Dir. 10.08.10.03 Gestione del sistema di documentazione Infostar (Tenuta del registro dello stato civile)(01.10.2008; stato: 01.01.2011)

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC

n. 10.08.10.03 del 1° ottobre 2008 (Stato: 1° gennaio 2011)

Gestione del sistema di documentazione Infostar (Tenuta del registro dello stato civile)

Gestione del sistema di documentazione

Le seguenti direttive sono emanate dall’Ufficio federale dello stato civile sulla base dell’articolo 84 capoverso 3 lettera a dell’ordinanza sullo stato civile (OSC).

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1 Indicazioni generali

1.1 Le seguenti istruzioni si basano sull’articolo 84 capoverso 3 lettera

Basi legali a, articolo 79 capoverso 3 e sull’articolo 93 capoverso 2 dell’ordinanza del 28 aprile 2004 sullo stato civile (OSC; RS 211.112.2).

Sono fatte salve eventuali informative complementari relative ad ambiti particolari dello stato civile emanate sotto forma di direttive, circolari e processi in funzione delle esigenze, dell’evoluzione del diritto e delle esperienze maturate con la pratica.

1.2 Nel linguaggio specifico dello stato civile i seguenti termini hanno

Definizioni un significato particolare.

Dati Tutti i dati che si riferiscono a una singola persona.

Operazione Procedura di documentazione.

Infostar Sistema elettronico di documentazione.

Registro dello stato civile Registro introdotto nel 2004 sulla base dell’articolo 39 capoverso 1 CC che sostituisce tutti i registri cartacei tenuti fino ad allora.

Stato civile Stato dei dati personali comprovati ad una data specifica.

Rilevamento Documentazione dello stato civile attuale (al momento della registrazione) di uno straniero nel registro dello stato civile.

Rilevamento retroattivo Trascrizione nel registro informatizzato dell’ultimo stato civile figurante nel registro delle famiglie.

Collegamento Collegamento dei dati personali completi in base al rapporto giuridico esistente (matrimonio, unione registrata, filiazione e adozione).

Banca dati centrale Sistema nel quale vengono salvati e gestiti i dati.

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Registro dello stato civile L’insieme dei registri (cartacei o elettronici) tenuti dal 1876: Registro delle nascite, Registro dei riconoscimenti Registro delle morti, Registro dei matrimoni, Registro delle famiglie, Registro dello stato civile, Registro delle pubblicazioni, Registro delle legittimazioni.

2 Esercizio

2.1 Sono autorizzati a lavorare con il sistema di documentazione sol-

Utenti autorizzati tanto i collaboratori degli uffici svizzeri dello stato civile, delle autorità cantonali di vigilanza in materia di stato civile e dell’Ufficio federale dello stato civile a condizione che:

• possiedano le necessarie conoscenze per utilizzare il software e abbiano seguito l’apposita formazione per svolgere le loro mansioni;

• figurino come utenti del sistema di documentazione presso le autorità cantonali di vigilanza;

• dispongano di una password personale e di un’identità utente corrispondenti alla funzione (ruolo utente) assegnata dall’ufficio competente.

In caso di fine del rapporto di lavoro l’autorizzazione deve essere immediatamente ritirata. La direzione dell’ufficio dello stato civile comunica immediatamente tale informazione all’Ufficio federale dello stato civile attraverso la via di servizio. L’autorità cantonale di vigilanza si cura di trasmettere immediatamente la notifica al servizio competente della Confederazione.

2.2 L’Ufficio federale dello stato civile presso l’Ufficio federale di giusti-

Profilo utente zia definisce l’identità utente, rilascia su richiesta delle autorità cantonali di vigilanza in materia di stato civile l’autorizzazione a utilizzare il sistema di documentazione Infostar e assegna il numero utente.

Nella sua veste di autorità massima di vigilanza può inoltre togliere i diritti di accesso a una persona se gravi motivi lo giustificano.

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2.3 L’autorità cantonale di vigilanza in materia di stato civile rilascia a

Competenza e chiunque lavori con il sistema di documentazione Infostar l’autorizruolo utenti zazione a lavorare in uno o più circondari dello stato civile. Contemporaneamente, a tale persona è assegnato un ruolo utente con compiti parziali. In funzione dei compiti che ciascun collaboratore deve svolgere, è possibile che siano attribuiti più ruoli utente. La gestione dei diritti di accesso1 sottostà ai Cantoni sulla base del numero di utenti.

