30.1 Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)(15.12.2004; stato: 01.04.2013)

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC

n. 30.1 del 15 dicembre 2004 (Stato: 1° aprile 2013)

Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)

Operazione Persona

Rilevamento retroattivo

n. 30.1 del 15 dicembre 2004 (Stato: 1° aprile 2013) Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)

0 Visione sistematica 1 Principi

1.1 Portata del rilevamento retroattivo

1.2 Persona interessata

Partenza 1.3 Cognome da nubile/celibe

1.4 Indicazioni concernenti la filiazione

1.5 Relazioni familiari

Avvio 1.6 Collegamento delle persone rilevate retroattivamente

1.7 Interfaccia registro dello stato civile ↔ registro

delle famiglie Controllo dei dati

1.7.1 Annotazione della trascrizione nel foglio di

famiglia

1.7.2 Indicazione nel foglio precedente

Dati Verifica e

1.7.3 Indicazione nel foglio di famiglia dei genitori

no trasferibili? aggiornamento 1.7.4 Indicazione del riferimento nel registro dello stato civile si 1.8 Dati storici Rilevamento retroattivo della persona 2 Motivo del rilevamento retroattivo

2.1 Documentazioni e atti amministrativi

2.2 Allestimento di documenti

Collaborazione Rilevamento retroattivo al rilevamento

2.3 Rilevamento retroattivo obbligatorio, ampliato e

dei membri della famiglia retroattivo sistematico conforme alla 4 regole 2.4 Disposizione del Cantone

Rilevamento

3 Le quattro regole di base del rilevamento

Richiesta di retroattivo di tutti i no collaborazione retroattivo membri della famiglia?

3.1 Immutabilità dei dati in occasione del

si rilevamento retroattivo Collegamento con i

3.2 Figli della persona interessata

Collegamento 3.3 Coniuge della persona interessata membri della di tutti i membri della no famiglia rilevati 3.4 Genitori della persona interessata famiglia? retroattivamente si

4 Preparativi per il rilevamento retroattivo

Iscrizione delle 4.1 Rettificazione di dati annotazioni concernente la trascrizione nel 4.2 Registrazione doppia registro delle famiglie 4.3 Pluricittadinanza

4.4 Differenti grafie di cognomi

Fine 4.5 Persone decedute

4.6 Persone adottate

4.7 Luogo d’origine

4.8 Cittadinanza di una persona straniera

4.9 Indicazioni concernenti il luogo dell’evento

4.9.1 Luogo dell’evento in Svizzera

4.9.2 Luogo dell’evento all’estero

5 Esecuzione del rilevamento retroattivo

5.1 Data dell’evento (data del sistema)

5.2 Data della trascrizione

5.3 Fonte dei dati

5.4 Indicazioni concernenti l’attinenza

5.5 Rilevamento retroattivo dei membri della

famiglia

5.6 Collegamenti

5.6.1 Collegamento con il coniuge

5.6.2 Collegamento con i figli

5.6.3 Collegamento con i genitori

5.7 Iscrizione delle annotazioni di trascrizione

6 Richiesta di collaborazione

6.1 Membri della famiglia

6.2 Annotazioni della trascrizione

7 Documenti giustificativi

7.1 Rettificazione dei dati rilevati

7.2 Corrispondenza

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1 Principi

1.1 Portata del rilevamento retroattivo

Il rilevamento retroattivo si riferisce a tutte le persone nate prima dell’introduzione del registro dello stato civile, iscritte nel registro delle famiglie come persone in vita. È trascritto l’ultimo stato dei dati in base all’iscrizione nel registro delle famiglie. Eccezionalmente vengono rilevate retroattivamente anche persone decedute. Questo principio vale anche per persone che non possiedono la cittadinanza svizzera.

Il rilevamento retroattivo si estende sia a persone che al momento del rilevamento retroattivo possiedono l’attinenza comunale o la possedevano al momento del decesso, sia a tutti i cittadini stranieri i cui dati sono disponibili nel registro delle famiglie (cfr. anche Istruzioni n. 10.11.01.04 del 1° giugno 2011 concernenti la Trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile [rilevamento retroattivo]).

1.2 Persona interessata

Il registro dello stato civile è un registro delle persone che fornisce informazioni su singole persone e sulle loro relazioni familiari. È quindi necessario effettuare il rilevamento retroattivo partendo sempre da una persona interessata.

Si tiene conto soltanto dei dati attuali sullo stato civile e sulle relazioni familiari contenuti nel registro delle famiglie (i cosiddetti “dati della superficie“) al momento del rilevamento retroattivo (ultimo stato dei dati comprovati nel registro delle famiglie).

1.3 Cognome da nubile/celibe

Pure il cosiddetto cognome da nubile/celibe appartiene alla “superficie“, anche se l’interessato l’ha perso per legge e al momento del rilevamento retroattivo non fa parte del cognome ufficiale. Se al momento del rilevamento retroattivo l’interessato non è più nubile/celibe, il cognome da nubile/celibe va documentato ulteriormente senza eccezioni sia per la donna che per l’uomo, anche se al momento del rilevamento retroattivo l’interessato porta di nuovo o continua a portare questo cognome.

