Linee guida AEOLa direttiva R-62-04 contiene linee guida dettagliate dell'Ufficio federale delle dogane e della sicurezza delle frontiere relative agli operatori economici autorizz

Dipartimento federale delle finanze DFF Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini UDSC Ambito direzionale Sicurezza dei confini

Disposti di natura non doganale 1° agosto 2026

Linee guida (Regolamento R-62-04)

Operatori economici autorizzati (Authorised Economic Operators AEO)

Per migliorare la leggibilità, il presente testo utilizza esclusivamente la forma maschile, che in ogni caso sottintende anche quella femminile.

1 Basi legali

• Articolo 42a della Legge del 18 marzo 2005 sulle dogane (LD; RS 631.0)

• Articolo 112a‒112s dell’Ordinanza del 1° novembre 2006 sulle dogane (OD; RS 631.01)

• Accordo del 25 giugno 2009 tra la Confederazione Svizzera e la Comunità europea riguardante l’agevolazione dei controlli e delle formalità nei trasporti di merci e le misure doganali di sicurezza (RS 0.631.242.05)

• Accordo del 16 gennaio 2017 tra il Consiglio federale svizzero e il Governo della Repubblica Popolare Cinese sul reciproco riconoscimento del programma per operatori economici autorizzati in Svizzera e del programma «Enterprise Credit Management» in Cina (RS 0.946.292.492.6)

• Accordo del 12 novembre 2015 tra la Confederazione Svizzera e il Regno di Norvegia riguardante le misure doganali di sicurezza (RS 0.632.315.982)

• Accordo del 1° giugno 2021 tra la Confederazione Svizzera e il Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord sul reciproco riconoscimento dei loro programmi per operatori economici autorizzati (RS 0.946.293.671.3)

I membri dell’Organizzazione mondiale delle dogane (OMD) si orientano inoltre al quadro di norme (SAFE Framework of Standards, disponibile in inglese).

2 Considerazioni generali

2.1 Introduzione della qualifica di AEO

La qualifica di operatore economico autorizzato («authorised economic operator», AEO) viene rilasciata alle imprese ritenute affidabili in materia di sicurezza nella catena di fornitura internazionale, con l’obiettivo di garantire l’intera catena di approvvigionamento dal fabbricante fino al consumatore. L’AEO beneficia di agevolazioni in caso di controlli doganali di sicurezza e di altre semplificazioni (vedi cfr. 2.4).

L’AEO Svizzera si basa sulle linee guida secondo il quadro SAFE Framework of Standards. Il piano AEO è stato sviluppato in risposta alla crescente globalizzazione e al cambiamento della situazione relativa alla sicurezza internazionale. L’accento è posto sull’idea di fondo del partenariato tra autorità doganali e operatori economici e sull’obiettivo comune di rafforzare e migliorare la sicurezza della catena di approvvigionamento nonché di agevolare il commercio legale.

Contrariamente a quanto avviene nell’UE, in Svizzera esiste solo un tipo di qualifica AEO.

Un operatore economico non è obbligato a ottenere la qualifica di AEO. Si tratta piuttosto di un’opportunità di cui può beneficiare grazie alla sua attività economica.

Il programma AEO è in linea di massima accessibile a tutti gli operatori economici, incluse le piccole e medie imprese (PMI) e a prescindere dal loro ruolo svolto nella catena di approvvigionamento internazionale.

2.2 Scopo delle Linee guida

Le linee guida mirano a garantire un’applicazione uniforme delle disposizioni dell’AEO da parte dell’Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC) e degli operatori economici.

Esse si basano sugli orientamenti della Commissione europea TAXUD/B2/047/2011 ‒ Rev. 6 (orientamenti CE).

2.3 Catena di approvvigionamento internazionale e attori rilevanti

La sicurezza della catena di approvvigionamento internazionale riveste grande importanza per il buon funzionamento del traffico delle merci. Tale sicurezza è pienamente garantita, in particolare se tutti gli operatori economici coinvolti nella catena di approvvigionamento hanno la qualifica di AEO e quindi soddisfano in modo comprovabile gli standard di sicurezza definiti.

Indipendentemente dal settore, le interruzioni della catena di approvvigionamento possono avere un impatto significativo sull’intera struttura aziendale e causare costi elevati nonché danni alla reputazione.

La catena di approvvigionamento internazionale end-to-end inizia con la fabbricazione delle merci destinate all’esportazione e termina con la consegna delle merci agli acquirenti al di fuori del territorio doganale. La catena di approvvigionamento internazionale non è un’unità chiaramente delimitabile. Le catene di approvvigionamento sono una serie di strutture ad hoc costituite da operatori economici che rappresentano vari segmenti del settore commerciale. In alcuni casi gli operatori economici sono conosciuti e può sussistere una relazione di lunga data, mentre in altri casi gli operatori economici possono cambiare di frequente o possono essere impegnati contrattualmente per una sola operazione / spedizione.

Nella pratica, numerose aziende possono svolgere più ruoli in una particolare catena di approvvigionamento adempiendo più di una delle responsabilità correlate a tali ruoli (p. es. uno spedizioniere può fungere anche da rappresentante doganale). I più importanti attori nella catena di approvvigionamento internazionale sono:

I ruoli e le responsabilità sono descritti in modo dettagliato nella parte 1 sezione II 1.II.4 degli orientamenti CE.

La scelta del partner commerciale è molto importante. I richiedenti della qualifica di AEO devono stabilire e applicare un processo chiaro e tracciabile per la scelta del partner commerciale.

Se vi sono partner commerciali rilevanti nella catena di approvvigionamento che non dispongono della qualifica di AEO, i richiedenti devono concludere degli accordi contrattuali in materia di sicurezza o richiedere il rilascio di una dichiarazione di sicurezza (vedi le condizioni per soddisfare gli standard di sicurezza alla cfr. 5.2.5.5).

2.4 Agevolazioni e vantaggi per gli AEO

2.4.1 Vantaggi diretti

2.4.1.1 Agevolazioni doganali

Agli AEO sono concesse le seguenti agevolazioni:

• Le loro richieste e domande sono trattate in modo prioritario.

• Essi sono esonerati dalla garanzia a copertura dei crediti secondo l’articolo 51 della Legge sui compiti d’esecuzione dell’UDSC del 20 giugno 2025 (LE-UDSC).

• Controlli e classificazione del rischio: L’AEO gode di una classificazione del rischio inferiore in Svizzera e negli Stati con cui la Svizzera ha stipulato un accordo di mutuo riconoscimento («mutual recognition agreement»). Tale classificazione viene considerata nei sistemi di gestione dei rischi e in quelli del traffico merci delle autorità doganali, affinché l’operatore economico autorizzato possa fruire di agevolazioni nella sua attività commerciale quotidiana. o Sulla base della valutazione del rischio dell’AEO, i controlli sono quindi meno frequenti rispetto a quelli previsti per le altre persone soggette all’obbligo di dichiarazione1. Ciò non vale se i controlli vanno effettuati a causa di interessi pubblici preponderanti e obblighi secondo i disposti di natura non doganale. o Dopo la decisione di controllo da parte dell’UDSC, gli AEO vengono immediatamente informati sull’esecuzione di un controllo, sempre che il controllo o il suo risultato non venga in tal modo compromesso1. o I controlli vengono effettuati in via prioritaria. Ciò significa che la spedizione in questione viene controllata prima delle spedizioni degli operatori economici senza la qualifica di AEO a cui sono già state attribuite un controllo. Il sistema di gestione del traffico merci fornisce un supporto tecnico a tale procedura1. o Su richiesta, i controlli possono essere effettuati presso la sede dell’AEO.