2.4 Durante le pause lavorative, la carta utente deve essere riposta in

Carta utente e un luogo al sicuro da accessi non autorizzati. La carta non deve password essere trasmessa direttamente o indirettamente a terzi. È altresì vietato trasmettere a terzi la propria password.

È vietato accedere al sistema di documentazione con l’ausilio di una password o di una carta utente che non sia la propria e consultare o modificare dati nel sistema con l’identità di un altro utente.

2.5 L’autorità cantonale di vigilanza può indicare regole concernenti la

Sistema di classificazione dei documenti giustificativi nel campo Classificaclassificazione dei zione dell’Ufficio. documenti giustificativi Questo campo non va necessariamente utilizzato se i documenti giustificativi sono conservati in funzione del numero dell’operazione determinante, in ordine alfabetico secondo il cognome o il numero star della persona interessata.

2.6 Le domande sull’uso del programma che sorgono nell’ambito di

Supporto un’operazione di documentazione, e che non possono essere risolte con l’ausilio della documentazione messa a disposizione in tempi ragionevoli, vanno sottoposte ai servizi di supporto indicati dai Cantoni (supporto di 1° livello).

Se la regola da applicare sembra incompleta, poco chiara o addirittura in contrasto con la pratica, il servizio di supporto si rivolge all’Ufficio federale dello stato civile (supporto di 2° livello).

Smartcard; token.

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3 Identificatori

3.1 Il sistema di documentazione attribuisce automaticamente a ogni

Numero star persona registrata un numero di sistema2 che non può essere modificato (cosiddetto «numero star»).

Il numero star è annotato nell’atto di famiglia quale rimando personale al registro dello stato civile (passaggio a un altro supporto).

3.2 Il sistema di documentazione attribuisce a ogni operazione un

Numero operazione numero di sistema3 («numero di operazione»), che figura sui documenti allestiti tramite il sistema. Il numero serve come ulteriore identificatore dei documenti svizzeri dello stato civile.

3.3 L’Ufficio centrale di compensazione dell'assicurazione per la vec-

Numero chiaia, i superstiti e l'invalidità (UCC) attribuisce4 a ciascuno un dell’assicurato numero AVS5 che è inserito nel registro dello stato civile.

4 Tenuta del registro dello stato civile

4.1 Tutte le persone, svizzere e straniere, che al momento dell’intro-

Trascrizione di duzione del registro dello stato civile figurano viventi nei registri persone dai registri delle famiglie dei Comuni d’origine vanno trascritte nel registro delle famiglie (rilevadello stato civile. Determinante è l’ultimo stato civile noto in base mento retroattivo) all’iscrizione nel registro delle famiglie, tenendo conto di tutti i rapporti giuridici famigliari (matrimonio, figli).

Le persone che a tale data sono già decedute vanno registrate solo in via eccezionale nel registro dello stato civile. Nel caso di registrazione retroattiva tuttavia, sono da collegare obbligatoriamente con i loro figli o genitori.

Nel quadro di un rilevamento retroattivo sistematico si può provvisoriamente rinunciare alla trascrizione di una persona iscritta come vivente se in quella data ha superato i cento anni. È fatto salvo il rilevamento retroattivo riferito a un evento, se con riferimento alla persona in questione sono documentati successivamente degli

Art. 8 cpv. a n. 1 OSC. Art. 8 cpv. a n. 1 OSC. Art. 8a OSC. Art. 8 cpv. b OSC.

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eventi o in particolare se va documentata la sua morte.

Per i particolari si voglia far riferimento alle Direttive concernenti il rilevamento retroattivo6 e al collegamento dei membri della famiglia.

4.2 Se in vista del trattamento dei dati dello stato civile di uno straniero

Registrazione di i suoi dati non sono disponibili7 nel registro dello stato civile, egli va stranieri registrato8 prima nel sistema di documentazione. Sono determinanti i dati attuali al momento della registrazione. La documentazione dei dati sullo stato civile avviene sulla base dei documenti e dei dati relativi alla nascita, al sesso, alla filiazione, agli attuali cognomi e allo stato civile più recente.

