Controllo successivo: Attività di pubbliche relazioni della Confederazione. Rapporto della Commissione della gestione del Consiglio nazionale

1.1 Precedenti attività della CdG-N

Nell’ottobre 2019, basandosi sui risultati della valutazione condotta dal Controllo parlamentare dell’amministrazione (CPA)¹, la CdG‑N ha pubblicato un primo rapporto di ispezione sul tema in esame². Pur tracciando un bilancio complessivamente positivo delle attività dell’Amministrazione federale in materia di pubbliche relazioni, la Commissione riteneva che per alcuni punti – segnatamente l’utilizzo interdipartimentale delle competenze esistenti, l’uso dei media sociali e la trasparenza dei costi – vi fosse ancora un potenziale di miglioramento. La CdG‑N trasmetteva quindi sette raccomandazioni al Consiglio federale.

Dopo aver preso atto del parere del Consiglio federale³ e proceduto a diversi accertamenti complementari, la CdG‑N ha terminato la sua ispezione nell’ottobre 2020⁴. La Commissione constatava con soddisfazione la disponibilità del Consiglio federale a mettere in atto le raccomandazioni da essa formulate, ponendo tuttavia l’accento su alcuni punti che, a suo avviso, rimanevano in sospeso e che riguardavano in modo particolare le strutture di comunicazione in materia di relazioni pubbliche dell’Amministrazione federale (raccomandazione 1), le pubblicazioni periodiche dell’Amministrazione (raccomandazione 4) e il controllo dell’evoluzione dei costi delle attività di relazioni pubbliche (raccomandazione 6).

1.2 Controllo successivo

Nel giugno 2022, al fine di valutare il grado di attuazione da parte del Consiglio federale delle raccomandazioni da essa formulate nel 2019, la CdG‑N ha avviato il controllo successivo della sua ispezione, incaricando la sua Sottocommissione Dipartimento federale dell’interno (DFI) / Dipartimento federale dell’ambiente, dei trasporti, dell’energia e delle comunicazioni (DATEC)⁵ di condurre accertamenti dettagliati al riguardo. La Sottocommissione ha così incontrato rappresentanti della Cancelleria federale (CaF), dell’Amministrazione federale delle finanze (AFF)⁶ e della Base logistica dell’esercito (BLEs)⁷. Ha preso atto, inoltre, delle diverse comunicazioni scritte indirizzatele dal Consiglio federale⁸, nonché delle strategie di comunicazione aggiornate di diversi dipartimenti federali⁹.

Nel gennaio 2022, parallelamente al presente controllo successivo, le CdG hanno incaricato il CPA di procedere a una valutazione sul tema connesso della comunicazione delle autorità prima delle votazioni¹⁰. Alla luce di alcuni punti di convergenza riscontrati tra tale valutazione e l’attuazione delle raccomandazioni da essa formulate nel 2019, la CdG‑N ha incaricato il CPA di portare alla sua attenzione le informazioni emerse dalla valutazione che avrebbero potuto essere pertinenti ai fini del controllo successivo¹¹. Tali informazioni sono riprese nella valutazione presentata qui di seguito. In generale, il CPA ha assistito la CdG‑N nella realizzazione del controllo successivo, segnatamente attraverso l’esame di informazioni e documenti forniti dall’Amministrazione federale.

Le diverse crisi cui la Confederazione ha dovuto far fronte nel corso degli ultimi anni (pandemia di COVID‑19, guerra in Ucraina, crisi energetica) hanno messo a dura prova l’attività di pubbliche relazioni dell’Amministrazione federale, tanto che taluni dipartimenti hanno dovuto intensificare significativamente la propria azione in tale ambito. Nel suo controllo successivo, la CdG‑N si è interessata in modo particolare alle ripercussioni che tali eventi hanno avuto e agli insegnamenti che ne sono derivati dal punto di vista della comunicazione. Questo aspetto è trattato più ampiamente al n. 2.5.

Sulla base delle informazioni ottenute, la CdG-N ha deciso di esporre nel presente rapporto la sua valutazione finale dal punto di vista dell’alta vigilanza parlamentare. L’analisi condotta dalla Commissione tiene conto degli sviluppi intervenuti fino alla fine di maggio 2026. Il progetto di rapporto è stato sottoposto per consultazione a tutti i dipartimenti federali e alla CaF nel maggio 2026. Successivamente, è stato adottato dalla CdG‑N e trasmesso al Consiglio federale il 26 giugno 2026.

Conformemente al loro mandato legale¹², le CdG, nell’esercizio della loro alta vigilanza, si concentrano sulla gestione degli affari delle autorità federali attenendosi ai criteri di legalità, adeguatezza ed efficacia. Di contro, l’alta vigilanza finanziaria compete alle Commissioni e alla Delegazione delle finanze delle Camere federali (CdF e DelFin). Nell’ambito del presente rapporto, la CdG‑N non si esprime pertanto sull’adeguatezza dei mezzi finanziari messi a disposizione dei dipartimenti per le attività di pubbliche relazioni (si veda quanto riportato qui sotto nell’excursus), limitandosi a trattare i due aspetti relativi ai costi delle attività di pubbliche relazioni, in merito ai quali aveva formulato le sue raccomandazioni nel 2019: in primo luogo, il controllo dell’evoluzione dei costi da parte del Consiglio federale; in secondo luogo, la registrazione e la categorizzazione dei costi (v. n. 2.5).

2.1 Scambio di esperienze e utilizzo delle competenze esistenti tra dipartimenti

Nel 2023, il Consiglio federale ha ritenuto attuata la raccomandazione 1¹⁶. A suo avviso, le strutture di scambio dell’Amministrazione federale in materia di pubbliche relazioni sono consolidate e strategicamente orientate verso il futuro. Durante il controllo successivo, la CdG‑N ha verificato se tali strutture fossero effettivamente utilizzate, nella pratica, per condurre riflessioni strategiche nell’ambito delle pubbliche relazioni.

Ruolo della Conferenza dei servizi d’informazione della Confederazione (CSI)

La CSI, che si riunisce in forma giornaliera e mensile¹⁷, svolge un ruolo fondamentale nel coordinamento delle attività di comunicazione dell’Amministrazione. L’organo tratta i temi di natura strategica in occasione delle sue riunioni mensili.

La CaF traccia un bilancio complessivamente positivo delle attività condotte dalla Conferenza. A suo parere, la CSI opera in maniera collegiale e affronta tutti i temi di rilievo, svolgendo un’azione fondamentale ai fini di un’informazione coerente¹⁸. Secondo le informazioni raccolte dal CPA, la CSI mensile ha acquisito, nel corso degli ultimi anni, un’importanza crescente, imponendosi sempre più come piattaforma di scambio e coordinamento, in particolare per le questioni strategiche e lo scambio di buone pratiche. In tale consesso, sono stati, ad esempio, trattati temi quali le linee direttrici in materia di media sociali, la creazione di un centro audiovisivo, la comunicazione in situazione di crisi, i costi legati alle attività di pubbliche relazioni o la comunicazione delle decisioni del Consiglio federale¹⁹.

Gli accertamenti condotti dalla CdG-N mostrano tuttavia che esiste ancora potenziale di miglioramento per quanto riguarda alcuni aspetti. In primo luogo, l’esame di questioni strategiche in seno alla CSI dipende in larga misura dalle proposte formulate dalla CaF; secondo quest’ultima, i dipartimenti dovrebbero invece partecipare in maniera più attiva. La CaF ritiene inoltre che all’interno dei dipartimenti il trasferimento delle conoscenze inerenti agli aspetti strategici sia insufficiente. A suo parere, ciò è dovuto al fatto che i servizi di comunicazione sono eccessivamente presi dallo svolgimento delle attività di ordinaria amministrazione e non hanno tempo da dedicare ai compiti strategici con orizzonte temporale più ampio²⁰.

Ruolo del Webforum della Confederazione

Il Webforum della Confederazione, gruppo di lavoro che opera sotto la direzione della CaF, è subordinato alla CSI. Il gruppo di lavoro offre consulenza alla CSI nelle questioni relative alla comunicazione online, realizza progetti su mandato di quest’ultima e cura lo scambio di esperienze tra gli specialisti Web della Confederazione. Alla luce delle evoluzioni tecnologiche degli ultimi anni, tale organo ha acquisito un’importanza crescente. La CaF intende in futuro attribuire al Webforum un nuovo ruolo, ampliando il numero di mandati di attuazione che gli saranno affidati²¹.

