Dir. 10.07.05.01 Salvataggio dei dati dello stato civile e mantenimento della documentazione dei dati dello stato civile in caso di guasto al sistema(01.05.2007; stato: 01.10.2014)

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC

n. 10.07.05.01 del 1° maggio 2007 (Stato: 1° ottobre 2014)

Salvataggio dei dati dello stato civile e mantenimento della documentazione dei dati dello stato civile in caso di guasto al sistema

Guasto al sistema

L’Ufficio federale dello stato civile emana, sulla base dell’articolo 82 capoverso 3 dell’ordinanza sullo stato civile (OSC), le seguenti direttive.

n. 10.07.05.01 del 1° maggio 2007 (Stato: 1° ottobre 2014) dei dati dello stato civile in caso di guasto al sistema

1 In generale

1.1 Le direttive concernenti il salvataggio dei dati dello stato civile

Campo disciplinano il funzionamento del servizio di stato civile in caso di d’applicazione guasto al sistema di documentazione o in caso di interruzione dell’erogazione di corrente elettrica.

Sono applicabili per analogia in caso di «ingorgo» nella documentazione in seguito a eventi straordinari (p. es. pandemie o catastrofi naturali).

1.2 In caso di guasto al sistema di documentazione, l’ufficio dello stato

Regole di civile ne accerta i motivi, la presumibile durata del guasto e informa comportamento l’autorità di vigilanza dell’accaduto, a meno che non si tratti di un’interruzione preannunciata.

Le operazioni programmate e gli appuntamenti accordati con l’utenza sono da annotare in una lista delle priorità e da pianificare nuovamente. In tal ambito si deve verificare a quali condizioni gli appuntamenti con l’utenza possono svolgersi come previsto e quali provvedimenti sono necessari.

In caso di interruzione locale del sistema d’esercizio è da chiarire se i dati necessari per svolgere un determinato compito sono accessibili presso un altro ufficio dello stato civile (su incarico o in loco con autorizzazione personale).

1.3 Ogni ufficio dello stato civile, conformemente alle mansioni e al

Moduli per l’esercizio volume di lavoro, tiene a disposizione i moduli secondo l'elenco in situazioni dell’annesso, nella versione attualmente valida, salvati d’emergenza esternamente (per l'utilizzo con mezzi informatizzati) e su carta prestampata (per l'utilizzo con la macchina da scrivere o per la compilazione manuale) per l'esercizio in situazioni d'emergenza.

1.4 Se necessario, i fatti di stato civile comprovati presso l’ufficio dello

Conferme come stato civile possono essere confermati in qualsiasi momento. In mezzo d’aiuto modo particolare devono essere rilasciate le seguenti conferme urgenti in base ai giustificativi:

– Conferma che la celebrazione del matrimonio può avvenire (decorrenza dei termini) – Conferma che la costituzione dell’unione domestica registrata può avvenire (decorrenza dei termini)

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– Conferma della notifica di morte (sepoltura o rilascio della carta di passo per cadavere)

Su richiesta di un’autorità, al posto di una comunicazione ufficiale (urgente) può essere rilasciata una conferma esente da emolumento. Questa conferma non dispensa dall’effettuare la comunicazione ufficiale che è da eseguire, conformemente alle disposizioni, non appena l’evento è stato documentato.

Ad una persona avente il diritto di richiedere un documento, al posto di un estratto dal sistema di documentazione, può essere rilasciata una conferma sulla base di giustificativi presenti o accessibili all’ufficio dello stato civile. La conferma è soggetta ad emolumento ed è legata allo scopo in relazione ad un fatto o ad un evento di stato civile.

Se la conferma che è stata consegnata ha il carattere di un mezzo d’aiuto, ne va conservata una copia quale giustificativo.

1.5 I lavori che sono stati bloccati a causa dell’interruzione vanno ripresi

Disbrigo delle senza indugio non appena il sistema di documentazione è pendenze dopo un nuovamente disponibile. Le operazioni pendenti vanno evase al più guasto al sistema presto possibile.

2 Nascita

2.1 Le notifiche di nascita che vengono inoltrate devono essere

Notifica di nascita elaborate non appena possibile.

