RU 2017 2809
Ordinanza
concernente il sistema d’informazione CV DFAE
(Ordinanza CV DFAE)
del 26 aprile 2017
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 27 capoverso2 lettera c della legge federale del 24 marzo 2000 2 sul personale federale,
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Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione del sistema d’informazione CV DFAE (CV DFAE) del Settore Personale del Dipartimento federale degli affari esteri (Settore Personale DFAE) nella Direzione delle risorse (DR).
Art. 2 Scopo del sistema d’informazione
Nell’ambito della pianificazione degli impieghi di collaboratori del DFAE (collaboratori), il CV DFAE serve al Settore Personale DFAE per valutare esperienze e competenze tematiche, titoli di studio e conoscenze linguistiche.
Esso serve ai collaboratori per elaborare curriculum vitae standard in previsione di impieghi futuri.
Art. 3 Responsabilità
Il Settore Personale DFAE è responsabile del CV DFAE.
RS 235.23
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 4 Dati personali registrati nel CV DFAE
Il CV DFAE contiene i dati dei collaboratori e dei loro familiari.
L’allegato contiene i dati registrati.
Art. 5 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
1I seguenti dati provengono dall’archivio centralizzato delle identità gestito dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione conformemente all’articolo 13 capoverso4 dell’ordinanza del 19 ottobre 20163 sui sistemi di gestione delle identità e sui servizi di elenchi della Confederazione: appellativo, nome, cognome, numero di telefono professionale, indirizzo e-mail professionale, numero personale. Non possono essere modificati.
I collaboratori hanno la possibilità di registrare autonomamente gli altri dati. Possono trattare i tali dati in qualsiasi momento. Possono proteggere determinati dati da ogni genere di trattamento, compresa la lettura.
I dati non protetti possono essere trattati dai collaboratori competenti del Settore Personale DFAE.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 6 Distruzione di dati
I dati registrati nel CV DFAE con lo status «archiviato» sono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’attribuzione di questo status.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.
Sezione 3 Diritti di accesso e gestione
Art. 7 Concessione del diritto di accesso
Il responsabile delle applicazioni concede i diritti di accesso individuali agli utenti del CV DFAE.
Il Settore Personale DFAE verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 8 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del CV DFAE.
L’amministratore di sistema gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte del Settore Personale DFAE.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 9 Obblighi di diligenza
Il Settore Personale DFAE provvede affinché i dati registrati nel CV DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 10 Regolamento sul trattamento dei dati
Il Settore Personale DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 11 Verbale
Gli accessi al CV DFAE e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno.
Sezione 5 Disposizioni finali
Art. 12 Abrogazione di un altro atto normativo
L’ordinanza Tangram del 30 settembre 20094 è abrogata.
Art. 13 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2017.
26 aprile 2017 In nome del Consiglio federale svizzero: |
|---|
La presidente della Confederazione, Doris Leuthard |
Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr |
Allegato
(art.4 cpv. 2) Dati personali registrati in CV DFAE
Indicazioni sui collaboratori: 1.1 Appellativo 1.2 Nome 1.3 Cognome 1.4 Numero personale 1.5 Titolo 1.6 Data di nascita 1.7 Nazionalità 1.8 Stato civile 1.9 Indirizzo 1.10 Numero di telefono professionale* 1.11 Numero di cellulare* 1.12 Numero di telefono privato* 1.13 Indirizzo e-mail professionale* 1.14 Indirizzo e-mail privato* 1.15 Altre indicazioni di contatto come Skype, telefono satellitare ecc.* 1.16 Indicazioni sulla reperibilità / sulle assenze* 1.17 Funzione attuale 1.18 Data d’inizio della funzione attuale 1.19 Luogo d’impiego 1.20 Unità organizzativa 1.21 Categoria di personale: servizi generali, servizio diplomatico, servizio consolare, personale soggetto a rotazione della DSC, servizi di segreteria / specializzati 1.22 Fascia di funzione / classe di stipendio 1.23 Foto* 1.24 Referenze: nome, funzione, indicazioni di contatto* 1.25 Indicazione dell’ordine delle referenze* 1.26 Esperienza professionale* 1.27 Formazione e perfezionamento 1.28 Competenze linguistiche 1.29 Esperienze e competenze tematiche 1.30 Posto o impiego auspicati
Indicazioni sui familiari: 2.1 Indicazioni sul coniuge, sul partner registrato, sul concubino: 2.1.1 Nome* 2.1.2 Cognome* 2.1.3 Data di nascita* 2.1.4 Nazionalità* 2.1.5 Interesse a svolgere un’attività lavorativa* 2.1.6 Formazione scolastica e professionale* 2.1.7 Competenze linguistiche* 2.1.8 Informazione sul viaggio: si trasferisce nel luogo d’impiego / non si trasferisce nel luogo d’impiego* 2.2 Indicazioni sui figli: 2.2.1 Nome* 2.2.2 Cognome* 2.2.3 Data di nascita* 2.2.4 Nazionalità* 2.2.4 Sistema scolastico* 2.2.5 Informazione sul viaggio: si trasferisce nel luogo d’impiego / non si trasferisce nel luogo d’impiego* * Le indicazioni contrassegnate con un asterisco (*) possono essere protette da una password contro l’accesso di terzi.