Se i documenti non possono essere forniti, la registrazione avviene, a determinate condizioni, sulla base di un’apposita dichiarazione9 oppure, se i dati sullo stato civile o determinati elementi dello stato civile sono controversi, sulla base di una sentenza ordinata dal giudice10.

Al momento della registrazione di uno straniero va osservato il principio della completezza dei dati personali. In casi particolari e motivati si può fare eccezione a questo principio11. I dati dello stato civile provvisoriamente incompleti vanno completati non appena gli elementi controversi o mancanti vengono comprovati12.

Al momento della registrazione va tenuto conto dei rapporti giuridici famigliari comprovati concernenti il matrimonio, l’unione registrata e i figli (collegamento con la persona straniera rilevata).

Per i particolari si voglia fare riferimento alle Direttive concernenti il rilevamento di persone straniere13.

Direttive no. 10.06.03.01 del 31 marzo 2006 concernenti la trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile Infostar (rilevamento retroattivo). Art. 16 cpv. 4 OSC. Art. 15a cpv. 2 OSC. Art. 15a cpv. 3 OSC in combinazione con l'art. 41 CC. Art. 42 CC. Art. 15a cpv. 4 e 5 OSC. Art. 15a cpv. 6 OSC. Direttive n. 10.08.10.01 del 1° ottobre 2008 concernenti il rilevamento di persone straniere nel registro dello stato civile.

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4.3 Non è consentito registrare più volte la stessa persona nel registro

Evitare registrazioni dello stato civile o documentare più volte i suoi dati sullo stato multiple civile14.

Prima di trascrivere dei dati nel registro delle famiglie (rilevamento retroattivo) o di documentare uno straniero (registrazione dei dati sullo stato civile), l'utente deve comunque verificare con un’accurata ricerca che i dati della persona in questione non siano ancora disponibili nel sistema di documentazione.

Se dati simili sono già rilevati nel sistema di documentazione, va accertato che non si tratti della stessa persona.

Se è accertato che una persona è stata registrata più volte con dati simili nel registro dello stato civile va avviata d’ufficio una modifica dei dati15. Per i particolari si voglia fare riferimento alle Direttive concernenti la modifica di dati16.

4.4 Oltre allo stato civile, per ogni persona inserita nel registro dello

Rapporti giuridici stato civile vanno documentati anche i rapporti giuridici famifamigliari gliari17. I dati sullo stato civile della persona in questione vanno collegati. Tale collegamento nel sistema di documentazione deve essere motivato, se non avviene in relazione alla registrazione della persona o alla documentazione dell’evento.

Se si trascrivono18 delle persone svizzere e straniere dal registro delle famiglie al registro dello stato civile, o se si rilevano19 direttamente stranieri i loro dati personali vanno collegati20 con i rapporti giuridici famigliari esistenti e comprovati (genitori, coniugi, partner e figli).

I dati che nel sistema di documentazione sono disponibili ma non ancora collegati, vanno collegati tra di loro immediatamente.

Art. 15 cpv. 1 OSC. Art. 43 CC. Direttive n. 10.06.09.01 del 1° settembre 2006 concernti la modifica di dati personali e di dati relativi a eventi di stato civile. Art. 15 cpv. 4 OSC. Art. 93 cpv. 1 OSC. Art. 15a cpv. 2 OSC. Art. 15 cpv. 4 OSC.

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Per i particolari si voglia fare riferimento alle Direttive sul rilevamento retroattivo21, sul rilevamento di persone straniere22 e su quelle concernenti la modifica di dati23.

4.5 La documentazione dell’evento presuppone l’accesso ai dati sullo

Documentazione stato civile della persona collegata con l’evento. In mancanza di degli eventi questo presupposto va ordinata precedentemente la registrazione retroattiva (cfr. n. 4.1) oppure va effettuata la registrazione della persona (cfr. n. 4.2).

a. Gli eventi naturali, b. le dichiarazioni, c. le decisioni di tribunali e di autorità amministrative in materia di stato civile e d. le decisioni estere e gli atti concernenti lo stato civile,

vanno documentati nell’apposita operazione prevista nel sistema di documentazione.