• In caso di perturbazione dei flussi commerciali dovuti a disagi del traffico o a causa di forza maggiore, gli invii di merci degli AEO vengono sdoganati in modo semplificato e rapido. Questo non vale qualora ciò comprometta lo sdoganamento di merci indispensabili per l’approvvigionamento economico del paese.

• Se un AEO presenta per scopi di sicurezza una dichiarazione sommaria di uscita, sotto forma di una dichiarazione delle merci, a suo nome o per un’altra persona che ha anch’essa la qualifica di AEO, non sono necessarie ulteriori indicazioni rispetto a quelle richieste per tali dichiarazioni.

I vantaggi concessi all’AEO non vanno confusi con le agevolazioni a livello procedurale secondo il diritto doganale. Chi possiede già la qualifica di AEO non beneficia automaticamente delle agevolazioni a livello procedurale, come ad esempio la procedura semplificata di spedizione e ricezione; viceversala qualifica di AEO non è una condizione per poterne beneficiare.

2.4.1.2 Reciproco riconoscimento a livello internazionale

Il quadro SAFE Framework of Standards dell’OMD incoraggia le autorità doganali a concludere accordi di riconoscimento reciproco degli AEO e delle misure di sicurezza. Il reciproco riconoscimento della qualifica di AEO rappresenta un elemento fondamentale per rafforzare e coadiuvare la sicurezza globale della catena di approvvigionamento e per moltiplicare i vantaggi per gli operatori economici. Il reciproco riconoscimento permette all’Amministrazione

L’attuazione avviene nel sistema di gestione del traffico merci Passar e nei sistemi periferici.

doganale di un paese di approvare la qualifica di AEO rilasciata nell’ambito di un altro programma e accetta di fornire vantaggi / agevolazioni sostanziali, comparabili e, ove possibile, corrisposti agli AEO reciprocamente riconosciuti. Il compendio AEO «AEO Compendium» (disponibile in inglese e francese) dell’OMD fornisce una panoramica dei programmi AEO a livello mondiale.

La Svizzera conclude accordi di mutuo riconoscimento («Mutual Recognition Agreement», MRA) sul reciproco riconoscimento della qualifica di AEO con paesi che dispongono di un programma analogo. Delle qualifiche concesse dall’UE è reciprocamente riconosciuta unicamente la qualifica AEOS («AEO Security», ossia AEO Sicurezza) e la combinazione delle qualifiche AEOC («AEO Customs», ossia AEO Semplificazioni doganali) e AEOS (in precedenza AEOF: «AEO Full», ossia l’autorizzazione combinata di entrambe le certificazioni Sicurezza e Semplificazioni doganali). La sola qualifica di AEOC non viene presa in considerazione.

Il titolare di un certificato AEO rilasciato in Svizzera gode degli stessi vantaggi di un operatore economico con sede nei paesi con i quali è stato concluso un tale accordo. Ciò accresce, a livello globale, la certezza della pianificazione negli scambi commerciali internazionali. Finora la Svizzera ha firmato un accordo2 in tal senso con l’UE, la Norvegia, la Cina, il Regno Unito di Gran Bretagna e l’Irlanda del Nord.

2.4.2 Vantaggi indiretti

2.4.2.1 Principi generali ed esempi

Ogni operatore economico che soddisfa i criteri e ottiene la qualifica di AEO può inoltre beneficiare di vantaggi non direttamente collegati alla propria attività economica.

Gli investimenti effettuati dagli operatori economici per rafforzare le norme in materia di sicurezza possono avere ripercussioni positive nei seguenti settori: visibilità e tracciabilità («tracking»), sicurezza del personale, sviluppo di standard, selezione mirata dei fornitori, sicurezza dei trasporti e dei mezzi di trasporto, sensibilizzazione e ampliamento delle competenze in materia di infrastruttura organizzativa, collaborazione tra i soggetti della catena di approvvigionamento, investimenti proattivi nella tecnologia e rispetto volontario di ulteriori norme di sicurezza.

Di seguito sono elencati alcuni esempi dei vantaggi indiretti che possono derivare da tali ripercussioni positive:

• diminuzione di furti e perdite;

• minori ritardi nelle spedizioni;

• migliore pianificazione;

• migliore servizio ai clienti;

• maggiore fedeltà dei clienti;

• maggiore efficienza nella gestione degli inventari;

• maggiore impegno dei dipendenti;

• minor numero di incidenti legati alla sicurezza;

2 RS 0.631.242.05 Accordo tra la Confederazione Svizzera e la Comunità europea riguardante l’agevolazione dei controlli e

delle formalità nei trasporti di merci e le misure doganali di sicurezza RS 0.632.315.982 Accordo tra la Confederazione Svizzera e il Regno di Norvegia riguardante le misure doganali di sicurezza RS 0.946.292.492.6 Accordo tra il Consiglio federale svizzero e il Governo della Repubblica popolare Cinese sul reciproco riconoscimento del programma per operatori economici autorizzati in Svizzera e del programma «Enterprise Credit Management» in Cina RS 0.946.293.671.3 Accordo tra la Confederazione Svizzera e il Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord sul reciproco riconoscimento dei loro programmi per operatori economici autorizzati

• riduzione dei costi per il monitoraggio dei fornitori e migliore cooperazione;

• diminuzione dei crimini e del vandalismo;

• minori problemi grazie all’individuazione da parte dei dipendenti;

• maggiore sicurezza informatica / cybersicurezza;

• maggiore sicurezza e comunicazione tra i partner della catena di approvvigionamento (grazie anche a una migliore collaborazione tra le autorità).

2.4.2.2 Marchio di qualità «partner sicuro»

Un vantaggio significativo della qualifica di AEO risiede nel riconoscimento come partner commerciale affidabile nella catena di approvvigionamento. La base è per di più costituita dall’adempimento dei rigorosi criteri compresecomprese le misure adeguate volte a minimizzare i rischi. La qualifica funge così da marchio di qualità. Inoltre, sussiste la possibilità di utilizzare il logo di AEO che rende visibile la qualifica nei rapporti con terzi (vedi cfr. 6).

Ciò può comportare un vantaggio concorrenziale, poiché gli AEO potrebbero essere privilegiati nella scelta di nuovi partner commerciali.

3 Condizioni per ottenere la qualifica

Gli operatori economici possono chiedere la qualifica di AEO se sono iscritti nel registro di commercio (Svizzera / Principato del Liechtenstein) e se esercitano attività commerciali legate alla catena di approvvigionamento internazionale.

La qualifica di AEO viene concessa se le condizioni secondo gli articoli 112d–112h OD e gli articoli 1–5 dell’allegato II dell’Accordo riguardante le agevolazioni e la sicurezza doganali3 sono adempiute:

• osservanza delle prescrizioni;

• garanzia di un alto livello di controllo delle proprie operazioni e del flusso di merci;

• garanzia della solvibilità finanziaria;

• adempimento di standard di sicurezza adeguati.

In caso di revoca della qualifica di AEO (vedi art. 112s cpv. 1 OD) da parte dell’UDSC, devono trascorrere almeno tre anni prima di poter presentare una nuova domanda.

4 Presentazione della domanda

La domanda per ottenere la qualifica di AEO deve essere presentata all’UDSC mediante modulo ufficiale. Alla domanda vanno allegati:

• il questionario per l’autovalutazione dell’UDSC debitamente compilato;

• la documentazione indicata nella Domanda per la qualifica AEO.

Prima di presentare la domanda, occorre assicurarsi che il Consiglio di Direzione sostenga la domanda per la qualifica di AEO.

Il modo di procedere per presentare la domanda è spiegato in dettaglio nelle Spiegazioni AEO relative alla domanda e al questionario di autovalutazione.