Il cognome da nubile/celibe è il cognome che la persona interessata portava prima della celebrazione del primo matrimonio.

Il cognome da nubile/celibe è accessibile anche allo stato “inattivo“ di una rettificazione o di un cambiamento del cognome ufficiale. Per il rilevamento retroattivo occorre tenere conto dell’ultimo stato del cognome da nubile/celibe.

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1.4 Indicazioni concernenti la filiazione

Le indicazioni concernenti la filiazione iscritte nel registro dello stato civile si riferiscono al momento del sorgere del rapporto di filiazione. Per questo motivo, in occasione del rilevamento retroattivo, non si tiene conto dei cambiamenti di cognome o di nome della madre o del padre avvenuti dopo il sorgere del rapporto di filiazione.

È ammesso riprendere direttamente dal foglio del registro delle famiglie, che costituisce la base per il rilevamento retroattivo, i dati sulla filiazione dell’interessato e rinunciare ad accertamenti riguardo al cognome portato al momento dell’istituzione del rapporto di filiazione, se l’onere appare sproporzionato. Il cognome da nubile della madre rispettivamente da celibe del padre non portato al momento del rilevamento retroattivo non è trascritto nel registro dello stato civile come elemento della filiazione.

1.5 Relazioni familiari

Il registro dello stato civile fornisce anche informazioni sulle relazioni familiari di una persona, ragion per cui in occasione del rilevamento retroattivo, conformemente alle regole di base 2 e 3 (vedi cifre 3.2 e 3.3), nel registro dello stato civile vanno anche trascritti tutti i figli nonché, in caso di matrimonio ancora valido, il coniuge della persona interessata.

Se i dati aggiornati dei famigliari dell’interessato che devono essere rilevati non sono disponibili nel medesimo registro delle famiglie, il competente ufficio dello stato civile va invitato a collaborare (mandato di rilevamento retroattivo; cfr. n. 6.1).

1.6 Collegamento delle persone rilevate retroattivamente

I famigliari dell’interessato (figli, moglie o marito, genitori) rilevati retroattivamente nello stesso momento o in momenti differenti devono essere collegati tra di loro in base alla loro relazione familiare (vincolo matrimoniale, rapporto di filiazione). Anche gli uffici dello stato civile che collaborano provvedono al collegamento con la persona rilevata previsto dalla legge (art. 15 cpv. 4 OSC; vedi n. 6.1).

1.7 Interfaccia registro dello stato civile ↔ registro delle famiglie

1.7.1 Annotazione della trascrizione nel foglio di famiglia

Quale indicazione dell’uscita occorre iscrivere nel foglio di famiglia il numero Star assegnato dal sistema e la data della trascrizione. La data della trascrizione non ha niente a che vedere con la data della registrazione (giorno lavorativo), può tuttavia coincidere con quest’ultima (in particolare in occasione di un rilevamento retroattivo sistematico). La data della trascrizione si trova sempre tra l’ultimo aggiornamento concernente la persona interessata documentato nel registro delle famiglie e il primo evento da documentare nel registro delle persone.

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La data della trascrizione non può mai coincidere con la data di un evento e rappresenta l’interfaccia concernente la persona tra i due registri. Normalmente la data della trascrizione è fissata il giorno che precede l’evento da documentare (regola: x – 1).

1.7.2 Indicazione nel foglio precedente

Se la persona interessata era precedentemente registrata in un altro foglio di famiglia, dal quale nel frattempo è uscita, occorre, nonostante il trasferimento dei suoi dati attuali, iscrivere in tale foglio di famiglia un’indicazione conformemente alla cifra 1.7.3, affinché il collegamento con eventuali figli della persona rilevata retroattivamente sia garantito.

1.7.3 Indicazione nel foglio di famiglia dei genitori

Se la persona interessata è uscita dal foglio dei genitori, nel foglio del padre e della madre va iscritta l’indicazione concernente il rilevamento retroattivo coinvolgendo, se necessario, l’ufficio dello stato civile competente. L’indicazione (numero Star tra parentesi) serve a collegare il figlio rilevato retroattivamente con i genitori in occasione del loro rilevamento successivo. L’indicazione costituisce l’interfaccia concernente la famiglia. Se un genitore rispettivamente ambedue i genitori sono stati rilevati retroattivamente prima del figlio, il collegamento va effettuato senza indugio.

Se la persona interessata con i suoi dati di stato civile attuali figura ancora nel foglio dei genitori, l’interfaccia concernente la persona e quella concernente la famiglia è la stessa (annotazione della trascrizione e indicazione). In questo caso è sufficiente iscrivere l’annotazione della trascrizione conformemente alla cifra 1.7.1.

Si può rinunciare all’iscrizione dell’indicazione nel foglio dei genitori della persona interessata, se entrambe i genitori sono deceduti ed è relativamente sicuro che i genitori deceduti non saranno mai (neanche eccezionalmente) trascritti nel registro dello stato civile (vedi anche cifra 4.5).