Per i particolari relativi al trattamento dei dati si voglia fare riferimento ai Processi che servono da base per lo svolgimento dell’operazione di documentazione.

Eccezionalmente la documentazione di eventi di stato civile e di fatti di stato civile avviene nell’operazione Persona con la funzione «Nuova iscrizione» (cfr. Processo Aggiornamento in casi particolari).

5 Regole generali di documentazione

5.1 Il campo di documentazione «cognome da nubile/celibe» rimane

Cognome da vuoto fino alla prima modifica dello stato civile (matrimonio o nubile/celibe unione domestica registrata). Da quel momento questo dato va documentato anche se la modifica dello stato civile della persona in questione non ha alcuna influenza sul precedente cognome. Questo vale sia per la donna sia per l’uomo24.

Direttive n. 10.06.03.01 del 31 marzo 2006 concernenti la trascrizione di persone dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile Infostar (rilevamento retroattivo). Direttive n. 10.08.10.01 del 1° ottobre 2008 concernenti il rilevamento di persone straniere nel registro dello stato civile. Direttive n. 10.06.09.01 del 1° settembre 2006 concernenti la modifica di dati personali e di dati relativi a eventi di stato civile. Art. 24 cpv. 2 OSC.

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Il cognome da nubile/celibe va documentato, in occasione del rilevamento retroattivo, nel campo appositamente previsto per l’uso, se al momento della trascrizione dei dati sullo stato civile dal registro delle famiglie la persona in questione si è sposata o è già stata sposata, anche se continua a portare, o porta di nuovo, il cognome da nubile/celibe.

Se alla persona sposata, o che è stata sposata, che continua a portare, o porta di nuovo il cognome da nubile/celibe, viene autorizzato il cambiamento del cognome, questo va documentato sia nel campo previsto per il cognome sia nel campo concernente i dati sul cognome da nubile/celibe.

5.2 Il campo di documentazione «altri nomi»25 non va riempito in occa-

Altri nomi ufficiali sione del rilevamento retroattivo. Poiché questa categoria di nomi non figura nel registro delle famiglie, non è presa in considerazione in tale sede.

Una volta effettuata il rilevamento retroattivo, continua a essere possibile trascrivere i nomi dal campo «nomi» al campo «altri nomi». In occasione di una documentazione successiva continua a essere possibile documentare a posteriori nel registro dello stato civile altri nomi ufficiali informalmente non presi in considerazione, se per questa operazione esiste un’esplicita decisione dell’autorità competente sull’uso del cognome della persona interessata.

5.3 I dati sul luogo svizzero dell’evento vanno documentati secondo

Indicazione del luogo l’elenco ufficiale dei Comuni svizzeri presente nel sistema di documentazione26. Al momento del rilevamento retroattivo il luogo svizzero dell’evento (nome del Comune) va trascritto senza essere modificato (indicazione ufficiale del Comune al momento dell’evento). Un’attualizzazione è effettuata in via eccezionale se è opportuna e generalmente accettata, o se è esplicitamente richiesta dalla persona interessata.

Se il luogo dell’evento è all’estero l’indicazione dell’area in cui l’evento ha avuto luogo va documentata secondo la lista degli Stati presente nel sistema di documentazione. Nel campo di documentazione «Dati complementari» vanno inserite27 precisazioni sul luogo dell’evento all’estero (dipartimento, provincia, distretto, comune, città o quartiere). In occasione del rilevamento retroattivo l’indicazione di uno Stato estero nel quale ha avuto luogo l’evento, nonché

Art. 24 cpv. 3 OSC. Art. 26 lett. a OSC. Art. 26 lett. b OSC.

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i dati complementari sul luogo dell’evento vanno trascritti senza essere modificati (indicazione al momento dell’evento). Un’attualizzazione viene effettuata in via eccezionale, se è opportuna e generalmente accettata, o se la nuova indicazione è ufficiale. Il nome dello Stato in cui l’evento ha avuto luogo può essere aggiornato in via eccezionale se è richiesto dalla persona interessata.

