegati2 e 3 disciplinano i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero (rappresentanze). I dati di cui all’allegato2 numeri 1–10 e all’allegato3 numeri 1–6 che riguardano le persone registrate nel sistema di informazioni per la gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all’estero (VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 7 Crisi e catastrofi
Nell’ambito «crisi e catastrofi» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi1 e 2 lettere a e b della legge colpite da una crisi o una catastrofe.
L’allegato4 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 4 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 8 Helpline
Nell’ambito «helpline» si trattano dati di persone che formulano una richiesta elettronica, scritta o telefonica alla DC o alle rappresentanze.
L’allegato5 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze.
Art. 9 Protezione consolare
Nell’ambito «protezione consolare» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo4 capoversi1 e 2 lettere a e b della legge assistite nell’ambito della protezione consolare.
L’allegato6 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 6 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 10 Diritti di trattamento
La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+.
Le persone di cui all’articolo5 hanno il diritto di trattare i loro dati personali mediante procedura di richiamo.
Art. 11 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
I dati di cui all’allegato1 vengono distrutti al più tardi 30 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata. 2I dati di cui agli allegati 2–6 con l’indicazione «disattivato» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi5 anni dopo l’ultimo accesso.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Art. 12 Gestione del sistema
Gli amministratori del sistema gestiscono i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Inoltre pianificano, installano, configurano e gestiscono l’infrastruttura tecnica di EDAssist+.
Il responsabile delle applicazioni costituisce l’interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di EDAssist+. È aggregato alla DC.
Art. 13 Concessione del diritto di accesso individuale
Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori della DC e delle rappresentanze il diritto di accesso individuale.
Inoltre verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 3 Protezione dei dati e sicurezza informatica
Art. 14 Diritto d’informazione e diritto di rettifica
Ogni persona può chiedere alla DC, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e la rettifica di dati inesatti.
Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.
Ai sensi dell’articolo9 della legge federale del 19 giugno 19924 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.
Art. 15 Obblighi di diligenza
La DC provvede affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Garantisce che i dati in EDAssist+ siano esatti, completi e aggiornati; sono fatti salvi i dati dell’ambito «registrazione online».
Art. 16 Sicurezza dei dati e sicurezza informatica
La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette dall’ordinanza del 14 giugno 19935 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati e dall’articolo10 dell’ordinanza del 9 dicembre 20116 sull’informatica nell’Amministrazione federale.
La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
La DC prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati da ogni trattamento non autorizzato e dalla loro sottrazione.
Art. 17 Verbalizzazione
Gli accessi e le modifiche in EDAssist+ sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno.
Art. 18 Vigilanza
La DC esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in EDAssist+ ai sensi della presente ordinanza.
Il DFAE esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.
Sezione 4 Disposizioni finali
Art. 19 Modifica del diritto vigente
L’ordinanza VERA del7 giungo 20047 è modificata come segue:
Art. 5a Trasmissione di dati
Nell’allegato figurano i sistemi elettronici che fungono da interfaccia con VERA, le indicazioni dei dati che vengono trasferiti da VERA nell’altro sistema e la periodicità del trasferimento.
Alla presente ordinanza è aggiunto un nuovo allegato conformemente alla versione qui annessa:
Allegato
Elenco dei sistemi d’informazione con un’interfaccia con VERA Sistema I seguenti dati personali sono trasferiti da VERA Periodicità d’informazione EDAssist+ a. cognomi; In funzione
nomi; delle necessità
indirizzo e mezzi di comunicazione (dati di contatto);
data di nascita;
sesso;
lingue;
luoghi d’origine;
nazionalità;
numero d’assicurato.
Art. 20 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° febbraio 2012.
9 dicembre 2011 In nome del Consiglio federale svizzero: |
|---|
La presidente della Confederazione, Micheline Calmy-Rey |
La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova |
Allegato 1
(art.5 cpv. 2) Dati nell’ambito «registrazione online»
3. Data di nascita/età 4. Indirizzi 5. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail) 7. Luoghi d’origine 8. Nazionalità 9. Persona di contatto (nome e indirizzo) 10. Itinerario/destinazione 11. Durata del viaggio/del soggiorno
Allegato 2
(art.6 cpv. 3) Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone scomparse 4. Data di nascita/età 20 dicembre 19468 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti 12. Bisogno di aiuto 13. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso) 14. Rapporti con la persona di contatto 15. Luogo di soggiorno 16. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute) 17. Data dell’ultimo contatto 18. Numero del passaporto
Allegato 3
(art.6 cpv. 3) Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone che hanno formulato un avviso di ricerca 3. Indirizzi 4. Dati di contatto (telefono, fax, e-mail) 5. Lingue 7. Rapporto con la persona scomparsa
Allegato 4
(art.7 cpv. 2) Dati nell’ambito «crisi e catastrofi»
4. Data di nascita/età 20 dicembre 19469 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti 12. Bisogno di aiuto 13. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso) 14. Rapporti con la persona di contatto 15. Luogo di soggiorno 16. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute) 17. Data dell’ultimo contatto 18. Centro di raccolta 19. Mezzo di trasporto 20. Numero del passaporto
Allegato 5
(art.8 cpv. 2) Dati nell’ambito «Helpline»
3. Indirizzi 4. Indicazioni di contatto (telefono, fax, e-mail) 5. Lingue 7. Richieste
Allegato 6
(art.9 cpv. 2) Dati nell’ambito «protezione consolare»
4. Data di nascita 20 dicembre 194610 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti 12. Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso) 13. Rapporti con la persona di contatto 14. Assicurazioni 15. Beneficiario di una rendita AI 16. Obbligo di notificazione militare 17. Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute) 18. Dati relativi a misure di assistenza sociale e a perseguimenti e sanzioni amministrativi e penali ai sensi dell’articolo4 capoverso3 lettera b della legge. 19. Numero del passaporto