1.7.4 Indicazione del riferimento nel registro dello stato civile

In occasione del rilevamento retroattivo nel registro dello stato civile vanno indicati volume e foglio del registro delle famiglie. Deve sempre apparire in modo chiaro secondo quale fonte si basano i dati rilevati nel registro dello stato civile (vedi anche regola 1, cifra 3.1).

1.8 Dati storici

Soltanto i “dati della superficie“ (vedi cifra 1.2) e le relazioni familiari attuali di ogni singola persona iscritta nel registro dello stato civile sono a disposizione degli uffici dello stato civile e delle autorità cui è stato conferito il diritto d’accesso. Deve essere trascritto lo stato dei dati di stato civile secondo l’ultimo aggiornamento documentato nel registro delle famiglie.

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È proibito trascrivere i dati storici sullo stato civile. Anche le relazioni familiari non più esistenti al momento deI rilevamento retroattivo non possono apparire nel registro dello stato civile come “dati della superficie“.

2 Motivo del rilevamento retroattivo

2.1 Documentazioni e atti amministrativi

Il rilevamento retroattivo è avviato se occorre

– documentare un evento o – preparare un atto amministrativo

concernente una persona figurante nel registro delle famiglie (Art. 93 cpv. 1 lett. a e d OSC). Se i dati dell’interessato non sono disponibili, occorre invitare il competente ufficio dello stato civile a effettuare il rilevamento retroattivo (invio del mandato di rilevamento retroattivo [collaborazione]).

Se va documentato un evento naturale, una dichiarazione, una sentenza o una decisione di un’autorità svizzera oppure una decisione o un atto estero concernente lo stato civile, il trasferimento della persona in questione dal registro delle famiglie al registro dello stato civile deve essere effettuato un giorno prima dell’evento da documentare (regola: x – 1). Questa regola vale anche se l’interessato chiede l’iscrizione della costituzione del mandato precauzionale e del rispettivo luogo di deposito. Se la documentazione non compete all’ufficio dello stato civile che esegue il rilevamento retroattivo, la data dell’evento va desunta del mandato del rilevamento retroattivo.

2.2 Allestimento di documenti

Inoltre, il rilevamento retroattivo è avviato se all’ufficio dello stato civile del luogo di attinenza è ordinato

– un certificato individuale di stato civile, – un atto d’origine o – un atto di famiglia

concernente una persona figurante nel registro delle famiglie.

Se l’interessato è nato dopo il 31 dicembre 1967, al posto dell’atto di famiglia va allestito un certificato relativo allo stato di famiglia registrato.

Per uniformare l’offerta di prestazioni si raccomanda di consegnare, al posto dell’atto di famiglia, un certificato relativo allo stato di famiglia registrato anche per una persona nata prima del 1° gennaio 1968. Se necessario, occorre emettere un mandato di rilevamento retroattivo o porre domande di controllo per accertare la completezza e l’esattezza del certificato relativo allo stato di fami-

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glia registrato da consegnare. Gli uffici dello stato civile interessati sono tenuti a collaborare conformemente alle direttive federali (direttive n. 10.11.01.04 del 1° giugno 2011 sulla trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile [rilevamento retroattivo]).

2.3 Rilevamento retroattivo obbligatorio, ampliato e sistematico

I motivi di rilevamento (cfr. n. 2.1 e 2.2) implicano il rilevamento retroattivo obbligatorio o l’obbligo di collaborare al rilevamento retroattivo.

Visto che tutte le persone in vita devono essere rilevate retroattivamente sull’asse temporale fino al loro decesso, ai sensi di un rilevamento retroattivo ampliato si raccomanda, all’occasione, di trascrivere anticipatamente nel registro dello stato civile le persone il cui rilevamento retroattivo non è ancora stato obbligatoriamente avviato, ma che nel contesto globale appare opportuno (dispendio di tempo, possibilità).

Oltre a questo rilevamento retroattivo ampliato si raccomanda anche il rilevamento retroattivo sistematico, da concludere entro una determinata data (cfr. le direttive n. 10.11.01.04 del 1° giugno 2011 sulla trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile “rilevamento retroattivo“, n. 9.2).

2.4 Disposizione del Cantone

In vista di eventuali imminenti eventi di stato civile, è opportuno, in particolare nel caso di persone giovani, trascriverle sistematicamente o all’occasione nel registro dello stato civile.

Dal momento che il rilevamento retroattivo sistematico di tutte le persone nate dopo il 1° gennaio 1968 ha potuto essere concluso nella maggior parte dei Cantoni, si raccomanda di procedere al rilevamento retroattivo di tutte le altre persone figuranti come in vita nei registri delle famiglie. In tale contesto occorre garantire anche il collegamento successivo delle persone nate prima del 1° gennaio 1968 figuranti nel registro dello stato civile.

L’autorità di vigilanza cantonale può impartire disposizioni al riguardo (art. 93 cpv. 1 lett. c OSC).