5.4 I dati concernenti la filiazione di una persona si riferiscono gene-

Filiazione ralmente al momento del sorgere del rapporto di filiazione e non sono modificabili.

In occasione del rilevamento retroattivo28 (cfr. n. 4.1) i dati sulla filiazione possono essere ripresi dal foglio di famiglia senza ricercare il cognome della madre al momento del sorgere del rapporto di filiazione. Non sono trascritti i dati complementari sul cognome da nubile/celibe inseriti nel registro delle famiglie al momento di documentare la filiazione.

In occasione della documentazione dei dati sullo stato civile29 (cfr. n. 4.2) i dati sulla filiazione vanno ripresi dall’atto di nascita o, se questo manca, da documenti facenti fede. Non è necessario appurare se si tratta del cognome dei genitori al momento della nascita del rapporto di filiazione.

5.5 I dati sullo stato civile30 sono: «celibe o nubile», «coniugato», «in

Stato civile unione domestica registrata», «vedovo», «divorziato», «non coniugato»31, «unione domestica sciolta» o eccezionalmente «non noto» se lo stato civile non può essere accertato in occasione del rilevamento nel registro dello stato civile32. Il nome della persona coinvolta non è menzionato.

In occasione del rilevamento retroattivo e del rilevamento nel registro dello stato civile, insieme allo stato civile va documentata anche la data dell’ultima modifica se l’interessato non è più celibe o nubile.

5.6 Il sistema di documentazione serve in particolare anche a compro-

Cittadini svizzeri vare la cittadinanza svizzera di una persona, che nel registro dello stato civile è documentata indirettamente con l’indicazione dell’atti-

Trascrizione dei dati sullo stato civile dal registro delle famiglie. Art. 15a cpv. 2 OSC; rilevamento di uno straniero. Art. 8 lett. f n. 1 OSC. Designazione dello stato civile di persone il cui matrimonio è stato dichiarato nullo o è stato sciolto in seguito a dichiarazione di scomparsa della moglie o del marito. Art. 15a OSC.

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nenza comunale. La cittadinanza cantonale si basa sul diritto di attinenza in un Comune del Cantone. Ha la cittadinanza svizzera chi possiede una cittadinanza comunale e la cittadinanza di un Cantone33. Una persona può essere cittadina di più luoghi.

I dati relativi all’attinenza comunale di cittadini svizzeri vanno selezionati mediante l’elenco ufficiale dei Comuni presente nel sistema di documentazione.

Se un cittadino svizzero è membro di un comune patriziale, l'ufficio dello stato civile del luogo d'attinenza, nella misura in cui lo preveda il regolamento cantonale, deve assegnare al relativo comune patriziale la persona trascritta dal registro delle famiglie nel registro dello stato civile in occasione della registrazione retroattiva.

L’eventuale attuale possesso di una cittadinanza straniera non deve essere ulteriormente registrato.

5.7 I dati relativi alla cittadinanza straniera nel registro dello stato civile

Cittadini stranieri non hanno carattere di prova. Sono aggiornati o rettificati sulla base delle prove fornite dalle autorità estere competenti.

La cittadinanza straniera va selezionata con l’aiuto della lista degli Stati presente nel sistema.

Se uno straniero possiede più cittadinanze straniere, può farle iscrivere se sono comprovate.

Se uno straniero ottiene la cittadinanza svizzera, la precedente cittadinanza va limitata al giorno di acquisizione della nuova cittadinanza, anche se la perdita della cittadinanza straniera non è comprovata (cosiddetta «perdita tecnica»).

Vanno osservate in particolare le direttive sulla designazione della cittadinanza di cittadini stranieri nel registro svizzero dello stato civile34.

5.8 Sulla base dei controlli effettuati sulla tutela o sulla nuova comuni-

Interdizione cazione di interdizione e sua revoca il campo «tutela» va attivato, o se del caso disattivato, in occasione del rilevamento della persona e successivo aggiornamento dello stato civile35. Con il controllo non viene documentata la rappresentanza personale.

Art. 37 cpv. 1 Cost. Direttive n. 10.10.05.01 del 15 maggio 2010 sulla «designazione della cittadinanza di cittadini stranieri nel registro svizzero dello stato civile». Art. 8 lett. k OSC.