Valutazione della CdG-N

La CdG-N giunge alla conclusione che la sua raccomandazione è stata, nel complesso, attuata. Constata con soddisfazione il sensibile potenziamento del ruolo di coordinamento strategico della CSI nel corso degli ultimi anni e la sua capacità di affrontare importanti tematiche trasversali in materia di pubbliche relazioni. Giudica con favore gli sforzi intrapresi dalla CaF per promuovere tali scambi, invitando quest’ultima a proseguire il suo impegno in tal senso.

La Commissione ritiene tuttavia che ulteriori misure potrebbero essere adottate per rafforzare il ruolo della CSI come piattaforma di scambio e l’impatto della sua azione. In primo luogo, invita il Consiglio federale a fare in modo che in futuro i dipartimenti partecipino in maniera ancora più attiva agli scambi della CSI, in particolare proponendo direttamente dei temi da trattare. In secondo luogo, chiede al Consiglio federale di verificare che le informazioni strategiche pertinenti emanate dalla CSI siano fatte circolare correttamente a livello dipartimentale.

La Commissione giudica inoltre con favore la volontà espressa dalla CaF di rivedere le attribuzioni del Webforum della Confederazione. Ritenendo che tale organo sia destinato ad acquisire in futuro sempre maggiore importanza, essa invita il Consiglio federale a indicarne il mandato e le relative linee direttrici in un documento formale.

A parere del Consiglio federale, l’attuazione di questa raccomandazione è stata realizzata con la creazione, nel 2022, del centro audiovisivo della Confederazione²². Durante il controllo successivo, la CdG‑N ha ottenuto maggiori dettagli circa i compiti e le prestazioni offerte dal centro. La Commissione si è inoltre soffermata sulle attività svolte dal Centro dei media digitali dell’esercito (MDE) (ex Centro dei media elettronici [CME]).

Centro audiovisivo della Confederazione

Nell’ambito dell’attuazione della strategia concernente i media sociali (cfr. n. 2.4)²³, il Consiglio federale ha creato nel 2022 un centro audiovisivo, integrato dal punto di vista organizzativo alla CaF. L’unità, dotata di sette posti a tempo pieno (equivalenti a tempo pieno, ETP), è incaricata di fornire prestazioni audiovisive al Consiglio federale (presidenza compresa), ai capidipartimento e alle segreterie generali dei dipartimenti, al fine di raggiungere un pubblico più vasto e dare maggiore visibilità a temi e decisioni importanti²⁴. A tale scopo, si è proceduto a trasferire alla CaF²⁵ alcune risorse finanziarie del Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS): una misura che concretizza la volontà della CaF di offrire un più ampio ventaglio di prestazioni centralizzate e favorire le sinergie²⁶.

La CaF ha illustrato alla CdG-N le prestazioni offerte dal centro audiovisivo²⁷ nei settori della fotografia, della grafica e della produzione video. I contenuti possono essere diffusi in Internet e sui media sociali²⁸ o pubblicati negli opuscoli delle spiegazioni di voto. Il centro provvede inoltre alla realizzazione di contenuti specifici per la comunicazione internazionale del Consiglio federale²⁹.

Durante l’audizione, la CaF ha tracciato un primo bilancio positivo dell’attività del centro³⁰, ritenendo che il coordinamento con i dipartimenti sia ormai operativo, i prodotti utilizzati e le sinergie valorizzate. La creazione del centro ha consentito l’internalizzazione di compiti che in precedenza erano affidati a soggetti esterni (ad es. fotografia). La CaF ha riferito inoltre che i prodotti del centro audiovisivo sarebbero stati regolarmente sottoposti a valutazione. Stando alle informazioni raccolte dal CPA, la centralizzazione delle attività in capo alla CaF³¹ è valutata positivamente dai responsabili dell’informazione dei dipartimenti, in quanto essa si traduce in un risparmio di risorse e in un incremento dell’efficienza.

Centro dei media digitali dell’esercito

Nel suo rapporto del 2019, la CdG-N invitava il Consiglio federale a verificare se le competenze del CME, integrato nell’Aggruppamento Difesa del DDPS, avrebbero potuto essere utilizzate trasversalmente per altri dipartimenti. Nel 2024, la CdG‑N ha incontrato una delegazione della BLEs per raccogliere informazioni sulle attività del centro, ribattezzato nel frattempo «Centro dei media digitali dell’esercito» (MDE) e sulle sue collaborazioni con altre unità dell’Amministrazione.

L’MDE dispone di 37,1 ETP e opera essenzialmente come centro di produzione audiovisiva per l’esercito³². Le sue attività si concentrano nei settori della formazione interna dell’esercito e della comunicazione (interna ed esterna) dell’esercito e del DDPS³³. L’MDE realizza un’ampia gamma di prodotti, che spazia dai film ai programmi di formazione interattivi, passando per le applicazioni mobili e l’impaginazione di opuscoli e regolamenti.

I mandati dell’MDE provengono per la quasi totalità dal DDPS; le richieste originate da altri dipartimenti sono rare³⁴. L’MDE non ha contatti sistematici con tutti gli uffici federali, ma collabora regolarmente con talune unità nell’ambito di scambi di esperienze e prestazioni di consulenza tecnica³⁵. Alcuni suoi prodotti rientrano tra quelli che a livello dell’Amministrazione sono designati come «servizi standard»³⁶. L’MDE mette anche a disposizione degli altri dipartimenti la propria mediateca³⁷, secondo un approccio collaborativo che la BLEs giudica complessivamente positivo, ma con ulteriori margini di miglioramento³⁸.

Le collaborazioni tra l’MDE e il nuovo centro audiovisivo della CaF sono finalizzate soprattutto allo sviluppo e all’utilizzo dei sistemi e dell’infrastruttura (ad es. archivio fotografico, acquisto centralizzato di materiale)³⁹. A parere dell’MDE, i contatti con la CaF hanno carattere occasionale, in funzione delle risorse disponibili. Può accadere che l’MDE assista la CaF mettendo a disposizione personale o sistemi tecnici (ad es. per la copertura audiovisiva di visite di Stato)⁴⁰. Come indicato in precedenza, per la creazione del centro audiovisivo il DDPS ha anche trasferito alla CaF i fondi per la costituzione di 4 ETP⁴¹.

A parere della CaF, le risorse dell’MDE sono giustificate in ragione dei bisogni specifici dell’esercito in materia di comunicazione⁴². Di contro, è opinione condivisa della BLEs e della CaF⁴³ che tali risorse non le consentano di assumere i compiti trasversali aggiuntivi in materia di pubbliche relazioni a livello della Confederazione cui fa riferimento la raccomandazione formulata dalla CdG‑N. L’MDE si è tuttavia mostrato disponibile a offrire la propria consulenza, entro i limiti dei mezzi disponibili, alle unità federali che ne facciano richiesta.

Altre possibilità di centralizzazione dei compiti

In riferimento al primo punto della raccomandazione 2, la CaF ha verificato se altre unità amministrative dipartimentali sarebbero state in grado di svolgere a livello centralizzato compiti trasversali per conto dell’Amministrazione federale nell’ambito delle attività di pubbliche relazioni, giungendo alla conclusione che non ve ne sono⁴⁴.

Valutazione della CdG-N

La CdG-N accoglie con favore la creazione del centro audiovisivo della CaF, ritenendola una tappa importante per la centralizzazione di taluni compiti nell’ambito delle pubbliche relazioni dell’Amministrazione federale. La Commissione esprime inoltre un giudizio positivo sulle sue attività. Il centro, infatti, non solo contribuisce a rafforzare e diversificare la comunicazione della Confederazione, ma, adattandola alle nuove tecnologie, consente anche di rivolgersi a un pubblico più vasto. La Commissione invita il Consiglio federale a valutare periodicamente la pertinenza dei prodotti offerti dal centro, adeguandone, se occorre, la missione e le prestazioni.

Pur ritenendo che l’MDE costituisca per la Confederazione un’unità di pubbliche relazioni dotata di considerevoli risorse e competenze specialistiche avanzate, la Commissione deve prendere atto del fatto che i suoi prodotti e le sue prestazioni sono essenzialmente destinati all’esercito e che la possibilità per il centro di assumere mandati provenienti da altre unità pare essere limitata. La Commissione apprezza il fatto che, malgrado tutto, l’MDE intrattenga scambi con varie unità della Confederazione, oltre che con il centro audiovisivo della CaF, e che si mostri propenso, entro i limiti delle sue capacità, a mettere a disposizione di altri le proprie competenze.