Sia il rilevamento retroattivo volontario, sia quello su disposizione o quello obbligatorio previsto dal diritto federale devono essere effettuati conformemente alle quattro regole di base (n. 3.1 - 3.4).

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3 Le quattro regole di base del rilevamento retroattivo

3.1 Immutabilità dei dati in occasione del rilevamento retroattivo

Regola 1: dati di stato civile

L’ultimo stato dei dati di stato civile iscritto nel registro delle famiglie deve essere trascritto senza modifiche.

L’ultimo stato dei dati di stato civile nel registro delle famiglie deve corrispondere al primo nel registro dello stato civile; questo vale anche per le persone che non possiedono la cittadinanza svizzera.

3.2 Figli della persona interessata

Regola 2: figli

Se la persona da trascrivere è nata dopo il 31 dicembre 1967, tutti i suoi figli devono essere rilevati retroattivamente e collegati con lei.

Nel caso in cui i Cantoni non abbiano emanato corrispondenti direttive in virtù dell’articolo 93 capoverso 1 lettera c OSC, si raccomanda di eseguire la medesima procedura se la persona da trascrivere è nata prima del 1° gennaio 1968.

Se gli ultimi dati sullo stato civile di singoli figli non sono disponibili nel registro delle famiglie del circondario dello stato civile, il loro rilevamento retroattivo deve essere garantito dall’ufficio dello stato civile competente. La comunicazione dei dati registrati (modulo 0.1.2) vale come richiesta. La richiesta di rilevamento retroattivo deve essere effettuata, anche se vi è solo la possibilità che i figli della persona interessata potrebbero essere iscritti in un altro registro delle famiglie. I figli rilevati retroattivamente in precedenza devono essere collegati senza indugio e senza eccezione con la persona interessata (indipendentemente dalla data di nascita della persona interessata).

3.3 Coniuge della persona interessata

Regola 3: coniuge

Se la persona da trascrivere è sposata, anche il coniuge va rilevato retroattivamente e collegato con la persona interessata.

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Non vi sono eccezioni a questa regola. Il marito svizzero è rilevato retroattivamente nel suo luogo d’attinenza e non nel luogo d’attinenza della moglie. Al contempo vanno sempre trascritti secondo le regole 1 e 2 nel registro dello stato civile anche i figli del marito rispettivamente della moglie e collegati con il genitore rilevato retroattivamente.

3.4 Genitori della persona interessata

Regola 4: genitori

Il padre e la madre della persona interessata non devono di principio essere immediatamente rilevati retroattivamente; se un genitore è rilevato successivamente, sono di nuovo applicabili le regole 1 a 4.

L’immediato rilevamento retroattivo di un genitore in vita della persona interessata non è obbligatorio. Tuttavia, se il padre o la madre in vita sono rilevati retroattivamente immediatamente o successivamente, sono di nuovo da applicare in modo vincolante regole 1 a 3. Il rilevamento retroattivo di un genitore (anche di un genitore deceduto) è eccezionalmente obbligatorio, nel caso in cui la persona interessata è un figlio adottivo (adozione completa; vedi cifra 4.6).

Se il padre o la madre della persona interessata è stato/a rilevato/a retroattivamente in precedenza, deve essere obbligatoriamente effettuato il collegamento con la persona interessata, senza eccezione e indugio.

4 Preparativi per il rilevamento retroattivo

4.1 Rettificazione di dati

I dati personali non possono essere mutati in occasione del rilevamento retroattivo (regola 1; vedi cifra 3.1). Se in occasione della trascrizione dei dati si constatano degli errori, deve essere avviata una procedura di rettificazione conformemente alle prescrizioni (art. 43 CC) prima o dopo il rilevamento retroattivo. La procedura di rettificazione può essere effettuata anche dopo la trascrizione, affinché questa non sia bloccata.

In occasione del rilevamento retroattivo non è permesso ridefinire le categorie di nomi, vale a dire per esempio, attribuire un middle-name o un nome di patronato registrato come nome, ad una rubrica speciale prevista nella nuova categoria “altri nomi“ del registro dello stato civile tramite una procedura informale o, se fino ad allora non sono stati iscritti nel registro delle famiglie, rilevarli come nuovi nel registro dello stato civile. È fatta salva in ogni momento la verifica dell’uso del nome in relazione ad una regolare procedura di rettificazione.

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4.2 Registrazione doppia

In caso di doppia registrazione dovuta alla tecnica di tenuta dei registri (tenuta parallela dei fogli), l’annotazione concernente il rilevamento retroattivo riferito alla persona (annotazione della trascrizione vedi cifra 1.7.1), deve essere iscritta in ambedue i fogli di famiglia, affinché vengano evitate conclusioni erronee. Nel registro dello stato civile è invece sufficiente indicare un solo riferimento (vedi cifra 1.7.4), perché le due iscrizioni nello stesso registro delle famiglie sono identiche.