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Il controllo è di competenza dell’ufficio dello stato civile del luogo di attinenza. Le comunicazioni inviate all’ufficio sbagliato vanno inoltrate d’ufficio alla sede competente.

5.9 Nei campi delle maschere di iscrizione possono essere inseriti solo

Dati complementari i dati che consentono di determinare lo stato civile. I dati complementari servono a precisare le iscrizioni dei campi di documentazione precedenti.

Inoltre nella maschera «Dati complementari» del campo «Annotazioni» va spiegato perché un evento è stato documentato eccezionalmente nell’operazione Persona con la funzione «Nuova iscrizione» o perché, e sulla base di quale procedura, i dati sullo stato civile sono stati modificati al di fuori della documentazione di un evento.

6 Allestimento dei documenti di stato civile

6.1 I documenti di stato civile vanno allestiti sulla base dei dati rile-

Basi vati nel sistema di documentazione.

I documenti relativi ad eventi di stato civile sono allestiti dall’ufficio dello stato civile che ha effettuato la relativa documentazione36.

I documenti relativi allo stato civile o allo stato di famiglia registrato sono allestiti dall’ufficio dello stato civile del luogo di attinenza, se la persona interessata possiede la cittadinanza svizzera. Se fosse il caso, la competenza dell’allestimento di questo documento spetta all’ufficio dello stato civile del luogo di domicilio o dell’ufficio dello stato civile che ha documentato l’ultimo evento rilevante dal punto di vista dello stato di famiglia della persona straniera interessata37.

Per i cittadini svizzeri l’atto di origine è un documento attestante la cittadinanza. In particolare serve come documento di identificazione dinanzi ad una rappresentanza svizzera all’estero ai fini dell’immatricolazione. In tutti gli altri casi sono i Cantoni a determinarne l’uso.

Art. 44a cpv. 2 lett. a OSC. Art. 44a cpv. 2 lett. b OSC.

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Vanno inoltre osservate le Direttive concernenti la divulgazione

6.2 I documenti di stato civile all’uso di uffici in Svizzera e all’estero e

Forma per privati vanno rilasciati su carta di sicurezza. Esenti da questa prescrizione sono i documenti di stato civile utilizzati per adempiere all’obbligo di comunicazione ufficiale in Svizzera.

I documenti di stato civile (divulgazione dei dati su richiesta) vanno allestiti con i moduli presenti nel sistema di documentazione39. Se il documento di stato civile non può venire allestito mediante il sistema, esso va allestito in maniera tradizionale (modulo prestampato, macchina per scrivere).

I documenti sono stampati nel formato DIN A 4. Se il documento è composto di più pagine di testo, si può procedere alla stampa anche sul retro. Se il documento contiene più fogli, questi vanno rilegati e contrassegnati con un timbro a secco. È ammessa la bollatura contemporanea di più fogli, nella misura in cui la scritta rimanga leggibile.

I documenti di stato civile di più pagine vanno firmati sull’ultima pagina; sulle restanti pagine è sufficiente apporre una sigla.

6.3 Se un documento di stato civile è rilasciato mediante il sistema, Lingua non deve venire usata nel documento una lingua nazionale diversa da quella usata nell’ufficio dello stato civile.

6.4 Se nel sistema di documentazione non è previsto alcun modulo

Certificati e ufficiale, l’evento va divulgato con un certificato o un’attestazione attestazioni ufficiale40.

7 Disposizioni finali

7.1 Le direttive D / F / I 10 per i progetti pilota della seconda fase e per

Revoca delle l’introduzione e la diffusione delle operazioni sono abrogate. istruzioni previgenti

Direttive n. 10.07.10.02 del 1° ottobre 2007 sulla divulgazione di dati concernenti gli eventi e le informazioni di stato civile, lo stato civile e lo stato di famiglia su richiesta. Art. 47 cpv. 1 OSC. Art. 47 cpv. 2 lett. a OSC.

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7.2 Le presenti direttive entrano in vigore il 1° ottobre 2008. Entrata in vigore

01.10.2008 UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE

R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\10 Weisungen\10.08.10.03 Betrieb Beurkundungssystem\10.08.10.03 In Bearbeitung\10.08.10.03 It\