5 Esame della domanda

5.1 Introduzione

5.1.1 Procedura di verifica e termine di disbrigo

L’esame per l’ottenimento della qualifica di AEO avviene sulla base della documentazione presentata, di consultazioni interne a livello federale (nei sistemi operativi epresso i servizi specialistici) nonché a seguito di controlli effettuati presso la sede del richiedente (audit). In casi eccezionali (situazioni o strutture aziendali complesse) si concorda di comune accordo di effettuare un audit preliminare.

L’onere per un esame della domanda di qualifica di AEO può variare e dipendere, tra l’altro, dai seguenti fattori:

• il volume e la complessità dell’attività commerciale del richiedente;

• la preparazione dell’esame da parte dell’operatore economico e la documentazione inoltrata;

• le informazioni e le autorizzazioni già a disposizione dell’UDSC;

• l’eventuale necessità di consultare altre autorità.

Dal richiedente si esige un’adeguata preparazione dell’esame. L’operatore economico, in particolare l’interlocutore AEO, deve garantire una comunicazione fluida ineccepibile e

3 RS 0.631.242.05

coordinata tra i reparti interessati della propria azienda, affinché il processo d’esame si svolga in modo efficiente.

L’UDSC decide entro 210 giorni dalla ricezione della domanda sul conferimento della qualifica di AEO.

5.1.2 Fattori per l’agevolazione della procedura di autorizzazione

In vista di un trattamento possibilmente rapido delle domande, laddove possibile, l’UDSC può utilizzare informazioni già disponibili sul richiedente della qualifica di AEO, al fine di ridurre il tempo necessario per l’esame preliminare. Ad esempio:

• precedenti richieste di autorizzazioni doganali;

• procedure doganali utilizzate o dichiarazioni doganali presentate dal richiedente;

• l’autovalutazione del richiedente prima dell’inoltro della domanda;

• standard rispettati dal richiedente.

L’UDSC può inoltre tenere conto di determinati standard o norme generali riconosciuti a livello internazionale rilevanti ai fini della qualifica di AEO, che il richiedente ha rispettato e comunicato.

5.1.3 Riconoscimento di altri controlli di sicurezza

Se il richiedente soddisfa già gli standard di sicurezza, essi possono essere presi in considerazione. In tal caso non sarà necessario ripetere la valutazione di tali aspetti.

L’idoneità degli standard di sicurezza secondo l’articolo 112g OD può essere comprovata da un attestato o certificato di sicurezza riconosciuto a livello internazionale.

La prova è considerata fornita qualora il richiedente presenta uno dei seguenti documenti e se è accertato che per il rilascio del certificato in questione valgono gli stessi requisiti o requisiti equivalenti:

• un certificato di sicurezza riconosciuto a livello internazionale, rilasciato sulla base di una convenzione internazionale;

• un certificato rilasciato sulla base di una norma internazionale dell’Organizzazione internazionale di normalizzazione;

• un certificato rilasciato sulla base di una norma europea degli organismi europei di normalizzazione;

• un certificato di sicurezza rilasciato da un’autorità federale svizzera.

Finora sono state considerate particolarmente rilevanti diverse norme ISO (p. es. ISO 9001 gestione della qualità, 14000/14001 gestione ambientale, 20858 valutazione della sicurezza e lo sviluppo di piani di protezione per le strutture portuali, 27001 gestione della sicurezza delle informazioni, 28000 sistema di gestione della sicurezza lungo la catena di approvvigionamento, 28001 requisiti di sicurezza nella catena di approvvigionamento, 28004 linee guida fondamentali per l’implementazione del sistema di gestione della sicurezza nella catena di approvvigionamento e codice internazionale per la sicurezza delle navi e delle strutture portuali [codice ISPS]). Tuttavia, una certificazione ISO non implica necessariamente che il criterio specifico per il rilascio della qualifica di AEO è soddisfatto. In alcuni casi, una determinata certificazione ISO non corrisponde, o solo parzialmente, a un criterio AEO, cosicché il richiedente deve soddisfare ulteriori requisiti.

Grazie ai requisiti paragonabili a quelli per l’AEO (soprattutto la sicurezza degli edifici, adeguati controlli di accesso, la sicurezza dei carichi e la sicurezza del personale), le condizioni legate

alle certificazioni rilasciate, nel contesto della sicurezza aerea da parte dell’Ufficio federale dell’aviazione civile, all’agente regolamentato («Regulated Agent», RA) e al mittente conosciuto («Known Consignor», KC) sono di principio considerate adempiute.

Anche la comprovata conformità dei requisiti e delle norme di sicurezza stabiliti da organizzazioni intergovernative come IMO, UNECE, ICAO ecc. può rappresentare una conformità totale o parziale con i criteri di sicurezza AEO, nella misura in cui tali requisiti possano essere considerati equivalenti o comparabili.

L’UDSC può inoltre accettare le conclusioni di una perizia esterna per quanto riguarda gli standard di sicurezza.

5.1.4 Struttura e compilazione del questionario di autovalutazione

Il questionario di autovalutazione è composto da più sezioni che mettono in luce o valutano vari ambiti dell’azienda. Struttura:

• Informazioni sull’azienda (sezione 1)

• Criteri per il rilascio dell’autorizzazione: o osservanza delle prescrizioni ‒ compliance (sezione 2); o tenuta dei libri contabili e dei documenti relativi ai trasporti (sezione 3); o solvibilità finanziaria (sezione 4); o standard di sicurezza (sezione 5).

• Dati su interlocutori e persone (posizioni chiave), esaminati nei sistemi dell’UDSC (sezione 6).

Alle singole domande occorre rispondere in modo possibilmente dettagliato e allegare la relativa documentazione. Ciò vale anche in caso di riferimenti a certificati e standard di sicurezza già esistenti.

Il questionario di autovalutazione compilato e la relativa documentazione sono da inoltrare all’UDSC in forma elettronica (via e-mail). Per dati particolarmente sensibili, previo accordo con il team dei controllori aziendali competenti, può essere utilizzato il servizio sicuro di trasferimento di file della Confederazione.

È possibile che le aziende appena costituite non siano in grado di fornire tutte le informazioni che si riferiscono all’attività commerciale svolta in precedenza. Tuttavia, se la nuova società è nata dalla fusione di aziende già esistenti, le informazioni generali su di esse e sulla loro conformità delle prescrizioni risultano utili ai fini della valutazione dei rischi in relazione alle informazioni mancanti.

5.2 Criteri per l’adempimento della qualifica

5.2.1 Informazioni sull’azienda (sezione 1)

Questa sezione contiene un elenco delle informazioni di cui l’UDSC necessita per avere una rapida visione generale dell’azienda e della sua attività, segnatamente la forma giuridica, le strutture organizzative, eventuali interconnessioni dell’azienda, il numero di ubicazioni e di collaboratori, il volume d’affari e l’attività commerciale, le autorizzazioni e gli accordi con l’UDSC, le quali forniscono importanti indicazioni su come l’azienda si colloca nella catena di approvvigionamento e quale ruolo esercita.

5.2.2 Osservanza delle prescrizioni ‒ compliance (sezione 2)

5.2.2.1 Considerazioni generali

Le seguenti persone non devono aver commesso, negli ultimi tre anni precedenti la presentazione della domanda, violazioni gravi o ripetute delle normative doganali e fiscali, né reati gravi nell’ambito della loro attività economica:

• il richiedente;

• le persone responsabili dell’azienda;

• le persone che esercitano il controllo della gestione;

• se del caso il rappresentante legale del richiedente per le questioni doganali; e

• la persona responsabile delle questioni doganali nell’azienda.

Tuttavia, il rispetto delle normative doganali e fiscali può essere considerato adeguato se si ritiene che un’infrazione sia di rilievo minore rispetto al numero e alla portata delle operazioni correlate e non vi sono dubbi circa la buona fede del richiedente.