4.3 Pluricittadinanza

Se la persona interessata possiede altre attinenze comunali, il rilevamento nel registro dello stato civile deve essere comunicato ad ogni ufficio dello stato civile che tiene il registro delle famiglie di un Comune di attinenza cointeressato (comunicazione dei dati registrati; modulo 0.1.2). Quest’ultimi provvedono ad effettuare l’annotazione della trascrizione (vedi cifra 1.7.1) nonché l’indicazione (vedi cifra 1.7.2 e 1.7.3).

Se il registro delle famiglie cointeressato è tenuto nello stesso circondario dello stato civile, l’ufficio dello stato civile stesso provvede all’annotazione.

4.4 Differenti grafie di cognomi

Se una persona è attinente di più Comuni ed è inoltre noto che il suo cognome figura nel registro delle famiglie di tali Comuni con grafie differenti, la grafia del cognome va rettificata prima del rilevamento (rilevamento retroattivo) nel registro dello stato civile.

Di principio la persona va rilevata nel registro dello stato civile con la grafia effettivamente usata. In base alle comunicazioni ufficiali concernenti gli ultimi eventi di stato civile comunicati, alle iscrizioni negli indici ufficiali o ad altre indicazioni, si deve, per quanto possibile, individuare la grafia usata dalla persona. Si deve procedere nella maniera seguente:

– Se il domicilio della persona è noto, le si comunica, in particolare in casi poco chiari, la grafia con cui il cognome è rilevato nel registro dello stato civile (nel senso di una proposta). Riceve la possibilità di una presa di posizione. La persona può per principio scegliere l’unica grafia valida a partire da subito. Di norma si tratta della grafia effettivamente usata. Una grafia ufficialmente mai usata non può essere introdotta in questo modo.

– Se il domicilio della persona è sconosciuto, si determina in base alla comunicazione ufficiale, quali sono le grafie delle ultime iscrizioni nei registri particolari. Può trattarsi in questo caso anche di documenti stranieri. La persona va rilevata nel registro dello stato civile con questa grafia presumibilmente usata.

La decisione in merito alla grafia rettificata e definitiva del cognome va preparata per ogni singola persona maggiorenne. La determinazione della grafia è vincolante anche per i figli minorenni e per i coniugi, se portano lo stesso cognome.

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È invece ammesso documentare nel registro dello stato civile grafie diverse per i cognomi di fratelli maggiorenni, se è provato che usano grafie diverse rispetto agli altri fratelli o ai genitori.

L’ufficio dello stato civile del Comune di attinenza cointeressato deve essere informato sulla decisione concernente la grafia del cognome in occasione della comunicazione del rilevamento retroattivo in vista dell’annotazione (annotazione della trascrizione, indicazione) relativa al rilevamento retroattivo nel registro delle famiglie.

Se l’ufficio dello stato civile cointeressato constata soltanto in seguito alla comunicazione concernente i dati registrati che vi è una differenza di grafia in rapporto con la grafia effettivamente usata, la rettificazione può essere richiesta dalla persona stessa, non appena ne è al corrente, oppure domandata d’ufficio dall’ufficio dello stato civile nell’interesse della persona in questione.

Se una persona è trascritta nel registro dello stato civile con una grafia diversa da quella del registro delle famiglie, nel foglio di famiglia, presso il numero star e la data di trascrizione deve essere iscritto il rimando seguente: “Rettificazione della grafia del cognome; questa persona è stata rilevata retroattivamente con il cognome 'de Haller'”.

4.5 Persona deceduta

Di principio il rilevamento retroattivo si riferisce sempre ad una persona in vita (se il decesso è il motivo del rilevamento): stato dei dati conforme alla regola x – 1, quindi in vita).

Il rilevamento retroattivo di un figlio deceduto della persona interessata è obbligatorio, quando il figlio deceduto ha discendenti ancora in vita. Se mancano discendenti ancora in vita, il rilevamento retroattivo non è obbligatorio, tuttavia opportuno, se il figlio deceduto deve figurare in un certificato di famiglia.

Il rilevamento retroattivo di un genitore deceduto appare opportuno soltanto in un contesto globale (p. es. in vista del rilascio di un certificato concernente lo stato di famiglia registrato). Se eccezionalmente è rilevata retroattivamente una persona deceduta, sono applicabili le quattro regole di base (vedi cifre 3.1 a 3.4).

4.6 Persone adottate

Se è trascritta una persona adottata (adozione completa), al contempo deve essere obbligatoriamente rilevato retroattivamente al minimo un genitore (eccezione alla regola di base 4; vedi cifra 3.4). Se il rilevamento retroattivo si limita ad un genitore, deve trattarsi di quello che ha adottato. In questo caso sono applicabili le regole di base 1 a 3 (vedi cifre 3.1 a 3.4). Questa disposizione va rispettata anche quando ambedue i genitori sono deceduti. Se non viene eseguito il rilevamento retroattivo del genitore che ha adottato, il sistema non può mostrare il fatto dell’adozione (segnatamente in caso di procedura preparatoria al matrimonio in vista del chiarimento concernente gli impedimenti al matrimonio per parentela).