Al di fuori di questi due centri, la CdG-N rileva che in seno all’Amministrazione federale non esistono altre unità in grado di svolgere compiti trasversali in materia di pubbliche relazioni.

Più in generale, la CdG-N constata che le unità federali incaricate di svolgere attività di pubbliche relazioni intrattengono contatti regolari, ma che tali interazioni sono essenzialmente legate allo scambio di esperienze e al coordinamento, in particolare nell’ambito della CSI. Più rare paiono invece le collaborazioni riguardanti prestazioni concrete.

La CdG-N invita il Consiglio federale a continuare a promuovere il più possibile lo scambio di esperienze e consulenze in materia di pubbliche relazioni in seno all’Amministrazione, in particolare incrementando le collaborazioni tra l’MDE e le altre unità amministrative. La Commissione ritiene inoltre che la condivisione di alcune strutture tecniche esistenti (segnatamente, la mediateca dell’MDE) potrebbe essere sviluppata e incentivata. In generale, la Commissione giudica estremamente importante che le sinergie siano sfruttate il più possibile e che si eviti l’offerta di prestazioni duplicate in seno all’Amministrazione federale.

La CdG-N non si pronuncia sull’adeguatezza dei mezzi stanziati a favore dell’MDE e del centro audiovisivo della CaF, essendo tale valutazione di competenza delle Commissioni delle finanze. Osserva che, secondo la CaF, le risorse a disposizione dell’MDE sono commisurate ai bisogni specifici dell’esercito. Non è comunque ancora noto l’impatto che avranno su queste due unità i tagli al bilancio decisi alla fine del 2025 (v. n. 1.2). La Commissione invita il Consiglio federale a preservare per quanto possibile, al momento dell’attuazione del mandato del Parlamento, i progetti e le strutture volte a promuovere la condivisione dei compiti in materia di pubbliche relazioni.

Alla luce delle informazioni raccolte, la CdG-N conclude che, nel complesso, la sua raccomandazione è stata attuata.

2.2 Direttive in materia di pubbliche relazioni

Nel 2023, il Consiglio federale reputava che alla raccomandazione fosse stata data attuazione, ponendo in evidenza il fatto che cinque dei sette dipartimenti federali si erano dotati di strategie di comunicazione conformi alle prescrizioni minime formulate dalla CdG‑N e dichiarando che i due dipartimenti restanti (Dipartimento federale degli affari esteri [DFAE] e Dipartimento federale di giustizia e polizia [DFGP]) avrebbero ulteriormente adeguato le rispettive linee direttrici in materia⁴⁵. Nel quadro del controllo successivo, la CdG‑N ha raccolto informazioni sull’evoluzione delle strategie di comunicazione dei dipartimenti e approfondito il tema dell’esigenza di maggiore armonizzazione in tale ambito.

Strategie di comunicazione dipartimentali

Tra il 2019 e il 2022, il DATEC e il DFI hanno adottato nuove strategie di comunicazione a livello dipartimentale, mentre il Dipartimento federale dell’economia, della formazione e della ricerca (DEFR) e il DDPS hanno apportato modifiche alle rispettive strategie⁴⁶. Nel dicembre 2023, il DFF ha adottato una versione aggiornata della propria strategia di comunicazione. A inizio 2025, infine, il DFAE e il DFGP hanno trasmesso alla CdG‑N le loro nuove linee direttrici in materia.

Le strategie di comunicazione si articolano in voci, forme e livelli di dettaglio variabili che riflettono la grande autonomia di cui godono i dipartimenti in questo ambito⁴⁷. Nella sua raccomandazione del 2019, la CdG‑N individuava cinque aspetti che, a suo parere, avrebbero dovuto essere precisati da ciascun dipartimento all’interno delle proprie strategie di comunicazione (ripartizione dei ruoli, competenze, processi, prodotti e obiettivi). Il CPA ha esaminato le versioni più recenti di tali documenti, giungendo alla conclusione che tutte le strategie dipartimentali presentavano ormai delle prescrizioni minime inerenti a tali aspetti e contemplavano le più recenti evoluzioni in materia di pubbliche relazioni (ad es. media sociali).

Secondo l’analisi condotta dal CPA, in tali documenti tutti i dipartimenti fanno implicitamente o esplicitamente riferimento alle linee guida emanate dalla CSI⁴⁸ con cui è definito il quadro generale delle attività in materia di pubbliche relazioni della Confederazione. Il fatto che le strategie dipartimentali siano discusse all’interno della CSI conferisce loro una relativa omogeneità di fondo, lasciando comunque margine sufficiente per l’inserimento di regole più specifiche⁴⁹.

A parere della CaF, i dipartimenti sono consapevoli delle prescrizioni minime richieste a una strategia di comunicazione. Nel 2023, dinanzi alla CdG‑N, il vicecancelliere di allora aveva tuttavia fornito un’interpretazione più sfumata di tale apprezzamento, ravvisando una conoscenza lacunosa dei documenti di riferimento federali da parte dei responsabili della comunicazione dei dipartimenti, nonostante gli sforzi di sensibilizzazione condotti dalla CaF⁵⁰.

Armonizzazione delle direttive

La grande autonomia di cui godono i dipartimenti nell’elaborazione e nell’attuazione delle strategie di comunicazione è giustificata dall’esistenza di bisogni e prassi variabili in materia di pubbliche relazioni⁵¹. La CdG‑N si è tuttavia chiesta se una maggiore armonizzazione a livello dipartimentale fosse necessaria o realistica.

La CaF mostra al riguardo grande ritegno, sottolineando che la sua responsabilità si limita al coordinamento della comunicazione e alla definizione dei pertinenti criteri e principi generali, senza compiti di direzione o di vigilanza, rispetto ai quali invece a essere competenti sono i dipartimenti⁵². La CaF ritiene che essere incaricata della valutazione dell’intera attività comunicativa dei dipartimenti sia inopportuno, non giudicando necessario un simile potenziamento delle sue prerogative, alla luce dell’ottimo modo in cui si concretizzano la collegialità e la cooperazione interdipartimentale nell’ambito dei servizi di comunicazione⁵³.

Valutazione della CdG-N

La CdG-N conclude che la sua raccomandazione è stata attuata, accogliendo con favore il fatto che tutti i dipartimenti si siano ormai dotati di una strategia di comunicazione volta a disciplinare gli aspetti più importanti delle attività di pubbliche relazioni. La Commissione chiede al Consiglio federale di vigilare affinché tali strategie siano regolarmente aggiornate, in modo da stare al passo con gli ultimi progressi in tema di comunicazione.

L’esempio delle strategie di comunicazione, secondo la Commissione, illustra chiaramente i termini della sfida cui è confrontata la Confederazione, chiamata, da un canto, a garantire la coerenza comunicativa delle autorità federali, dall’altro a rispettare l’autonomia dei diversi dipartimenti nell’esercizio delle rispettive attività di comunicazione. A parere della CdG‑N, le attuali direttive tengono adeguatamente in considerazione tale problematica⁵⁴. La Commissione non rileva la necessità di procedere a un’ulteriore armonizzazione delle direttive, né di modificare il ruolo svolto dalla CaF in tale ambito.

Nondimeno, considerate le indicazioni fornite dalla CaF, la CdG-N ravvisa un potenziale di miglioramento per quanto riguarda la conoscenza delle direttive sovraordinate in materia di comunicazione all’interno dei dipartimenti. La Commissione chiede al Consiglio federale di accertarsi che tutto il personale dell’Amministrazione federale incaricato delle attività di pubbliche relazioni sia sensibilizzato alla conoscenza dei documenti di riferimento elaborati dalla CSI e dalla CaF e riceva informazioni aggiornate sul tema.

2.3 Prodotti di comunicazione

Nel 2017, il Consiglio federale ha definito quattro misure intese a ridurre le spese per gli stampati e le pubblicazioni dell’Amministrazione federale: rinuncia a talune pubblicazioni, raggruppamento e standardizzazione degli stampati, centralizzazione delle prestazioni d’agenzia e digitalizzazione delle pubblicazioni. L’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL) è stato incaricato della loro attuazione. Nell’ambito del controllo successivo, la CdG‑N ha richiesto informazioni sull’impatto di tali misure e sull’evoluzione delle pubblicazioni periodiche dell’Amministrazione federale.