La comprovata conformità delle norme può, in determinate circostanze, essere valutata sulla base dei dati delle autorità doganali. Se le persone che esercitano il controllo sulla gestione dell’azienda richiedente sono stabilite o residenti in un paese terzo, la valutazione di tale disposizione viene effettuata sulla base delle informazioni di cui dispongono.

Se l’azienda richiedente è stata costituita da meno di tre anni, la comprovata conformità delle norme viene valutata sulla base dei documenti e delle informazioni disponibili.

5.2.2.2 Infrazioni di importanza minore

Per stabilire quali infrazioni possono essere considerate irrilevanti o di importanza minore occorre in primo luogo osservare che ogni caso è diverso e deve essere trattato separatamente sulla base del contesto e delle dimensioni dell’operatore economico interessato. Occorre definire se le infrazioni sono indice di problemi di fondo dovuti a una conoscenza insufficiente delle norme e delle procedure da parte dell’operatore economico o se invece sono una conseguenza della sua negligenza. Se l’esame di questi aspetti porta alla conclusione che l’infrazione può essere considerata di importanza minore, l’operatore economico deve fornire prove delle misure che intende adottare per ridurre il numero di infrazioni, ad esempio nell’ambito delle sue operazioni doganali.

5.2.2.3 Infrazioni ripetute

Nel caso di infrazioni che inizialmente potrebbero essere considerate irrilevanti o di importanza minore, le autorità doganali devono stabilire se infrazioni della medesima natura sono state ripetute. In questo caso le autorità doganali devono esaminare se tale attività sia imputabile a una o più persone determinate all’interno dell’azienda del richiedente oppure se sia la conseguenza di carenze nei sistemi o nei processi del richiedente. Qualora le infrazioni dovessero ripetersi in un momento successivo (anche dopo che la presunta causa è stata individuata e risolta), questo potrebbe essere attribuito a una gestione dei controlli interni dell’azienda è insufficiente.

5.2.2.4 Infrazioni gravi e reati gravi

Ai fini della valutazione e classificazione quali infrazioni gravi o reati gravi occorre tener conto dei seguenti elementi:

• comportamento doloso, ovvero le persone ai sensi dell’art. 112d OD agiscono intenzionalmente e sono pienamente consapevoli del fatto);

• l’infrazione alle prescrizioni è considerata un reato punibile per il quale è prevista una pena minima e una massima o una sanzione pecuniaria di importo elevato;

• l’infrazione o il reato comporta l’iscrizione nel casellario giudiziale:pena detentiva, pena pecuniaria o multa di importo elevato.

Possono essere considerate infrazioni gravi anche quelle che, pur in assenza di intenzione da parte del richiedente, sono così gravi da essere considerate un indicatore di rischio significativo in materia di sicurezza, di violazioni delle disposizioni doganali o fiscali e di reati relativi all’attività economica.

Esempi di infrazioni gravi o reati gravi (non esaustivi):

Normativa doganale: Reati gravi nell’ambito dell’attività economica:

• contrabbando; • bancarotta fraudolenta;

• frode (p. es. classificazione non corretta • qualsiasi infrazione delle norme sanitarie, ad effettuata deliberatamente, indicazione del esempio la commercializzazione di merci non sicure; valore o dell’origine errata); • qualsiasi infrazione delle norme ambientali, ad

• infrazioni correlate ai diritti di proprietà esempio i movimenti transfrontalieri illeciti di rifiuti intellettuale; pericolosi;

• frode concernente un regolamento • frode inerente al regolamento relativo ai beni a antidumping; duplice uso;

• infrazioni relative a divieti o restrizioni di • partecipazione a un’organizzazione criminale; disposti di natura non doganale (p. es. grave • corruzione; infrazione dei divieti);

• frode;

• contraffazioni;

• cybercriminalità;

• qualsiasi altro reato inerente agli obblighi doganali. • riciclaggio di denaro; Normativa fiscale: • partecipazione diretta o indiretta ad attività terroristiche (p. es. svolgere qualsiasi attività che

• frode fiscale; promuova o assista i gruppi terroristici riconosciuti a

• sottrazione d’imposta; livello internazionale);

• reati in materia di accise; • coinvolgimento diretto o indiretto nel promuovere o

• frode in materia di IVA. coadiuvare l’immigrazione clandestina.

5.2.3 Gestione dei libri contabili e dei documenti raltivi ai trasporti (sezione 3)

5.2.3.1 Considerazioni generali

Il richiedente deve comprovare di esercitare un livello elevato di controllo sulle proprie attività e sul flusso delle merci. Deve utilizzare un sistema contabile conforme ai principi contabili generalmente accettati e che consenta controlli doganali basati su verifiche contabili. Nel sistema, i dati vengono archiviati in modo tale da creare una tracciabilità al momento dell’inserimento dei dati.

I registri tenuti dal richiedente a fini doganali sono integrati nel suo sistema contabile oppure consentono controlli incrociati dei dati con tale sistema.

Per permettere all’UDSC di effettuare icontrolli necessari, il richiedente deve garantirgli l’accesso fisico o elettronico ai propri sistemi contabili e, se del caso, ai propri libri contabili e ai documenti di trasporto.

5.2.3.2 Accesso ai documenti dell’azienda

L’accesso ai doumenti dell’azienda è definito come la possibilità di ottenere le informazioni necessarie, indipendentemente dal luogo in cui tali dati sono fisicamente conservati. Tra le informazioni necessarie rientrano i libri contabili dell’azienda e tutti gli altri dati necessari per la verifica preliminare.

L’accesso può essere effettuato in diversi modi:

• su base cartacea: presentazione di una copia cartacea delle informazioni richieste. La versione cartacea è indicata quando la quantità di informazioni richieste è limitata, ad esempio in occasione del controllo della contabilità annuale;

• dispositivi di archiviazione dei dati portatili: una copia delle informazioni richieste viene fornita su supporti di memorizzaione o in forma analoga. Questa soluzione è indicata quando si tratta di una grande quantità di informazioni ed è necessario elaborare i dati. Ciò avviene, ad esempio, quando si verificano i dati completi o un estratto delle transazioni finanziarie relative a un determinato conto di un fornitore nell’arco di un determinato periodo di tempo;

• accesso online: tramite il sistema informatico dell’azienda in caso di visita in sede. Se necessario, è possibile utilizzare anche altri strumenti elettronici.

A prescindere dalle modalità di accesso ai dati, l’UDSC deve avere la possibilità di trattare tali dati.

5.2.3.3 Traccia di audit (pista di controllo)

Nella contabilità, con il termine traccia di audit si intende una procedura che permette di risalire alla fonte di ogni registrazione al fine di verificarne la correttezza. Una traccia di audit completa consente di seguire l’intero ciclo delle operazioni aziendali, ovvero, in questo contesto, il flusso di merci e prodotti che pervengono al richiedente, vengono lavorati e poi lasciano l’azienda. Molte aziende e organizzazioni dispongono, per motivi di sicurezza, di una traccia di audit nei propri sistemi informatici. La traccia di audit registra il flusso dei dati nel tempo; in questo modo è possibile di tracciare ogni singola registrazione dal momento della sua entrata nel sistema aziendale fino alla sua cancellazione.

Le verifiche effettuate devono essere confrontate con quelle relative alla sicurezza. Le informazioni registrate nel sistema dovrebbero, se del caso, riflettere il trasporto fisico di merci e prodotti (spedizioni), compresa la registrazione delle misure adottate in materia di sicurezza della catena di approvvigionamento internazionale.