Le nascite notificate oralmente sono da ricevere tramite il modulo Notifica di nascita (1.0.1). I dati di una madre straniera e di suo marito, anch’egli straniero, che presumibilmente non sono ancora stati documentati nel registro dello stato civile, vanno assicurati in via cautelare sul modulo Conferma dei dati attuali (8.1) in vista della documentazione.

2.2 Su richiesta è rilasciata una conferma della notifica di nascita. La

Conferma della conferma sostituisce provvisoriamente un atto di nascita o una notifica di nascita comunicazione ufficiale di nascita.

La conferma può contenere solo dati sicuri che sono stati comprovati da giustificativi.

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3 Morte

3.1 Le notifiche di morte che vengono inoltrate devono essere elaborate

Notifica di morte non appena possibile.

Le morti notificate oralmente sono da ricevere tramite il modulo Notifica di morte (2.0.1). I dati di una persona straniera, che presumibilmente non sono ancora stati documentati nel registro dello stato civile, vanno assicurati in via cautelare sul modulo Conferma dei dati attuali (8.1) in vista della documentazione.

3.2 La completezza e l’esattezza integrale dei dati dello stato civile o la

Conferma per la previa registrazione della morte non costituiscono un requisito per il sepoltura o rilascio rilascio del modulo Conferma della notifica di morte (2.2.3) per la di una carta di passo sepoltura o il trasporto della salma all’estero. È sufficiente che la per cadavere salma, in vista della registrazione della morte, sia stata identificata.

3.3 La morte da documentare di una persona straniera va comunicata

Avviso di morte a alla rappresentanza dello Stato d’origine1 affinché questa possa, se rappresentanze necessario, intraprendere i necessari provvedimenti o fornire aiuto. straniere L’avviso di morte (2.2.4) va effettuato immediatamente.

3.4 Su richiesta è rilasciata una conferma della notifica di morte di una

Conferma della persona. La conferma sostituisce provvisoriamente un atto di morte notifica di morte o una comunicazione ufficiale di morte.

Se tale conferma si rivela insufficiente per il disbrigo delle formalità, in casi d’urgenza (per es. trasporto della salma all’estero) e in via del tutto eccezionale, i dati possono essere certificati con il modulo "Estratto dell’atto di morte (CIEC 2.80)". Il documento deve contenere i dati verificati in modo definitivo in vista della documentazione. In questo caso non è ammessa una successiva documentazione della morte con dati che divergono dal documento rilasciato. È riservata la rettifica a posteriori della documentazione effettuata sulla base di giustificativi forniti successivamente.

La conferma può contenere solo dati sicuri comprovati da giustificativi.

1 Art. 55 OSC.

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4 Matrimonio

4.1 La domanda in vista del matrimonio può essere presa in consegna

Domanda in vista del in qualsiasi momento. Questa va controllata ed è da elaborare per matrimonio quanto l’accesso ai dati delle persone interessate nel sistema non ne costituisca un requisito.

4.2 La dichiarazione inerente l’adempimento dei requisiti del matrimonio

Dichiarazione ine- va presa in consegna se l’identità delle persone in questione è certa rente l’adempimento e i dati dello stato civile sono comprovati in forma sufficiente o dei requisiti del possono essere accertati. Il successivo inoltro di ulteriori documenti matrimonio deve essere riservata.

4.3 Se la capacità al matrimonio dei fidanzati ed i loro dati dello stato

Procedura civile sono stabiliti in modo definitivo, rispettivamente gli stessi si preparatoria al sono pronunciati sulla conduzione del cognome secondo le matrimonio - possibilità previste dall'articolo 160 del Codice civile, i cognomi ed i Conferma concernente la conduzione diritti di attinenza che i coniugi ed i loro figli comuni porteranno del cognome e i dopo il matrimonio sono confermati sul modulo Procedura diritti di attinenza preparatoria al matrimonio (3.0.1). Il modulo debitamente compilato dopo il matrimonio deve essere firmato.

4.4 Se, sulla base della documentazione, si può confermare che il ma-

Conferma di trimonio può essere celebrato, si comunica la decorrenza dei termini celebrazione del con la prevista comunicazione scritta2. matrimonio

4.5 Se i giustificativi che sono a disposizione e i dati che sono accessibili

Autorizzazione a consentono la preparazione del modulo Autorizzazione a celebrare celebrare il il matrimonio (3.0.3), quest’ultimo deve essere consegnato ai matrimonio fidanzati.