Valutazione dell’ulteriore potenziale di digitalizzazione delle pubblicazioni

Dalle informazioni raccolte dalla CdG-N si evince che nel corso degli ultimi anni si è assistito a una crescita della digitalizzazione delle pubblicazioni federali. Nel 2023, il 94 per cento (il 95 % nel 2025) delle pubblicazioni era disponibile in formato digitale. Delle 55 000 pubblicazioni civili, militari e giuridiche della Confederazione disponibili online⁵⁵, solo le pubblicazioni molto richieste (circa 2500) sono stampate e conservate⁵⁶. Diverse pubblicazioni in formato cartaceo sono state sostituite dalle corrispondenti versioni digitali⁵⁷. Il numero delle pubblicazioni periodiche in abbonamento è sceso da 34 nel 2019 a 22 nel 2023 (idem nel 2025)⁵⁸.

In generale, l’UFCL promuove la digitalizzazione delle pubblicazioni dei diversi uffici con l’intento di ridurre ulteriormente il ricorso al formato cartaceo. Il Consiglio federale ritiene tuttavia che, per alcune tipologie di pubblicazioni (è il caso, ad esempio, delle spiegazioni di voto o dell’opuscolo «La Confederazione in breve»), il mantenimento del formato a stampa sia giustificato⁵⁹.

La digitalizzazione ha consentito inoltre il contenimento dei costi; l’obiettivo di ridurre di 6 milioni di franchi all’anno le spese ricorrenti a partire dal 2021 è stato raggiunto. È stato inoltre ridotto il consumo di carta.

Indagine sull’utilizzo delle pubblicazioni e meccanismo di verifica periodica

Dal 2021, l’UFCL conduce ogni anno un’indagine statistica avente a oggetto il comportamento mediatico dei gruppi target, sulla base di informazioni fornite dagli uffici. Procede, inoltre, periodicamente a incontri con questi uffici per valutare la pertinenza delle pubblicazioni e l’utilità del formato cartaceo. In tale ambito, vigila affinché il comportamento mediatico e le preferenze di lettura dei gruppi target siano presi in considerazione. L’UFCL ha adottato a tale scopo tre orientamenti strategici⁶⁰.

Il Consiglio federale ritiene che tale processo abbia reso gli uffici più sensibili e responsabili per quanto riguarda l’esame dei canali di diffusione delle pubblicazioni e il comportamento mediatico dei rispettivi gruppi target. In base ai dati relativi al 2023, il 69 per cento (il 77 % nel 2025) degli uffici conduce sondaggi tesi a valutare il comportamento mediatico dei destinatari e il 95 per cento (idem nel 2025) propone tutte le proprie pubblicazioni periodiche con abbonamento digitale. Inoltre, l’89 per cento (idem nel 2025) degli uffici dichiara di adeguare le proprie pubblicazioni alle attese del pubblico target⁶¹.

Valutazione della CdG-N

La Commissione giunge alla conclusione che la sua raccomandazione è stata attuata, tracciando un bilancio globalmente positivo delle azioni intraprese dall’UFCL e dalle altre unità federali per incrementare la digitalizzazione delle pubblicazioni federali. La Commissione apprezza il fatto che si sia incoraggiata l’adozione di abbonamenti elettronici e che buona parte delle pubblicazioni federali sia disponibile in formato digitale. La CdG‑N ritiene che l’approccio scelto sia pragmatico e in sintonia con l’evoluzione delle pratiche informative.

Pur non avendo condotto un’analisi approfondita dei contenuti delle pubblicazioni federali, esulando una simile valutazione dall’ambito del controllo successivo, la Commissione è giunta alla conclusione che, nel complesso, l’impatto dei nuovi formati digitali sul contenuto dei prodotti di comunicazione non sembra esser stato negativo. Constata inoltre con soddisfazione che la digitalizzazione consente di ridurre i costi di stampa e il consumo di carta.

La CdG-N giudica altresì positivamente il fatto che l’UFCL conduce con regolarità e sistematicità indagini presso altri uffici, aventi a oggetto le abitudini dei destinatari e il formato delle pubblicazioni. La Commissione apprezza il fatto che l’Ufficio intrattiene scambi regolari con le unità interessate riguardo a questi temi e lo invita a perseverare con i propri sforzi di sensibilizzazione.

2.4 Uso dei media sociali da parte della Confederazione

Nel 2023, il Consiglio federale riteneva che la sua raccomandazione 5 fosse stata adempiuta per effetto dell’adozione, nel 2021, della Strategia concernente i media sociali della Confederazione. Nell’ambito del controllo successivo, la CdG‑N ha raccolto ulteriori informazioni sullo stato di attuazione di tale strategia e sulle misure successivamente adottate dalle autorità federali in relazione all’utilizzo dei media sociali.

Strategia concernente i media sociali e linee direttrici

In risposta alla raccomandazione della CdG-N, il Consiglio federale ha adottato nel maggio 2021 la strategia concernente i media sociali e le relative linee guida⁶². Oltre a porsi l’obiettivo di valorizzare il potenziale insito nei nuovi media, l’iniziativa intende professionalizzarne e standardizzarne l’utilizzo all’interno dell’Amministrazione federale. La strategia presentata alla CdG‑N dal Consiglio federale si articola in tre obiettivi e otto misure⁶³.

Secondo il Consiglio federale, la strategia deve consentire di sfruttare i punti di forza offerti dai media sociali, in particolare la condivisione di contenuti audiovisivi e la possibilità di interagire con la popolazione. Deve inoltre favorire il raggiungimento di nuovi destinatari, segnatamente le giovani generazioni e gli attori internazionali, senza richiedere sforzi sproporzionati⁶⁴.

La CSI, che ha contribuito all’elaborazione della strategia e ne ha sostenuto l’orientamento, ritiene che i suoi obiettivi siano adeguati e che le misure in essa previste consentano, entro certi limiti, un utilizzo uniforme dei media sociali all’interno dell’Amministrazione, pur lasciando ai dipartimenti e agli uffici un sufficiente margine di manovra per impiegare tali media secondo le loro specifiche esigenze⁶⁵.

Per l’attuazione della strategia il Consiglio federale ha messo a disposizione dei dipartimenti e della CaF 10 ETP aggiuntivi⁶⁶. Il DDPS ha invece contribuito alla creazione del centro media audiovisivi mediante il trasferimento di risorse alla CaF (v. n. 2.1). Il Consiglio federale ha richiamato l’attenzione della CdG‑N sul fatto che l’attuazione della strategia non avrebbe comportato la scomparsa del lavoro dei media tradizionali e delle attività di pubbliche relazioni tipicamente condotte sui siti Internet, ma che le attività connesse ai media sociali avrebbero dovuto quindi essere considerate come un compito aggiuntivo. Secondo il Consiglio federale, la strategia non modificava in alcun modo la suddivisione delle competenze esistenti in materia di pubbliche relazioni⁶⁷.

Durante l’audizione della Commissione, la CaF ha tracciato un primo positivo bilancio dell’attuazione della strategia, ritenendo che questa abbia consentito in particolare di migliorare la comunicazione sulle decisioni del Consiglio federale e di raggiungere un pubblico di nuovi e più giovani destinatari. La CaF ha altresì posto in evidenza i progressi realizzati nel campo della comunicazione internazionale del Consiglio federale. Ha tuttavia anche sottolineato i costi che la produzione di contenuti audiovisivi plurilingue comporta⁶⁸.

Ulteriori misure adottate o in corso di adozione nell’ambito dei media sociali

Nel 2024, il Consiglio federale ha adottato una modifica dell’ordinanza sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA)⁶⁹ intesa a disciplinare il modo in cui l’Amministrazione federale può moderare i commenti sui propri profili nei media sociali. I nuovi articoli 23a–23c stabiliscono a quali condizioni le unità amministrative possono sopprimere contributi e bloccare utenti, nel rispetto dei diritti fondamentali⁷⁰. A parere della CaF, lo scopo di tale revisione era in particolare quello di garantire una prassi omogenea e fondata su una base legale esplicita applicabile a tutta l’Amministrazione⁷¹. L’ordinanza precisa, inoltre, che le informazioni diffuse nei media sociali devono essere disponibili anche attraverso canali controllati dalle unità amministrative liberamente accessibili a chiunque.

La CaF ha informato la CdG-N di diversi altri lavori e accertamenti in corso connessi alle attività della Confederazione nell’ambito dei media sociali⁷². Tali attività riguardano in particolare le possibili deroghe al divieto che impedisce alla Confederazione di trasmettere pubblicità sui media sociali⁷³, lo sviluppo di un’applicazione del Consiglio federale⁷⁴, nonché il ricorso alle nuove tecnologie per rispondere alle domande della cittadinanza⁷⁵.