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L’ampliamento dell’obbligo di rilevamento retroattivo di un genitore decade, se si tratta di una cosiddetta adozione semplice (adozione conforme al diritto previgente), perché la filiazione biologica in questo caso è nota e il chiarimento concernente l’impedimento al matrimonio per parentela può essere effettuato nel sistema senza messaggio. Oltre alla filiazione biologica in questo caso deve essere rilevata anche la filiazione per adozione (cognome dei genitori adottivi al momento dell’adozione [vedi cifra 1.4]). Se nel caso di un’adozione semplice sono stati rilevati retroattivamente i genitori biologici e adottivi come persone interessate (ancora in vita o deceduti), devono essere collegati con il figlio adottato per adozione semplice per motivi di diritto successorio.

4.7 Luogo d’origine

Il sistema di documentazione attualizza automaticamente la denominazione del Comune di attinenza della persona interessata (luogo d’origine). Questo aiuto si basa sul fatto che nessuna persona può essere attinente di un Comune storico. Se il sistema non fornisce questo aiuto, perché non è stato programmato, in occasione del rilevamento retroattivo la modifica deve essere effettuata manualmente. La denominazione attuale del Comune di attinenza deve essere iscritta nel registro delle famiglie con la motivazione “Modifica della denominazione del Comune di attinenza“ (regola di base 1; vedi cifra 3.1).

4.8 Cittadinanza di una persona straniera

Il sistema di documentazione attualizza automaticamente la cittadinanza della persona straniera interessata, perché nessuno può possedere la cittadinanza di uno Stato che non esiste più.

Se a un ex Stato succedono più Stati, la persona straniera interessata, di norma non può essere attribuita come cittadina a uno degli Stati nuovi (p. es. Jugoslavia: Slovenia, Croazia, Serbia e Montenegro [Stati subentrati più tardi: Serbia, Montenegro], Bosnia e Erzegovina, Macedonia; Cecoslovacchia: Repubblica ceca, Slovacchia) senza la sua collaborazione.

Se l’attribuzione non è possibile o vi sono dubbi sulla cittadinanza della persona interessata al momento del rilevamento retroattivo, deve essere eccezionalmente trascritta la denominazione storica dell’ex Stato dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile, sempreché il sistema lo autorizzi. Se questo non è possibile, per motivi tecnici deve essere provvisoriamente accettata la proposta del sistema, anche se vi sono dubbi motivati circa la correttezza della proposta oppure la cittadinanza va definita come “non accertata“. È fatta salva una rettificazione successiva dell’indicazione concernente la cittadinanza (vedi anche processo n 30.4 “Aggiornamento in casi particolari“).

4.9 Indicazioni concernenti il luogo dell’evento

4.9.1 Luogo dell’evento in Svizzera

Di principio il luogo dell’evento in Svizzera (denominazione del Comune) deve essere trascritto senza essere mutato (denominazione al momento dell’evento). È fatta salva la rettifi-

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cazione dell’indicazione, se si tratta della denominazione di un luogo storico che non figura nel sistema di documentazione.

L’aggiornamento può essere eccezionalmente effettuato, se è esplicitamente richiesto dalla persona interessata, se è generalmente usuale o se il mantenimento della denominazione del luogo precedente conduce a un risultato contraddittorio (p.es. persona interessata nata a Laufen BE, attinenza Laufen nel Canton Basilea Campagna).

Ulteriori indicazioni sono ammesse soltanto, se il Comune politico, nel quale è avvenuto l’evento, al momento in questione comprendeva più circondari dello stato civile.

Se eccezionalmente le indicazioni del luogo dell’evento sono trascritte nel registro delle famiglie con una denominazione differente, ciò va annotato nel registro delle famiglie sotto forma di rettificazione.

4.9.2 Luogo dell’evento all’estero

La denominazione dello Stato straniero nel quale è avvenuto l’evento nonché le indicazioni supplementari concernenti il luogo dell’evento (dipartimento, provincia, circondario e città o Comune) vanno di principio trascritte senza essere mutate (denominazione al momento dell’evento).

Un aggiornamento di queste indicazioni è eccezionalmente ammesso, se appare opportuno ed è generalmente usuale o se la nuova denominazione ufficiale del luogo dell’evento è comprovata. La denominazione dello Stato, in cui è avvenuto l’evento può essere eccezionalmente aggiornata, se lo chiede la persona interessata.

Se le indicazioni concernenti il luogo dell’evento all’estero sono trascritte nel registro delle famiglie con una denominazione differente, ciò va annotato nel registro delle famiglie sotto forma di rettificazione.

5 Esecuzione del rilevamento retroattivo

5.1 Data dell’evento (data del sistema)

In occasione del rilevamento retroattivo il sistema di documentazione chiede una data dell’evento. La trascrizione dei dati sullo stato civile dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile (rilevamento retroattivo) tuttavia non rappresenta un evento ai sensi della documentazione dell’evento. Come data dell’evento va rilevata la data dell’ultimo aggiornamento documentato nel registro delle famiglie concernente la persona rilevata retroattivamente.