4.6 La dichiarazione concernente il cognome dei fidanzati, che vogliono

Dichiarazione un cambiamento del loro cognome dopo la chiusura della procedura concernente il di preparazione al matrimonio e dopo avere confermato la cognome dopo la conduzione del cognome a seguito del matrimonio (n. 4.3), è chiusura della preparazione al ricevuta, prima della celebrazione del matrimonio e con il consenso matrimonio degli eventuali figli interessati, sul modulo 41c-2014. Questo modulo può essere utilizzato anche nel caso di un matrimonio d'urgenza (n. 4.8).

2 Art. 68 cpv. 1 OSC.

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4.7 Se i giustificativi che sono a disposizione e i dati che sono accessibili

Certificato di consentono la preparazione del certificato di capacità al matrimonio, capacità al quest’ultimo deve essere consegnato ai fidanzati. matrimonio

4.8 Se è stata convenuta la celebrazione del matrimonio, è da allestire il

Esecuzione del modulo Conferma di matrimonio (3.0.2) sulla base dei documenti matrimonio disponibili.

In caso di matrimonio d’urgenza è sufficiente che sia accertata l’identità delle persone interessate e verificata la loro capacità al matrimonio. Se questa è accertata, si possono prendere in considerazione imprecisioni riguardanti i dati dello stato civile che però verranno in seguito documentati in forma corretta.

4.9 Su richiesta è rilasciata una conferma dell’avvenuto matrimonio. Conferma La conferma sostituisce provvisoriamente un atto di matrimonio o dell’avvenuto una comunicazione ufficiale di matrimonio. matrimonio Un certificato di famiglia o un estratto dal registro dei matrimoni può essere rilasciato solo quando lo consente il sistema di registrazione.

5 Registrazione dell’unione domestica

5.1 La domanda di registrazione dell’unione domestica può essere

Domanda in vista presa in consegna in qualsiasi momento. Questa va controllata ed è della registrazione da elaborare per quanto l’accesso ai dati delle persone interessate dell’unione nel sistema non ne costituisca un requisito. domestica

5.2 La dichiarazione inerente l’adempimento dei requisiti della regi-

Dichiarazione ineren- strazione dell’unione domestica va presa in consegna se l’identità te l’adempimento dei delle persone in questione è certa e i dati dello stato civile sono requisiti per la regiscomprovati in forma sufficiente o possono essere accertati. Il suctrazione dell’unione domestica registrata cessivo inoltro di ulteriori documenti deve essere riservata.

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5.3 Se le condizioni di conclusione dell'unione domestica sono

Procedura adempite, così come se i dati di stato civile dei partner hanno potuto preliminare - essere accertati ed essi si sono pronunciati sulla conduzione del Dichiarazione del cognome secondo le possibilità previste dall'articolo 12a LUD, i cognome dopo l'iscrizione cognomi che i partner porteranno dopo la conclusione dell'unione dell'unione domestica sono confermati sul modulo Procedura preliminare domestica (11.01.1). Il modulo debitamente compilato deve essere firmato.

5.4 Se i giustificativi a disposizione e i dati accessibili permettono la

Costatazione che conferma che l’unione domestica registrata può essere costituita, si l’unione domestica comunica la decorrenza dei termini con la prevista comunicazione3. può essere registrata

5.5 Se i giustificativi che sono a disposizione e i dati che sono accessibili

Autorizzazione alla consentono la preparazione del modulo Autorizzazione alla reregistrazione di gistrazione di un’unione domestica (11.0.3), quest’ultimo deve un’unione domestica essere consegnato ai fidanzati.

5.6 La dichiarazione concernente il cognome dei partner, che vogliono

Dichiarazione cambiare cognome dopo la chiusura della procedura preliminare e concernente il dopo avere confermato la conduzione del cognome (n. 5.3), è da cognome dopo la ricevere, prima della registrazione dell'unione domestica, sul modulo chiusura della procedura 41c-2014. Questo modulo può essere utilizzato anche nel caso della preliminare costituzione di un’unione domestica d'urgenza (n. 5.7).