Valutazione dei dipartimenti riguardo alla propria attività sui media sociali

Nell’ambito del controllo successivo, la CdG-N si è poi interessata al modo in cui i dipartimenti e la CaF procedono al monitoraggio e alla valutazione delle attività condotte sui media sociali.

Si evince dalle informazioni ricevute dai dipartimenti e dalla CaF⁷⁶ che la responsabilità del monitoraggio dell’attività condotta sui media sociali pare essere definita in maniera complessivamente chiara: nella maggior parte dei casi, tale compito compete agli amministratori delle reti sociali o ai servizi di comunicazione delle unità amministrative e delle segreterie generali.

La quasi totalità dei dipartimenti procede al monitoraggio quotidiano delle proprie attività sui media sociali (impatto delle pubblicazioni, commenti ecc.), servendosi a tal fine dei dati forniti dalle diverse piattaforme o, in alcuni casi, di appositi software di analisi⁷⁷. Tale valutazione ha luogo generalmente in maniera decentralizzata, all’interno delle unità amministrative e a livello delle segreterie generali.

La maggior parte dei dipartimenti conduce inoltre valutazioni di carattere più generale riguardo a tali attività⁷⁸. La frequenza, il tipo e il contenuto delle analisi sono diversi da un dipartimento all’altro⁷⁹. A variare sono anche le pratiche relative alla trasmissione dei risultati delle analisi e al loro monitoraggio: in alcuni dipartimenti, tali aspetti sono trattati esclusivamente al livello dei servizi di comunicazione o degli uffici, mentre in altri è prevista l’informazione dei livelli gerarchici superiori, talvolta fino al capodipartimento.

Il Consiglio federale è giunto alla conclusione che tutti i dipartimenti valutavano regolarmente le attività condotte sui media sociali, al fine di identificare le tendenze in atto e individuare le migliori pratiche⁸⁰. Ha tuttavia precisato che sarebbe spettato alla CSI verificare l’applicazione della linea guida del 2021 relativa alla valutazione delle attività sui media sociali⁸¹ e, se del caso, procedere al suo adeguamento.

Valutazione della CdG-N

La CdG-N giunge alla conclusione che la sua raccomandazione è stata ampiamente attuata, ritenendo tuttavia che per alcuni punti siano ancora possibili dei miglioramenti e che l’utilizzo dei media sociali esiga una vigilanza particolare.

La Commissione giudica con favore gli sforzi intrapresi dal Consiglio federale, dalla CaF e dalla CSI per dare un quadro chiaro e uniforme all’utilizzo dei media sociali da parte dell’Amministrazione federale. A favorire l’attuazione della raccomandazione della CdG‑N sono in particolare due misure: in primo luogo, nel 2021, l’adozione da parte del Consiglio federale della strategia concernente i media sociali, accompagnata dalla previsione di risorse supplementari, e, in secondo luogo, la creazione di un centro audiovisivo presso la CaF (cfr. n. 2.1). La Commissione giudica opportune tali misure. A suo modo di vedere, dopo l’adozione della strategia, il Consiglio federale ha agito in modo coerente, procedendo alle necessarie modifiche del quadro normativo, valutando gli strumenti e le pratiche in uso e conducendo degli studi sullo sviluppo di strumenti futuri.

La CdG-N valuta positivamente il bilancio intermedio di attuazione della strategia, ritenendo che, oltre a contribuire a migliorare e completare l’attività comunicativa delle autorità federali, essa consenta di raggiungere nuove categorie della popolazione. La Commissione è, tuttavia, dell’avviso che sussistano ancora margini di miglioramento, in particolare per quanto riguarda la produzione di contenuti audiovisivi specifici per i media sociali e il migliore utilizzo del potenziale d’interazione con la popolazione offerto da tali canali. Invita quindi il Consiglio federale, i dipartimenti e la CaF, nel rispetto del quadro legale ed entro i limiti delle risorse disponibili, a perseverare nell’attività di ricerca anche alla luce di possibili futuri sviluppi. A tale proposito, ha preso atto della decisione del Consiglio federale del 27 maggio 2026 riguardante l’attuazione della riduzione dei mezzi destinati alla comunicazione⁸².

La Commissione apprezza inoltre il fatto che sia i dipartimenti, sia la CaF procedano periodicamente al monitoraggio e alla valutazione della loro attività sui media sociali e ritiene opportuno che tale monitoraggio abbia luogo secondo un approccio decentralizzato, sotto la responsabilità di ciascun dipartimento. Osserva tuttavia che le pratiche continuano a essere relativamente eterogenee e che risulta difficile comprendere se tutti i dipartimenti dispongano al riguardo di processi chiari. La Commissione ritiene possibili miglioramenti, in particolare per quanto riguarda le valutazioni periodiche, che variano sensibilmente da un dipartimento all’altro, e invita il Consiglio federale e la CaF a promuovere lo scambio di buone pratiche tra le unità, ad esempio tramite la CSI. La Commissione giudica particolarmente importante che i dipartimenti stabiliscano di comune accordo la frequenza con cui le valutazioni periodiche debbano essere condotte. Sarebbe inoltre necessario chiarire in quali casi i livelli gerarchici superiori debbano essere informati dei risultati delle valutazioni e coinvolti nelle decisioni strategiche circa l’uso dei media sociali. Sarebbero, infine, possibili sinergie nell’ambito degli strumenti di analisi scelti dai dipartimenti.

Secondo una prospettiva più ampia, la CdG-N rileva che i media sociali, nel corso degli ultimi anni, hanno acquisito sempre maggiore rilevanza nell’informazione della popolazione. Nell’attuale contesto internazionale, il loro utilizzo fa sorgere numerosi interrogativi di ordine etico e di sicurezza, in particolar modo in relazione alla trasparenza degli algoritmi e alla gestione delle fake news. La Commissione giudica particolarmente importante il fatto che il Consiglio federale e la CaF, con la collaborazione delle altre unità federali interessate (segnatamente l’Ufficio federale della comunicazione), seguano da vicino gli sviluppi in corso in questo ambito e adeguino, se del caso, la legislazione in materia, la strategia concernente i media sociali o le prassi comunicative delle unità federali. Ad avviso della CdG‑N, è fondamentale che l’Amministrazione federale si doti di processi chiari per far fronte alle attività di disinformazione che la riguardano sui media sociali. A tal proposito, rimanda alle misure evocate dal Consiglio federale nel proprio rapporto del giugno 2024 sulle attività di influenza e la disinformazione⁸³, nonché al progetto della nuova legge sulle piattaforme di comunicazione (LPCom), elaborato dal Consiglio federale e posto in consultazione tra ottobre 2025 e febbraio 2026⁸⁴.

2.5 Monitoraggio dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni

Nell’ambito del controllo successivo, la CdG-N ha raccolto informazioni sull’evoluzione, nel corso degli ultimi anni, dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni della Confederazione, sui fattori che l’hanno influenzata e sull’attività di monitoraggio svolta dal Consiglio federale e dai dipartimenti. La Commissione si è inoltre soffermata sull’impatto che le crisi recenti hanno avuto sulle attività di pubbliche relazioni della Confederazione.

Evoluzione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni tra il 2019 e il 2024

Le unità amministrative procedono ogni anno alla rilevazione degli oneri connessi alle attività di pubbliche relazioni, in conformità alle indicazioni dell’AFF (v. al riguardo la raccomandazione 7)⁸⁵. I relativi importi sono esposti in dettaglio nel consuntivo⁸⁶, unitamente a un commento esplicativo. Durante l’audizione, il Consiglio federale ha tenuto a precisare che in nessun altro ambito di attività della Confederazione i costi erano presentati con tale dovizia di particolari⁸⁷.

L’evoluzione del costo delle attività di pubbliche relazioni della Confederazione per gli anni dal 2019 al 2024 è riportata all’allegato 1, da cui si evince che dopo aver registrato un sensibile aumento tra il 2019 e il 2021 (da 91,2 a 118,8 mio. fr.), le spese si sono stabilizzate nel 2022 e nel 2023 (108,0 e 110,5 mio.), per poi diminuire nel 2024 (105,5 mio.). Le attività di pubbliche relazioni rappresentano una quota compresa tra lo 0,7 e lo 0,9 per cento delle spese per il personale, per beni e servizi e d’esercizio della Confederazione e ammontano a circa lo 0,1 per cento delle uscite complessive della Confederazione. I due terzi circa delle spese per le attività di pubbliche relazioni sono relativi a spese per il personale (69,5 % nel 2024).