5.2.3.4 Altri criteri

In relazione alla sezione 3, il richiedente deve inoltre:

• disporre di un’organizzazione amministrativa adeguata al tipo e alla dimensione dell’azienda, idoneaalla gestione dei flussi di merci e dotata di controlli interni che consentano di prevenire, individuare e correggere gli errori nonchédi impedire e indentificare le operazioni illegali o irregolari. A tal proposito, occorre tenere presente che non esistono «norme standard» per tale organizzazione amministrativa. Tenendo conto del proprio modello aziendale, deve essere presente, tra l’altro, un sistema di controllo interno (SCI) adeguato (vedi R-62-03 SCI AEO);

• ove applicabile, disporre di procedure adeguate che consentono di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o al commercio di prodotti agricoli;

• ove applicabile, disporre di procedure adeguate per la gestione delle autorizzazioni di importazione ed esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni, che consentatno di distinguere tali merci da quelle non soggette a regolamentazione;

• disporre di procedure adeguate di archiviazione dei dati e delle informazioni aziendali e per la protezione contro la perdita dei dati;

• assicurarsi che il proprio personale sia istruito a informare l’UDSC in merito a qualsiasi problema relativo al rispetto delle disposizioni e che siano definite le procedure per tale comunicazione (p. es. documenti di trasporto insoliti o sospetti, richieste di informazioni insolite relative alle spedizioni, carichi non comprovati, sigilli danneggiati, ecc.);

• disporre di misure di sicurezza adeguate al fine di proteggere il proprio sistema informatico da intrusioni non autorizzate e per salvaguardare i propri dati e documenti (p. es. ricorrendo a firewall e protezioni antivirus). Le minacce alla sicurezza informatica rappresentano un rischio da non sottovalutare. Effettuare regolarmente prove di intrusione (richiesti nell’ambito della certificazione o della procedura di autorizzazione) possono aiutare a individuare tempestivamente i punti deboli e i pericoli, a porvi rimedio e a ridurre al minimo i rischi corrispondenti.

5.2.4 Solvibilità finanziaria (sezione 4)

5.2.4.1 Considerazioni generali

La solvibilità finanziaria è considerata comprovata se il richiedente si trova in una situazione finanziaria sana che gli consenta di adempiere ai propri obblighi tenendo conto del tipo di attività commerciale, in particolare:

• non è oggetto di una procedura fallimentare;

• nei tre anni precedenti la presentazione della domanda ha ottemperato ai propri obblighi relativi il pagamento di dazi, imposte o altri tributi riscossi all’atto dell’importazione o l’esportazione di merci o in relazione ad esse; e

• dimostra, per i tre anni precedenti alla presentazione della domanda, che: o dispone di una capacità finanziaria sufficiente per adempiere ai propri obblighi in relazione alla natura e alla portata della propria attività commerciale, e, o che il proprio patrimonio netto non sia negativo o, qualora lo fosse, che il saldo negativo possa essere compensato.

Per quanto riguarda il criterio relativo al fatto che il richiedente non sia oggetto di una procedura di insolvenza, il termine «insolvenza» non va inteso nel senso di «fallimento», che comporta l’incapacità o la comprimissione della capacità, giuridicamente dichiarata solitamente da un tribunale, di un’impresa di adempiere ai propri obblighi nei confronti dei creditori. Ai fini del presente criterio è più rilevante il significato tecnico di insolvenza e al possibile rischio che l’operatore economico, a causa della propria situazione economica e finanziaria, non sia in grado di onorare i propri debiti. In tale contesto, è necessario considerare e valutare attentamente qualsiasi indicazione che indichi che l’operatore economico non sia in grado di adempiere ai propri obblighi finanziari o che potrebbe non esserne in grado nel prossimo futuro.

In genere, il criterio della solvibilità finanziaria si considera non soddisfatto qualora il richiedente non abbia versato gli importi legalmente dovuti. L’UDSC verificherà tuttavia se sussistano motivi comprensibili per il mancato pagamento o il ritardo nel pagamento. Potrebbero essere considerati comprensibili, ad esempio, un problema di flusso di cassa o di liquidità di breve durata o una tantum, che non mette in dubbio la situazione finanziaria e l’affidabilità complessiva del richiedente oppure il ritardo di pagamento da parte del richiedente era dovuto a un errore amministrativo e non a un problema di solvibilità.

5.2.4.2 Fonti di informazione

La portata della raccolta di informazioni dipende anche dal fatto se il richiedente sia già noto all’UDSC. Nel quadro dell’esame non viene preso in considerazione un singolo indicatore. Le decisioni si basono sulla situazione complessiva del richiedente; l’obiettivo principale è garantire che l’operatore economicosia in grado di continuare ad ottemperare ai propri obblighi. Per valutare questo criterio, l’UDSC può basarsi su varie fonti di informazione, ossia:

• esaminare i bilanci e i movimenti di capitale del richiedente, nonché i rendiconti di revisione, i conti annuali e gli indicatori finanziari, per avere un quadro della sua capacità di saldare i crediti;

• consultare le società di recupero crediti o ricorrere alle informazioni sulla solvibilità fornite dalle agenzie di informazioni commerciali;

• consultare periti esterni e tenere conto delle loro valutazioni in relazione alla gestione dei libri contabili e alla solvibilità finanziaria.

Il richiedente può rafforzare la prova della sua solvibilità finanziaria fornendo altri documenti, ad esempio può fare riferimento alla valutazione della propria affidabilità finanziaria da parte di una banca o ad altre informazioni bancarie.. Nella maggior parte dei casi, la banca del richiedente è in grado di fornire informazioni sulla sua solvibilità finanziaria.

Inoltre, esaminando quanto segue, l’UDSC può stabilire se il richiedente è in grado di adempiere ai propri obblighi finanziari:

• non figura nei registri delle imprese insolvibili o che si trovano in corso di liquidazione;

• allo stato attuale non ricorre a una dilazione di pagamento (tra un operatore economico e l’UDSC è possibile concordare che il pagamento dei debiti doganali venga dilazionato per un periodo concordato, se l’operatore economico si trova in difficoltà finanziarie o ha problemi di liquidità e non è quindi in grado di adempiere ai propri obblighi alla scadenza);

• nei tre anni precedenti alla presentazione della domanda non ha presentato alcuna richiesta di concordato e non sono state presentate domande di fallimento a suo carico;

• nel corso degli ultimi tre anni non è diventato moroso per quanto riguarda i propri debiti doganali esigibili (non si tiene conto di crediti non ancora legalmente esigibili o oggetto di ricorso).

Anche le informazioni sull’adempimento degli obblighi di pagamento del richiedente nei confronti di terzi possono essere considerate informazioni utili ai fini della decisione. L’UDSC può, ad esempio, esaminare i bilanci annuali completi degli ultimi tre anni del richiedente per verificare i seguenti aspetti:

• ove previsto dal diritto societario: se i bilanci annuali sono stati depositati entro i termini previsti dalla legge;

• osservazioni dei revisori dei conti o dagli amministratori sull’andamento dell’attività aziendale secondo il principio di continuità aziendale (principio del «going concern»);

• stato attuale degli attivi correnti netti;

• considerazione degli attivi correnti netti e dell’ammontare delle attività immateriali incluse nel calcolo.

5.2.4.3 Nota relativa alle società madri e alle società controllate

All’atto della valutazione della situazione finanziaria di una società controllata, occorre tenere conto del fatto che la sua attività potrebbe esserecoperta da una lettera di gradimento o da una garanzia della società madre o di una società del gruppo. L’UDSC può richiedere ulteriori prove relative alla societàgarante.

5.2.4.4 Nota relativa alle società di nuova costituzione

La solvibilità finanziaria di un richiedente la cui attività è in essere da meno di tre anni è giudicata sulla base dei documenti e dei dati disponibili al momento della presentazione della domanda. Tale documentazione può includere gli indicatori finanziari più recenti, i rapporti intermedi, i bilanci e i conti economici provvisori approvati dai dirigenti, dai soci o

dall’imprenditore individuale, nonché i business plan. Se l’attività commerciale del richiedente è finanziata tramite un prestito concesso da un’altra persona o da un istituto di credito, l’UDSC può inoltre richiedere una copia delle argomentazioni economiche (business case) del richiedente e ulteriori attestazioni specifiche.