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5.2 Data della trascrizione

Se in seguito al rilevamento retroattivo deve essere documentato un nuovo evento nel registro dello stato civile, la data della trascrizione è fissata al giorno che precede quest’aggiornamento (vedi cifra 1.7.1; regola x – 1). Se invece non è pendente nessun evento nuovo, la data della trascrizione coincide con la data della registrazione (giorno lavorativo, esecuzione del rilevamento retroattivo).

5.3 Fonte dei dati

Se al momento del rilevamento retroattivo la persona da trascrivere nel registro dello stato civile possiede più attinenze comunali, deve essere trasferita da più registri delle famiglie e in casi particolari anche da più fogli nello stesso registro delle famiglie (tenuta parallela dei fogli). Contemporaneamente all’iscrizione dell’annotazione della trascrizione nel registro delle famiglie, nel registro dello stato civile deve essere indicata la fonte dei dati (volume e foglio del registro delle famiglie).

5.4 Indicazioni concernenti l’attinenza

Nel registro dello stato civile deve essere indicato separatamente il motivo d’acquisto di ogni attinenza comunale della persona interessata. Per il rilevamento retroattivo il sistema prevede i seguenti motivi d’acquisto:

– filiazione (nascita; presunzione della paternità del coniuge della madre) – riconoscimento (fino al 31.12.1977 e dal 1.1.2006) – adozione (in singoli Cantoni adozione semplice fino al 31.3.1973, dal 1.4.1973 adozione completa) – riconoscimento dell’attinenza – matrimonio dei genitori (fino al 31.12.1977 legittimazione) – naturalizzazione – naturalizzazione agevolata – matrimonio – cambiamento del cognome con effetto sull’attinenza – ripresa della cittadinanza – reintegrazione

Se il motivo d’acquisto non può essere determinato senza verifiche esaustive (vedi anche 1.4), può essere provvisoriamente definito anche come „sconosciuto”. Una rettificazione dell’indicazione tramite l’ufficio dello stato civile, che in base al registro delle famiglie può determinare il motivo d’acquisto, è sempre possibile (vedi anche processo n 30.4 “Aggiornamento in casi particolari”): in occasione della verifica nell’operazione Persona nella funzione “correggere” o, se ciò non è più possibile, nella funzione “nuova iscrizione“). Se la persona interessata ha acquistato l’attinenza in base al diritto previgente (fino al 31.12.1977), per attribuzione giudiziale o legittimazione giudiziale (figlio naturale), a causa dell’impossibilità di differenziazione nel sistema, la cittadinanza figura come acquisita per filiazione. In questo caso nella rubrica “valido a partire da“, al posto della data di nascita proposta dal sistema va rilevata la data in cui la sentenza del tribunale è passata in giudicato.

n. 30.1 del 15 dicembre 2004 (Stato: 1° aprile 2013) Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)

Se dal foglio di famiglia non è chiaro se la persona interessata è nata prima o dopo il matrimonio dei suoi genitori, si può presupporre che ha acquistato l’attinenza per filiazione. Se invece è stato determinato che si tratta di un figlio nato prima del matrimonio, il cui padre al momento della celebrazione del matrimonio con la madre possedeva la cittadinanza svizzera, il figlio ha acquistato l’attinenza per matrimonio dei genitori, ciò vale anche nel caso di una legittimazione tramite celebrazione del matrimonio dei genitori secondo il diritto previgente senza previo riconoscimento.

L’ufficio dello stato civile che rileva la persona interessata nel registro dello stato civile può documentare il motivo d’acquisto anche per altre attinenze comunali, se non vi sono dubbi al riguardo (p.es. per filiazione da generazioni).

5.5 Rilevamento retroattivo dei membri di famiglia

È obbligatorio rispettare in ogni caso le regole concernenti il rilevamento retroattivo. Eventualmente devono essere contemporaneamente rilevati secondo le regole di base 2 e 3 (vedi cifre 3.2 e 3.3) nel registro dello stato civile, dei membri di famiglia.

Se i dati non sono disponibili nel registro delle famiglie conservato nel circondario dello stato civile, occorre far pervenire un corrispondente mandato di rilevamento retroattivo al competente ufficio dello stato civile, che è tenuto a collaborare.

5.6 Collegamenti

5.6.1 Collegamento con il coniuge

Persone che al momento del rilevamento retroattivo sono sposate devono essere collegate tra di loro (vincolo matrimoniale esistente).