Le spese per le attività di pubbliche relazioni variano da un dipartimento all’altro. Nel periodo compreso tra il 2019 e il 2024, il DDPS ha totalizzato per tale voce l’importo più elevato (tra 20,3 e 26,4 mio. fr. all’anno, con spese per il personale pari a circa un quarto del totale)⁸⁸. Il DFI ha registrato, invece, un considerevole aumento delle proprie spese tra il 2019 e il 2021 (da 16,5 a 36,7 mio.) a causa della pandemia di COVID‑19; successivamente, si è prima assistito a una diminuzione delle uscite, seguita, nel 2024, dal ritorno al livello iniziale (15,6 mio.). In terza posizione, il DEFR ha assistito a un aumento delle spese da 9,9 milioni nel 2019 a 13,5 milioni nel 2024. Le spese degli altri dipartimenti e della CaF sono comprese tra i 5 e gli 11 milioni annui.

Secondo le spiegazioni fornite dal Consiglio federale⁸⁹, l’evoluzione dei costi nel corso degli ultimi anni è dovuta a diversi fattori: in primo luogo, le situazioni di crisi cui la Confederazione ha dovuto far fronte (v. sotto); in secondo luogo, gli sviluppi tecnologici connessi alla digitalizzazione della comunicazione, con le attività legate ai media sociali che sono andate ad aggiungersi agli usuali compiti d’informazione⁹⁰; in terzo luogo, la contabilizzazione di nuove spese⁹¹ e, in quarto luogo, gli sviluppi o progetti specifici dei dipartimenti, occasionali o più a lungo termine⁹².

Il Consiglio federale ha sottolineato che le spese sostenute per le attività di pubbliche relazioni dovrebbero essere mantenute entro limiti ragionevoli. «Tenuto conto del suo mandato e cosciente dell’importanza dell’informazione per il pubblico e per i media», ha ritenuto giustificate le spese sostenute dall’Amministrazione federale⁹³.

Impatto delle recenti crisi sulle attività di pubbliche relazioni

Il Consiglio federale ha messo in evidenza l’impatto considerevole che le crisi succedutesi a partire dal 2019 (pandemia di COVID‑19, guerra in Ucraina, crisi energetica, crisi di Credit Suisse e conflitto in Medio Oriente) hanno avuto sulla comunicazione delle autorità federali. A suo parere, queste crisi, come pure le loro diverse implicazioni in materia di politica sanitaria, energetica, economica, finanziaria, di sicurezza e di asilo hanno comportato un ampliamento del dovere di informazione del Consiglio federale, dei dipartimenti e degli uffici⁹⁴. L’ulteriore sforzo comunicativo è sostenuto dal personale delle divisioni specializzate, con l’ausilio di esperti esterni; i relativi costi sono imputati alle spese per attività di pubbliche relazioni⁹⁵.

La pandemia di COVID-19, in modo particolare, ha avuto un impatto estremamente significativo sulle spese per le attività di pubbliche relazioni della Confederazione. Secondo il Consiglio federale, è a tale evento che deve imputarsi in larga misura l’incremento delle spese per la comunicazione che tra il 2019 e il 2022 ha interessato in modo particolare il DFI (Ufficio federale della sanità pubblica [UFSP]), il DEFR (Segreteria di Stato dell’economia [SECO]) e il DFAE⁹⁶. Il Consiglio federale ha trattato oltre 900 dossier connessi alla pandemia e ha organizzato 190 conferenze stampa sul tema tra il 2020 e il 2022. Anche le campagne informative condotte dall’UFSP hanno comportato costi considerevoli⁹⁷. L’ufficio è stato inoltre particolarmente sollecitato dai media e ha dovuto in alcuni casi tradurre delle comunicazioni in una ventina di lingue.

Secondo quanto riferito dal Consiglio federale⁹⁸, il carico di lavoro supplementare indotto dalla pandemia è stato in gran parte sostenuto dal personale effettivo di dipartimenti e uffici, grazie all’orario di lavoro basato sulla fiducia, la sospensione di compiti e progetti o la ridefinizione delle priorità. L’UFSP si è avvalso altresì delle misure di sostegno previste dalla convenzione sulle prestazioni per l’informazione del pubblico in caso di crisi che consente ai servizi responsabili dell’informazione di fare appello, in situazioni straordinarie, al personale dei servizi di informazione di altri dipartimenti e uffici⁹⁹. Nonostante il ricorso a tali misure, è stato comunque necessario l’impiego di risorse aggiuntive per far fronte ai compiti di comunicazione legati alla pandemia. Il Consiglio federale ha quindi concesso al DFI 25 posti a titolo temporaneo. Dopo la pandemia, le spese per l’attività di pubbliche relazioni dell’UFSP sono sensibilmente diminuite¹⁰⁰. L’ufficio deve tuttavia far fronte a un generale incremento delle richieste di informazione a tema sanitario¹⁰¹.

A partire dal febbraio 2022, con l’inizio della guerra in Ucraina, l’attività di pubbliche relazioni ha dovuto affrontare un’ulteriore sfida. In due anni, il Consiglio federale ha trattato oltre 400 dossier legati a tale crisi, con uno sforzo che ha interessato tutti i dipartimenti. Il conflitto ha avuto ripercussioni sull’approvvigionamento del Paese, in particolare per il settore energetico, facendo emergere numerose domande attorno ai temi della sicurezza, delle sanzioni, della neutralità e dell’esportazione di materiale bellico. I dipartimenti e gli uffici interessati sono stati chiamati a sostenere sforzi considerevoli in termini di comunicazione e coordinamento¹⁰².

Al di fuori di quanto esposto nel paragrafo precedente, la CdG-N non ha inteso approfondire in questa sede il tema specifico della comunicazione di crisi della Confederazione, prevedendo di trattare tale aspetto insieme alla CaF nell’ambito di un dossier ad hoc nel corso del 2026.

Monitoraggio e gestione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni

A parere del Consiglio federale, i dipartimenti e gli uffici mostrano una costante attenzione al tema dell’evoluzione e della gestione dei costi e attribuiscono grande importanza all’impiego efficace dei mezzi a disposizione¹⁰³. Le spese per il personale connesse alle attività di pubbliche relazioni sono rilevate in conformità alle indicazioni dell’AFF. Le unità amministrative elaborano, con frequenza almeno annuale, le percentuali dei posti assegnati allo svolgimento di attività di pubbliche relazioni da esporre nel consuntivo¹⁰⁴.

La CdG-N ha raccolto informazioni dettagliate sulla modalità con cui i diversi dipartimenti e la CaF controllano e gestiscono i costi relativi alle attività di pubbliche relazioni di loro pertinenza nell’ambito dei rispettivi processi di gestione (v. allegato 2)¹⁰⁵. In linea generale, tale compito compete a livello centralizzato alle segreterie generali, che fissano gli obiettivi e stabiliscono i preventivi globali a disposizione delle unità amministrative, mentre la responsabilità sul piano organizzativo e attuativo è generalmente delle unità interessate. La creazione di nuovi posti richiede in linea di massima l’approvazione della segreteria generale, nell’ambito del processo di definizione del preventivo. Diversi dipartimenti pongono l’accento su quanto siano importanti la trasparenza dei costi e la definizione delle priorità rispetto ai compiti. Le informazioni trasmesse alla CdG‑N mostrano tuttavia che il margine di manovra di cui godono le unità amministrative nella gestione dei costi varia da un dipartimento all’altro¹⁰⁶.

Sensibilizzazione dei responsabili della comunicazione rispetto al tema dei costi

Conformemente alla raccomandazione dalla stessa formulata, la CdG-N ha anche richiesto informazioni al Consiglio federale circa le misure adottate per sensibilizzare i responsabili della comunicazione rispetto al tema dei costi.

Il Consiglio federale ritiene che la procedura di rilevamento annuale dei costi inerenti alle attività di pubbliche relazioni per ciascuna unità amministrativa, accompagnata nel consuntivo da un commento esplicativo (v. sopra) sia più che sufficiente alla sensibilizzazione delle persone interessate. Inoltre, il tema dei costi delle attività di pubbliche relazioni è inserito con frequenza annuale tra i punti all’ordine del giorno della CSI (scambio relativo all’attuazione delle indicazioni dell’AFF in materia di spese per la comunicazione). Nel corso degli ultimi anni, la CSI ha trattato regolarmente il tema dei costi anche in relazione a diversi interventi parlamentari e ai lavori della CdG‑N¹⁰⁷.

Il Consiglio federale tiene a precisare che quello delle pubbliche relazioni è l’ambito che l’Amministrazione federale segue più da vicino, giungendo alla conclusione che tanto i processi e gli strumenti previsti dal Nuovo modello di gestione dell’Amministrazione federale (NMG), quanto i controlli effettuati con cadenza regolare dai dipartimenti e dagli uffici sono sufficienti¹⁰⁸.