5.2.4.5 Solvibilità finanziaria in caso di patrimonio netto negativo

In alcune circostanze, può capitare che il patrimonio netto di un’azienda presenta un valore negativo, ad esempio quando è stata costituita dalla propria società madre e le sue passività sono finanziate tramite un prestito concesso della società madre o di un istituto di credito. In questi casi, un patrimonio netto negativo non deve necessariamente essere interpretato come un’indicazione della incapacità dell’azienda di adempiere ai propri obblighi finanziari, purché sia possibile riequilibrare la situazione..

5.2.5 Standard di sicurezza (sezione 5)

5.2.5.1 Considerazioni generali

Nell’ambito della propria attività commerciale, l’operatore economico deve dimostrare un elevato livello di consapevolezza per quanto riguarda le misure di sicurezza, sia all’interno dell’azienda che nei rapporti commerciali con clienti, fornitori e prestatori di servizi esterni.

In vista dell’audit da parte dell’UDSC, l’operatore economico deve stabilire nell’autovalutazione se la sua azienda è in grado di adempiere i requisiti di sicurezza. L’autovalutazione è un modo per valutare i rischi e i pericoliche potrebbero presentarsi nel punto della catena di approvvigionamento in cui opera l’azienda. Inoltre, si tratta di identificare le misure che consentano ridurre al minimo tali rischi e pericoli (analogamente a quanto previsto per la norma ISO 28000 o il codice ISPS). Tra questi figurano anche l’integrità fisica (garanzia dell’integrità del carico nella catena di approvvigionamento, p. es. in relazione a edifici, locali, infrastrutture, mezzi di trasporto, imballaggi delle merci ecc.), i controlli degli accessi, i processi logistici e la gestione di tipi specifici di merci, le misure relative al personale e la verifica dei partner commerciali.

5.2.5.2 Sicurezza dell’edificio

Gli standard di sicurezza del richiedente sono considerati adeguati se gli edifici utilizzati nell’ambito delle operazioni relative all’autorizzazione AEO forniscono protezione contro le intrusioni illecite e sono costruiti con materiali che impediscono l’accesso non autorizzato. L’obiettivo di tali misure è anche quello di garantire, in caso di intrusione nell’area recintata o nell’edificio, che:

• un intruso venga fermato o scoraggiato (mediante grate, codici di accesso, messa in sicurezza di finestre interne ed esterne, cancelli e recinzioni con dispositivi di chiusura);

• l’intrusione possa essere rilevata il più presto possibile (p. es. mediante sistemi di allarme antifurto, telecamere a circuito chiuso, sensori di movimento);

• si verifichi una reazione rapida (mediante un sistema di trasmissione o attivazione dell’allarme ai collaboratori con funzioni dirigezianli e/o a un’azienda di sicurezza).

Le misure di sicurezza dovrebbero essere concepite, in linea di principio, come un quadro unitario: ciò significa che tale criterio deve essere tenuto in considerazione anche in relazione ai controlli di accesso e alla messa in sicurezza dei carichi.

Anche l’ubicazione della sede aziendale (p. es. zona circostante con un livello elevato di criminalità, zona residenziale o industriale, la vicinanza immediata a edifici, strade o linee ferroviarie) può incidere sulla scelta delle misure di sicurezza da adottare.

5.2.5.3 Adeguate misure di controllo di accesso

Il richiedente attua misure appropriate per impedire l’accesso non autorizzato a uffici, zone di spedizione, rampe di carico, aree di immagazzinamento e altri luoghi rilevanti per la catena di approvvigionamento.

Le piccole e medie imprese (PMI) devono soddisfare, in linea di principio, gli stessi requisiti delle grandi imprese per quanto riguarda le procedure di controllo di accesso. Sono tuttavia possibili soluzioni diverse per le PMI, ad esempio:

• Recinzione o area di accoglienzadotata di un sistema di interfono (controllo a distanza), se non dispongono di risorse sufficienti per impiegare personale proprio nella sorveglianza degli accessi;

• istruzioni ai collaboratori di tenere chiuse le porte delle zone di spedizione e l’obbligo per gli autisti di utilizzare il campanello prima di accedere alla zona di spedizione;

• anziché badge identificativi per collaboratori e visitatori, una soluzione più semplice per garantirne la riconoscibilità.

5.2.5.4 Sicurezza del carico

Gli standard di sicurezza del richiedente sono considerati adeguati se le misure adottate relative alla movimentazione delle merci garantiscono una protezione completa contro l’introduzione o la sostituzione non autorizzate, la movimentazione non consentita e le manomissioni delle unità di carico.

Vengono presi in considerazione, tra l’altro, i seguenti aspetti (a dipendenza del settore):

• integrità delle unità di carico (compresa la gestione di chiusure, sigilli e piombi ed eventualmente ispezione a sette punti4);

• processi logistici (compresa la scelta dello spedizioniere e del mezzo di trasporto);

• merci in entrata (compresi i controlli di qualità e delle quantità, nonché, se del caso, la verifica delle chiusure);

• stoccaggio delle merci (compresi i controlli delle scorte);

• produzione delle merci (compresi i controlli di qualità);

• imballaggio delle merci (comprese le indicazioni sull’imballaggio) e

• carico delle merci (compresi i controlli di qualità e della quantità, nonché delle chiusure e marcatura).

Ove appropriato e fattibile, le misure vanno documentate.

L’individuazione di difetti relativi all’integrità dei carichi o delle unità di carico deve avvenire il più presto possibile e deve essere segnalata al reparto di sicurezza o al responsabile della sicurezza (indagini, redazione di verbali, avvio di contromisure).

La sicurezza del carico è strettamente legata alla sicurezza degli edifici, al controllo degli accessi e anche alla sicurezza dei partner commerciali.

L’UDSC tiene conto delle caratteristiche specifiche delle PMI; ad esempio grate o porte chiuse, cartelli informativi e istruzioni adeguate possono essere sufficienti per garantire l’accesso alle aree sensibili.

Esterno, porte interne / esterne, lato destro e sinistro, parete anteriore, soffitto / tetto, pavimento / interno.

5.2.5.5 Sicurezza del partner commerciale

Il richiedente deve adottare misure che consentano di identificare i propri partner commerciali e di garantire, tramite adeguati accordi contrattuali o altre misure conformi al proprio modello di attività), che tali partner commerciali garantiscano la sicurezza della propria parte della catena di approvvigionamento internazionale.

A tal fine, nell’autovalutazione tutti i partner commerciali coinvolti devono essere assegnati a un ruolo in base alla loro attività. A seconda di tale ruolo, è quindi possibile classificare il rischio derivante da ciascun partner commerciale e stabilire quale livello di consapevolezza in materia di sicurezza sia richiesto a quest’ultimo.

Pertanto, i produttori e i gestori di magazzini devono garantire e promuovere la consapevolezza affinché le merci, in fase di produzione e/o in magazzino (compresi i punti di carico), siano protette da manomissioni e accessi non autorizzati e che l’area aziendale presenti uno standard di sicurezza accettabile.

Gli importatori, spedizionieri, esportatori e gli agenti doganali devono accertarsi che gli operatori coinvolti conoscano bene la procedura d’imposizione doganale e i sistemi per il traffico delle merci e dispongano delle conoscenze necessarie per individuare la documentazione richiesta per le merci destinate all’imposizione doganale.

I trasportatori devono garantire che le merci sotto la loro custodia rimangano integre e siano protette da accessi non autorizzati.. Le operazioni di trasporto non dovrebbero essere interrotte inutilmente (puntare, per quanto possibile, alla consegna diretta).