5.7 Se l’unione domestica registrata può essere costituita, va rilasciato

Ricevimento della il modulo Dichiarazione dell’unione domestica registrata (12.0.2) dichiarazione sulla base dei giustificativi a disposizione e i dati che sono accessidell’unione bili. domestica

In caso di registrazione d’urgenza è sufficiente che sia accertata l’identità delle persone interessate e verificato che i requisiti per la costituzione dell’unione domestica registrata siano adempiuti. Se questi requisiti sono adempiuti, si possono prendere in considerazione imprecisioni riguardanti i dati dello stato civile che però verranno in seguito documentati in forma corretta.

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5.8 Su richiesta è rilasciata una conferma dell’avvenuta registrazione

Conferma dell’unione domestica. La conferma sostituisce provvisoriamente dell’avvenuta unione un documento di unione domestica o una comunicazione ufficiale di domestica unione domestica registrata.

Un certificato dell’unione domestica o un atto dell’unione domestica registrata può essere rilasciato solo quando lo consente il sistema di documentazione.

6 Riconoscimento

6.1 In caso d’urgenza (per es. partenza all’estero) o se l’appuntamento

Dichiarazione di è già stato convenuto, la dichiarazione inerente il riconoscimento di riconoscimento un nascituro o di un bambino già nato va accettata a condizione che i dati siano sufficientemente comprovati o possano essere accertati.

I dati del padre straniero che presumibilmente non sono ancora documentati nel registro dello stato civile, vanno assicurati in via cautelare sul modulo Conferma dei dati attuali (8.1) in vista della documentazione.

6.2 Su richiesta viene rilasciata una conferma dell’avvenuto ricono-

Conferma scimento. La conferma sostituisce provvisoriamente un documento dell’avvenuto di riconoscimento o una comunicazione ufficiale di riconoscimento. riconoscimento Un documento di riconoscimento può essere rilasciato solo quando lo consente il sistema di documentazione.

6.3 Se, in caso d’urgenza (per es. partenza all’estero) o se è già stato

Dichiarazione fissato un appuntamento, viene ricevuta la dichiarazione concernente concernente il riconoscimento di un nascituro o di un bambino già l'autorità parentale nato, su desiderio dei genitori ed a seguito del riconoscimento, va congiunta pure ricevuta la dichiarazione concernente l'autorità parentale congiunta.

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7 Conduzione del cognome

7.1 In caso di urgenza o se l’appuntamento è già stato convenuto, la

Dichiarazione con- dichiarazione del cognome va accettata a condizione che i dati siano cernente il cognome sufficientemente comprovati o possano essere accertati.

I dati dello straniero che presumibilmente non sono ancora documentati nel registro dello stato civile, vanno assicurati in via cautelare sul modulo Conferma dei dati attuali (8.1) in vista della documentazione.

7.2 Le comunicazioni ufficiali concernenti la modifica della conduzione

Conferma del cognome possono essere rilasciate soltanto dopo l’avvenuta dell’avvenuta modi- documentazione della dichiarazione. Su richiesta è tuttavia da rilafica del cognome sciare una conferma legata ad uno scopo specifico in merito all’avvenuta modifica del cognome da presentare a terzi.

8 Disposizioni, decisioni e documenti

8.1 Su richiesta è da rilasciare una fotocopia autenticata della comuni-

Sentenze e decisioni cazione ufficiale o una conferma conforme allo scopo in merito nazionali all’evento di stato civile annunciato.

8.2 Se sussiste la decisione di iscrizione da parte dell’autorità di vigi-

Decisioni e lanza4, va confermata su richiesta la validità del relativo evento di documenti esteri stato civile ai sensi del diritto svizzero.

9 Documenti di stato civile

9.1 Per il rilascio di documenti di stato civile si può generalmente pre-

In generale tendere un termine d’attesa di alcuni giorni senza che il ritardo arrechi pregiudizi ai richiedenti. Se viene fatta valere un’urgenza particolare, va verificato d’ufficio in che modo è possibile fornire la prestazione richiesta.