Prospettive e costi delle attività di pubbliche relazioni

La CdG-N ha invitato il Consiglio federale a prendere posizione sull’evoluzione futura dei costi delle attività di pubbliche relazioni della Confederazione. Secondo l’Esecutivo, tre saranno i fattori di maggiore rilievo¹⁰⁹:

• – Digitalizzazione crescente e relative sfide: a parere del Consiglio federale, se da un canto la digitalizzazione crea nuovi canali, possibilità e prestazioni (service bot, traduzione automatica, intelligenza artificiale generativa ecc.) il cui potenziale deve essere valutato caso per caso, essa pone, dall’altro, diverse sfide, segnatamente quelle connesse alle campagne di influenza e di disinformazione condotte da Stati esteri, ai deep fake o al dilagare dell’intelligenza artificiale. Il Consiglio federale ritiene che i canali ufficiali, noti e apprezzati dalla popolazione, godranno di un’importanza crescente grazie alla loro capacità di fornire informazioni fondate sui fatti.

• – Contesto geopolitico e situazioni di crisi: a parere del Consiglio federale, la probabilità che il numero di crisi su cui le autorità dovranno comunicare è destinata a crescere. Il Consiglio federale ritiene che una comunicazione costante e qualitativamente adeguata contribuisca in maniera decisiva alla credibilità delle attività informative dello Stato, a scongiurare errori e malintesi e a ridurre il più possibile eventuali effetti negativi. A suo parere, dopo la pandemia di COVID‑19, la responsabilità e il coordinamento della Confederazione in contesti di crisi e nei dossier importanti hanno assunto un ruolo ancora più centrale.

• – Nuovi compiti statali o nuove esigenze rispetto alla comunicazione dello Stato: l’attribuzione di nuovi compiti statali o l’emergere di nuove esigenze rispetto alla comunicazione dello Stato fa crescere anche le esigenze informative del Consiglio e dell’Amministrazione federale. Il Consiglio federale ha citato come esempio i dibattiti politici sull’offerta informativa destinata alle persone con disabilità (traduzioni in lingua dei segni, in lingua facile e in lingua parlata).

A fine 2025, l’Assemblea federale ha deciso di ridurre di 6,25 milioni di franchi all’anno le uscite per le attività di pubbliche relazioni della Confederazione a partire dal 2026 (v. n. 1.2). Il Consiglio federale ha incaricato la CaF e i dipartimenti di elaborare, entro fine maggio 2026, un piano di attuazione per il periodo 2027–2029. L’impatto che una simile riduzione avrà in futuro sulle attività di pubbliche relazioni della Confederazione rimane un’incognita.

Valutazione della CdG-N

In linea generale, la CdG-N ritiene che la propria raccomandazione sia stata attuata, avendo avuto modo di constatare che il Consiglio federale continua a seguire da vicino l’evoluzione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni e a vigilare sulla sensibilizzazione dei responsabili della comunicazione rispetto a tale tematica. La procedura standardizzata intesa a rilevare con frequenza annuale i costi relativi alle attività di pubbliche relazioni di tutte le unità amministrative, oltre a consentire una grande trasparenza nei confronti del pubblico, garantisce la regolare trattazione del tema a livello dell’Amministrazione e in seno alla CSI, cosa per cui la CdG‑N esprime soddisfazione.

La Commissione constata che il Consiglio federale ha fornito informazioni dettagliate sulle modalità con cui i diversi dipartimenti e la CaF controllano e gestiscono i costi relativi alle attività di pubbliche relazioni nell’ambito dei propri processi gestionali. Per quanto rilevi l’esistenza a livello dipartimentale di differenze nella gestione delle attività di pubbliche relazioni, giustificate dall’utilizzo di un approccio decentralizzato (v. n. 2.2), la Commissione non può fare a meno di constatare che il tema dei costi è regolarmente trattato e che, tanto i dipartimenti, quanto la CaF mostrano consapevolezza circa le problematiche a esso connesse.

La Commissione prende atto delle spiegazioni fornite dal Consiglio federale riguardo all’evoluzione dei costi cui si è assistito nel corso degli ultimi anni nell’ambito in esame. Per quanto non spetti alla CdG‑N emettere un giudizio sull’evoluzione dei costi o sull’economicità delle attività dell’Amministrazione, essendo tale valutazione di competenza della CdF, la Commissione ritiene esaustive e coerenti le indicazioni fornite dal Consiglio federale.

Per la CdG-N, è innegabile che le recenti crisi cui il Paese ha dovuto far fronte, in particolare quella legata alla pandemia di COVID‑19, hanno avuto un impatto considerevole sulle attività di pubbliche relazioni della Confederazione. La Commissione ritiene che le spiegazioni fornite al riguardo dal Consiglio federale siano plausibili. Apprezza il fatto che i dipartimenti abbiano assunto, al meglio delle loro possibilità, gli ulteriori compiti emersi in materia di comunicazione, mediante il ricorso a trasferimenti interni di personale e la priorizzazione dei progetti. Giudica, inoltre, che l’assunzione di personale interinale sia stata una misura opportuna, considerato il particolare contesto venutosi a creare con la pandemia. Constata altresì che il Consiglio federale ha prestato particolare attenzione affinché una volta terminata la situazione di crisi le attività di pubbliche relazioni fossero rimodulate; già nel 2024, ad esempio, le spese per le attività di pubbliche relazioni del DFI sono ritornate su valori analoghi a quelli del 2019.

La CdG-N condivide il parere del Consiglio federale circa il rischio che il numero di crisi trasversali si moltiplichi nel corso dei prossimi anni e ritiene tali eventi una reale sfida per le pubbliche relazioni della Confederazione. La Commissione, al pari dell’Esecutivo, considera altresì quello della digitalizzazione un aspetto destinato ad assumere un ruolo centrale. In tale contesto, la presenza e lo sviluppo di canali informativi ufficiali affidabili, che godano di un elevato grado di fiducia tra la popolazione, assumono un’importanza fondamentale. La Commissione confida che il Consiglio federale sottoporrà al Parlamento, se necessario, delle proposte intese ad affrontare adeguatamente queste diverse sfide.

La CdG-N non si pronuncia sull’impatto che potranno avere le misure di risparmio decise dal Parlamento a fine 2025 sulle future attività di pubbliche relazioni delle autorità federali, né sulla priorizzazione dei compiti connessa all’adozione di tali misure. La Commissione si astiene altresì dal condurre un’analisi dettagliata dell’evoluzione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni per ciascuna delle 41 unità amministrative della Confederazione, rientrando tale valutazione nel campo dell’alta vigilanza finanziaria delle CdF. Le Commissioni prendono atto annualmente dell’evoluzione delle spese per l’attività di pubbliche relazioni, nell’ambito della discussione del conto annuale della Confederazione, e deliberano sulle somme da stanziare per tali attività in occasione della discussione del preventivo.

In occasione del controllo successivo, la CdG-N ha raccolto informazioni sui progressi fatti dal Consiglio federale dopo il 2019 nei lavori riguardanti, da un canto, l’integrazione nel consuntivo di nuove unità con compiti nell’ambito della comunicazione e, dall’altro, la categorizzazione dei costi delle attività di informazione e comunicazione.

Inserimento di nuove unità con compiti di pubbliche relazioni

Stando alle informazioni del Consiglio federale, una sola attività di comunicazione supplementare è stata individuata e contabilizzata tra i costi relativi alle attività di pubbliche relazioni a partire dal 2019. Si tratta di un importo di modesto ammontare rilevato al DDPS¹¹⁰. Tutte le unità organizzative che svolgono compiti di comunicazione sono ormai prese in considerazione nel calcolo dei costi delle attività di pubbliche relazioni. A partire dal 2021 (v. sotto), diverse attività supplementari sono state aggiunte al calcolo delle spese per le attività di pubbliche relazioni.

Categorizzazione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni

Nel suo rapporto del 2019, la CdG-N aveva constatato che in alcuni casi l’imputazione dei costi di comunicazione avrebbe potuto generare confusione. L’attività di traduzione, ad esempio, non era sistematicamente rilevata tra tali costi.