Gli operatori economici sono responsabili soltanto della propria parte della catena di approvvigionamento (p. es. gli impianti e gli edifici da loro gestiti) e delle merci che si trovano sotto la loro custodia. Mediante accordi contrattuali tra il richiedente e i suoi partner commerciali è possibile garantire la sicurezza degli anelli successivi della catena. Le spedizioni che non sono state sottoposte a misure di sicurezza, o solo parzialmente, non sono considerate completamente sicure e vanno tenute in debita considerazione all’atto della valutazione dei rischi.

Il richiedente ossia l’AEO può migliorare e garantire la sicurezza della propria catena di approvvigionamento, ad esempio, con le misure seguenti:

• collabora con altri operatori economici autorizzati (AEO) o partner con uno status equivalente;

• conclude accordi contrattuali in materia di sicurezza con i propri partner commerciali (se compatibile con il proprio modello aziendale);

• i subappaltatori da lui impiegati (p. es. trasportatori, spedizionieri) vengono selezionati in base al rispetto di determinate norme di sicurezza e/o requisiti internazionali obbligatori (Known Consignor, Regulated Agent ecc.);

• i contratti contengono clausole che vietano ai subappaltatori di subappaltare in generale i lavori ad altri subappaltatori o a subappaltatori che non sono in grado di dimostrare l’adozione di procedure per l’identificazione univoca e di adeguate misure di sicurezza;

• utilizza sigilli per rilevare eventuali intrusioni o manomissioni delle unità di merci o di carico;

• verifica l’integrità dei container carichi all’interno dell’area e nei posti di stazionamento;

• raccoglie informazioni e referenze sui partner commerciali e sui loro prodotti (merci a rischio o sensibili) prima di concludere accordi contrattuali;

• svolge (o lo fa effettuare da terzi) un controllo di sicurezza dei partner commerciali;

• si avvale di trasportatori, spedizionieri, società di logistica e/o strutture che dispongono di certificati di sicurezza internazionali (p. es. codice ISPS, Regulated Agent e TAPA «Transported Asset Protection Association», ossia l’Associazione per la protezione delle merci destinate al trasporto);

• adotta misure preventive in ambiti rilevanti per la sicurezza, in particolare se le valutazioni o le analisi di sicurezza individuano punti deboli in tal senso;;

• richiede, nella misura in cui ciò sia compatibile con il proprio modello aziendale, una dichiarazione di sicurezza (tenendo conto del relativo ruolo nella catena di approvvigionamento, delle responsabilità ecc. delle parti). Esempi di dichiarazioni di sicurezza sono pubblicati nella rubrica Formulari sulla pagina Internet «Operatore economico autorizzato» (v. allegato 1).

Qualora il richiedente stipuli contratti e accordi o richieda dichiarazioni di sicurezza, deve verificare che il partner commerciale o il subappaltatore rispetti gli obblighi in esse contenuti.

Le misure sopra elencate costituiscono un elenco non esaustivo di esempi. La scelta della misura da adottare dipende dalla situazione specifica, dal proprio ruolo e da quello dei partner interessati nella catena di approvvigionamento, nonché ai rischi associati e al modello aziendale.

Le misure concordate con i partner commerciali sono da monitorare mediante procedure adatte. Queste vanno regolarmente rivedute e aggiornate.

Se il richiedente ossia AEO constata che il proprio partner commerciale, che fa parte della catena di approvvigionamento internazionale, non rispetta gli standard di sicurezza adeguati, adotta immediatamente e, per quanto possibile, misure idonee per migliorare o ripristinare la sicurezza della catena di approvvigionamento.

In caso di presa in carico di spedizioni provenienti da partner commerciali sconosciuti o non chiaramente identificabili, devono essere adottate misure adeguate a ridurre il rischio per la sicurezza a un livello accettabile.

In caso di appalti a più livelli, la responsabilità per la sicurezza della catena di approvvigionamento passa dal richiedente / dall’AEO al suo partner commerciale (secondo l’impegno formalmente concordato). Se tale partner commerciale a sua volta affidi incarichi a terzi, deve verificare che i subappaltatori successivi (di secondo grado) adottino le misure di sicurezza. Spetta al richiedente / all’AEO decidere se consentire o meno al proprio subappaltatore di affidare l’incarico a terzi.

Qualora l’AEO riscontri problemi nel rispetto degli standard di sicurezza, deve informare senza indugio e in modo esaustivo l’UDSC.

5.2.5.6 Sicurezza del personale

Questi aspetti di sicurezza rientrano tra i fattori di sicurezza più importanti, ma non riguarda la sicurezza sul lavoro. Si tratta di evitare che dipendenti, che potrebbero rappresentare un rischio per la sicurezza, vengano assunti o abbiano accesso ad ambiti rilevanti per la sicurezza. Gli standard di sicurezza sono considerati adeguati se in futuro il richiedente, nei limiti consentiti dalla legislazione, effettua regolarmente controlli di sicurezza e verifiche sui precedenti personali dei collaboratori che operano in ambiti sensibili dal punto di vista della sicurezza.

Oltre ai controlli già esistenti, ci si aspetta che l’AEO, in qualità di datore di lavoro, richieda estratti ufficiali del casellario giudiziario in occasione dell’assegnazione di nuove posizioni chiave all’interno dell’azienda (p. es. membri del consiglio di direzione, responsabile delle finanze, responsabile della compliance, responsabili delle risorse umane e delle operazioni doganali). I nuovi collaboratori da assumere devono inoltre dichiarare tutti gli altri rapporti di lavoro o attività che comportano un rischio per la sicurezza.. Nel complesso, le misure non devono andare oltre quanto necessario per il raggiungimento dell’obiettivo (proporzionalità). Tutti i controlli necessari devono essere effettuati in conformità con la normativa nazionale sulla protezione dei dati personali. L’adempimento del criterio e della sua valutazione dipendono dalla portata, dalla struttura organizzativa e dal tipo di attività commerciale del richiedente. Al centro vi sono soprattutto la politica di assunzione del richiedente, la gestione in caso di dimissioni o licenziamento di collaboratori e la gestione dei collaboratori stessi che operano in settori sensibili dal punto di vista della sicurezza. In caso di licenziamento, è necessario revocare tempestivamente i diritti di accesso, nonché l’accesso ai locali aziendali e ai sistemi informatici.

5.2.5.7 Programmi di sensibilizzazione alla sicurezza

Il richiedente deve garantire che i propri dipendenti con responsabilità in materia di sicurezza (p. es. personale di sicurezza, collaboratori incaricati per le operazioni di sdoganamento delle merci e l’allestimento dei documenti di trasporto, personale addetto alle aree di spedizione e di ricezione merci ecc.) partecipino regolarmente a programmi volti ad accrescere ulteriormente la loro consapevolezza sulle rispettive questioni di sicurezza.

La sensibilizzazione (formazione) deve consentire ai collaboratori interessati di individuare eventualideviazioni dagli standard di sicurezza e di sapere come reagire in caso di lacune in materia di sicurezza. Occorre in particolare:

• istruire il personale in merito ai rischi nella catena di approvvigionamento internazionale;

• sviluppare e mettere a disposizione materiale didattico, fornire indicazioni tecniche, organizzare dei corsi di formazione con l'obiettivo di individuare dei carichi potenzialmente sospetti;

• conservare registrazioni relative ai metodi di formazione, alle istruzioni distribuite, ai corsi tenuti e alle misure di aggiornamento (documentazione);

• designare un responsabile dei corsi di formazione (servizio o persona all’interno o all’esterno dell’azienda):

• sensibilizzare i collaboratori sulle procedure vigenti nell’azienda per individuare e segnalare i casi sospetti:

• implementare una formazione specifica per i collaboratori al fine di garantire l’integrità dei carichi, riconoscere potenziali minacce interne alla sicurezza e garantire la tutela dei controlli di accesso.

