Circ. 05.03.02 Fonction « Office de l’état civil spécialisé » ; Eclaircissements(30.03.2005)

UFFIZI FEDERAL DA LA GIUSTIA

EIDG. AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN OFFICE FÉDÉRAL DE L’ÉTAT CIVIL UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFFIZI FEDERAL DAL STADI CIVIL

3003 Berne, le 29 mars 2005

Aux autorités cantonales de surveillance de l’état civil

INFOSTAR Fonction ‚Office de l’état civil spécialisé’; Eclaircissements

Mesdames, Messieurs,

Afin que nous puissions préparer la dernière phase d'introduction du projet INFOSTAR, il est nécessaire que nous soyons informés à temps de la variante que votre canton a choisie pour le traitement des événements étrangers ainsi que des décisions judiciaires et administratives prononcées à l'étranger et en Suisse. Nous avons constaté que les modèles présentés dans notre circulaire du 1er mars 2005, pour le traitement de décisions judiciaires et administratives (DJA), n'ont pas toujours été correctement interprétés et que des solutions non réalisables dans le système ont été envisagées.

L'enregistrement des événements d'état civil survenus en Suisse a toujours été effectué par l’office de l’état civil compétent du lieu de survenance. L’introduction d’INFOSTAR ne change rien à cette manière de procéder. Par contre, conformément aux dispositions de l’Ordonnance sur l’état civil, qui entreront en vigueur au 1er juillet 2005, les décisions judiciaires et administratives suisses seront désormais traitées comme des "événements" et enregistrées par l’office de l’état civil compétent au siège du tribunal ou de l’autorité administrative concernés. Les prescriptions cantonales doivent rester dans le cadre de cette réglementation fédérale. Ainsi, il n'est pas possible, ni juridiquement, ni techniquement, de transférer par le biais de prescriptions cantonales la compétence d’enregistrer les "événements" décisions judiciaires et administratives à un autre office de l’état civil "local", tel que celui qui est compétent à raison du domicile.

Les deux variantes présentées pour l'enregistrement des décisions et des événements étrangers ainsi que des décisions judiciaires et administratives suisses ont été développées sur la base du "principe du lieu de l'événement": l'enregistrement ne peut être effectué que par l’office de l’état civil de l’arrondissement dans lequel l’instance qui a rendu la décision (tribunal ou au-

KS-KAB.SZA Erg-30.03.05.V 0.5 f.doc-

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torité administrative) a son siège. Cette directive est valable en général si l’office de l’état civil « ordinaire » doit traiter, comme tel, les DJA suisses selon la variante 2. Si, par exemple, le chef-lieu du canton X est situé dans l’arrondissement de l’office de l’état civil de X, celui-ci doit enregistrer tous les changements de nom décidés par l’autorité administrative cantonale ayant son siège au chef-lieu. Si le traitement ne doit pas être assigné à cet office de l’état civil en raison de l’organisation cantonale, il y a lieu d’aménager un office de l’état civil spécialisé pour tout le canton.

L’organisation d’un office de l’état civil spécialisé cantonal peut différer en ce sens que les collaborateurs remplissent leurs tâches de façon centralisée (p. ex. au chef-lieu du canton) ou de façon décentralisée dans chaque office de l’état civil « ordinaire ». Dans les deux cas, les personnes habilitées à clôturer et les collaborateurs de l’ (unique) office de l’état civil spécialisé ont techniquement la possibilité d'enregistrer les décisions de tout le canton, en fonction des rôles qui leur ont été assignés. La création d'un office de l’état civil spécialisé avec l'enregistrement décentralisé des décisions est notamment nécessaire, si la réglementation cantonale - contrairement à l’obligation prévue par le droit fédéral de respecter sur le plan intercantonal le principe du lieu de l'événement - prévoit un enregistrement des décisions au domicile des personnes concernées. L’office de l’état civil spécialisé apparaît à l'extérieur sous une adresse unique si les rôles respectifs sont assignés à des personnes habilitées à clôturer et à des collaborateurs travaillant de façon décentralisée. Selon la solution choisie, les restrictions locales éventuelles de la compétence (générale au plan cantonal) de traitement et de la transmission de communications externes aux offices concernés sont à régler par des directives cantonales.

Nous vous demandons d'adresser vos éventuelles questions à notre adresse email Infostar ou à notre service helpdesk et vous remercions d’avance de nous communiquer1 rapidement la variante choisie dans votre canton. Nous vous contacterons prochainement en vue de définir quelle solution est envisagée si cela ne ressort pas clairement de la communication que vous avez déjà envoyée.

Avec nos salutations les meilleures

OFFICE FEDERAL DE L’ETAT CIVIL

Délai: 4 avril 2005

INFOSTAR Fonction ‚Office de l’état civil spécialisé’; Eclaircissements (29.03.2005)

Martin Jäger