4 Art. 32 cpv. 1 LDIP.

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9.2 Se l’evento di stato civile (nascita, morte, matrimonio) è stato

Eventi di stato civile documentato su carta, l’estratto richiesto dal registro (modulo CIEC) su moduli CIEC può essere generalmente rilasciato senza ulteriori problemi. Se l’evento è stato documentato elettronicamente, va verificato se l’estratto richiesto dal registro può essere rilasciato quale mezzo d’aiuto sulla base dei giustificativi archiviati (vedi anche cfr. 1.2).

9.3 Se la persona in questione non è stata ancora rilevata retroattiva-

Certificato indivi- mente, il certificato individuale di stato civile va rilasciato sulla base duale di stato civile del registro delle famiglie.

9.4 Se la titolare rispettivamente il titolare del foglio non è stato ancora

Atto di famiglia rilevato retroattivamente, l’atto di famiglia è rilasciato sulla base del registro delle famiglie. Se la titolare rispettivamente il titolare del foglio è già stato rilevato retroattivamente, l’atto di famiglia è rilasciato unicamente se, in seguito a verifiche, è stabilito con certezza che dal momento del trasferimento, non sono stati documentati eventi di stato civile relativi alla persona in questione o se il trasferimento è stato effettuato in vista della documentazione della morte, la quale va certificata conformemente alle disposizioni in vigore.

10 Entrata in vigore

Le presenti direttive entrano in vigore il 1° maggio 2007.

UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFSC

Mario Massa

Annesso

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Annesso

Rubrica n. moduli Titolo del modulo Moduli 1.80 Estratto dell'atto di nascita (CIEC) CIEC 2.80 Estratto dell'atto di morte (CIEC) plurilingue 3.80 Estratto dell'atto di matrimonio (CIEC)

3.81 Certificato di capacità al matrimonio (CIEC)

F-35-LUD-2013/07 Dichiarazione inerente l'adempimento dei requisiti per la registrazione di un'unione domestica F-35-Mat-2013/07 Dichiarazione inerente l'adempimento dei requisiti del matrimonio Form. 81-2007 Dichiarazione ricevuta come prova di dati non controversi in Moduli applicazione dell'articolo 41 CC in italiano Modulo 61 Atto di famiglia

11.0.1 Procedura preliminare - Nome dopo l'iscrizione dell'unione

domestica M-34-Lud-2013 Domanda in vista della registrazione di un'unione domestica M-34-Mat-2013 Domanda in vista del matrimonio M-85-2007 Impiego di un interprete / traduttore Form. 43-2014 Dichiarazione di sottomettere la questione del nome al diritto nazionale 41c-2014 Dichiarazione concernente il cognome 100a-2014 Dichiarazione concernente l'autorità parentale congiunta prima della nascita / Convenzione concernente l'assegnazione di accrediti per compiti educativi 100b-2014 Dichiarazione concernente l'autorità parentale congiunta dopo la nascita / Convenzione concernente l'assegnazione di accrediti per compiti educativi

1.0.1 Notifica di nascita

2.0.1 (Mat) Notifica di morte 2.0.1 (Lud) Notifica di morte Moduli 2.2.3 (Mat) Conferma della notifica di morte plurilingue 2.2.3 (Lud) Conferma della notifica di morte

2.2.4 Avviso di morte

3.0.1 Procedura preparatoria al matrimonio - Cognome e diritti

d'attinenza dopo il matrimonio

3.0.2 Conferma di matrimonio

3.0.3 Autorizzazione a celebrare il matrimonio

4.0.1 Dichiarazione concernente il cognome

4.0.1.1 Dichiarazione concernente il cognome

5.0.1 Dichiarazione di riconoscimento prima della nascita

5.0.2 Dichiarazione di riconoscimento dopo la nascita

7.1 (Mat) Certificato individuale di stato civile per persone di cittadinanza svizzera 7.1 (Lud) Certificato individuale di stato civile per persone di cittadinanza svizzera

8.1 Conferma dei dati attuali

11.0.3 Autorizzazione alla registrazione di un'unione domestica

n. 10.07.05.01 del 1° maggio 2007 (Stato: 1° ottobre 2014) dei dati dello stato civile in caso di guasto al sistema

12.0.2 dichiarazione dell'unione domestica registrata -/- Domanda di controllo -/- Domanda di rilevamento retroattivo