La promozione della consapevolezza in materia di sicurezza dovrebbe iniziare già prima dell’ottenimento della qualifica di AEO.

Non esistono prescrizioni relative alla frequenza dei corsi di formazione. Tuttavia, in particolare in caso di cambiamenti all’interno dell’azienda (procedure, flussi di merci e materiali, edifici e ubicazioni ecc.), è necessario mantenere alta la consapevolezza in materia di sicurezza (aggiornamenti). I contenuti della formazione vanno regolarmente verificati e adeguati. A tal fine occorre considerare in particolare la propria attività commerciale (p. es. generi di traffico particolari).

Le procedure possono essere adattate alle dimensioni dell’azienda.

5.2.5.8 Fornitori di servizi esterni

Il richiedente dispone di adeguate procedure di sicurezza (disposizioni contrattuali, dichiarazioni di sicurezza specifiche ecc.) per i fornitori di servizi esterni con cui stipula contratti. Rientrano in questa categoria, ad esempio, le imprese di pulizia, i fornitori di software, le società di servizi di sicurezza, le aziende di ristorazione ecc. A differenza dei partner commerciali, questi fornitori di servizi non svolgono un ruolo diretto nella catena di approvvigionamento internazionale, ma possono avere un’importanza significativa per i sistemi di sicurezza e doganali dell’AEO.

Vedi → Formulario «Lista partner commerciali e fornitori di prestazioni AEO».

5.2.5.9 Persona di contatto

Il richiedente deve designare una persona responsabile per le questioni legate alla sicurezza e comunicarlo all’UDSC. Idealmente, occorre anche definire un sostituto per tale ambito.

La persona responsabile per le questioni di sicurezza funge da punto di contatto e di riferimento per le questioni relative alla sicurezza e dovrebbe essere pienamente istruita in materia. Il passaggio delle conoscenze e l’accesso alla relativa documentazione devono essere garantiti.

6 Concessione della qualifica (decisione, certificato e logo AEO)

Una volta superata la procedura di concessione della qualifica di AEO, l’UDSC informa il richiedente mediante la decisione “Concessione della qualifica di AEO” e invia un rapporto finale (in forma breve) contenente le conclusioni più importanti. Contemporaneamente, la qualifica di AEO (con indicazione della data di validità) viene registrato nei relativi sistemi doganali e gli Stati partner vengono informati.

L’elenco dei titolari dell’autorizzazione AEO è pubblicato sulla pagina Internet dell’UDSC (vedi Elenco delle ditte certificate).

In occasione della concessione della qualifica, l’AEO riceve un certificato (stampa originale) che può essere utilizzato anche come prova nei confronti di altri partner commerciali o autorità.

Gli operatori economici autorizzati possono usare il logo AEO (p. es. per scopi di marketing, modelli di stampa ecc.):

Il logo è protetto (Istituto federale della proprietà intellettuale) e può essere utilizzato esclusivamente dai titolari di una qualifica di AEO valida. Viene messo a disposizione dall’UDSC in diversi formati (.eps / .jpg / .png / .svg / .tif) e non può essere scaricato dalla pagina Internet. Qualsiasi uso improprio è perseguibile ai sensi della legge vigente.

7 Controllo, monitoraggio e valutazione dei rischi

L’UDSC verifica regolarmente che le condizioni e i criteri relativi alla qualifica di AEO rimangano adempiuti (art. 112q OD). Il monitoraggio periodico spetta in primo luogo all’AEO e viene effettuato, tra l’altro, mediante i sistemi di controllo interno esistenti (SCI). In caso di cambiamenti significativi (p. es. attività commerciale, procedure, rischi, sistemi), tale SCI deve essere aggiornato (vedi anche il documento R-62-03 SCI AEO).

Allo stesso tempo, l’AEO è giuridicamente tenuto a informare l’ufficio competente dell’UDSC in merito a eventi rilevanti che potrebbero influire sulla sua autorizzazione AEO o compromettere il rispetto dei requisiti e dei criteri (cfr. art. 112o OD).

L’UDSC allestice, come misura di seguito alla procedura di autorizzazione conclusa, un piano di monitoraggio per ogni AEO. Esso contiene i punti da monitorare e le pendenze, nonché le raccomandazioni emerce dalla certificazione, ossia dalla lista di controllo relativa al questionario di autovalutazione o dal rapporto finale e dal monitoraggio in corso (monitoraggio continuo). I rischi individuati vengono documentati e valutati. L’UDSC registra inoltre i risultati delle misure e delle attività di controllo (analisi della documentazione, audit in loco, valutazione dei sistemi ecc.). Occorre tenere in debita considerazione anche i primi segnali di allarme che possono comportare un adeguamento del piano di controllo.

La valutazione periodica dei criteri e dei requisiti della qualifica di AEO è di fondamentale importanza, poiché la durata di validità dell’autorizzazione AEO non è limitata. Allo stesso tempo, il monitoraggio porta anche a una migliore comprensione dell’attività commerciale dell’AEO e del suo ruolo nella catena di approvvigionamento internazionale.

Se uno degli elementi della valutazione conduce alla conclusione che l’operatore economico non ha, o non ha più, sotto controllo uno o più rischi, l’UDSC comunica tale conclusione all’AEO. Quest’ultimo deve adottare misure correttive, che a loro volta saranno sottoposte a una valutazione da parte dell’UDSC. Tali procedure possono anche comportare la sospensione o la revoca della qualifica di AEO.

8 Sospensione e revoca della qualifica di AEO

L’UDSC sospende la qualifica di AEO se constata o ha motivi sufficienti per ritenere che uno o più requisiti non siano soddisfatti o richiedano ulteriori chiarimenti(cfr. art. 112r OD). La sospensione della qualifica di AEO ha effetto immediato e comporta l’invalidità dell’autorizzazione concessa per un determinato periodo. L’UDSC stabilisce la durata della sospensione in modo adeguato.

Se durante il periodo di sospensione non vengono adottate le misure necessarie, l’UDSC revoca la qualifica di AEO. La revoca viene disposta anche qualora una persona, ai sensi dell’articolo 112d OD, abbia commesso ripetute violazioni del diritto doganale, fiscale o di altro diritto federale oppure un reato grave nell’ambito dell’attività economica e la sentenza penale sia passata in giudicato.

La sospensione o la revoca della qualifica di AEO può essere presentata all’UDSC anche dallo stesso AEO.

Allegato 1

Dichiarazione di sicurezza per operatori economici autorizzati (AEO)

Nome (impresa) Indirizzo Luogo Paese NPA Telefono E-mail

Il sottoscritto dichiara che:

• le merci prodotte, immagazzinate, spedite o trasportate per ordine degli AEO, consegnate ad AEO o prese in consegna da AEO o sono prodotte, immagazzinate, preparate e caricate in locali commerciali sicuri e in zone di carico e di spedizione sicure, o sono protette contro manomissioni non autorizzate durante la produzione, il magazzinaggio, la preparazione, il carico e il trasporto;

• per la produzione, il magazzinaggio, la preparazione, il carico, il trasporto e la presa in consegna di queste merci si utilizza personale di fiducia;

• i partner commerciali che agiscono in nome del sottoscritto sono a conoscenza del fatto che devono anch’essi garantire la sicurezza della catena di approvvigionamento di cui sopra.

Nome del firmatario autorizzato5 Timbro dell’impresa Qualifica Firma Data

La presente dichiarazione è stata rilasciata a:

Nome (impresa) Indirizzo Luogo Paese NPA

Firmatario autorizzato iscritto nel registro di commercio