In ottemperanza alla raccomandazione 7, il Consiglio federale ha incaricato la CaF di procedere, di concerto con l’AFF e la CSI, al riesame delle istruzioni in materia di contabilizzazione dei costi delle attività di comunicazione, allo scopo di chiarirne la categorizzazione. Le istruzioni rivedute sono state adottate nel marzo 2021 e applicate a partire dall’esercizio contabile dello stesso anno¹¹¹. Esse prevedono ormai la contabilizzazione più accurata di diverse voci, legate in particolare ai lavori di traduzione inerenti ad attività di pubbliche relazioni, costi informatici di varia natura imputabili all’ambito comunicativo, nonché spese di comunicazione interna¹¹².

Valutazione della CdG-N

La CdG-N conclude che la sua raccomandazione è stata attuata, tracciando un bilancio positivo dei lavori condotti a partire dal 2019.

La Commissione confida nel fatto che tutte le unità e le attività della Confederazione rientranti nell’ambito delle pubbliche relazioni sono ormai correttamente contabilizzate come tali, rendendo ancor più trasparente l’attività dello Stato in questo ambito. A tal riguardo, accoglie con favore la revisione delle istruzioni in materia, in quanto è garantita in tal modo una pratica di contabilizzazione uniforme tra i dipartimenti e una comprensione univoca del perimetro delle pubbliche relazioni.

Evoluzione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni della Confederazione tra il 2019 e il 2024

Fonte: Consuntivo¹¹³

Quota delle attività di pubbliche relazioni sul totale delle spese per il personale, per beni e servizi e d’esercizio

Costo dell’attività di pubbliche relazioni (in milioni di franchi)

Costo delle attività di pubbliche relazioni per campo d’attività

Spese per il personale nell’ambito delle pubbliche relazioni (in milioni di franchi)

Spiegazioni del Consiglio federale¹¹⁵: Le unità amministrative determinano almeno una volta l’anno (ad es. mediante sondaggio o stima) le percentuali di posti, suddivisi per categoria professionale, che i dipartimenti (segreterie generali e 41 uffici) e la CaF hanno impiegato nelle attività di pubbliche relazioni, inclusive dei lavori di traduzione in tutte le lingue nazionali.

Controllo dei costi e gestione dell’evoluzione delle spese per le attività di pubbliche relazioni nei dipartimenti e nella CaF

Fonte: Lettera del Consiglio federale alla CdG-N del 15 marzo 2024

CaF

«La direzione della CaF fissa ogni anno gli obiettivi strategici che dovranno essere perseguiti dalle sezioni. Adotta inoltre un catalogo di compiti che le stesse dovranno adempiere. Per rispettare gli obiettivi finanziari e il preventivo globale, nell’ambito dei processi periodici di pianificazione e controllo, è regolarmente verificato l’allineamento di compiti e obbiettivi alle risorse disponibili. Le proposte relative a posti e progetti devono essere rivolte alla direzione.»

DFAE

«Il DFAE ha accentrato la comunicazione presso la Segreteria generale (SG). Il servizio Comunicazione non dispone di budget proprio, ma gestisce tutte le problematiche inerenti ai costi con i responsabili delle finanze della SG. Il servizio Comunicazione del DFAE è sempre attento ai temi della trasparenza e del contenimento dei costi e presta particolare attenzione all’efficace utilizzo dei mezzi a disposizione. L’assunzione di personale per la copertura di posti vacanti richiede inoltre l’approvazione della direzione della SG.»

DFI

«Al DFI, i temi del rispetto del preventivo globale e del raggiungimento degli obiettivi in materia di costi sono oggetto di scambi regolari tra la SG e gli uffici nell’ambito di processi periodici di pianificazione e controllo. Il preventivo globale degli uffici è fissato in conformità alle istruzioni della SG e in stretta collaborazione con quest’ultima; qualsiasi aumento del budget assegnato è preventivamente discusso e coordinato. Gli obiettivi concordati per gli uffici con i capidipartimento, inclusi quelli relativi ai costi, fungono da quadro di riferimento per la definizione delle priorità degli uffici stessi. Gli obiettivi di comunicazione sono fissati secondo tale approccio. Gli uffici tengono costantemente informati i responsabili della comunicazione del dipartimento dei progetti previsti e delle priorità in materia di pubbliche relazioni. A tal riguardo, i posti e i progetti sono approvati internamente dalla direzione interessata nell’ambito dei processi annuali di strategia, pianificazione e gestione. Eventuali richieste di risorse supplementari rientranti nell’ambito delle pubbliche relazioni, ad esempio dovuti a campagne di ampio respiro, sono discusse con la SG, lasciando così al dipartimento la possibilità di gestire le operazioni.»

DFGP

«I servizi di comunicazione del DFGP dispongono o di un budget dedicato (Segreteria di Stato della migrazione, Ufficio federale di polizia) o di una parte del preventivo globale (Ufficio federale di giustizia, SG‑DFGP). I responsabili delle finanze della SG o degli uffici vigilano affinché il budget dedicato o la porzione di preventivo globale assegnata siano rispettati. La responsabilità incombe comunque al segretario generale (per quanto riguarda la SG) o alla direzione degli uffici, cui compete inoltre l’approvazione di nuovi posti. Al fine di garantire la trasparenza dei costi, i servizi di comunicazione sono tenuti ogni anno a rilevare e motivare le spese sostenute nel rapporto sul consuntivo.»

DDPS

«Al DDPS, le spese di comunicazione, così come ogni altro tipo di spesa, sono pianificate nell’ambito del normale processo di definizione del bilancio preventivo e sono sottoposte ogni anno ad analisi critica. I direttori di ciascun ufficio sono responsabili del budget ad esso assegnato e utilizzano in maniera efficace le risorse di personale e materiale in base ai bisogni. L’evoluzione delle spese è monitorata con frequenza mensile mediante rapporti sulla gestione del personale e delle finanze elaborati in corso d’anno e, se del caso, sono adottate le misure reputate necessarie. I risultati alimentano il processo di definizione del bilancio preventivo seguente, così da ottimizzare il monitoraggio delle spese. Il rilevamento e la descrizione dei costi relativi alle attività di pubbliche relazioni non solo garantiscono la trasparenza della gestione, ma fungono anche da strumento di controllo interno per il monitoraggio delle spese. In funzione dei mezzi finanziari disponibili, si procede alla priorizzazione, all’ottimizzazione, alla centralizzazione o alla soppressione delle attività. Considerata la difficile situazione finanziaria, l’Aggruppamento Difesa ha, ad esempio, rinunciato, nel 2024 e nel 2025, alla tenuta di manifestazioni di grande richiamo, quali AirSpirit 24 e DEFENSE 25, come pure di altri eventi.»

DFF

«Il DFF pianifica i costi di comunicazione nell’ambito del normale processo di definizione del preventivo e ne garantisce il regolare controllo. I nuovi posti e le risorse necessarie alla copertura di posti vacanti devono essere approvati dalla segretaria generale o da un membro della direzione. L’utilizzo di risorse in termini di personale e mezzi è complessivamente soppesato e regolarmente verificato. I costi effettivi della Comunicazione del DFF sono rilevati in un rapporto annuale e il rispetto del budget assegnato è oggetto di regolare controllo nel corso dell’anno.»

DEFR

«Il DEFR affronta almeno una volta l’anno il tema dell’evoluzione dei costi di comunicazione a medio e lungo termine con i propri uffici; al momento della chiusura dei conti, le spese per attività di pubbliche relazioni sono contabilizzate separatamente e gli scostamenti rispetto all’anno precedente sono motivati. La SG raccoglie e analizza i rapporti elaborati dalle unità amministrative. L’evoluzione delle spese di comunicazione e il costo di tali attività sono trattati anche nell’ambito del processo di definizione del bilancio preventivo e quando sia necessaria la creazione di nuovi posti o la copertura di posti vacanti.»

DATEC

«Al DATEC, la direzione conclude annualmente con gli uffici delle convenzioni sulle prestazioni intese a garantire l’appropriatezza e l’attuazione degli obiettivi di natura politica e operativa. Per rispettare gli obiettivi finanziari e il preventivo globale, nell’ambito dei processi periodici di pianificazione e controllo, è regolarmente verificato l’allineamento di compiti e obbiettivi alle risorse disponibili. Le proposte relative a posti e progetti devono essere rivolte alla direzione e approvate da questa. Tale processo si applica anche ai servizi di comunicazione. La sovranità budgetaria dei servizi di comunicazione al DATEC è regolata in maniera specifica, in funzione delle dimensioni degli uffici, della loro organizzazione e della complessità dei temi trattati. Anche le spese finanziate al di fuori del budget della comunicazione, quali le spese informatiche, sono coordinate con il servizio di comunicazione interessato.»