5.6.2 Collegamento con i figli

Per il collegamento della madre con il proprio figlio (rapporto di filiazione esistente) sono possibili i seguenti tipi di relazioni:

– nascita – adozione (adozione completa) – adozione (adozione semplice) – determinazione della maternità tramite sentenza del tribunale – senza ulteriori specificazioni: origine sconosciuta

n. 30.1 del 15 dicembre 2004 (Stato: 1° aprile 2013) Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)

Per il collegamento del padre con il proprio figlio (rapporto di filiazione esistente) sono possibili i seguenti tipi di relazioni:

– presunzione della paternità – riconoscimento (presso l’ufficio dello stato civile, presso il tribunale o per testamento) – determinazione della paternità tramite sentenza del tribunale (anche in base al diritto previgente: attribuzione giudiziale e legittimazione giudiziale del figlio naturale) – adozione (adozione completa) – adozione (adozione semplice) – senza ulteriori specificazioni: origine sconosciuta

Il rapporto di filiazione paterno può inoltre essere dato in base a disposizioni del diritto previgente o tramite legittimazione secondo il diritto straniero.

L’attribuzione giudiziale con effetti di stato civile e la legittimazione giudiziale del figlio naturale corrispondono per quanto riguarda l’istituzione della filiazione paterna, all’accertamento della paternità e la legittimazione in seguito a matrimonio del padre con la madre del figlio comprende legalmente il riconoscimento. Visto che il sistema non prevede la motivazione del rapporto di filiazione per legittimazione, quest’ultimo va rilevato come riconoscimento. Se il figlio è stato riconosciuto prima della legittimazione, la motivazione del rapporto di filiazione per legittimazione decade; in questo caso il rapporto di filiazione paterno è già stato motivato per riconoscimento e non per legittimazione.

Se in seguito all’indicazione (vedi cifre 1.7.2 e 1.7.3) si constata che un figlio della persona interessata è stato rilevato retroattivamente in precedenza, il collegamento è da effettuare in modo vincolante. La data di nascita della persona interessata fissata nella regola di base 2 non è un ostacolo, perché appena i genitori e i loro figli sono stati rilevati nel registro dello stato civile, in vista del rilascio dei documenti per accertare le relazioni familiari non può mancare alcun collegamento (responsabilità civile).

5.6.3 Collegamento con i genitori

Se si constata che un genitore (annotazione della trascrizione vedi cifra 1.7.1) della persona interessata è già stato rilevato retroattivamente in precedenza, la persona interessata e il genitore rilevato retroattivamente devono obbligatoriamente essere collegati tra di loro (rapporto di filiazione secondo la cifra 5.6.2).

5.7 Iscrizione delle annotazioni di trascrizione

Nel foglio di famiglia della persona rilevata retroattivamente, sono da indicare nella rubrica “Modifica dello stato civile, cognome e attinenza“ quale segno dell’uscita dal foglio, il numero Star nonché la data della trascrizione (annotazione della trascrizione vedi cifra 1.7.1). Al contempo sul foglio dei genitori, nella rubrica del figlio ed eventualmente in un foglio precedente concernente la persona rilevata retroattivamente deve essere aggiunto il numero Star tra parentesi per indicare il trasferimento (vedi cifre 1.7.2 e 1.7.3).

n. 30.1 del 15 dicembre 2004 (Stato: 1° aprile 2013) Trascrizione dei dati di stato civile dal registro delle famiglie (rilevamento retroattivo)

6 Richiesta di collaborazione

6.1 Membri della famiglia

Se secondo le regole 2 e 3 (cfr. n. 3.2 e 3.3) i famigliari della persona rilevata retroattivamente (coniuge, figli) devono essere trascritti nel registro dello stato civile da un altro ufficio dello stato civile, poiché quest’ultimo dispone dello stato civile più recente, occorre invitare il competente ufficio dello stato civile a procedere al rilevamento retroattivo (comunicazione dei dati registrati; modulo 0.1.2).

La comunicazione va emanata sistematicamente se devono essere rilevati i figli di una donna che potrebbero essere iscritti nel registro delle famiglie del Comune di attinenza a cui apparteneva la madre quando era nubile o durante un matrimonio precedente. Nel contempo la comunicazione funge da invito a iscrivere le annotazioni relative alla trascrizione e i rinvii. L’omissione della comunicazione può comportare casi di responsabilità.

6.2 Annotazioni della trascrizione

Se la persona rilevata retroattivamente possiede più attinenze comunali, il rilevamento retroattivo va comunicato a tutti gli uffici dello stato civile interessati, in vista dell’iscrizione delle annotazioni della trascrizione nel registro delle famiglie (comunicazione dei dati registrati; modulo 0.1.2). Questo vale anche per persone straniere che per motivi inerenti alle loro relazioni familiari con una persona svizzera sono iscritte in più registri delle famiglie.

7 Documenti giustificativi

7.1 Rettificazione dei dati rilevati

Se i dati sono rettificati prima del rilevamento retroattivo (rettificati o completati), i relativi documenti di questo aggiornamento da attestare nel registro delle famiglie, vanno archiviati presso i documenti giustificativi concernenti il registro delle famiglie. Se la rettificazione avviene soltanto dopo la trascrizione, i documenti sono archiviati nel registro dello stato civile presso i documenti giustificativi concernenti la rispettiva operazione.

7.2 Corrispondenza

L’eventuale corrispondenza a carattere probatorio va conservata (p.es. riguardo alla determinazione della grafia del cognome).

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